Loonadministratie software

waar let je op als ondernemer?

Als je voor het eerst personeel aanneemt – of jezelf als DGA een salaris gaat uitkeren – kom je automatisch uit bij een nieuwe wereld: loonadministratie. Loonstroken, loonheffingen, jaaropgaven, loonaangifte, cao’s, pensioenregelingen… Het hoort er allemaal bij. Met de juiste loonadministratie software wordt dat werk een stuk overzichtelijker en kun je veel zelf regelen, zonder afhankelijk te zijn van een dure boekhouder salaris.

In deze gids neem ik je, Iris van Kooten, stap voor stap mee: wat doet salarisadministratie software precies, welke functies zijn écht belangrijk, wanneer kies je voor online salarisadministratie zelf doen en wanneer besteed je uit? En natuurlijk: waarom een geïntegreerd systeem, zoals jortt salarisadministratie, in de praktijk zoveel tijd en fouten scheelt.

Let op: de uitleg in dit artikel sluit aan bij de regels uit het Handboek Loonheffingen en de recente updates, die jaarlijks worden verwerkt.Controleer bij twijfel altijd de actuele wetgeving of overleg met je adviseur.

Wat doet loonadministratie software precies?

Een goede salarisadministratie oplossing doet meer dan alleen een salarisstrook uitspugen. Het is een combinatie van berekenen, vastleggen, rapporteren en bewaren. In de basis regelt loonadministratie software vier dingen:

• het vastleggen van alle werknemers- en contractgegevens;
• het berekenen van brutoloon, loonheffingen en nettoloon volgens de actuele regels;
• het maken van loonstroken en jaaropgaves en het versturen van de loonaangifte aan de Belastingdienst;
• het verwerken van alle loonkosten in je administratie en boekhouding.

Waar je vroeger vaak een apart salarispakket, een loonaangifte-pakket én een boekhoudprogramma nodig had, kun je dit nu in één salarisadministratie programma combineren. Dat is precies wat jortt salarisadministratie doet: salarisverwerking en boekhouding in één systeem.

Belangrijke functies op een rij

Automatische loonstroken en loonaangifte

Je bent als werkgever verplicht om minimaal bij de eerste loonbetaling een loonstrook te verstrekken en opnieuw als loon of loonheffingen wijzigen. Op een loonstrook moeten onder andere het brutoloon, inhoudingen, nettoloon, het jaarloon BT (bijzonder tarief) en informatie over het aantal uren staan.

Met moderne loonadministratie software vul je de basisgegevens in (brutosalaris, contracturen, loonheffingskorting wel/niet, etc.). De software:

• rekent automatisch het nettoloon en de loonheffingen uit volgens de actuele tabellen;
• maakt voor elke medewerker een digitale salarisstrook of loonstrook online die je veilig kunt verstrekken;
• zet de juiste gegevens klaar voor de loonaangifte richting de Belastingdienst.

In jortt salarisadministratie maak je met een paar klikken de hele loonrun aan en verstuur je de loonaangifte elektronisch, zonder extra salarisverwerking software of los aangiftepakket.

CAO-ondersteuning en pensioen

Veel sectoren werken met een cao. Een goed salarisadministratie programma helpt je om cao-afspraken netjes toe te passen, bijvoorbeeld bij:

• hoogte van salarisschalen en periodieken;
• opbouw en uitbetaling van vakantiegeld;
• onregelmatigheidstoeslagen en wachtdagen;
• pensioenpremies en eventuele eigen bijdragen van werknemers.

Voor mkb-ondernemers zonder complexe cao-omgeving is het vooral belangrijk dat de software je duidelijk vraagt wat er van toepassing is (wel of geen pensioenregeling, type contract, etc.) en de berekeningen automatisch doet. In de uitleg over salarisadministratie in jortt zie je hoe dit in gewone mensentaal wordt uitgelegd, zonder salarisjargon.

Koppeling met boekhouding en HR

Een van de belangrijkste keuzes: kies je voor een los loonadministratie pakket, of voor een systeem waarin boekhouding, HR en salaris samenkomen? Veel ondernemers werken al met een online boekhoudprogramma of met de boekhouding voor zzp en mkb in jortt. Dan is een geïntegreerde oplossing logischer dan een stand-alone pakket.

Een geïntegreerd systeem zoals jortt salarisadministratie boekt de loonjournaalposten automatisch in je administratie: loonkosten, nettoloon, te betalen loonheffingen en eventueel pensioen. Daardoor sluiten rapportages zoals de jaarrekening, de inkomstenbelasting rapporten en het KIA-rapport automatisch aan op je salarisadministratie.

