Boekhouden met AI: wat een Boekhoudbot in de praktijk voor je doet

Door Iris van Kooten, onderzoeker online boekhoudprogramma’s

“AI-boekhouding”, “slimme bot”, “automatisch boekhouden” – als je zzp’er bent, vliegen de buzzwords je om de oren. Ondertussen wil jij vooral iets heel simpels: een boekhouding die klopt, weinig gedoe met de Belastingdienst en zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan administratie.

In deze pagina neem ik je mee in wat een Boekhoudbot in de praktijk doet in jortt. Van buiten voelt alles als “AI”: de bot boekt, controleert en koppelt. Maar onder de motorkap werkt hij met vaste regels (rule based) op basis van Nederlandse belastingwetgeving en jaarrekeningregels – geen gokwerk, geen creatieve AI. En dat is precies wat je wilt als het om jouw cijfers en belastingaangiftes gaat.

We kijken eerst naar wat de Boekhoudbot achter de schermen doet, welke handmatige taken wegvallen, hoe de automatische controles werken en wat jij als ondernemer altijd zélf blijft beslissen. Aan het eind vind je een korte top 3 van het beste boekhoudprogramma voor zzp’ers in 2026 en een uitnodiging om het 30 dagen uit te proberen.

Wat doet de Boekhoudbot achter de schermen?

In boekhouding zzp is er één route die altijd hetzelfde is: van je bank naar je btw-aangifte, je jaarrekening en uiteindelijk je aangifte inkomstenbelasting. De Boekhoudbot in het boekhoudprogramma van jortt is helemaal rondom die route gebouwd: vaste, gecontroleerde regels in plaats van een AI-model dat zelf dingen verzint.

1. De basis: je bank koppelen

Alles begint bij je bankrekening. In de uitleg “Van start met jortt” koppel je je zakelijke rekeningen, Mollie of andere betaalproviders. Vanaf dat moment leest de Boekhoudbot al je bij- en afschrijvingen automatisch in en herkent hij patronen.

• Terugkerende leveranciers worden gekoppeld aan vaste categorieën.
• Factuurbetalingen worden gekoppeld aan openstaande facturen.
• Privé-opnames en stortingen worden herkend als storting of onttrekking.

In de uitleg over online boekhouden zie je hoe dat eruitziet: alles wat de Boekhoudbot al snapt, wordt direct geboekt; wat hij nog niet weet, zet hij bij “Nog te doen”, mét een suggestie.

2. Standaardregels + eigen regels

De Boekhoudbot werkt met twee soorten regels:

• Standaardregels – ingebouwde boekhoudregels op basis van de Belastingdienst, jaarrekeningregels (BW 2 titel 9) en fiscale richtlijnen.
• Eigen regels – slimme “als-dit-dan-dat”-regels die jij toevoegt voor jouw bedrijf, bijvoorbeeld: “alle Mollie-uitbetalingen met omschrijving X → omzetcategorie Y”.

Met jortt Plus kun je met eigen regels tot een groot deel van je boekhouding automatiseren. Dat gaat veel verder dan een klassiek boekhoudprogramma zzp met alleen automatische koppelingen.

3. Van bankmutaties naar rapporten en aangiftes

Terwijl jij gewoon je werk doet, bouwt de Boekhoudbot stap voor stap je administratieve keten op:

• Btw-panel – alle omzet en kosten met btw worden verzameld en gecontroleerd in het btw-aangifte-scherm.
• Rapport aangifte inkomstenbelasting – op basis van je boekhouding maakt jortt een rapport dat aansluit op de IB-aangifte.
• De jaarrekening – dankzij categorieën die aansluiten op BW 2 titel 9 maakt jortt automatisch een jaarrekening en cijfers voor de KvK.

In de blog over de beste manier van boekhouden in 2026 legt jortt uit waarom deze keten – van bank naar btw, IB en jaarrekening – juist voor zzp’ers zoveel rust geeft.

Welke handmatige taken vallen weg?

“Boekhouden met AI” klinkt magisch, maar in de praktijk gaat het vooral om handmatig werk dat je nooit meer hoeft te doen. Zeker als je nu nog met Excel, Word-facturen of een ouder pakket werkt, ga je hier het verschil merken.

