Balans categorieën toevoegen of wijzigen

In jortt zitten al veel standaard balans categorieën en systeem categorieën. Je kunt categorieën toevoegen of wijzigen zodat deze bij jouw bedrijf passen.

Jortt systeem categorieën

In jortt zitten al alle balans categorieën die voor elk bedrijf nodig zijn om een balans, winst-en-verliesrekening, btw- en jaarrapport te maken. Deze hoef je dus niet zelf aan te maken. Dit zijn de jortt systeem categorieën. Wanneer je bijvoorbeeld een factuur maakt dan wordt het exclusief bedrag op de Omzet categorie geboekt, het btw-bedrag op de btw-hoog en/of btw-laag systeem categorie en het totaalbedrag op de ‘Onbetaalde facturen klanten’ systeem categorie.

Je kunt zelf ook dingen aanmaken zoals bijvoorbeeld een lening of een creditcard die je zakelijk gebruikt. De dingen die specifiek voor jouw bedrijf zijn, kun je toevoegen voor je boekhouding. Deze dingen worden een balans categorie die je kunt gebruiken in boekingen.

Balans categorieën toevoegen

Een balans categorie toevoegen:

1. Ga naar Geldzaken links in het hoofdmenu.
2. Klik bij de groep op de plusknop. Die heeft de naam van de groep, bijvoorbeeld Eigen vermogen of Privépersoon. Bij Kas en bank klik je op Toevoegen en kies je daarna de soort rekening.
3. Geef een omschrijving op voor de nieuwe categorie, kies zo nodig de soort en klik op Opslaan.

De aangemaakte balans categorie kan nu gebruikt worden bij het maken van boekingen.

Op de pagina Categorieën bij Instellingen staat ook een tabblad Balans, maar daar voeg je niets toe: het verwijst naar Geldzaken.

Jortt weet waar de categorie op de balans getoond moet worden op basis van het type categorie dat er aangemaakt is. De volgende categorieën kunnen worden toegevoegd:

Kas en bank

Bij Kas en bank zijn er twee knoppen. Met Bankrekening koppelen koppel je een bankrekening aan jortt, zodat je bij- en afschrijvingen vanzelf binnenkomen. Met Toevoegen kies je een van deze soorten:

• Bankrekening: deze wordt toegevoegd door het uploaden van een bankbestand.
• Bunq bankrekening: bunq staat niet meer apart in de lijst. Je koppelt bunq met Bankrekening koppelen, net als andere banken; lees meer in bankkoppeling.
• Spaarrekening: voor een zakelijke spaarrekening die niet aan jortt gekoppeld is.
• Creditcard: maak deze aan om makkelijk betalingen met een creditcard te boeken.
• iDEAL: gebruik deze om iDEAL betalingen te boeken.
• PayPal: wanneer je een PayPal rekening hebt dan kun je hierop PayPal betalingen boeken.
• Mollie: deze wordt toegevoegd door je boekhouding te koppelen met Mollie.
• Aandelenrekening: hierop kun je de betalingen en het saldo bijhouden van bijvoorbeeld DEGIRO, Saxo, Evi en andere aanbieders.
• Overige rekening: voor algemeen gebruik.

Verstrekte leningen

• Korte termijn lening: maak deze aan wanneer je een lening aan een ander hebt verstrekt die binnen een jaar wordt afgelost.
• Lange termijn lening: maak deze aan wanneer je een lening aan een ander hebt verstrekt waarbij het langer dan een jaar duurt voordat deze is afgelost.

Ontvangen leningen / Voorzieningen

• Korte termijn lening: maak deze aan wanneer je een lening van een ander hebt ontvangen die binnen een jaar wordt afgelost.
• Lange termijn lening: maak deze aan wanneer je een lening van een ander hebt ontvangen waarbij het langer dan een jaar duurt voordat deze is afgelost.
• Achtergestelde lening: voor achtergestelde leningen.
• Garantievoorziening: wanneer je verwacht in de toekomst geld nodig te hebben om aan je garantieverplichtingen te voldoen.
• Stamrecht-, lijfrente-, en pensioenvoorziening: om voorzieningen voor stamrecht, lijfrente en pensioen vast te leggen.
• Overige voorzieningen: voor algemeen gebruik.

Welke soorten je ziet, hangt af van je administratie. Bij sommige rechtsvormen staan er meer, zoals leningen van een aandeelhouder of groepsmaatschappij, ontvangen leningen van kredietinstellingen, obligaties en converteerbare leningen.

Eigen vermogen

• Agioreserve: voor het vastleggen van overwaarde verkoop aandelen bv.
• Gestort kapitaal: bij oprichting van de bv ingebracht geld. Er bestaat standaard al een Gestort kapitaal categorie in je boekhouding. Je kan er meer toevoegen als meer aandeelhouders geld hebben ingebracht.
• Herinvesteringsreserve: verkoop je een bedrijfsmiddel met boekwinst en wil je die winst later gebruiken voor een nieuw bedrijfsmiddel, dan mag je de boekwinst aan deze reserve toevoegen.
• Egalisatiereserve: voor kosten van dit boekjaar die pas in een later jaar tot een piek in de uitgaven leiden.
• Oudedagsreserve en Terugkeerreserve: ook deze kies je bij Eigen vermogen.
• Wettelijke en statutaire reserve: wettelijke en statutaire reserves zijn overige wettelijke verplichte en in de statuten vermelde reserves.
• Overige reserve: voor algemeen gebruik.
• Informeel kapitaal en Belaste compartimenteringsreserve: deze zie je alleen als ze bij je rechtsvorm horen.

