BLOG

7 gewoonten voor een zeer effectieve boekhouding

(Voor ondernemers)

Boekhouden is hip met boekhoudprogramma Jortt

De Seven Habits of Highly Effective People van Stephen Covey zijn op vele vlakken uit te werken. Natuurlijk kun je deze ook gebruiken voor een uiterst efficiënte boekhouding. Want, als boekhouden niet je hobby of je vak is, kan je er maar beter zo efficiënt mogelijk mee omgaan..

Gewoonte 1: Wees proactief

Laat je niet blind leiden door een externe. Natuurlijk moet je als ondernemer keuzes maken wat je zelf doet en wat je uitbesteedt. Maar in het land der blinden is één oog koning. Zorg dat je begrijpt waar je boekhouding aan moet voldoen en welke regels voor jou gelden. Dat is helemaal niet zo moeilijk. Voor veel ondernemingen stopt het bij de Zelfstandigenaftrek en Startersaftrek, de Kleine Ondernemers Regeling (KOR) en de Kleinschalige Investerings Aftrek (KIA). De websites van Jortt en de Belastingdienst geven je hier een goede uitleg over. Daarnaast staat het internet vol met gratis cursussen en blogs met tips en uitleg. Zorg dat je zelf minimaal genoeg begrijpt om een goede gesprekspartner te zijn. Je zult merken dat je met een kleine inspanning al snel voldoende kennis hebt om zelfstandig een boekhouding te voeren.

Gewoonte 2: Begin met het einde in gedachten

Bedenk goed waarom je gaat boekhouden. Wat wil je uiteindelijk zelf weten over je bedrijf en wat moet je uiteindelijk opleveren aan de Belastingdienst en de KvK. Het is opvallend hoeveel er in de meeste boekhoudingen wordt bijgehouden, wat helemaal niet nodig is. Zo hoef je geen gegevens van je leverancier in een boekhoudprogramma over te nemen, een kopietje van de factuur is voldoende. En het oneindig opdelen in kostenposten is ook niet nodig, behalve als het jezelf inzicht geeft. De Belastingdienst werkt bijvoorbeeld met maar 12 kostenposten, terwijl een boekhouder voor een kleine administratie al snel met een standaardschema van meer dan 800 kostenposten werkt. Het meeste van het werk dat een boekhouder doet heeft dus geen toegevoegde waarde aan het eindresultaat. Verspil dus geen tijd en geld met dat wat je niet nodig hebt aan het eind van de rit.

Gewoonte 3: Belangrijke dingen eerst

Hoe groot of klein je onderneming ook is, je hebt een administratieplicht en jij, en alleen jij, bent daar verantwoordelijk voor. Je kan je nooit verschuilen achter een boekhouder of accountant. Zo werd de CEO en CFO van Ahold persoonlijk aansprakelijk gesteld voor fraude, zelfs nadat Deloitte de jaarcijfers had goedgekeurd. Dus zorg dat je bij blijft met je administratie. Plan een half uur per 14 dagen in je agenda en zorg dat je boekhouding op orde is en blijft. Want loop je eenmaal achter, dan is het vaak bijna onmogelijk (of heel kostbaar) om dit weer in te halen.

Gewoonte 4: Denk in termen van win/win

Dit is het vlak waar veel boekhoudkantoren hun bestaansrecht vandaan halen. Zij gebruiken vaak één van deze twee redenen om hun vergoeding te verantwoorden: 'Een goede boekhouder levert meer op dan hij kost' en 'Als ondernemer moet je bezig zijn met je klanten en niet met de administratie'.

Het is waar dat extern advies je veel kan opleveren en het is waar dat je geen tijd moet verspillen aan bijzaken. Maar: een boekhouder kost altijd geld. Vaak zelfs veel geld. En niemand, behalve de Oranjes en hele grote multinationals, krijgen korting van de Belastingdienst. Dus een boekhouder kan je nooit iets opleveren, want de regels zijn voor iedereen gelijk, ongeacht of een externe boekhouder je administratie doet. Een boekhouder kost altijd geld. En de meeste tijd (en dus geld) besteedt iedere boekhouder aan dom werk: het boeken van facturen. Dat is iets wat iedereen kan, veelal automatisch en waar geen winst te behalen is. Besteed dus alleen uit waar wel wat te halen valt. De meeste boekhoudkantoren verdienen voor meer dan 80% hun geld met het doen van dom werk.