1. Handmatig boeken van bankmutaties

Geen Excel-lijstjes meer waarin je elke bij- en afschrijving overtypt. De Boekhoudbot:

• Leest je bankmutaties automatisch in.
• Herhaalt boekingen consequent volgens dezelfde regelset.
• Leert van de keuzes die jij één keer maakt bij “Nog te doen”.

Dat scheelt in de praktijk uren per maand. In reviews op Trustpilot beschrijven ondernemers hoe ze “fluitend hun administratie doen” omdat de bot praktisch alles al geboekt heeft voordat zij inloggen.

2. Btw-aangifte uitrekenen

In plaats van zelf in Excel te rekenen, draait de Boekhoudbot continu mee:

• Hij telt omzet en btw per tarief bij elkaar op.
• Hij houdt rekening met verlegde btw en intracommunautaire prestaties.
• Hij controleert of alles is geboekt voordat jij op “btw-aangifte doen” klikt.

De uitkomst zie je in het scherm btw-aangifte. Via de uitlegpagina’s over de automatische controle van de boekhouding en de jaarafsluiting zie je precies welke controles erbij horen.

3. Facturen maken en Peppol-e-facturatie

Een modern boekhoudbot-systeem draait niet alleen op bankmutaties, maar ook op slimme facturatie:

• Je maakt facturen in het factuurscherm van jortt en verstuurt ze met één klik.
• Met Peppol kun je Peppol facturen versturen die direct in de boekhouding van je klant landen – geen pdf-gemail meer.
• Facturen en betalingen worden automatisch gekoppeld in je boekhouding.

Op de pagina Peppol lees je hoe de koppeling werkt en waarom de EU in de komende jaren steeds meer richting verplichte e-facturatie beweegt.

4. Urenadministratie en projecten

In plaats van losse urenlijstjes en handmatig uitrekenen:

• Je registreert uren via Gratis uren en projecten in jortt.
• De uren gaan direct mee naar je factuur.
• Voor je urencriterium kun je een overzicht draaien via het urencriterium rapport.

De combinatie van uren, facturen en bankmutaties zorgt ervoor dat de Boekhoudbot in één systeem kan controleren of je omzet, kosten en uren logisch bij elkaar aansluiten.

5. Afschrijvingen en investeringen

Koop je een laptop, camera of busje voor je bedrijf, dan moet je die fiscaal afschrijven. In jortt:

• Voer je het bedrijfsmiddel in via de uitleg over bedrijfsmiddelen en afschrijven.
• Laat je de Boekhoudbot automatisch de afschrijvingen per jaar boeken.
• Zie je in het KIA rapport in hoeverre je recht hebt op kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) in 2026.

Klassiek gezien is dit typisch werk voor een boekhouder. Met een Boekhoudbot plus rapportages wordt het gestandaardiseerd en voorkom je dat fiscale voordelen blijven liggen.

Foutdetectie en fiscale checks: wat merk jij daarvan?

Een AI-achtige Boekhoudbot is niet alleen een “boekrobot”, maar ook een controleur die nooit moe wordt. De controles in jortt zijn afgestemd op Nederlandse wetgeving en worden bijgewerkt als regels veranderen.

1. Btw-controle vóór je aangifte

Voor je in jortt de btw-aangifte verstuurt, doet de Boekhoudbot een uitgebreide controle:

• Zijn alle bankmutaties geboekt in de periode?
• Zijn er facturen zonder betaalstatus of juist betalingen zonder factuur?
• Zitten er opvallende btw-bedragen in kosten (bijvoorbeeld btw over privé-kosten)?

In het artikel De automatische controle van de boekhouding zie je dat dezelfde checks ook gelden bij de jaarcontrole en de jaarafsluiting. Je krijgt dus waarschuwingen vóórdat je iets indient bij de Belastingdienst.

2. Fiscale checks voor IB en jaarrekening

Omdat jortt je aangifte inkomstenbelasting-rapport en jaarrekening vanuit dezelfde administratie opbouwt, kan de Boekhoudbot onder andere checken:

• Of je privé-opnames en -stortingen logisch zijn ten opzichte van je winst.
• Of je investeringen correct als bedrijfsmiddelen zijn vastgelegd en afgeschreven.
• Of omzetcategorieën netjes aansluiten bij de indeling van de winst- en verliesrekening.