Bestemmingsreserve

Een bestemmingsreserve, bijvoorbeeld bij een stichting of vereniging, staat niet als aparte soort in de lijst. Je maakt hem aan als overige reserve met een eigen naam:

1. Ga naar Geldzaken links in het hoofdmenu.
2. Klik bij Eigen vermogen op de plusknop Eigen vermogen.
3. Vul een Omschrijving in, bijvoorbeeld Bestemmingsreserve onderhoud, en kies bij Soort eigen vermogen voor Overige reserve.
4. Klik op Opslaan.

Verplaats je een bedrag uit de overige reserve naar de bestemmingsreserve, dan maak je een boeking:

1. Ga naar Boekingen en klik op Boeking.
2. Kies als soort Balans en als categorie de bestemmingsreserve.
3. Vul de omschrijving en het bedrag in en klik op Opslaan.
4. Klik bij Mogelijke koppelingen op Betaald met en kies Overige reserve.

In Geldzaken staat het bedrag daarna bij de bestemmingsreserve, en de overige reserve is met hetzelfde bedrag gedaald.

Privé opname / storting

• Privé-persoon: er bestaat standaard al één Mijn privé opname / storting categorie in je boekhouding. Voeg alle personen toe die privégeld in het bedrijf inbrengen of geld vanuit het bedrijf opnemen naar privé (eenmanszaak / maatschap). Op deze manier kun je precies bijhouden hoeveel geld elke persoon precies naar privé onttrokken heeft of in het bedrijf gestort heeft.

Rekening-courant

• Rekening-courant: er bestaat standaard al één rekening-courant categorie in je boekhouding. Via een rekening-courant worden bedragen over en weer geboekt tussen de directeur / eigenaar en het bedrijf (bv). Wanneer je iets betaalt met bedrijfsgeld voor privédoeleinden dan heb je een schuld aan het bedrijf. Wanneer je iets betaalt met privégeld voor het bedrijf dan heeft het bedrijf een schuld aan jou. Voeg alle directeuren / eigenaren toe die privégeld in het bedrijf inbrengen of geld vanuit het bedrijf opnemen naar privé. Daarnaast kun je ook een rekening-courant aanmaken om een schuld of vordering op een holdingmaatschappij of dochtermaatschappij vast te leggen.

Deelnemingen

• Deelneming: voeg hier een deelneming toe die dit bedrijf heeft in een ander bedrijf. Er is sprake van een deelneming wanneer je ten minste 5% van de aandelen bezit in het andere bedrijf.
  Aan deze deelneming kunnen later waardeveranderingen van de deelneming worden toegevoegd zodat het resultaat uit deelnemingen kan worden bepaald.

Bedrijfsmiddelen (bezittingen)

Een bedrijfsmiddel (auto, computer, machine, e.d.) toevoegen doe je bij Boekingen in het hoofdmenu. Klik op de Boeking en maak een bedrijfsmiddelen boeking aan zoals beschreven in Bedrijfsmiddelen en afschrijven. De actuele waarde van het aangemaakte bedrijfsmiddel is zichtbaar op de balans onder je bezittingen.

Beginbalans maken

De volgorde in Geldzaken aanpassen

Staat je betaalrekening onder je spaarrekening, of wil je je Mollie-rekening bovenaan? Je zet de rekeningen en categorieën in Geldzaken zelf in de volgorde die je wilt, per groep.

1. Ga naar Geldzaken links in het hoofdmenu.
2. Klik bij de groep op Volgorde wijzigen.
3. Sleep de rekeningen of categorieën naar de plek waar je ze wilt hebben.
4. Klik op Volgorde opslaan. Bedenk je je, klik dan op Annuleren.

Dat kan in elke groep: Kas en bank, Privé opname / storting, Rekening-courant, Eigen vermogen, Ontvangen leningen / Voorzieningen, Verstrekte leningen en Deelnemingen. De volgorde geldt voor de hele administratie, dus iedereen die erin werkt ziet dezelfde. Het is alleen de weergave: aan je boekingen en je balans verandert niets.

Balans categorieën wijzigen of verwijderen

Een balans categorie kun je wijzigen, archiveren of verwijderen. Verwijderen kan alleen zolang er niets op geboekt is. Is er wel op geboekt en gebruik je hem niet meer, dan archiveer je hem.

Balans categorie wijzigen

Klik bij Geldzaken op de balans categorie die je wil aanpassen. Er opent een paneel voor de gekozen categorie. Klik op Wijzig. Je kunt nu de naam of omschrijving van de categorie wijzigen; bij een rekening uit Kas en bank ook het rekeningnummer. Klik op Opslaan.

Balans categorie archiveren

1. Klik bij Geldzaken op de categorie. Er opent een paneel voor de gekozen categorie.
2. Klik op Archiveer en bevestig.

Archiveren kan alleen als het saldo nul is; anders zegt jortt bijvoorbeeld Je kunt geen rekening met een openstaand saldo archiveren. Alle boekingen op de categorie blijven staan. Je kunt hem alleen niet meer kiezen bij een nieuwe boeking, en hij staat niet meer bij Geldzaken. Met Dearchiveer zet je hem terug.

Balans categorie verwijderen

Klik bij Geldzaken op de balans categorie die je wil verwijderen. Er opent een paneel voor de gekozen categorie. Klik op Verwijder en bevestig.

Bij een rekening uit Kas en bank typ je ter bevestiging de tekst ‘ik weet het zeker’ en klik je op Verwijder.

Verwijderen kan alleen als er nog niets op de categorie geboekt is, en het kan niet ongedaan gemaakt worden. Staat er een saldo op, dan zegt jortt Je kunt geen rekening met een openstaand saldo verwijderen. Is er al wel op geboekt, archiveer de categorie dan.