Van Excel naar geautomatiseerd boekhouden: praktijkcase van Anne, freelance marketeer

Door Iris van Kooten

Anne is freelance marketeer met een druk leven: klanten, contentkalenders, campagnes, events. Haar Boekhouding zzp draaide jarenlang in één groot Excel-bestand. Tot 2026, toen ze merkte dat de combinatie van strengere fiscale regels, btw-deadlines en groeiende omzet niet meer te combineren was met handmatige lijstjes.

In deze praktijkcase neem ik je stap voor stap mee: hoe haar Excel-boekhouding eruitzag, waar ze tegenaan liep, hoe de overstap naar jortt in de praktijk werkte en wat het haar na zes maanden concreet heeft opgeleverd. Je zult zien: overstappen van Excel naar een geautomatiseerd boekhoudprogramma is minder spannend dan het lijkt – zéker als de software is gebouwd om jouw werk uit handen te nemen.

Onderweg verwijs ik naar andere zzp-artikelen op de zzp-blog, naar uitlegpagina’s over btw-aangifte, aangifte inkomstenbelasting en de jaarrekening, zodat je meteen kunt doorklikken als je ergens dieper in wilt duiken.

Hoe zag haar Excel-boekhouding eruit?

Anne begon – zoals zóveel zelfstandigen – met een Excel-template dat ze van een andere zzp’er had gekregen. Later knutselde ze er zelf tabbladen bij. Haar bestand bestond in 2025 uit:

  • Eén tabblad per kwartaal met een lijst van facturen en een schatting van de btw.
  • Een tabblad “Kosten” waar ze bonnetjes en bedragen handmatig intypte.
  • Een tabblad “Samenvatting” waar ze met formules probeerde te berekenen hoeveel btw ze moest afdragen en hoeveel winst ze ongeveer maakte.
  • Los daarvan een mapje in Dropbox met PDF-facturen en een map vol foto’s van bonnen op haar telefoon.

Bankmutaties downloadde ze als CSV-bestand uit haar bank en plakte ze in een extra tabblad. Ze probeerde vervolgens met filters en kleuren te zien of alles “ongeveer klopte”. Een echte aansluiting tussen banksaldo en Excel had ze niet. Van Peppol, e-facturatie of een peppol factuur versturen had ze wel gehoord, maar in Excel kon ze daar praktisch niets mee.

Voor haar btw-aangifte logde ze elk kwartaal in bij de Belastingdienst, zocht in Excel naar de totaalbedragen 21% en 9% en hoopte dat ze geen factuur over het hoofd had gezien. Aan het eind van het jaar maakte ze een ruwe winstberekening en stuurde die naar haar boekhouder, die er vervolgens een jaarrekening en cijfers voor de aangifte inkomstenbelasting van maakte.

Toen ze in 2026 het artikel “Belastingen zzp in 2026” las, schrok ze: de zelfstandigenaftrek is verder afgebouwd naar ongeveer € 1.200, de mkb-winstvrijstelling blijft 12,7% en de fiscale regels rond schijnzelfstandigheid en VBAR/DBA worden strenger gehandhaafd. Ze realiseerde zich dat ze haar administratie professioneler moest inrichten om geen aftrek te missen of fouten te maken.

Waar liep ze tegenaan (fouten, tijd, stress)?

Op papier werkte haar Excel-systeem “redelijk”. In de praktijk liep Anne tegen vier grote problemen aan:

1. Fouten en vergeten posten

Omdat ze alles met de hand overtikte, waren fouten onvermijdelijk. Een 0 te veel, een factuur die wél betaald was maar niet in Excel stond, of een bonnetje dat nog in haar jaszak zat. Hierdoor:

  • Klopt de btw soms niet: ze gaf te veel of te weinig aan.
  • Had ze geen sluitende aansluiting tussen banksaldo en Excel.
  • Mis­te ze aftrekbare kosten en dus belastingvoordeel.

In 2026, met hogere druk op fiscale controles en strengere regels rond schijnzelfstandigheid, voelde dat niet meer comfortabel. In artikelen over veelgemaakte boekhoudfouten herkende ze zichzelf pijnlijk goed.

2. Tijdverlies en jaarlijkse piekstress

Elke btw-periode kostte haar makkelijk een halve dag. De jaarafsluiting nog meer. Terwijl moderne software – zeker in 2026 – btw, KIA en jaarwerk grotendeels automatisch kan doen, was Anne nog steeds cellen aan het kopiëren. Ze keek jaloers naar collega-zzp’ers die met een boekhoudprogramma zzp werkten en in een uurtje klaar waren.

