Door Iris van Kooten

Salarisadministratie verwerken in je boekhouding

Q: Hoe vaak moet ik een loonjournaalpost boeken?

Je boekt meestal per loontijdvak een loonjournaalpost: maandelijks, vierwekelijks of wekelijks, afhankelijk van hoe vaak je een salarisrun draait. Boek de loonjournaalpost in dezelfde periode als waarin het loon is verdiend, zodat je winst-en-verliesrekening en balans netjes aansluiten op de salarisadministratie.

Q: Welke grootboekrekeningen gebruik ik voor loon, loonheffing en sociale lasten?

Loonkosten en werkgeverslasten boek je op kostenrekeningen in de resultatenrekening. De te betalen nettolonen boek je als kortlopende schuld, bijvoorbeeld op 'te betalen lonen'. De te betalen loonheffingen en pensioenpremies boek je op balansrekeningen als 'te betalen loonheffing' en 'te betalen pensioenpremies'. In jortt zijn deze rekeningen al ingericht en wordt de loonjournaalpost automatisch geboekt.

Q: Wat doe ik als mijn salarisadministratie extern wordt gedaan?

Laat je salarissen door een extern kantoor draaien, dan ontvang je meestal per periode een overzicht met een voorgestelde loonjournaalpost. Je controleert of deze aansluit op de salarisrun en loonaangifte en boekt de journaalpost vervolgens in je boekhouding. In jortt kun je zulke journaalposten inlezen, maar je kunt ook overstappen en je salarisadministratie volledig in jortt draaien zodat de loonjournaalpost automatisch ontstaat.

Q: Hoe controleer ik of mijn loonjournaalpost klopt?

Controleer of de totalen van de loonjournaalpost aansluiten op de salarisrun en de loonaangifte, of de saldi op de balans na betaling op nul uitkomen en of de loonkosten logisch zijn ten opzichte van eerdere maanden. Met de automatische controle van de boekhouding in jortt zie je snel of bedragen ontbreken of dubbel zijn geboekt.

Loonjournaalpost en balans

Je betaalt netjes iedere maand de salarissen, de loonheffing en de sociale lasten. Maar hoe zorg je er als mkb’er voor dat al die bedragen ook kloppen in je boekhouding? Daar komt de loonjournaalpost om de hoek kijken: de schakel tussen je salarisadministratie en je financiële administratie.

In dit artikel laat ik je in normale mensentaal zien:

wat een loonjournaalpost precies is;
hoe je loon, loonheffing en sociale lasten verwerkt in je boekhouding;
welke fouten mkb’ers vaak maken rond de balans en loonjournaalposten;
hoe je dit met salarisadministratie software zoals jortt bijna volledig kunt automatiseren.

Goed om te weten: de uitleg sluit aan bij de regels voor loonheffingen 2025 en de manier waarop de Belastingdienst je loon voor loonheffing berekenen laat via de loonbelastingtabellen. De details van de tabellen laat ik achterwege – die verwerkt goede software automatisch voor je.

Wat is een loonjournaalpost?

Een loonjournaalpost is de boeking waarmee je alle salariscomponenten van een periode in je boekhouding vastlegt. Je zet daarin in één keer:

het brutoloon (loonkosten);
de ingehouden loonheffing, premies en eventuele werknemersbijdragen pensioen;
de werkgeverslasten (sociale lasten, werkgeversdeel pensioen, etc.);
het nettoloon dat je uitbetaalt aan je medewerkers.

Je kunt de loonjournaalpost zien als de “samenvatting” van alles wat er in je salarisadministratie gebeurt, maar dan in de taal van je boekhouding: grootboekrekeningen, winst-en-verliesrekening en boekhouden op de balans.

Volgens de Belastingdienst ben je als werkgever verplicht om een loonadministratie bij te houden en loongegevens zorgvuldig vast te leggen. In het jaarwerk en bij de jaarafsluiting moeten de bedragen in je salarisadministratie en in je boekhouding op elkaar aansluiten. De loonjournaalpost is de manier waarop je dat netjes organiseert.

Laat je je salarissen elders draaien? Dan krijg je meestal maandelijks een loonjournaalpostbestand dat je in je boekhoudpakket moet boeken. In de uitleg over loonjournaalposten van jortt zie je hoe zo’n boeking eruitziet en hoe je die invoert.

