Checklist salarisadministratie starten of overstappen

Per 1 januari verandert er van alles: nieuwe lonen, nieuwe loonheffingstabellen, soms een nieuwe cao of pensioenregeling. Juist daarom is de jaarwisseling hét moment om je salarisadministratie op te schonen of over te stappen naar moderne online salarisadministratie. In deze gids neem ik, Iris van Kooten, je mee in een concreet stappenplan voor ondernemers die per 1 januari 2026 slim willen starten of overstappen met hun salarisadministratie.

We focussen op één centrale vraag: hoe zorg je dat lonen, loonheffing en je administratie perfect aansluiten op je boekhouding, zonder dat je verzuipt in details? Je leert:

• Wanneer het een goed moment is om met een nieuw salarisadministratie programma te beginnen.
• Welke gegevens je nodig hebt van je oude salarisverwerker.
• Hoe je per 1 januari netjes “schoon” kunt starten.
• Welke extra aandacht DGA’s, auto’s van de zaak en de WKR vragen.
• Hoe een moderne salarisadministratie software zoals jortt de overstap eenvoudig maakt.

Deze checklist sluit aan op de uitleg op salarisadministratie en salarisadministratie uitgelegd, en haakt aan op wat je al kent uit je boekhouding in jortt, zoals de jaarrekening en de jaarafsluiting.

Wanneer is het een goed moment om over te stappen?

In theorie kun je op elk moment overstappen naar andere loonadministratie software. In de praktijk zijn er momenten waarop het veel logischer – en veel minder foutgevoelig – is. Voor vrijwel alle ondernemers is 1 januari het ideale haakje, maar er zijn meer scenario’s.

Begin van het kalenderjaar: de gouden standaard

Per 1 januari beginnen alle cumulatieve bedragen weer opnieuw te tellen: jaarloon voor loonheffing, grondslag voor pensioen, opbouw van nieuwe WKR-vrije ruimte. Daardoor hoef je bij het overstappen minder historische data over te nemen. Je zet de medewerkers in je nieuwe online salarisadministratie, voert het startsalaris en de arbeidsvoorwaarden in en gaat “schoon” het nieuwe loonjaar in.

Dat is ook het moment waarop je vaak toch al bezig bent met je jaarafsluiting, je controle op de boekhouding en je voorbereidingen op de aangifte vennootschapsbelasting of inkomstenbelasting. Ideaal om alles in één keer toekomstproof te maken.

Bij grote veranderingen in je organisatie

Naast 1 januari zijn er andere logische momenten om over te stappen op nieuwe salarisverwerking software:

• Als je voor het eerst personeel in dienst neemt en van “geen salarissen” naar “meerdere medewerkers” gaat.
• Bij een reorganisatie of snelle groei, waarbij je huidige loon administratie onvoldoende inzicht geeft in loonkosten per afdeling of project.
• Wanneer je overstapt op een andere cao, pensioenregeling of structuren met bonussen en WKR-vergoedingen.

Signalen dat je huidige salarisadministratie niet meer past

Twijfel je of je nu moet overstappen? Let dan op deze signalen:

• Veel correcties achteraf omdat mutaties niet goed zijn verwerkt.
• Geen automatische koppeling tussen salarisadministratie en je boekhoudprogramma.
• Onbegrijpelijke loonstroken, waardoor medewerkers elke maand dezelfde vragen stellen.
• Geen helder overzicht van je totale loonkosten, WKR-ruimte en reserveringen bij de jaarrekening.
• Je betaalt relatief veel kosten voor loonadministratie, maar hebt weinig grip.

Als je jezelf hierin herkent, is het slim om uiterlijk per 1 januari 2026 over te stappen naar moderne online salarisadministratie.

Welke gegevens heb je nodig van je oude salarisverwerker?

Overstappen zonder complete dataset is vragen om problemen. Of je nu van een extern kantoor of van andere salarisadministratie software komt: verzamel minimaal deze gegevens.

1. Werkgever- en werknemersgegevens

• Gegevens van de werkgever: NAW, loonheffingennummer, sectorcode, risicogroep.
• Gegevens van alle werknemers: adres, BSN, geboortedatum, soort dienstverband, parttimepercentage, wel/geen loonheffingskorting.
• Ingangsdata contracten, eventuele vaste toeslagen, bonussen en reiskostenregelingen.

Deze gegevens vormen de ruggengraat van je nieuwe loonadministratie online.