Rond de jaarafsluiting liep de stress het hoogst op: had ze wel alle bedrijfsmiddelen en afschrijvingen goed verwerkt? Was de balans in evenwicht? Had ze investeringen netjes in beeld voor de KIA, zoals later in het KIA-rapport van jortt wél automatisch gebeurt?

3. Geen realtime inzicht

Excel gaf haar alleen een momentopname als ze net alles had bijgewerkt. Maar in haar drukke praktijk gebeurde dat vaak pas ná een druk kwartaal. Ze wist dus niet:

  • Hoeveel winst ze echt maakte na kosten en reserveringen.
  • Of ze in 2026 voldoende investeerde om in aanmerking te komen voor kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA).
  • Of ze op schema lag voor het urencriterium en ondernemersaftrek.

In het artikel over de beste boekhoudprogramma’s las ze dat moderne pakketten zoals jortt continu dashboards en rapportages tonen – inclusief een rapport voor aangifte inkomstenbelasting, een jaarrekening en een duidelijk controle-overzicht.

4. Extra kosten voor de boekhouder

Omdat haar Excel-bestand niet voldeed aan de structuur die een boekhouder verwacht, moest haar boekhouder elk jaar veel uren maken om alles te controleren, corrigeren en in een formele jaarrekening te gieten. Dat merk je direct in de factuur.

Toen ze op “voor wie is jortt?” las dat duizenden zzp’ers hun btw, jaarwerk en IB-rapport zelf doen met behulp van de Boekhoudbot en automatische controle, ging er een lampje branden: misschien was Excel niet alleen tijdrovend, maar uiteindelijk ook duur.

De overstap: bankkoppeling, beginbalans, oude boekjaar importeren

Anne besloot het roer om te gooien en een geautomatiseerd systeem te kiezen. Ze kwam uit bij jortt, na het lezen van de top 10 beste boekhoudprogramma’s voor zzp’ers (2026). Daar zag ze dat jortt specifiek voor zzp’ers op nummer 1 staat, onder andere door de Boekhoudbot, automatische controles en gratis Peppol-facturen.

Ze volgde globaal dezelfde overstaproute als beschreven in overstappen naar jortt en in de pagina over zelf eenvoudig online boekhouden.

Stap 1: Proefaccount aanmaken en basisinstellingen

Ze startte met de 30 dagen gratis proefperiode van jortt (zonder betaalgegevens) en volgde de wizard om:

  • Haar bedrijfsgegevens in te vullen.
  • Te kiezen voor het juiste pakket (jortt zzp in haar geval).
  • In te stellen of ze wel of niet onder de KOR valt – handig omdat de KOR in 2026 nog steeds geldt bij omzet tot € 20.000.

Meer over de proefperiode en korting vond ze in de FAQ “Hoe werkt de korting bij jortt?”.

Stap 2: Bankkoppeling activeren

De grootste mindshift voor Anne was: “de bank is de waarheid”. In jortt koppelde ze haar zakelijke rekening via de instructies op overstappen naar jortt. Vanaf dat moment kwamen alle bij- en afschrijvingen automatisch binnen in de boekhouding, en de Boekhoudbot begon ze te herkennen en te boeken.

Voor terugwerkende kracht (eerder in het jaar) gebruikte ze bankbestanden en de jortt overstapservice. Zo werden eerdere bankmutaties alsnog door de Bot verwerkt, zonder dat ze alles zelf hoefde over te typen.

Stap 3: Beginbalans en oude jaren verwerken

Met hulp van de uitlegpagina over beginbalans en overstappen en een korte belafspraak met een jortt-coach, voerde Anne de volgende zaken in:

Oude Excel-overzichten gebruikte ze vooral als referentie. De boekhouding zelf liet ze vanaf nu opbouwen vanuit de bank, facturen en bonnetjes in jortt. De automatische controle van de boekhouding gaf duidelijk aan welke posten nog aandacht nodig hadden.

Stap 4: Facturatie, uren en Peppol

In plaats van facturen in Word en Excel te maken, stapte Anne volledig over op de facturatie in jortt. Ze zette haar vaste diensten in als producten en gebruikte Peppol-facturen voor haar grotere opdrachtgevers. Voor haar uren gebruikte ze Gratis uren en projecten, zodat ze direct zicht kreeg op het urencriterium-rapport.

Zo sloot haar inrichting naadloos aan bij de andere artikelen over Peppol en e-facturatie en voor wie jortt geschikt is.

Resultaat na 6 maanden: tijdswinst, overzicht, minder stress

Zes maanden later wilde Anne niet meer terug. Dit waren haar belangrijkste resultaten:

1. Van halve dag per kwartaal naar een uurtje

Doordat de Boekhoudbot haar banktransacties automatisch boekt en de btw-aangifte op de achtergrond wordt opgebouwd, kost de btw-aangifte haar nu ongeveer een uur per kwartaal: controleren, klikken, indienen. De geautomatiseerde controles checken of er geen missende facturen of rare bedragen zijn.