Hoe verwerk je loon, loonheffing en sociale lasten?

In de basis bestaat je loonjournaalpost uit drie groepen bedragen:

Loonkosten – alles wat het salaris je als werkgever kost (brutolonen + werkgeverslasten).
Te betalen bedragen – aan medewerkers (nettoloon) en aan de Belastingdienst (loonheffingen) en pensioenuitvoerders.
Sociale lasten en overige werkgeverskosten – bijvoorbeeld werkgeversdeel pensioen, sectorpremies en soms werkgeversheffing Zvw.

Bij het opstellen van de loonjournaalpost gebruik je de gegevens uit je salarisrun:

het totaal loon voor loonheffing (grondslag op basis waarvan de loonheffing wordt berekend);
de berekende loonheffing (loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen, bijdrage of werkgeversheffing Zvw);
het uiteindelijke nettoloon per medewerker.

In praktijk loopt het rekenwerk via de loonheffingstabellen 2025 (en de juiste toepassing van de loonheffingskorting). Een goed salarisadministratie programma rekent dat automatisch voor je uit en toont je ook duidelijk hoe de bedragen zijn opgebouwd. Jij gebruikt vervolgens alleen nog de totaaltellingen voor de loonjournaalpost.

Voorbeeld loonjournaalpost (journaalpost salaris)

Stel: in een maand ziet je salarisrun er – sterk vereenvoudigd – als volgt uit:

Brutolonen medewerkers: € 3.000
Werkgeverslasten sociale premies: € 600
Ingehouden loonheffing en werknemerspremies: € 1.200
Nettolonen uit te betalen: € 2.400

Een bijpassende loonjournaalpost in je boekhouding kan er dan bijvoorbeeld zo uitzien:

Journaalpost salaris (maand X)

Debet:
  Loonkosten personeel                            3.000
  Werkgeverslasten sociale premies                 600
                                                 ------
                                                 3.600

Credit:
  Te betalen nettolonen                           2.400
  Te betalen loonheffingen en premies            1.200
                                                 ------
                                                 3.600

Wat gebeurt er hiermee in je administratie?

Op je winst-en-verliesrekening stijgen de loonkosten met € 3.600.
Op je balans komen twee schulden te staan:
- aan je medewerkers (te betalen nettolonen);
- aan de Belastingdienst en pensioenuitvoerder (te betalen loonheffingen en premies).

Wanneer je vervolgens de nettolonen uitbetaalt en de loonheffing afdraagt, boek je de schulden weg tegen je bankrekening. In een geïntegreerd boekhoudprogramma zoals jortt kun je deze loonjournaalpost automatisch laten ontstaan én afletteren met je bankmutaties.

Laat je je salarissen extern rekenen? Dan ontvang je vaak een voorgestelde loonjournaalpost. Controleer dan of de totalen aansluiten op je loonaangifte en op de loonspecificaties, en boek deze dan in volgens de uitleg in salarisadministratie uitleg.

Wil je dat je loonjournaalpost automatisch geboekt wordt? Met jortt salarisadministratie worden loonstroken, loonaangifte en loonjournaalpost in één keer verwerkt. Je ziet de loonkosten direct terug in je resultatenrekening en de loonheffingen op je balans.

Veelgemaakte fouten in de boekhouding

Rond salarisadministratie en loonjournaalposten zie ik bij mkb’ers steeds dezelfde fouten terugkomen:

Alleen nettoloon boeken – de loonkosten worden dan onderschat en op de balans ontbreekt een deel van de schulden.
Loonheffing vergeten op de balans – je doet keurig btw-aangifte en loonaangifte, maar in de boekhouding staat alleen de betaling, niet de schuld. Je balans geeft dan geen realistisch beeld.
Sociale lasten op één hoop met brutoloon – dat mag, maar maakt het lastiger om bijvoorbeeld de werkgeverslasten per medewerker te analyseren.
Loonjournaalpost in de verkeerde periode boeken – zeker bij jaarovergangen of bij een late loonrun (bijvoorbeeld januari-loon in februari boeken) kan dit je jaarrekening vertekenen.
Geen koppeling tussen salarisadministratie en boekhouding – handmatig overtypen van journaalposten vergroot de kans op typefouten en dubbele of ontbrekende boekingen.