2. Historische loonstroken en loonstaten

Voor het jaar dat net is afgelopen en het jaar ervoor heb je nodig:

• Alle loonstroken of salarisstroken.
• De loonstaten per werknemer (met daarop cumulatieve bedragen zoals jaarloon, vakantiegeld en loonheffing).
• Overzichten van alle ingediende loonaangiftes.

Veel ondernemers bewaren dit nog in losse pdf’s. Met moderne loonadministratie software heb je online loonstroken en rapportages die automatisch gekoppeld zijn aan je boekhouding in jortt.

3. Pensioen, verzekeringen en vergoedingen

• Actuele pensioenregeling(en) en aansluitgegevens.
• Gegevens van verzuim- en WIA-verzekeringen die gekoppeld zijn aan je loonsom.
• Overzichten van vaste vergoedingen (zoals reiskosten of thuiswerkvergoeding) en variable vergoedingen (bonussen, provisies).

Dit sluit aan bij hoe je in jortt ook andere verplichtingen vastlegt, zoals investeringen in bedrijfsmiddelen en afschrijven of reserveringen die terugkomen in de jaarrekening.

4. WKR-gegevens en jaaropgaven

Voor de werkkostenregeling (WKR) wil je niet opnieuw hoeven uitrekenen wat al is aangewezen als eindheffingsloon. Vraag daarom op:

• Welke vergoedingen en verstrekkingen afgelopen jaar in de WKR zijn geboekt.
• Hoeveel vrije ruimte je hebt gebruikt en of er eindheffing is betaald.
• Een overzicht van vergoedingen die buiten de WKR vallen (gerichte vrijstellingen).

Daarnaast heb je voor medewerkers de jaaropgaven nodig, die als basis dienen voor hun eigen belastingaangifte en soms voor financieringsaanvragen. Moderne salarisadministratie programma’s genereren jaaropgaven automatisch vanuit dezelfde data als de loonstroken en loonaangiftes.

Salarisadministratie per 1 januari

Per 1 januari overstappen is de meest overzichtelijke manier om je salarisadministratie zelf te doen of naar een ander pakket te verhuizen. De kern: je sluit het oude jaar netjes af, en zet de “startfoto” per 1 januari klaar in je nieuwe systeem.

1. Jaar afsluiten in je oude systeem

Voor je overstapt, zorg je dat het oude jaar volledig is afgerond:

• Alle loonruns zijn verwerkt en uitbetaald.
• Alle loonaangiftes zijn verzonden en – indien nodig – gecorrigeerd.
• WKR-ruimte en eindheffing zijn berekend.
• Jaaropgaven voor werknemers zijn beschikbaar.

Deze cijfers vormen samen met de rest van je administratie de basis voor de jaarafsluiting en je fiscale aangiftes.

2. Startwaarden per 1 januari inrichten

In je nieuwe online salarisadministratie leg je per 1 januari 2026 het volgende vast:

• Actuele brutolonen, schaal en trede per medewerker.
• Relevante toeslagen (onregelmatigheid, ploegendienst, consignatie) die per periode terugkomen.
• Reiskosten- en thuiswerkvergoedingen volgens de actuele fiscale regels (bedragen kunnen jaarlijks wijzigen, check daarom altijd de laatste informatie bij de Belastingdienst).
• Nieuwe instellingen voor WKR en eventuele periodieke bonussen.

Vanaf dat moment laat je de software rekenen. In jortt worden de loonstroken, loonaangiftes en de bijbehorende loonjournaalposten automatisch opgebouwd en in je administratie geboekt.

3. Koppeling met je boekhouding

Een groot voordeel van een geïntegreerd systeem is dat je salarisadministratie en boekhouding één geheel vormen. Je hoeft dan niet meer handmatig journaalposten in te voeren, zoals:

• Loonkosten aan te betalen nettolonen.
• Te betalen loonheffingen en pensioenpremies.
• Reserveringen voor vakantiegeld en dertiende maand.

In jortt sluit dit direct aan op de rapportages die je al kent, zoals het KIA-rapport, de overzichten voor je btw-aangifte en de dashboards die je helpen sturen op loonkosten, marges en winst.

Aandachtspunten voor DGA’s, auto’s van de zaak en WKR

Naast “gewone” werknemers hebben veel mkb-bedrijven te maken met DGA-salarissen, auto’s van de zaak en vergoedingen via de WKR. Bij het starten of overstappen van salarisadministratie per 1 januari verdienen deze extra aandacht.

DGA-salaris en fiscale eisen

Voor DGA’s geldt het gebruikelijk loon. De hoogte daarvan hangt onder meer af van de winst, andere vergelijkbare functies en afspraken met de Belastingdienst. Bij de inrichting van je salarisadministratie is het belangrijk dat:

• Het afgesproken DGA-salaris helder is vastgelegd.
• Je in je jaarrekening en je aangifte vennootschapsbelasting kunt laten zien dat je dit gebruikelijk loon terecht hebt toegepast.