Dat is precies waarom jortt in de Top 10 beste boekhoudprogramma's voor zzp’ers (2026) op nummer 1 staat voor zzp’ers die zelf hun jaarwerk en IB willen doen.

3. Toekomst: Peppol, e-facturatie en Europese regels

In 2026 zie je dat de EU steeds meer stuurt op verplichte e-facturatie via Peppol, eerst voor overheden en grote bedrijven, daarna in stappen ook voor ondernemers onderling. Daar hoort een administratie bij waarin facturen, betalingen en btw-eisen eenduidig zijn ingericht. De Boekhoudbot is juist sterk omdat hij met vaste regels werkt: als de wet verandert, worden de regels aangepast – niet jouw Excel-formules.

4. Fouten voorkomen is beter dan corrigeren

Anders dan generatieve AI-modellen verzint de Boekhoudbot geen boekingen. Hij voert alleen regels uit die:

• Door jortt zijn ingebouwd op basis van wet- en regelgeving.
• Of door jou zelf zijn ingesteld als eigen regels.

In de FAQ over AI en de Boekhoudbot legt jortt expliciet uit dat de bot rule based is en dat dat bewust zo is, juist om fouten en willekeur te voorkomen.

Wat je nog wél zelf moet beslissen

Klinkt dit alsof je helemaal niets meer hoeft te doen? Zo ver zijn we (gelukkig) nog niet. Als ondernemer blijf je altijd eindverantwoordelijk voor je cijfers en belastingaangiftes – en er zijn beslissingen die geen enkele bot voor je kan nemen.

1. Is een uitgave zakelijk of privé?

De Boekhoudbot ziet een pinbetaling, maar hij weet niet of je die lunch zakelijk of privé hebt gedaan. Jij beslist:

• Is dit een zakelijke kostenpost (bijvoorbeeld representatie of reiskosten)?
• Of is dit privé en hoort het als privé-opname geboekt te worden?

In de kennisbank boekhouden uitleg vind je per categorie uitleg over hoe de fiscus naar dit soort kosten kijkt. De bot voert daarna consequent dezelfde logica uit.

2. Investeren of huren?

De bot kan de afschrijving uitrekenen en opnemen in het KIA rapport, maar hij beslist niet óf je die camera of laptop überhaupt moet kopen. Je blijft zelf degene die beslist:

• Investeer je nu en benut je in 2026 de KIA en afschrijving?
• Of huur je (gedeeltelijk) en spreid je de kosten anders?

3. Hoe richt je je onderneming in?

Of je als zzp’er in 2026 beter in een eenmanszaak blijft of een bv start, is geen vraag voor de Boekhoudbot, maar voor jou – eventueel samen met een boekhouder of fiscalist. De bot kan vervolgens wél netjes rapportages maken voor zowel IB als VPB.

4. Prijs, uurtarief en strategie

De bot laat zien hoeveel je verdient per maand, welke marges je maakt en hoeveel geld er overblijft na btw en belasting. Maar hij beslist niet:

• Of je uurtarief te laag is.
• Of je moet investeren in marketing, een assistent inhuren of juist gas terug moet nemen.

In de zzp-blog van jortt vind je verhalen van andere ondernemers over hoe zij deze keuzes maken met hulp van hun cijfers.

5. Wanneer schakel je een boekhoudcoach in?

Dankzij de controles, rapportages en duidelijke categorieën kun je met jortt prima zelf boekhouden. Toch is het soms fijn als er iemand meekijkt:

• Bij de eerste jaarafsluiting in een nieuwe rechtsvorm.
• Bij ingewikkelde situaties (scheiding, bedrijfsovername, meerdere bv’s).
• Als je gewoon een sanity check wilt op je eerste jaar met volledig geautomatiseerde boekhouding.

Via het netwerk van jortt-boekhouders kun je een coach vinden die gewend is om met de Boekhoudbot te werken. Dan blijft jouw tijd vooral gaan naar ondernemen, niet naar uitzoekwerk.