En je moet ook zeker je tijd niet verspillen aan je administratie ten koste van je klanten. Maar je bent zelf altijd verantwoordelijk en een aantal zaken kan alleen jij doen, zoals geordend je facturen bewaren. En met slimme software is dat tegenwoordig een eitje.

Win/win is dus een situatie waarin je alleen toegevoegde waarde inkoopt en geen geld verspilt met het uitbesteden van dom werk dat met een klein beetje tijd eenvoudig zelf te doen is.

Gewoonte 5: Probeer eerst te begrijpen en dan pas begrepen te worden

De traditionele boekhoudmethode stamt uit 1495 en is sinds die tijd nauwelijks veranderd. Jargon als 'memoriaal', 'grootboeken' en 'journaalposten' kunnen je al snel van de wijs brengen. Maar verscholen achter dit jargon zit niet zoveel spannends. Moderne boekhoudprogramma's gebruiken dit jargon al lang niet meer. Zorg dat je begrijpt waar boekhouden om gaat. Het is allemaal kennis die je gratis kan vergaren. Download het belastingaangifte programma van de Belastingdienst eens. Als je weet wat je aan het eind van het jaar moet aanleveren, weet je ook waar je kennis ontbreekt. Je weet nu wat je niet weet en je kan inschatten waar je zelf aan gaat werken en welk deel je gaat uitbesteden aan bijvoorbeeld de belastingadviseur.

Gewoonte 6: Werk synergetisch

1+1= op de één of andere manier altijd 3. Maar niet bij boekhouden. Veel ondernemers (1) gooien een achterstallige boekhouding over de schutting bij een boekhouder (+1) die daarna weer veel handmatig uitzoekwerk heeft. Het resultaat van het werk van deze twee is netto niet eens ½. Er is dus een enorme verspilling van tijd en geld in dit proces. Als je uitbesteedt, zorg dan dat je er iedere keer dat je dat doet iets van leert. Hoe kan je iets beter aanleveren? Wat gebeurt er met de info die je aanlevert? Wat kun je doen om minder werk bij de volgende schakel in de keten te veroorzaken? Pas dan word jij slimmer, beter, efficiënter én de volgende in de keten wordt ook efficiënter. Pas dan gaat 1+1=3 op.

Gewoonte 7: Houd de zaag scherp

In boekhoudland zijn er veel buzz's. Zoals 'UBL' en 'Scan en Herken'. Dit wordt gepresenteerd als 'baanbrekende innovaties' maar zijn niets anders dan symptoombestrijders van een verouderde boekhoudmethode. Natuurlijk werkt een ‘Scan en Herken’-oplossing sneller dan het overtypen van een adres van je leverancier, maar deze hoef je helemaal niet te verwerken in je administratie. Dus waarom zou je dit proces versnellen als het überhaupt geen waarde heeft? Laat staan dat je gaat betalen voor deze 'innovaties'.

Laat je dus niet gek maken door allerlei innovaties die alleen de symptomen van een verouderd systeem bestrijden en dus geen verbetering zijn. Kijk wat je echt nodig hebt en laat daar je beslissingen van afhangen.

De 7 gewoonten in praktijk

De 7 gewoonten voor een zeer effectieve boekhouding zijn de basis van de nieuwe boekhoudmethode 'Ondernemer Gericht Boekhouden'. Een boekhoudmethode uitgevonden door boekhoudprogramma Jortt. Daarmee kunnen ondernemers zelf efficiënt de boekhouding voeren. Door alleen facturen te koppelen aan bankmutaties wordt de rest van de administratie automatisch gedaan. De btw-berekening, winst- en verliesrekening, de balans en zelfs de KvK jaarrekening worden daarna automatisch gemaakt.

www.jortt.nl.

De rechten van de afbeelding bij deze publicatie zijn in het het bezit van Jortt BV. Deze afbeelding mag (enkel) gebruikt worden bij publicatie van dit bericht en/of voor de promotie van Jortt BV.