Gebruikers toevoegen en beheren

Je kunt met meerdere gebruikers tegelijk werken in één administratie. Hier zijn geen extra kosten aan verbonden. De rol van de gebruiker bepaalt wat die in de administratie mag zien en doen. Gebruikers uitnodigen, rollen wijzigen en gebruikers verwijderen doet de beheerder.

In een jortt Starter of ZZP abonnement kun je met 2 gebruikers werken, in een jortt MKB met 5 gebruikers en in een jortt Plus met een onbeperkt aantal.

Nodig je een nieuwe gebruiker uit, dan heeft deze alleen toegang tot de administratie van waaruit de uitnodiging is verstuurd. Je kunt een gebruiker vanuit meerdere administraties een uitnodiging sturen.

Gebruikers

Bij Gebruikers zie je wie er toegang heeft tot de administratie en welke uitnodigingen nog niet zijn geaccepteerd.

1. Ga naar Instellingen linksonder in het hoofdmenu.
2. Kies onder Bedrijfsinstellingen voor Gebruikers.

Bovenaan staat een korte uitleg van de rollen. Daaronder staan twee lijsten. Bij Gebruikers van deze administratie zie je per gebruiker de naam, het e-mailadres en de rol. Achter je eigen naam staat (Dit ben jij). Bij Uitstaande uitnodigingen zie je het e-mailadres, de datum bij Geldig tot en de rol. Heb je personeel, dan zie je ook welke gebruikers toegang hebben tot het werknemersportaal.

Verschillende gebruikersrollen (rechten)

Binnen jortt zijn er vijf standaardrollen voor gebruikers: beheerder, lid, meekijker, bon uploader en boekhouder. Kies je de gebruikersrol Geavanceerd, dan kun je een rol voor iemand op maat maken. Om de rol Geavanceerd te gebruiken heb je een jortt Plus abonnement nodig.

Wil je precies weten wat elke rol per onderdeel mag zien en doen? Bekijk dan het volledige overzicht van rollen en rechten.

De gebruikersrol Beheerder

Een gebruiker met de rol beheerder kan alles zien, toevoegen en wijzigen in een administratie. Daarnaast zijn er nog een paar speciale handelingen die alleen de beheerder kan uitvoeren:

• Een gebruiker uitnodigen tot de administratie
• De rol van een gebruiker wijzigen
• Een gebruiker verwijderen uit de administratie
• De administratie upgraden, downgraden of verwijderen
• Het abonnement en de facturatiegegevens wijzigen, en de facturen van jortt downloaden
• Externe applicaties koppelen en een API key toevoegen en zien
• De boekhouderkoppeling beheren
• E-mailinstellingen en een eigen verzenddomein instellen
• Een auditfile downloaden
• De administratie resetten of verwijderen

Wees voorzichtig met een gebruiker de rol van beheerder te geven. Deze gebruiker kan dan ook de administratie verwijderen of jou als gebruiker verwijderen.

De gebruikersrol Lid

Een gebruiker met de rol lid kan alle dagelijkse handelingen doen: alles zien, toevoegen en wijzigen in de boekhouding, de facturatie, de projecten en uren en de salarisadministratie. Deze rol is bedoeld voor iemand die de administratie en/of facturatie doet. Een lid komt niet in de bedrijfsinstellingen.

De gebruikersrol Meekijker (read only)

Een gebruiker met de rol meekijker kan alles zien maar kan niets wijzigen. Deze is bedoeld voor iemand met een controlerende taak. Wel kan een meekijker bonnen en documenten toevoegen aan de Inbox, en ziet daar alleen de eigen uploads terug.

De gebruikersrol Bon uploader

Een gebruiker met de rol bon uploader kan alleen bonnen uploaden, via de jortt-app of via de Inbox, en ziet daar alleen de eigen uploads terug. Deze gebruiker ziet de andere onderdelen van de administratie niet.

De gebruikersrol Boekhouder

Een gebruiker met de rol boekhouder kan alle dagelijkse handelingen doen én de volledige boekhouding beheren. Deze rol gaat verder dan de rol lid op twee punten:

• De boekhouder komt wél in de bedrijfsinstellingen, bijvoorbeeld voor de bedrijfsgegevens, de handelsnamen en logo’s, de btw-periode, het Inbox-e-mailadres en de Mollie-instellingen. Niet bij het abonnement, het gebruikersbeheer en de externe koppelingen: dat blijft voorbehouden aan de beheerder.
• De boekhouder heeft volledige rechten op HR, waar een lid daar alleen medewerkersrechten heeft.