Een geïntegreerde salarisadministratie software zoals jortt maakt dit inzichtelijk in dezelfde omgeving als je administratie en overige rapportages.

Auto van de zaak en bijtelling

Bij auto’s van de zaak spelen onder andere cataloguswaarde, bijtellingspercentage en eventuele eigen bijdrage een rol. Bij het inrichten per 1 januari controleer je:

• Dat de gegevens van alle auto’s correct zijn overgenomen.
• Dat de bijtelling correct op de loonstrook wordt verwerkt.
• Dat de boekingen in de loonjournaalpost goed landen in je autokosten en balansposities.

Zo houd je grip op de totale autokosten in je boekhouding en voorkom je verrassingen bij de jaarafsluiting.

Werkkostenregeling (WKR), bonussen en vergoedingen

Via de WKR kun je vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als eindheffingsloon, tot aan de vrije ruimte. Daarboven betaal je als werkgever eindheffing. Bij starten of overstappen is het belangrijk dat je:

• Duidelijk onderscheid maakt tussen loon, gerichte vrijstellingen (bijvoorbeeld bepaalde cursussen) en WKR-vergoedingen.
• In je salarisadministratie programma de juiste looncomponenten gebruikt voor bonussen en vergoedingen.
• Tijdens het jaar bijhoudt hoeveel vrije ruimte je nog hebt, bijvoorbeeld via een WKR-overzicht in je software.

Zo voorkom je dat je bij de controle door je boekhouder of de Belastingdienst ineens geconfronteerd wordt met een onverwachte eindheffing.

Overstapproces met moderne salarissoftware

Tot nu toe klonk salarisadministratie misschien vooral als een risico. Gelukkig kan moderne online salarisadministratie juist heel veel rust geven. De kern: jij houdt de regie, de software rekent en bewaakt de regels.

Hoe een modern overstapproces eruitziet

1. Inventarisatie
   Je bepaalt hoeveel medewerkers je hebt, welke contractvormen er zijn, welke cao’s gelden en welke vergoedingen je hanteert. Dit sluit vaak aan bij de inventarisatie die je ook gebruikt voor je keuze voor jortt als boekhoudpakket.
2. Dataverzameling
   Je haalt alle noodzakelijke data uit je oude systeem: werknemersgegevens, loonstaten, WKR-overzicht, pensioen- en verzekeringsgegevens.
3. Inrichting in jortt
   Je richt de werkgever, werknemers en looncomponenten in. jortt helpt je met logische defaults en koppelt de salarisadministratie direct aan je administratie.
4. Test-run
   Je draait een proefrun, controleert een voorbeeldloonstrook, de loonaangifte en de loonjournaalpost.
5. Live per 1 januari
   Vanaf de eerste periode van 2026 draait de salarisverwerking volledig in je nieuwe systeem. Loonstroken worden online beschikbaar, loonaangiftes verstuur je vanuit hetzelfde platform.

Waarom een geïntegreerde oplossing zo veel tijd bespaart

Een geïntegreerde oplossing zoals jortt combineert loonadministratie software met je dagelijkse boekhouding, je facturatie, projectregistratie via uren en projecten en automatische betalingsverwerking met automatische incasso en bankkoppelingen. Dat levert voordelen op:

• Geen dubbele invoer in salaris- en boekhoudprogramma.
• Automatische loonjournaalposten die direct aansluiten op de jaarrekening.
• Minder fouten en minder correcties achteraf.
• Beter inzicht in de loonkosten per afdeling, project of klant.

Korte top 3 salarisadministratieprogramma’s

Op basis van de vergelijking op beste salarisadministratie en ervaringen van ondernemers (beste boekhoudprogramma volgens ondernemers) kun je grofweg deze top 3 onderscheiden:

1. jortt salarisadministratie
   Geïntegreerde salaris- en boekhoudoplossing. Volledig online, sterk geautomatiseerd, met automatische loonstroken, loonaangifte en loonjournaalposten. Ideaal als je salarisadministratie zelf wilt doen, maar wel met continue controles op de achtergrond.
2. Loket.nl
   Bekend salarisplatform dat veel in samenwerking met accountants wordt gebruikt. Past bij organisaties die de uitvoering deels bij hun adviseur willen laten, maar wel online loonstroken en rapportages willen.
3. Nmbrs
   Cloud-salarisoplossing met uitgebreide HR-functionaliteit. Interessant voor organisaties die veel HR-processen (verlof, verzuim, dossiers) samen met hun salarisadministratie willen automatiseren.

