Door Iris van Kooten

Loonheffing berekenen (2025)

Stappenplan voor ondernemers

Loonheffing voelt voor veel ondernemers als een zwart gat: percentages, tabellen, wit en groen, bijzonder tarief, loonheffingskorting… en ondertussen wil je gewoon dat je medewerkers op tijd en correct betaald krijgen. Goed nieuws: in 2025 hoef je zelf bijna niet meer te rekenen – maar je moet wél begrijpen wat er ongeveer gebeurt.

In deze gids neem ik je mee langs de kernvragen: wat valt er onder loon voor loonheffing, hoe werkt de berekening in grote lijnen, wat is het verschil tussen regulier en bijzonder tarief en waarom is zelf prutsen in Excel eigenlijk geen goed idee meer. Onderweg laat ik zien hoe salarisadministratie in combinatie met je online boekhouding een hoop zorgen bij je weg kan nemen.

Dit artikel sluit aan op de uitleg in Salarisadministratie verwerken in je boekhouding en de stappen uit Salarisadministratie in 8 stappen. Zie het als de “loonheffings-bijlage” daarbij.

Wat valt onder loon voor loonheffing?

Voordat je ook maar één bedrag kunt berekenen, moet duidelijk zijn wat er precies onder loon voor loonheffing valt. De Belastingdienst gebruikt dit loon om de loonbelasting en premie volksverzekeringen te bepalen.

In gewone mensentaal: loon voor loonheffing is alles wat een medewerker van jou krijgt in geld (of soms in natura), in ruil voor zijn of haar werk, in een bepaalde periode.

• Het brutosalaris per maand, vier weken of week;
• Vakantiegeld (meestal 8%);
• Toeslagen zoals ploegendienst-, avond- of weekendtoeslag;
• Overuren en bonussen;
• Bepaalde vergoedingen die fiscaal als loon gelden (als ze niet onbelast via de werkkostenregeling lopen);
• In sommige gevallen de waarde van loon in natura, zoals een auto van de zaak (bijtelling).

Welke onderdelen precies meetellen en onder welke voorwaarden, staat in detail uitgewerkt in het Handboek Loonheffingen-uitleg en de officiële publicaties van de Belastingdienst. Moderne salarisadministratie software rekent automatisch met het juiste loonbegrip.

Loonheffing is niet hetzelfde als totale loonkosten

Let op: loonheffing is wat je namens de medewerker inhoudt en afdraagt. Daarbovenop betaal je als werkgever zelf nog premies werknemersverzekeringen en soms een werkgeversbijdrage zorgverzekeringswet. Je totale loonkosten zijn dus hoger dan alleen het brutoloon plus loonheffing.

Loonheffing in 5 rekenstappen

In 2025 werken we – net als voorgaande jaren – met loonbelastingtabellen en rekenvoorschriften. De Belastingdienst publiceert voor elk jaar loontabellen (wit/groen, per tijdvak) en aparte tabellen voor bijzondere beloningen. In de praktijk laat je software dit doen, maar dit is de logica erachter.

Stap 1: bepaal het loon voor loonheffing in de periode

Je begint met het brutoloon en telt daar de beloningen van die periode bij op:

• brutosalaris;
• structurele toeslagen (onregelmatigheid, ploegendienst, etc.);
• eventuele variabele beloningen die in deze periode uitbetaald worden (niet onder bijzonder tarief).

Bepaal voor eenmalige uitbetalingen (zoals vakantiegeld, bonus) of die onder het bijzondere tarief vallen. Die vallen in een aparte berekening, waarover zo meer.

Stap 2: kies de juiste tabel (wit of groen, per tijdvak)

Voor de meeste medewerkers gebruik je de witte tabel (loon uit tegenwoordige dienstbetrekking). De groene tabel is voor bepaalde uitkeringen of loon uit vroegere dienstbetrekking. Daarnaast kies je het juiste tijdvak: maand, vier weken, week, dag of kwartaal.

Een medewerker in loondienst met een maandsalaris valt bijvoorbeeld onder de witte maandtabel. De tabellen voor 2025 zijn door de Belastingdienst gepubliceerd en verwerkt in de rekenvoorschriften voor geautomatiseerde loonadministratie.

Stap 3: lees het bedrag aan loonheffing af

In de loonbelastingtabel zoek je de rij die hoort bij het loon voor loonheffing in die periode. In die rij staat hoeveel loonbelasting/premie volksverzekeringen (samen: loonheffing) je in moet houden.

Dat gebeurt niet met een simpel percentage, maar met een progressieve berekening: hogere lonen vallen deels in hogere schijven. De tabellen bevatten al deze schijven en correcties.

Stap 4: verwerk loonheffingskorting en andere kortingen

Medewerkers hebben meestal recht op loonheffingskorting en – afhankelijk van inkomen – arbeidskorting. Deze kortingen verlagen het bedrag aan loonheffing. Je past ze alleen toe als de medewerker een loonheffingsformulier heeft ingevuld en heeft aangegeven dat de korting bij jouw organisatie wordt toegepast (en niet al bij een andere werkgever).