Ervaringen van ondernemers met de Boekhoudbot (Trustpilot)

Een paar ervaringen van ondernemers die dagelijks werken met de Boekhoudbot in jortt (allemaal 4 of 5 sterren op Trustpilot):

• Tony de Jong beschrijft hoe “de Boekhoudbot nagenoeg alles boekt” en hij alleen nog hoeft te controleren en af en toe iets toe te voegen.
  Lees de review van Tony de Jong op Trustpilot
• Mevrouw MMG is al jaren “buitengewoon tevreden” omdat haar bankrekening gekoppeld is en ze niets over het hoofd ziet, terwijl de tijd voor haar boekhouding sterk is gedaald.
  Lees de review van Mevrouw MMG
• Scott van den Berg legt uit dat hij “door de BOT veel geholpen wordt”, dat alles duidelijk is en dat zelf boekhouden hierdoor zelfs leuk wordt.
  Lees de review van Scott van den Berg
• Thomas Waterreus geeft aan dat het automatisch verwerken van boekingen hem “gewoon heel veel tijd scheelt” en dat de Boekhoudbot het meeste werk doet.
  Lees de review van Thomas Waterreus
• Michael Franken houdt niet van boekhouden en had slechte ervaringen met boekhouders, maar vertelt dat jortt “alle journaalposten, credit en debet voor hem regelt” zodat hij kan ondernemen.
  Lees de review van Michael Franken
• Hans Huiberts noemt boekhouden met jortt “een eitje”, omdat alles superduidelijk is en de Boekhoudbot automatisch boekingen aanmaakt terwijl de support klaarstaat als hij vastloopt.
  Lees de review van Hans Huiberts

In het overzicht beste boekhoudprogramma volgens ondernemers zijn dit soort ervaringen gebundeld: ondernemers kiezen jortt niet omdat “AI hip is”, maar omdat de combinatie van Boekhoudbot, controles en support hun dagelijks werk echt makkelijker maakt.

Korte top 3 boekhoudprogramma’s voor zzp’ers (2026)

Op basis van de vergelijking Top 10 beste boekhoudprogramma’s voor zzp’ers (2026) en de focus van dit artikel (Boekhoudbot en automatisering) ziet een compacte top 3 er zo uit:

1. 1. jortt – Boekhoudbot, Peppol en jaarwerk in één
   Ideaal als je je volledige boekhouding zzp wilt automatiseren: de Boekhoudbot boekt je bankmutaties, bouwt je btw-aangifte, je IB-rapport en jaarrekening op en ondersteunt Peppol-facturen zonder extra modules.
2. 2. MoneyMonk – sterk in uren en projecten
   Een goede keuze als je veel met projecten, uren en ritten werkt. In de jortt-vergelijking staat MoneyMonk hoog, mede vanwege de uitgebreide uren- en projectfunctionaliteit en ondersteuning voor e-facturatie.
3. 3. e-Boekhouden.nl – allround en scherp geprijsd
   Klassiek, compleet en betaalbaar, met veel functionaliteit voor starters. Voor Peppol en geavanceerd jaarwerk ben je vaker afhankelijk van extra tools of een boekhouder, maar het blijft een populaire allrounder in externe vergelijkingen.

Zo probeer je de Boekhoudbot 30 dagen uit

Wil je zelf ervaren hoe het is als een Boekhoudbot jouw administratie doet? In jortt kun je het boekhoudprogramma 30 dagen gratis uitproberen, zonder verplicht abonnement.

1. Stap 1 – Account aanmaken en gegevens invullen
   Vertel jortt wie je bent, wat je rechtsvorm is en of je btw-plichtig bent. Dat kan via Van start met jortt.
2. Stap 2 – Bank koppelen en de Boekhoudbot aanzetten
   Koppel je zakelijke rekening(en). De Boekhoudbot leest je mutaties in en boekt direct wat hij herkent. Wat overblijft, zie je bij “Nog te doen”.
3. Stap 3 – Eén btw-periode volledig in jortt draaien
   Maak facturen, scan bonnetjes, boek je kosten in en doorloop de controle van de boekhouding voor je btw-aangifte en (later) jaarafsluiting. Grote kans dat je daarna niet meer terug wilt naar Excel of een “dom” pakket.

Op de pagina voor wie is jortt zie je voor welke ondernemers dit het beste werkt (zzp’ers, freelancers, kleine bv’s) – en voor wie een traditioneel pakket of boekhouder nog beter kan passen.