Wanneer je gebruik maakt van een boekhouder dan kun je deze ook de rol meekijker (read only) geven. De boekhouder kan dan de administratie controleren en zal eventuele correcties aan jou doorgeven. Hiervan leer je, zodat je dit de volgende keer zelf goed doet.

De gebruikersrol Geavanceerd

Wil je iemand beperkt toegang geven tot je administratie, bijvoorbeeld alleen om facturen te maken? Gebruik dan de gebruikersrol Geavanceerd. Je bepaalt per onderdeel van de administratie of iemand toegang mag hebben en met welke rechten iemand toegang heeft.

Lees rollen en rechten waarin we per rol en per module alle mogelijkheden uitleggen.

Nieuwe gebruiker uitnodigen

Wanneer je een nieuwe administratie aanmaakt dan ben jij de enige gebruiker in deze administratie en heb je automatisch de rol beheerder. Je nodigt andere gebruikers uit voor toegang tot je administratie:

Wil je iemand uitnodigen die al een jortt-account heeft, gebruik dan het e-mailadres dat deze persoon gebruikt voor jortt.

1. Ga naar Instellingen linksonder in het hoofdmenu.
2. Kies onder Bedrijfsinstellingen voor Gebruikers.
3. Klik op Nieuwe gebruiker uitnodigen. Het venster Nieuwe gebruiker uitnodigen opent.
4. Vul bij E-mailadres voor uitnodiging het e-mailadres van de nieuwe gebruiker in.
5. Kies bij Rol gebruiker de rol. Onder Rechten per module zie je per module wat die rol mag. Alleen bij de rol Geavanceerd stel je dat zelf in.
6. Klik op Verstuur uitnodiging.

De uitnodiging gaat naar het opgegeven e-mailadres en staat bij Uitstaande uitnodigingen. Om veiligheidsredenen is ze 5 dagen geldig. Accepteert de persoon de uitnodiging, dan staat die bij Gebruikers van deze administratie.

Een uitnodiging tot een administratie accepteren

De persoon die is uitgenodigd, krijgt een e-mail met de knop Bekijk de uitnodiging.

Uitnodiging accepteren wanneer je nog geen jortt-account hebt

Wanneer je nog geen jortt-account hebt, opent het venster Schrijf je in. Je e-mailadres staat er al. Vul je Naam in en kies een wachtwoord bij Kies een wachtwoord. Klik op Aanmelden. Je hebt nu een eigen jortt-inlog en toegang tot de administratie waarvoor je bent uitgenodigd.

Uitnodiging accepteren wanneer je al een jortt-account hebt

Wanneer je al een jortt-account hebt, klik je boven het venster bij Al ingeschreven bij Jortt? op Inloggen. Log in met je bestaande inlog. Het venster Aanmelden bij andere administratie opent. Klik op de knop met je naam en de naam van de administratie, bijvoorbeeld J. Jansen aanmelden bij Koertt B.V. Daarna heeft deze inlog ook toegang tot de administratie waarvoor je bent uitgenodigd.

Was je al ingelogd in jortt, dan hoef je niet opnieuw in te loggen. Het venster Aanmelden bij andere administratie opent meteen.

Je kunt nu eenvoudig wisselen tussen de verschillende administraties door rechtsboven te klikken op de bedrijfsnaam van de huidige administratie en daarna te klikken op de bedrijfsnaam van administraties waartoe je ook toegang hebt.

Uitnodigingen beheren

Uitnodigingen die je hebt verstuurd, zijn zichtbaar in de lijst Uitstaande uitnodigingen. Hier staat het e-mailadres waarnaar de uitnodiging verstuurd is, de rol en de datum tot wanneer de uitnodiging geldig is (5 dagen na verzending). Klik je op de uitnodiging, dan opent het venster Verander uitnodiging. Daar verstuur je de uitnodiging opnieuw of trek je hem in. De rol van een uitnodiging kun je niet aanpassen: trek hem in en verstuur een nieuwe uitnodiging met de goede rol.

Uitnodiging opnieuw versturen

Dat kan ook als de uitnodiging nog niet verlopen is, bijvoorbeeld als de e-mail niet is aangekomen.