2. Altijd zicht op winst, reserveringen en belasting

Met de standaardrapporten in jortt – winst-en-verlies, balans, IB-rapport voor aangifte inkomstenbelasting, jaarrekening en KIA-rapport – ziet Anne in één oogopslag:

  • Hoeveel winst ze heeft gemaakt in 2026 tot nu toe.
  • Hoeveel belasting ze ongeveer moet reserveren, rekening houdend met zelfstandigenaftrek, startersaftrek en mkb-winstvrijstelling.
  • Of ze voldoende investeert voor de KIA en of bedrijfsmiddelen correct worden afgeschreven.

3. Minder afhankelijk van een externe boekhouder

Anne kiest er nu voor om alleen nog een adviseur mee te laten kijken bij de jaarafsluiting en het laatste vinkje op haar IB-aangifte. De rest doet ze zelf, met hulp van de Boekhoudbot, de automatische controle en de uitgebreide uitleg in de zzp-blog.

4. Rust rond deadlines en strengere regels in 2026

Omdat haar administratie nu altijd up-to-date is, neemt de stress rond belastingdeadlines en strengere regels (zoals de aangescherpte handhaving op schijnzelfstandigheid en VBAR) enorm af. Een goede, sluitende administratie helpt juist om aan te tonen dat ze echt ondernemer is.

Wat andere ondernemers zeggen (Trustpilot)

Anne staat niet alleen. Op Trustpilot heeft jortt een score rond de 4,6 van de 5 sterren, op basis van ruim honderd reviews. Een paar Nederlandse ervaringen die goed aansluiten bij haar overstap van Excel:

  • Talitha (1 september 2025) schreef dat ze “veel te lang had lopen klooien met een Numbers-boekhouding en handgemaakte facturen” en dat jortt alles makkelijker en minder spannend maakt rond de btw-aangifte.
    Lees de review van Talitha op Trustpilot
  • Dick Dral (1 september 2025) vertelt dat hij voorheen € 200 per maand aan een boekhouder kwijt was, en nu met een veel lager abonnement het meeste zelf doet dankzij jortt.
    Lees de review van Dick Dral
  • Engeline (3 september 2025) noemt jortt “gebruiksvriendelijk, met goede klantenservice en fijne rapportoverzichten” – ideaal als je weinig affiniteit hebt met cijfers maar wél zelf je kwartaal-btw wilt doen.
    Lees de review van Engeline
  • Menno Gaalen (1 september 2025) benadrukt dat hij zonder boekhoudervaring prima zijn administratie van een bv-holding zelf doet met jortt, en de software als zeer compleet en gebruiksvriendelijk ervaart.
    Lees de review van Menno Gaalen
  • Bert (12 september 2025) vindt het vooral prettig dat hij makkelijk uren en facturen kan bijhouden en de integraties met banken goed werken – precies de combinatie waar Anne in Excel op vastliep.
    Lees de review van Bert

Top 3 boekhoudprogramma’s in 2026 (kort overzicht)

In de uitgebreide vergelijking “Top 10 beste boekhoudprogramma’s voor zzp’ers (2026)” komt jortt als winnaar naar voren. Op basis van die vergelijking en de praktijkcase van Anne, kun je de volgende korte top 3 hanteren:

  1. jortt – Automation-first boekhoudprogramma voor zzp met Boekhoudbot, automatische btw- en jaarafsluitingscontroles, IB-rapport, jaarrekening, gratis Peppol-facturen in starter en een sterke focus op zelf boekhouden zonder verplichte boekhouder.
  2. Moneybird – Facturatie-first pakket met een zeer prettige flow van offertes naar facturen en herinneringen, inclusief Peppol-ondersteuning. Ideaal als je vooral veel factureert en later eventueel een boekhouder inschakelt voor het jaarwerk.
  3. Rompslomp – Eenvoudig en (deels) gratis pakket waarmee je snel kunt starten; Peppol is beschikbaar als betaalde add-on. Goed om goedkoop te beginnen, maar voor geautomatiseerd jaarwerk en IB heb je sneller extra tools of een boekhouder nodig.

In de vergelijking “beste boekhoudprogramma voor ondernemers” zie je hoe ondernemers zelf deze en andere pakketten beoordelen, vaak met verwijzingen naar Trustpilot, Google Reviews en eigen ervaringen.