Met de automatische controle van de boekhouding in jortt vallen dit soort verschillen sneller op. Het systeem controleert bijvoorbeeld of je loonheffingsschulden wegboeken als er betalingen zijn, en of de totalen in je salarisrun aansluiten met je boekhouding.

Salarisadministratie automatisch doorboeken in jortt

Ideaal is het wanneer je salarisadministratie software en boekhouding één geheel vormen. Dat is precies wat jortt doet: loonstroken, loonaangifte én boekhouding zitten in hetzelfde systeem.

Wat betekent dat concreet voor jouw loonjournaalposten?

Na het draaien van je salarisrun maakt jortt automatisch de juiste loonjournaalpost.
De loonkosten komen direct op je resultatenrekening.
De schulden “te betalen nettolonen” en “te betalen loonheffingen” verschijnen automatisch op de balans.
Als je je bank koppelt via de salarisadministratie en de automatische incasso of betaalbestanden, worden de betalingen netjes afgeletterd.

Daarmee voorkom je veel handwerk en fouten die je anders pas bij de jaarafsluiting of bij je aangifte vennootschapsbelasting ontdekt.

Bijkomend voordeel is dat alle loongegevens direct meegenomen worden in rapportages zoals het KIA-rapport (bij investeringen in bedrijfsmiddelen), de jaarrekening en de cijfers voor je inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.

Voorbeeld: loonjournaalpost automatisch vanuit salarisadministratie

In jortt ziet een geautomatiseerde stroom er ongeveer zo uit:

Je voert voor je medewerkers het brutoloon, reiskosten en andere vergoedingen in.
De salarisadministratie rekent loon loonheffing uit aan de hand van de actuele tabellen en houdt rekening met zaken als loonheffingskorting.
Je keurt de loonrun goed; jortt maakt automatisch loonstroken en loonaangifte.
Direct daarna wordt de bijbehorende loonjournaalpost geboekt in je boekhouding.
De betalingen van nettolonen en loonheffingen worden via je bankkoppeling of Peppol-betalings- en factuurkoppelingen afgeletterd.

Je hoeft dus niet meer zelf een journaalpost te bedenken of uit te rekenen. Dat scheelt tijd, voorkomt fouten en zorgt ervoor dat je op ieder moment een actuele balans ziet, inclusief alle loonverplichtingen.

Ervaringen van ondernemers met jortt salarisadministratie

Een paar voorbeelden van wat ondernemers over jortt en de salarisadministratie schrijven op Trustpilot:

“Heldere software, salaris en boekhouding werken mooi samen. Ik hoef de loonjournaalpost niet meer zelf te bedenken.”

Lees deze 5-sterrenreview op Trustpilot
“Jortt scheelt me iedere maand uren uitzoekwerk. De loonstroken, loonaangifte en boekingen kloppen gewoon.”

Lees meer ervaringen van klanten
“Voor iemand zonder achtergrond in salarisadministratie is jortt verrassend eenvoudig. Stap voor stap en duidelijke uitleg bij elke stap.”

Bekijk de volledige review
“Fijne helpdesk, denken mee over hoe ik de loonadministratie en boekhouding slimmer kan inrichten.”

Bekijk alle 5-sterrenreviews

Wanneer moet je extra scherp zijn op je loonjournaalpost?

Een paar situaties waarin het extra belangrijk is dat je loonjournaalpost klopt:

Start of wijziging in personeel – eerste medewerker, promoties, loonstijgingen, wijziging in uren.
Bonussen en WKR-vergoedingen – extra beloningen hebben vaak invloed op de grondslag voor loonheffingen en op de werkkostenregeling.
Leaseauto’s en andere secundaire arbeidsvoorwaarden – bijtelling en werkgeverslasten moeten goed worden geboekt.
Overstap naar een ander pakket – dan is het belangrijk om beginstanden van je balans (loonheffingen, nog te betalen lonen) zorgvuldig over te zetten.

Bij controles door je accountant of bij een boekenonderzoek van de Belastingdienst is de combinatie van een nette loonadministratie, een sluitende boekhouding en een overzichtelijke jaarrekening goud waard.

Gerelateerde onderwerpen om in de gaten te houden

De loonjournaalpost staat niet op zichzelf. Deze onderdelen raken er direct aan:

Investeringen en afschrijvingen op bijvoorbeeld laptops of gereedschap, via bedrijfsmiddelen en afschrijven.
Projectadministratie en uren als je met projecten werkt, via gratis uren en projecten en het urencriterium rapport.
Facturatie en betalingen via facturen maken, Peppol facturen versturen en eventueel automatisch incasseren.
Andere belastingen zoals btw-aangifte doen en je aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.