De rekenvoorschriften voor 2025 bevatten formules waarmee salarissoftware exact berekent hoeveel korting er per tijdvak geldt bij een bepaald jaarloon.

Stap 5: bereken nettoloon en journaalpost

Nadat de loonheffing is bepaald, volgen andere inhoudingen (pensioenpremie, eventuele bijdragen voor personeelsvoorzieningen). Wat overblijft is het nettoloon dat je uitbetaalt op de rekening van de medewerker.

Je salarisadministratie maakt hier automatisch een loonjournaalpost van. In Hoe maak ik een loonstrook zie je hoe die loonstrook en journaalpost er in jortt uitzien en hoe je ze verwerkt in je administratie.

Bijzonder tarief vs. regulier tarief

Behalve het “normale” loon waarover je elke maand loonheffing inhoudt volgens de witte of groene tabel, heb je nog te maken met bijzonder tarief. Dat is een apart tarief voor eenmalige of onregelmatige beloningen, zoals:

• vakantiegeld;
• bonussen en winstuitkering;
• uitbetaling van overuren in één keer;
• afkoop van verlof.

De Belastingdienst publiceert hiervoor aparte tabellen voor bijzondere beloningen. Het percentage lijkt vaak hoger dan het reguliere tarief, omdat er in het bijzonder tarief geen loonheffingskorting is verwerkt.

Hoe wordt het bijzonder tarief bepaald?

Voor het bijzonder tarief kijkt de Belastingdienst naar het jaarloon van de medewerker. Op basis van dat jaarloon hoort een percentage dat je toepast op de bijzondere beloning. Het idee is dat de totale belastingdruk aan het eind van het jaar zo goed mogelijk overeenkomt met de werkelijke inkomstenbelasting.

Ook hier geldt: moderne salarisverwerking software heeft deze tabellen ingebouwd. In jortt kies je simpelweg het juiste looncomponent (bijvoorbeeld vakantiegeld) en de software berekent zelf het juiste percentage voor de bijzondere beloning.

Veelgemaakte fouten bij het zelf rekenen

In theorie kun je loonheffing zelf berekenen met de tabellen van de Belastingdienst. In de praktijk gaat dat vaak mis, zeker als je meerdere medewerkers, verschillende contractvormen en variabele beloningen hebt. Dit zijn een paar veelvoorkomende valkuilen:

1. Verkeerde tabel gebruiken

Een witte tabel gebruiken waar je een groene nodig hebt (of andersom), of een maandtabel gebruiken voor een vierweken-contract. Het gevolg: structureel te veel of te weinig loonheffing, met later correcties en nabetalingen.

2. Jaarcijfers niet bijwerken

Tariefschijven, heffingskortingen en normbedragen veranderen elk jaar. Als je met een verouderde tabel of Excel-model blijft werken, kloppen je berekeningen voor 2025 niet meer.

3. Loonheffingskorting dubbel toepassen

Als een medewerker meerdere banen heeft en twee werkgevers loonheffingskorting toepassen, kan hij of zij achteraf bij de aangifte inkomstenbelasting flink moeten bijbetalen. Een goede salarisadministratie vraagt expliciet om het loonheffingsformulier en signaleert dit.

4. Bijzonder tarief negeren

Vakantiegeld of een bonus behandelen als regulier loon in de maand, zonder bijzonder tarief toe te passen, verstoort de belastingdruk en kan tot verrassingen leiden bij de jaarafrekening.

5. Geen koppeling met je boekhouding

Als je salarisverwerking los staat van je boekhouding, moet je zelf journaalposten maken of overtypen. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten. Met een geïntegreerd systeem zoals salarisadministratie in jortt worden loonjournaalposten automatisch in je boekhoudprogramma geboekt.

Waarom loonheffing handmatig berekenen eigenlijk niet meer nodig is

De Belastingdienst gaat er bij de rekenvoorschriften voor geautomatiseerde loonadministratie vanuit dat werkgevers software gebruiken. De formules zijn complex en verwijzen naar actuele tabellen, kortingen, normbedragen en uitzonderingen.

Voor een moderne mkb-ondernemer is zelf rekenen simpelweg niet efficiënt meer. Een goede oplossing voor online salarisadministratie doet het zware werk voor je:

• actuele tarieven en tabellen voor 2025 en verder;
• automatische verwerking van loonheffingskorting;
• onderscheid tussen regulier loon en bijzondere beloningen;
• kloppende loonstroken en jaaropgaven;
• loonaangifte direct klaar om in te dienen;
• koppeling met je online administratie en vennootschapsbelasting-aangifte of inkomstenbelasting als je in een andere rechtsvorm onderneemt.

