Door Iris van Kooten, tekstschrijver bij Jortt
Wat is salarisadministratie?
Complete gids voor mkb‑ondernemers
Je eerste medewerker aannemen is fantastisch. Tot je ineens woorden hoort als salarisadministratie, loonheffingen, jaaropgave en loonjournaalpost. In deze gids leg ik je in normale mensentaal uit wat salarisadministratie is, wat er in 2026 minimaal van je verwacht wordt én hoe je het met online salarisadministratie zo ver mogelijk kunt automatiseren.
Goed om te weten: in dit artikel ga ik uit van Nederlandse wetgeving zoals die nu bekend is voor 2026. Finetuning van tarieven en tabellen gebeurt ieder jaar in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst, maar de rode lijn blijft hetzelfde: correcte loonstroken, tijdige loonaangifte en een kloppende boekhouding.
Wat valt er allemaal onder salarisadministratie?
Loonstroken, loonaangifte en jaaropgaven
Salarisadministratie (of loonadministratie) is alle administratie die hoort bij het betalen van je medewerkers (en jezelf als DGA). Denk aan:
- het registreren van je medewerkers en hun persoonlijke gegevens;
- het berekenen van bruto/netto salaris, vakantiegeld en vergoedingen;
- het inhouden van loonbelasting, premies volksverzekeringen en de bijdrage Zorgverzekeringswet;
- het maken en verstrekken van loonstroken (salarisstroken);
- het doen van de periodieke loonaangifte (aangifte loonheffingen) bij de Belastingdienst;
- het verstrekken van de jaarlijkse jaaropgaven aan je medewerkers;
- het boeken van de loonkosten, nettolonen en af te dragen loonheffingen in je online boekhoudprogramma.
Met een pakket als Jortt Salarisadministratie maak je de loonstroken, verstuur je de loonaangifte én worden de loonjournaalposten automatisch geboekt in je boekhouding zzp of mkb. Je salarisadministratie en boekhouding zijn zo één geheel in plaats van twee losse werelden.
Contracten, cao’s en pensioen
Salarisadministratie gaat niet alleen over cijfers, maar ook over afspraken. Bij elke werknemer leg je minimaal vast:
- het type contract (tijdelijk, vast, oproep, min‑max);
- de afgesproken arbeidsduur en het brutoloon;
- of er een cao van toepassing is en welke;
- hoe vakantiedagen, vakantiegeld en eventuele toeslagen geregeld zijn;
- of er pensioen wordt opgebouwd en bij welke uitvoerder.
Door de Wet toekomst pensioenen (Wtp) zitten veel werkgevers tussen 2023 en uiterlijk 2028 in een overgang naar een nieuw pensioenstelsel. Dat betekent dat je cao of pensioenregeling de komende jaren kan wijzigen en dat je salarisadministratie daarop moet worden aangepast (denk aan nieuwe premiestanden of andere soorten pensioenregelingen).
Met een moderne salarisadministratie online houd je deze wijzigingen centraal bij. In Jortt vul je de pensioenafspraken één keer in en worden de premies automatisch berekend en geboekt, zodat je ze niet elke periode opnieuw hoeft uit te rekenen.
Verschil tussen loonadministratie en salarisadministratie
In de praktijk worden loonadministratie en salarisadministratie door elkaar gebruikt. Soms bedoelen mensen met loonadministratie vooral:
- de technische kant: loonstroken, loonstaten, loonaangifte;
- de cijfers die je naar de Belastingdienst en bijvoorbeeld een pensioenfonds stuurt.
En met salarisadministratie meer de brede set processen: vanaf de eerste sollicitatie tot en met de laatste jaaropgave. Voor jou als mkb‑ondernemer is het vooral belangrijk dat:
- je elke periode juiste en begrijpelijke loonstroken afgeeft;
- je loonaangifte op tijd en foutloos wordt ingediend;
- je loonjournaalposten netjes in je boekhouding landen;
- je aan de bewaarplicht voldoet (in de praktijk minimaal 7 jaar voor je loonadministratie).
Of je dit nu salarisadministratie of loonadministratie noemt: de Belastingdienst kijkt vooral of het inhoudelijk klopt.
Zelf doen of uitbesteden?
Wanneer loont een boekhouder of salarisadministratiekantoor?
Een boekhouder salaris of salarisadministratiekantoor kan handig zijn als:
- je met een complexe cao werkt (bijvoorbeeld veel toeslagen, ploegendiensten);
- je tientallen medewerkers hebt met veel mutaties per periode;
- je met internationale payroll of veel grensarbeiders te maken hebt;
- je zelf geen tijd of zin hebt om in de regels te duiken.