1. Ga naar Instellingen linksonder in het hoofdmenu.
2. Kies onder Bedrijfsinstellingen voor Gebruikers.
3. Klik bij Uitstaande uitnodigingen op het e-mailadres van de uitnodiging die je opnieuw wil versturen.
4. Klik op Stuur uitnodiging opnieuw.

Uitnodiging intrekken

1. Ga naar Instellingen linksonder in het hoofdmenu.
2. Kies onder Bedrijfsinstellingen voor Gebruikers.
3. Klik bij Uitstaande uitnodigingen op het e-mailadres van de uitnodiging die je wil intrekken.
4. Klik op Trek uitnodiging in.

Wanneer de uitnodiging is geaccepteerd dan is deze niet meer zichtbaar in de lijst Uitstaande uitnodigingen en is het een gebruiker van je administratie geworden.

Bestaande gebruikers beheren

Gebruikers die toegang hebben tot je administratie staan in de lijst Gebruikers van deze administratie. Klik je op een naam, dan opent het venster Verander rol. Daar wijzig je de rol of verwijder je de gebruiker. Je eigen regel kun je niet aanklikken: je eigen rol wijzigt een andere beheerder.

De rol van een gebruiker wijzigen

Je kunt elke gebruiker een andere rol geven, ook als die een van de vijf standaardrollen heeft.

1. Ga naar Instellingen linksonder in het hoofdmenu.
2. Kies onder Bedrijfsinstellingen voor Gebruikers.
3. Klik bij Gebruikers van deze administratie op de naam van de gebruiker. Het venster Verander rol opent.
4. Kies bij Rol gebruiker de nieuwe rol. Kies je Geavanceerd, stel dan bij Rechten per module in wat de gebruiker mag.
5. Klik op Opslaan.

De gebruiker heeft meteen de rechten van de nieuwe rol. Een koppeling met het werknemersportaal blijft staan.

Een administratie heeft altijd minstens één beheerder. Is er maar één, dan kun je die geen andere rol geven. Maak eerst een andere gebruiker beheerder.

Een AI-agent als gebruiker

Heb je een AI-tool zoals ChatGPT of Claude via MCP aan je administratie gekoppeld, dan staat die ook bij Gebruikers van deze administratie, met de rol AI-agent. Hoe je zo’n koppeling maakt, lees je bij AI-assistent op je boekhouding.

Wat de AI-agent mag, kies je bij het koppelen: alleen lezen, of lezen en schrijven. Klik je hier op de AI-agent, dan pas je dat per module aan bij Rechten per module. Bij de bedrijfsinstellingen komt een AI-agent nooit. Geef je schrijfrechten, dan waarschuwt jortt dat de AI-agent je administratie dan zelf kan aanpassen. Geef die rechten alleen voor de modules die de agent echt nodig heeft.

Een AI-agent heeft geen knop Verwijder. Wil je hem weg, verbreek dan de koppeling:

1. Ga naar Instellingen linksonder in het hoofdmenu.
2. Kies onder Koppelingen voor Jortt API-koppeling en daarna API-koppeling met softwareleveranciers.
3. Klik op de AI-tool.
4. Klik op Toegang intrekken en bevestig.

De AI-agent staat daarna niet meer bij je gebruikers en kan niets meer lezen of schrijven in je administratie.

Gebruiker verwijderen

1. Ga naar Instellingen linksonder in het hoofdmenu.
2. Kies onder Bedrijfsinstellingen voor Gebruikers.
3. Klik bij Gebruikers van deze administratie op de naam van de gebruiker die je wil verwijderen.
4. Klik op Verwijder.

Er komt geen vraag of je het zeker weet: de gebruiker is meteen verwijderd. Klikte je per ongeluk, nodig de gebruiker dan opnieuw uit.

De gebruiker kan per direct niet meer in deze administratie. Wanneer de gebruiker ook nog toegang heeft tot andere administraties dan blijft dit ongewijzigd.

Wil je de gebruiker alleen een andere rol geven? Dan hoef je niet te verwijderen: wijzig de rol.

Als beheerder kun je niet van jezelf de rol wijzigen of jezelf hier als gebruiker verwijderen. Wil je zelf uit een administratie vertrekken, als beheerder of met een andere rol, dan geef je je toegang zelf op. Dat kan zolang er nog een andere beheerder is.