Met salarisadministratie-uitleg en de instellingen salarisadministratie helpt jortt je stap voor stap op weg. Vervolgens worden netto-uitbetaling, loonheffing en betalingen aan de Belastingdienst automatisch in je jaarrekening en jaarafsluiting verwerkt.

Korte top 3 salarisadministratieprogramma’s

Op basis van verschillende vergelijkingen – waaronder onze eigen salarisadministratie-vergelijking – kun je grofweg deze top 3 salarisadministratieprogramma’s onderscheiden voor mkb-ondernemers die loonheffing zo veel mogelijk willen automatiseren:

1. jortt salarisadministratie – geïntegreerde salarisadministratie en boekhouding in één systeem. Loonheffing, loonstroken, loonaangifte en journaalposten worden automatisch voor je klaargezet en gecontroleerd met de automatische controle van de boekhouding.
2. Employes – salarisverwerking met focus op loonstroken en medewerkersportaal. Geschikt als je salaris vooral in een apart pakket wilt doen en via koppelingen in je boekhouding wilt krijgen.
3. AFAS Salaris – uitgebreid pakket voor organisaties met meer personeel en complexe HR-processen, waarin salarisverwerking, HR en rapportages samenkomen.

Meer weten over hoe salarissoftware zich verhoudt tot je boekhouding? Lees dan ook de blogs op beste boekhoudprogramma en de uitleg over automatische incasso voor terugkerende betalingen.

Ervaringen van ondernemers met jortt salarisadministratie

Op Trustpilot krijgt jortt veel 5-sterrenreviews van ondernemers die hun loonadministratie en boekhouding combineren. Een paar samengevatte ervaringen:

• De integratie tussen salarisadministratie en boekhouding geeft direct inzicht in loonkosten per maand en per medewerker.
• Ondernemers vinden het fijn dat loonstroken, loonaangifte en journaalposten automatisch worden klaargezet, zonder ingewikkelde vaktaal.
• De combinatie van automatische controles en duidelijke online uitlegpagina’s geeft rust rond de loonheffing en jaarafsluiting.

Wil je zelf kijken wat anderen zeggen? Bekijk de 5-sterrenreviews op Trustpilot – jortt (5 sterren).

FAQ over loonheffing berekenen (2025)

1. Moet ik loonheffing zelf berekenen als werkgever?

Je bént verantwoordelijk voor een juiste loonheffing, maar je hoeft die niet met de hand uit te rekenen. De meeste mkb-ondernemers gebruiken salarisadministratie software die de loonbelastingtabellen en rekenvoorschriften van 2025 automatisch toepast. Zelf doen in Excel is foutgevoelig en kost veel tijd.

2. Waar vind ik de loonbelastingtabellen voor 2025?

De Belastingdienst publiceert de tabellen (wit/groen en bijzondere beloningen) en de bijbehorende rekenvoorschriften online. De cijfers worden ook verwerkt in tools zoals de salarisadministratie-uitleg van jortt en in externe rekenhulpen.

3. Wat is het verschil tussen loonheffing en inkomstenbelasting?

Loonheffing is een voorheffing op de inkomstenbelasting. Je houdt elke maand belasting en premie volksverzekeringen in op het loon van de medewerker. Bij de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting wordt dit verrekend met de totale belasting over alle inkomsten.

4. Hoe weet ik of ik het juiste bijzondere tarief toepas?

Het procent voor bijzonder tarief hangt af van het jaarloon en de tabellen voor 2025. Met de hand berekenen is lastig; het is veel betrouwbaarder om salarisadministratie software te gebruiken waarin deze tabellen zijn ingebouwd en jaarlijks worden bijgewerkt.

5. Kan ik met jortt alleen loonheffing doen of ook de rest van mijn administratie?

Met jortt heb je een combinatie van salarisadministratie en online boekhouden. Je kunt dus zowel loonheffing, loonstroken en loonaangifte regelen als je volledige administratie voeren, inclusief btw-aangifte, investeringen en bedrijfsmiddelen en afschrijven.

Samenvatting: waarom je loonheffing liever laat rekenen door software

Loonheffing berekenen in 2025 komt neer op: het juiste loonbegrip bepalen, de correcte tabel kiezen, kortingen toepassen en onderscheid maken tussen regulier en bijzonder tarief. Theoretisch kun je dat zelf doen. Praktisch gezien is het slimmer om dit aan een betrouwbaar salarisadministratie programma over te laten.

Met salarisadministratie in jortt krijg je:

• automatische berekening van loonheffing volgens de actuele tabellen van 2025;
• kloppende loonstroken en jaaropgaven;
• loonaangifte die je met een paar klikken kunt doorgeven;
• naadloze koppeling met je online administratie en je jaarrekening;
• minder gedoe, minder fouten en meer tijd voor je bedrijf.

Laat jortt het rekenwerk doen?
Ontdek hoe eenvoudig salarisverwerking kan zijn met salarisadministratie in jortt.