Zelf doen vs. uitbesteden met software

De klassieke keuze was: óf alles naar een salarisadministratiekantoor, óf worstelen in Excel. Met moderne online salarisadministratie zijn er meer smaken:

• je doet de salarisadministratie zelf in een pakket zoals jortt, waarin je stap voor stap wordt begeleid;
• je laat de loonstroken draaien bij een salarisverwerker (bijvoorbeeld via een boekhouder) en boekt alleen de loonjournaalpost in je boekhouding;
• je werkt hybride: de vaste situaties regel je zelf, voor lastige vragen schakel je een adviseur in.

Uitbesteden kan handig zijn als je te maken hebt met ingewikkelde cao’s, veel wisselende oproepkrachten of internationale situaties. Voor het gros van de mkb-bedrijven en ondernemers met een handvol medewerkers is salarisadministratie zelf doen met de juiste software prima te doen – zeker als je al gewend bent om je btw-aangifte en vennootschapsbelasting via software te regelen.

Vergelijkingschecklist: zo kies je het juiste pakket

Ga je loonadministratie software vergelijken, dan vliegen de features je om de oren. Onderstaande checklist helpt je om als ondernemer door de marketing heen te prikken en een pakket te kiezen dat bij jouw bedrijf past.

1. Loonstroken en jaaropgaven

• Kun je zelf een loonstrook maken voor DGA en medewerkers?
• Voldoet de loonstrook aan de eisen van Rijksoverheid en Belastingdienst (bruto/netto, loonheffingen, jaarloon BT, bijzondere beloningen)?
• Krijgen medewerkers een online loonstrook in een veilig portaal?
• Worden jaaropgaves automatisch gemaakt en bewaard?

2. Loonaangifte en rapportages

• Stuurt de software de loonaangifte direct elektronisch naar de Belastingdienst?
• Kun je eenvoudig controleren wat je aan loonheffingen moet afdragen?
• Zijn er rapportages per medewerker, per afdeling en voor je totale loonsom?

3. Koppeling met boekhouding

• Maakt het pakket automatische loonjournaalposten aan?
• Worden loonkosten, nettolonen en loonheffingen automatisch in je boekhouding geboekt?
• Is er een directe integratie met je boekhoudprogramma, of moet je exporteren en importeren?

4. Bewaarplicht en digitale archivering

Voor de loonadministratie geldt een bewaarplicht van minimaal zeven jaar. Je moet onder meer loonstroken, jaaropgaven, loonaangiften en basisgegevens kunnen laten zien. Een goed pakket:

• bewaart alle gegevens veilig in de cloud;
• maakt instellingen voor bewaartermijnen inzichtelijk;
• laat je gegevens exporteren als je ooit overstapt.

5. Gebruiksvriendelijkheid en support

Misschien wel het belangrijkste, zeker als je loonadministratie zelf wilt doen: begrijp je wat er staat? Begrijp je je loonstrook uitleg, zie je in één oogopslag het verschil tussen brutoloon en nettoloon, en zijn afkortingen op de loonstrook duidelijk uitgelegd?

Bij jortt is alles geschreven in normale taal, en kun je bij vragen terugvallen op uitgebreide uitleg en support. Dezelfde aanpak zie je ook terug in de kennisartikelen over boekhouding, de pagina’s over peppol e-factureren, automatisch incasseren en het doen van btw-aangifte.

Waarom een geïntegreerd systeem (salaris + boekhouding) tijd scheelt

Als salarisadministratie en boekhouding gescheiden zijn, moet je na elke loonrun:

• een loonjournaalpost exporteren uit het salarispakket;
• die importeren in je boekhoudpakket;
• controleren of grootboekrekeningen en bedragen goed worden overgenomen;
• bij fouten: zoeken in twee systemen tegelijk.

Met een geïntegreerd systeem zoals jortt salarisadministratie gebeurt dit automatisch. De software:

• boekt loonkosten direct in je winst- en verliesrekening;
• zet nettolonen en loonheffingen als openstaande posten op je balans;
• sluit aan op rapportages voor aangifte inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting;
• werkt samen met andere onderdelen zoals urenregistratie en projecten, facturatie en afschrijvingen op bedrijfsmiddelen.

Het resultaat: minder kans op fouten, meer grip op je loonkosten en een jaarafsluiting en jaarrekening die zonder extra puzzelwerk kloppen.