De kosten loonadministratie kunnen dan gerechtvaardigd zijn: je betaalt per loonstrook of per periode en schuift een deel van de specialistische kennis naar de salarisadministrateur. Let er wel op dat je nog steeds eindverantwoordelijk blijft voor de juiste loonaangifte en de kwaliteit van je administratie.
Wanneer kun je het prima zelf met software regelen?
Voor veel mkb‑ondernemers is salarisadministratie zelf doen met goede software juist slimmer:
- je hebt 1–25 medewerkers met vooral vaste salarissen;
- je wilt overzicht houden op loonkosten en marges;
- je wilt dat loonstroken, loonaangifte en boekhouding in één systeem zitten;
- je wilt niet elke wijziging aan een derde hoeven mailen.
Met een pakket als Jortt Salarisadministratie kun je als ondernemer zelf loonstroken maken voor DGA, werknemers, oproepkrachten en stagiairs, terwijl de software automatisch de loonheffingen, jaaropgaven en loonjournaalposten voor je regelt. Je voldoet aan alle verplichtingen zonder dat je salarisadministrateur hoeft te worden.
Op de pagina beste salarisadministratie programma zet Jortt stap voor stap uiteen waar goede salarisadministratie software aan moet voldoen en waarom Jortt zelf in die vergelijking op één staat.
Salarisadministratie stap voor stap
Gegevens verzamelen
Voordat je de eerste loonstrook maakt, moet je een aantal dingen geregeld hebben:
- inschrijving bij de KvK en een loonheffingennummer bij de Belastingdienst;
- een personeelsdossier per medewerker (contract, identiteitsbewijs, loonbelastingverklaring);
- afspraken over salaris, arbeidsduur, eventuele toeslagen en vergoedingen;
- eventuele pensioen- en cao‑informatie.
De Kamer van Koophandel beschrijft dit als de basis van je salarisadministratie: vanaf het moment dat je de eerste medewerker aanneemt, moet je die salarisadministratie bijhouden en kunnen laten zien.
In salarisadministratie in 8 stappen legt Jortt dit proces concreet uit voor ondernemers. Je ziet precies welke gegevens je nodig hebt en waar je ze in Jortt invult.
Bruto/netto en loonheffing
De kern van elke salarisstrook is de berekening van bruto naar netto. In 2026 sluiten de tarieven in de loonbelasting aan bij de schijven in de inkomstenbelasting. Tot ongeveer € 38.883 geldt een tarief van zo’n 35,7%, daarna een midden‑ en topschijf met hogere percentages.
Die percentages veranderen elk jaar en zijn verwerkt in de loonbelastingtabellen en de tabellen voor bijzonder tarief. Het jaarloon BT (jaarloon bijzonder tarief) op de loonstrook bepaalt welk percentage er over bijzondere beloningen geldt, zoals vakantiegeld, bonus of een 13e maand.
Met salarisverwerking software hoef je die tabellen niet zelf bij te houden. Jortt gebruikt de actuele tabellen uit het Handboek Loonheffingen en rekent automatisch de juiste loonbelasting, premies en bijdrage Zvw uit.
Wil je precies weten wat er op een loonstrook hoort te staan? In de uitleg over loonstrook maken laat Jortt zien hoe een loonstrook is opgebouwd en waar je zaken als jaarloon BT, heffingskortingen en vakantiegeld terugziet.
Boeken in je administratie
Na de loonrun wil je dat je loonadministratie software de cijfers netjes doorschuift naar je boekhouding. Traditioneel betekent dat: loonjournaalpost exporteren, handmatig inboeken, controleren of alles aansluit. In Jortt gaat dat automatisch:
- loonkosten komen op je winst‑ en verliesrekening;
- netto lonen en te betalen loonheffingen verschijnen als openstaande posten op je balans;
- de betalingen via de bank worden gekoppeld door de Boekhoudbot.
Zo blijven je btw‑aangifte, je aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting én je jaarrekening automatisch in de pas lopen met je salarisadministratie.
Online salarisadministratie: voordelen voor het mkb
Minder fouten, meer automatisering
Bij online salarisadministratie laat je het rekenwerk aan de software. Voordelen:
- loonheffingen, werknemersverzekeringen en de bijdrage Zvw worden automatisch berekend;
- wijzigingen in het belastingstelsel (zoals de nieuwe tarieven per 2026) worden doorgevoerd zonder dat jij iets hoeft te doen;
- dubbel werk verdwijnt: je hoeft niets over te typen naar je boekhouding;
- typische fouten (verkeerde tabel, vergeten inhouding, onvolledige loonjournaalpost) worden voorkomen.