Zo stap jij ook over in 3 stappen

Wil je – net als Anne – van Excel naar geautomatiseerd boekhouden? Dan kun je praktisch dezelfde route volgen:

Stap 1: Start je gratis proef bij jortt

Ga naar jortt.nl en start je gratis proefperiode van 30 dagen. Je kunt direct facturen maken, bonnetjes scannen, btw-aangifte voorbereiden en zien hoe de Boekhoudbot werkt. In de uitleg over korting bij jortt lees je hoe je daarna voordelig doorgaat.

Stap 2: Koppel je bank en richt je administratie in

Volg de stappen op “Overstappen naar jortt”:

  • Koppel je zakelijke rekening(en).
  • Stel in of je KOR gebruikt of btw-plichtig bent.
  • Leg je basis vast: klanten, producten/diensten, btw-codes.

Vanaf dat moment bouwt jortt automatisch je btw-aangifte, IB-rapport en jaarrekening op vanuit je bank, facturen en bonnen.

Stap 3: Neem je oude Excel-boekhouding slim mee

Gebruik de overstapservice om:

  • Je beginbalans goed neer te zetten (eigen vermogen, leningen, bedrijfsmiddelen).
  • Openstaande facturen en belangrijke historische cijfers in te voeren.
  • Eventueel bankmutaties van eerdere maanden via bestanden in te lezen, zodat de Boekhoudbot ze automatisch boekt.

Daarna kun je Excel in de map “archief” zetten en voortaan vertrouwen op een geautomatiseerde, gecontroleerde administratie die past bij de regels en mogelijkheden van 2026.

Meer lezen? Bekijk ook:

FAQ – veelgestelde vragen over overstappen van Excel naar geautomatiseerd boekhouden

1. Is boekhouden in Excel in 2026 nog toegestaan voor zzp’ers?

Ja, de wet verbiedt Excel niet. De Belastingdienst eist dat je administratie volledig, juist en controleerbaar is. In de praktijk is Excel daarvoor in 2026 steeds minder geschikt: er is geen automatische bankkoppeling, geen audittrail, geen ingebouwde btw-controle en geen ondersteuning voor e-facturatie via Peppol. In het artikel over de beste boekhoudprogramma’s voor zzp’ers wordt Excel dan ook vooral nog als hulpmiddel gezien, niet als basisadministratie.

2. Kan ik mijn oude Excel-boekhouding meenemen naar jortt?

Ja. Je hoeft niet elk Excel-regeltje over te typen. In de praktijk neem je vooral je beginbalans, openstaande posten en eventueel een paar kerncijfers mee. Met bankbestanden en de overstapservice naar jortt kun je bovendien bankmutaties van eerdere maanden laten inlezen, zodat de Boekhoudbot er alsnog een volledige boekhouding van maakt.

3. Hoe werkt btw-aangifte doen met jortt?

In jortt wordt je btw-aangifte automatisch opgebouwd op basis van facturen, bonnetjes en banktransacties. De Boekhoudbot boekt deze volgens de juiste btw-codes en de automatische controle van de boekhouding checkt of er geen rare of missende posten zijn. Aan het eind van de periode controleer je de aangifte, en verstuur je deze direct of neem je de bedragen over naar de Belastingdienst.

4. Is jortt geschikt als ik weinig boekhoudkennis heb?

Juist dan. jortt is gebouwd vanuit het idee “stop met boekhouden, start met jortt”: de software doet het boekhoudwerk, jij herkent je eigen banktransacties en facturen. Met de Boekhoudbot, duidelijke uitleg, voorbeelden en rapporten (zoals het IB-rapport en het KIA-rapport) kun je als niet-boekhouder toch een professionele administratie voeren.

5. Heb ik met jortt nog een boekhouder nodig?

Veel zzp’ers kiezen ervoor om hun hele administratie – inclusief btw, jaarafsluiting en cijfers voor de aangifte inkomstenbelasting – zelf te doen met jortt. Een boekhouder is dan niet meer “verplicht”, maar kan nog steeds nuttig zijn als sparringpartner of voor een laatste check. In combinatie met de rapporten, automatische controles en uitlegpagina’s is het voor de meeste zzp’ers realistisch om in 2026 grotendeels zónder vaste boekhouder te werken.

6. Wat kost geautomatiseerd boekhouden met jortt en is er een proefperiode?

jortt biedt meerdere pakketten (waaronder jortt starter en jortt zzp) en een proefperiode van 30 dagen waarin je alle functies kunt uitproberen zonder betaalgegevens. De exacte prijzen en eventuele acties veranderen soms; de meest actuele informatie vind je op jortt.nl en in de uitleg “Hoe werkt de korting bij jortt?”.

De content is door Jortt met de grootst mogelijke zorg samengesteld, doch, aanvaardt Jortt geen aansprakelijkheid ten aanzien van mogelijke onjuistheden van het getoonde. Lees de volledige disclaimer.