Ervaringen van ondernemers met jortt

Een paar indrukken van ondernemers die hun administratie – inclusief salarisadministratie – met jortt regelen:

• Een ondernemer schrijft dat jortt “een duidelijk en makkelijk werkend programma” is, waarbij je veel zelf kunt doen en toch snel hulp krijgt als je er niet uitkomt. Bekijk deze 5-sterrenreview.
• Een andere klant noemt jortt “heel gebruiksvriendelijk” en roemt vooral de heldere uitleg en de mate waarin de software meedenkt. Lees de review.
• Een gebruiker geeft aan dat hij zich dankzij jortt geen zorgen meer hoeft te maken over verplichte aangiftes en dat alles overzichtelijk samenkomt. Lees deze ervaring.
• Een andere ondernemer omschrijft jortt als “super overzichtelijk en intuïtief”, en waardeert vooral dat hij geen boekhoudachtergrond nodig heeft om met het systeem te werken. Lees de beoordeling.
• Tot slot vertelt een klant dat jortt hem enorm veel tijd scheelt en dat rapportages voor de btw-aangifte doen en jaarcijfers letterlijk met een paar klikken klaarstaan. Lees de volledige review.

Prominent: op 1 januari overstappen naar jortt

Wil je per 1 januari 2026 werken met een salarisadministratie die naadloos aansluit op je boekhouding, rapportages en fiscale verplichtingen? Dan is dit het moment om je overstap te plannen.

In drie lijnen samengevat:

• Je ruimt je oude jaar op en rondt de salarisadministratie netjes af.
• Je zet per 1 januari startwaarden en instellingen klaar in jortt.
• Vanaf de eerste loonrun draait alles automatisch: loonstroken, loonaangifte, loonjournaalpost en aansluiting met je administratie.

Start met salarisadministratie in jortt en ervaar hoe weinig werk salarisverwerking kan zijn als alles goed gekoppeld is.

FAQ over salarisadministratie starten of overstappen

1. Waarom is 1 januari het beste moment om over te stappen met salarisadministratie?

Per 1 januari beginnen alle jaarcijfers opnieuw: jaarloon, WKR-ruimte en reserveringen. Daardoor hoef je minder historische data over te nemen en sluit je nieuwe salarisadministratie logisch aan op je boekhouding, je jaarrekening en je fiscale aangiftes.

2. Kan ik ook op een andere datum overstappen?

Dat kan, maar is complexer omdat je dan cumulatieve bedragen en WKR-gegevens midden in het jaar moet reconstrueren. Voor de meeste mkb-bedrijven is overstappen per 1 januari het duidelijkst, tenzij er een urgente reden is om eerder te veranderen.

3. Welke gegevens heb ik minimaal nodig van mijn oude salarisverwerker?

Je hebt in ieder geval de stamgegevens van werkgever en werknemers nodig, alle loonstaten en loonstroken van het lopende jaar, de ingediende loonaangiftes, WKR-overzichten en informatie over pensioen, verzekeringen en vergoedingen.

4. Hoe zie ik de impact van mijn salarisadministratie in mijn boekhouding?

Met een geïntegreerde oplossing zoals jortt worden loonjournaalposten automatisch geboekt in je administratie. Zo zie je direct in je resultatenrekening, balans en rapportages welke loonkosten je maakt en hoe die aansluiten op je overige kosten en omzet.

5. Wat als ik nu nog een extern kantoor gebruik voor de loonadministratie?

Dan kun je kiezen voor een hybride aanpak: je stapt over naar online salarisadministratie waarin jij de regie hebt, terwijl je boekhouder of adviseur meekijkt en bijspringt waar nodig. Zo houd je controle, maar sta je er niet alleen voor.

6. Heeft overstappen impact op mijn btw- of vennootschapsbelasting?

Indirect wel: betere aansluiting tussen salarisadministratie en boekhouding maakt het eenvoudiger om correcte aangiftes te doen, zowel voor btw-aangifte doen als voor de vennootschapsbelasting. De regels zelf veranderen niet door de overstap; je administratie wordt alleen overzichtelijker.

7. Hoe lang duurt het om mijn salarisadministratie over te zetten?

Dat hangt af van het aantal medewerkers en de complexiteit van je looncomponenten. Omdat je per 1 januari start, kun je de voorbereiding verdelen over de laatste maanden van het jaar. Met goede voorbereiding is de overstap vaak in enkele sessies te regelen.