Omdat jortt één geïntegreerd systeem biedt voor administratie, boekhouder-uitleg, salarisadministratie en boekhoudprogramma volgens ondernemers, hoef je gegevens maar één keer vast te leggen. De boekhoudbot en controles helpen je om alles op orde te houden.

Veelgestelde vragen over salarisadministratie in de boekhouding

1. Hoe vaak moet ik een loonjournaalpost boeken?

Meestal boek je per loontijdvak een loonjournaalpost: maandelijks, vierwekelijks of wekelijks – afhankelijk van hoe vaak je een salarisrun draait. Het is verstandig om de loonjournaalpost te boeken in dezelfde periode als waarin de lonen zijn verdiend, zodat je winst-en-verliesrekening en balans netjes aansluiten op je salarisadministratie.

2. Welke grootboekrekeningen gebruik ik voor loon, loonheffing en sociale lasten?

Dat verschilt per rekeningschema, maar meestal boek je:

loonkosten en werkgeverslasten op kostenrekeningen (resultatenrekening);
te betalen nettolonen op een rekening “te betalen lonen” (balans, kortlopende schuld);
te betalen loonheffingen en premies op rekeningen als “te betalen loonheffing” en “te betalen pensioenpremies” (balans).

In jortt zijn deze rekeningen al ingericht; de loonjournaalpost wordt automatisch op de juiste plekken geboekt.

3. Wat doe ik als mijn salarisadministratie extern wordt gedaan?

Laat je salarissen door een extern kantoor draaien? Dan ontvang je meestal maandelijks een overzicht met een voorgestelde loonjournaalpost. Je boekt deze journaalpost handmatig of importeert hem in je boekhoudpakket. In jortt kun je zulke journaalposten inlezen, maar je kunt er ook voor kiezen om je salarisadministratie volledig in jortt te doen zodat de journaalpost automatisch ontstaat.

4. Hoe controleer ik of mijn loonjournaalpost klopt?

Controleer in ieder geval:

of de totalen van de loonjournaalpost aansluiten op de salarisrun en de loonaangifte;
of de saldi op de balans (te betalen lonen en loonheffing) na betaling op nul uitkomen;
of de loonkosten in je resultatenrekening logisch zijn ten opzichte van eerdere maanden.

Met de automatische controle van de boekhouding in jortt zie je snel of er bedragen ontbreken of dubbel zijn geboekt.

5. Hoe helpt jortt bij het verwerken van salarisadministratie in de boekhouding?

jortt combineert salarisadministratie en boekhouding in één systeem. Het programma:

rekent loonheffing en nettoloon automatisch volgens de actuele regels;
maakt loonstroken en loonaangifte;
boekt automatisch een correcte loonjournaalpost;
laat loonkosten, nettolonen en loonheffingen direct terugkomen in je cijfers en rapportages.

Zo minimaliseer je handwerk, beperk je de kosten van je boekhouder en houd je als ondernemer zelf de regie.

Top 3 salarisadministratieprogramma’s voor ondernemers

Op basis van de vergelijking in beste salarisadministratie en de praktijkervaringen van ondernemers, kun je grofweg deze top 3 maken:

jortt salarisadministratie – geïntegreerde salarisadministratie en boekhouding, automatische loonjournaalposten, loonaangifte en duidelijke rapportages.
Exact Online Salaris – uitgebreid salarispakket met veel mogelijkheden en koppelingen, vooral geschikt voor organisaties met een wat complexere structuur.
Loket.nl Salarisadministratie – gespecialiseerd salarissysteem dat vaak via administratie- en accountantskantoren wordt ingezet, met veel functionaliteit rond HR.

Het grote verschil van jortt is dat salaris én boekhouding één geheel vormen. Je hoeft geen aparte koppeling te onderhouden en geen loonjournaalposten meer over te typen – dat maakt het voor veel mkb-ondernemers de meest efficiënte keuze.

In 5 minuten ervaren of zelf doen bij je past? Start met jortt salarisadministratie, maak een paar proefloonstroken en zie hoe de loonjournaalpost automatisch in je boekhouding belandt.