Jortt controleert je gegevens automatisch en sluit aan op de regels uit het Handboek Loonheffingen. Daarmee verklein je niet alleen het risico op naheffingen, maar ook op gedoe bij een controle.
Koppeling met je boekhouding (zoals bij Jortt)
De grootste winst zit in de koppeling tussen salaris en boekhouden. In Jortt is je salarisadministratie software onderdeel van hetzelfde systeem als je boekhouding zzp of mkb:
- loonstroken aanmaken, loonaangifte indienen en loonjournaalposten boeken doe je in één workflow;
- je ziet in dezelfde omgeving je loonkosten, marges per project en je totale resultaat;
- rapportages voor jaarrekening, jaarafsluiting en KIA‑rapport houden rekening met je personeelskosten;
- via de urenregistratie kun je uren, projecten en loonkosten bij elkaar brengen.
Gebruik je externe tools zoals Employes of een ander salarissysteem? Dan kun je de loonjournaalposten alsnog in Jortt boeken. Jortt fungeert dan als beste boekhoudprogramma voor je totale administratie, terwijl de salarisverwerking elders draait.
Top 3 salarisadministratieprogramma’s voor mkb‑ondernemers
Op basis van de vergelijking op beste salarisadministratie programma en onafhankelijke reviews over salarissoftware voor het mkb, kun je grofweg deze top 3 salarisadministratieprogramma’s onderscheiden:
- Jortt Salarisadministratie – volledig geïntegreerd met je boekhouding, speciaal voor Nederlandse zzp’ers en kleine bv’s. Ideaal als je loonstroken, loonaangifte, btw‑aangifte en jaarwerk in één systeem wilt regelen.
- Employes – gebruiksvriendelijke online salarisadministratie en HR‑software voor mkb‑werkgevers die een stand‑alone payrolloplossing zoeken of deze willen koppelen aan hun bestaande boekhoudpakket.
- Loket.nl – sterke salarisadministratie software die veel door administratie‑ en salarisservicekantoren wordt gebruikt, met uitgebreide dashboards en online loonstroken en jaaropgaven.
Welke keuze je ook maakt: zorg dat je salarisadministratieprogramma netjes aansluit op je administratie en voldoende automatiseert. Dan houd je tijd over voor je bedrijf.
Checklijst Salarisadministratie
Wil je snel toetsen of je salarisadministratie op orde is? Loop dan deze mini‑checklijst door:
- Je hebt een loonheffingennummer en doet tijdig loonaangifte (maandelijks of 4‑wekelijks).
- Je verstrekt bij elke eerste betaling en bij wijzigingen een loonstrook en jaarlijks een jaaropgaaf.
- Je bewaart je loonadministratie minimaal 7 jaar digitaal of op papier, inclusief personeelsdossiers.
- De loonjournaalposten sluiten aan op je boekhouding en je jaarrekening.
- Je weet hoeveel je loonkosten zijn en wat dat doet met je marges.
Met Jortt Salarisadministratie vink je deze punten grotendeels automatisch af. Je hoeft alleen nog de gegevens van je medewerkers goed in te vullen en de loonrun te starten; Jortt doet de rest.
Direct aan de slag? Klik op de knop hieronder, maak je bedrijf aan en ontdek hoe eenvoudig salarisadministratie kan zijn:
Start met Jortt salarisadministratie
Ervaringen van ondernemers met Jortt Salarisadministratie en boekhouding
Op de pagina beste boekhoudprogramma volgens ondernemers lees je uitgebreid hoe ondernemers de combinatie van boekhouding en salarisadministratie bij Jortt ervaren. Een paar recente 5‑sterrenreviews op Trustpilot (vrij vertaald):
- Tony de Jong (5 sterren): vertelt dat hij in 25 jaar ondernemen nog nooit zulke fijne boekhoudsoftware heeft gehad. De Boekhoudbot boekt bijna alles automatisch en hij is in een kwartier per kwartaal klaar met zijn aangiftes. Lees de review op Trustpilot.
- Menno Gaalen (5 sterren): roemt hoe compleet en gebruiksvriendelijk Jortt is. Hij kan zonder boekhoudervaring zowel zijn holding‑bv als werkmaatschappij zelf doen, inclusief salarisadministratie. Lees de review op Trustpilot.
- Dick Pluijgers (5 sterren): noemt Jortt een briljant programma en “té makkelijk in gebruik”. Met één druk op de knop heeft hij alle rapportages tot aan vandaag, inclusief jaarrekeningen en btw‑aangiftes. Lees de review op Trustpilot.
- Jorrit Schiks (5 sterren): benadrukt hoe makkelijk boekhouden is geworden. Binnen een kwartier per kwartaal is zijn btw‑aangifte klaar en de Boekhoudbot doet het meeste werk. Lees de review op Trustpilot.
Meer ervaringen vind je op Trustpilot, in de ZZP‑blog en op de pagina voor wie is Jortt.
Veelgestelde vragen over salarisadministratie
1. Moet ik salarisadministratie voeren als ik alleen een DGA‑loon heb?
Ja. Ook als je alleen jezelf als DGA uitbetaalt, heb je te maken met loonheffingen en moet je salarisadministratie voeren. Je moet een loonstrook en jaaropgave maken en loonaangifte doen. Met Jortt Salarisadministratie maak je die DGA‑loonstrook zelf en wordt de loonaangifte automatisch ingediend.
2. Hoe lang moet ik loonstroken en jaaropgaven bewaren?
Voor werkgevers geldt een bewaarplicht van minimaal 7 jaar voor de loonadministratie. Bepaalde documenten bewaar je zelfs 5 jaar na het einde van het dienstverband, zoals de loonbelastingverklaring en een kopie van het identiteitsbewijs. Digitale opslag in een salarisadministratieprogramma is prima, zolang de gegevens volledig en leesbaar blijven.
3. Heb ik aparte loonadministratie software nodig als ik al een boekhoudpakket heb?
Dat hangt af van je boekhoudpakket. Sommige pakketten hebben geen salarisfunctionaliteit en vereisen een aparte koppeling met loonsoftware. Bij Jortt zit salarisadministratie software in hetzelfde systeem als je boekhoudprogramma, waardoor je geen aparte koppelingen hoeft te bouwen.
4. Wat betekent jaarloon BT op de loonstrook?
Jaarloon BT (jaarloon bijzonder tarief) is het loon dat de basis vormt voor de berekening van het bijzondere tarief op bijvoorbeeld vakantiegeld, bonussen en een 13e maand. Hoe hoger het jaarloon BT, hoe hoger doorgaans het bijzondere tarief. Dat percentage staat meestal bij de rubriek bijzondere beloningen op de loonstrook.
5. Wat kost salarisadministratie ongeveer per medewerker?
De kosten salarisadministratie lopen uiteen. Bij traditionele kantoren betaal je vaak een vast bedrag per loonstrook plus een maand- of jaarabonnement. Bij Jortt betaal je een bedrag per loonstrook en is de verwerking in je boekhouding inbegrepen in je Jortt‑abonnement. Check de actuele prijzen op de pagina salarisadministratie.
6. Hoe vaak moet ik loonaangifte doen?
De meeste werkgevers doen elke maand loonaangifte, sommige per 4 weken. De Belastingdienst geeft in de toekenningsbrief aan welke aangifteritme voor jou geldt. In Jortt Salarisadministratie zie je per aangifteperiode wat je moet betalen en kun je de loonaangifte met één klik indienen.
Afsluiting: wat is je eerstvolgende slimme stap?
Als je het tot hier hebt volgehouden, heb je nu een helder beeld van wat salarisadministratie is, welke verplichtingen je in 2026 hebt en hoe online salarisadministratie je leven als mkb‑ondernemer makkelijker kan maken.
Mijn advies in drie praktische acties:
- Leg de basis vast: zorg dat je loonheffingennummer op orde is, contracten netjes zijn en je personeelsdossiers compleet.
- Kies een salarisadministratieprogramma dat past bij jouw bedrijf. Voor veel mkb’ers is dat Jortt Salarisadministratie, omdat het salaris, boekhouding, btw‑aangifte en jaarrekening combineert.
- Automatiseer zoveel mogelijk: koppel je bank, laat de Boekhoudbot zijn werk doen en houd zelf vooral de uitzonderingen en beslissingen in de gaten.
Wil je je verder verdiepen? Kijk dan ook eens naar:
- ZZP‑blog – praktijkverhalen over boekhouden, uren bijhouden en marges bewaken;
- voor wie is Jortt – check of jij in de sweet spot van Jortt valt;
- beste boekhoudprogramma en Top 10 beste boekhoudprogramma’s voor zzp’ers (2026) – als je naast salaris ook je hele boekhouding wilt vergelijken;
- Peppol en factuur maken – als je ook je facturen, Peppol‑e‑facturen en automatische incasso wilt stroomlijnen met automatisch incasseren.
En dan de belangrijkste uitnodiging: probeer Jortt 30 dagen gratis. Maak een test‑loonstrook, verstuur een loonaangifte, bekijk de rapportages en ontdek hoeveel gedoe je kunt schrappen uit je salarisadministratie.
Start met Jortt salarisadministratie en ervaar zelf hoe weinig werk salarisadministratie kan zijn.