Werkkostenregeling (WKR), bonus en vergoedingen slim inzetten
Door Iris van Kooten
Als werkgever wil je goed zijn voor je medewerkers, zonder onnodig veel belasting te betalen. De Werkkostenregeling (WKR) is precies daar voor bedacht: binnen een bepaalde vrije ruimte kun je vergoedingen, verstrekkingen en bonussen geven zonder dat daar direct loonbelasting over wordt geheven.
In deze gids leggen we in gewone mensentaal uit wat er onder de WKR valt, hoe je een wkr-bonus of andere vergoedingen slim inzet, welke grenzen er zijn en hoe je met moderne loonadministratie en salarisadministratie-software continu zicht houdt op je vrije ruimte. En natuurlijk laten we zien hoe jortt je daarbij helpt.
Wat valt er onder de WKR?
De Werkkostenregeling geldt voor alle werkgevers met personeel. Je mag elk jaar een percentage van je totale fiscale loonsom besteden aan zaken voor medewerkers, zonder dat hiervoor direct loonheffingen verschuldigd zijn. Dat heet de vrije ruimte.
- Over de eerste schijf van de fiscale loonsom geldt een vrijstellingspercentage (vrije ruimte).
- Over het meerdere geldt een lager percentage.
- Kom je boven je vrije ruimte uit, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het deel waarmee je de vrije ruimte overschrijdt.
Naast de vrije ruimte zijn er ook gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Die tellen niet mee voor de vrije ruimte, maar moeten wel netjes in je administratie staan. Denk aan bepaalde reiskosten, arbovoorzieningen of noodzakelijke hulpmiddelen om het werk te kunnen doen.
Welke kosten vallen typisch in de WKR?
Voorbeelden van zaken die je (al dan niet) in de vrije ruimte kunt onderbrengen:
- Kerstpakketten, bedrijfsfeest, jubileumcadeaus
- (Een deel van) een bonus of beloningsgift buiten de reguliere loonstrook
- Vergoedingen voor thuiswerken die boven het onbelaste normbedrag uitkomen
- Extra vergoedingen voor ontspanning, sport of vitaliteit
Op de WKR-uitleg in jortt salarisadministratie vind je een compleet overzicht van de regelingen en voorbeelden hoe je ze in je salarisadministratie verwerkt.
Bonussen binnen de WKR: wat mag wel en wat niet?
Een bonus is in de basis gewoon loon. Dat betekent: bruto op de loonstrook, loonheffing inhouden en verwerken in de loonaangifte. Soms kun je er echter voor kiezen een (deel van de) bonus aan te wijzen als eindheffingsloon en in de WKR onder te brengen.
Wanneer kun je een bonus onder de WKR schuiven?
- De bonus is een extraatje, geen vaste looncomponent.
- Je wijst de bonus als eindheffingsloon aan vóór of uiterlijk op het moment van uitbetalen.
- Je blijft binnen je vrije ruimte of accepteert dat je over de overschrijding 80% eindheffing betaalt.
Bijvoorbeeld: je wilt je team een eenmalige wkr-bonus geven als dank voor een topjaar. Je kunt dan kijken hoeveel vrije ruimte je nog hebt in de WKR-rapportage van jortt’s rapport “Vrije ruimte en eindheffing WKR”. Is er nog voldoende ruimte, dan kun je de bonus als eindheffingsloon aanwijzen en betaalt de medewerker er geen extra loonheffing over. Ga je over de vrije ruimte heen, dan betaal jij als werkgever 80% eindheffing over dat deel.
Wat mag juist niet?
- Je mag een vaste looncomponent (zoals structurele toeslagen) niet achteraf omkatten tot WKR-bonus.
- Je mag niet pas na afloop van het jaar bepalen dat iets eindheffingsloon was, puur om belasting te besparen.
- Je mag de WKR niet gebruiken voor loon dat eigenlijk gewoon belast had moeten zijn (misbruik).
Met goede salarisadministratie software leg je tijdens de salarisverwerking vast of een bonus normaal loon is of als eindheffingsloon in de WKR valt. In de salarisadministratie-uitleg van jortt vind je concrete voorbeelden.
Thuiswerkvergoeding en andere vergoedingen
De thuiswerkvergoeding is inmiddels een vaste waarde in veel arbeidsvoorwaarden. De Belastingdienst stelt hiervoor jaarlijks een maximaal onbelast bedrag per thuiswerkdag vast. Vergoed je niet meer dan dat normbedrag, dan valt dit onder de gerichte vrijstellingen en gaat het niet ten koste van je vrije ruimte.
Voor 2025 geldt een vastgesteld bedrag per thuiswerkdag. In 2026 wordt dit bedrag naar verwachting geïndexeerd op basis van de inflatie. Controleer ieder jaar de actuele bedragen op de site van de Belastingdienst of in de uitlegartikelen in jortt salarisadministratie.
Andere veelvoorkomende vergoedingen
- Reiskosten woon-werk: tot het fiscale maximum per kilometer onbelast vergoeden.
- Maaltijden bij overwerk: vaak gericht vrijgesteld, mits aan de voorwaarden wordt voldaan.
- Gereedschap, laptops, telefoons: als ze noodzakelijk zijn voor het werk, vallen ze meestal onder gerichte vrijstellingen.
- Personeelsfeest en uitjes: meestal ten laste van de vrije ruimte, tenzij op de werkplek onder een nihilwaardering vallen.
Vergoedingen die je niet als gericht vrijgesteld kunt aanmerken, vallen vaak in de WKR. Je ziet dan in het WKR-rapport van jortt direct terug welk bedrag van je vrije ruimte al is benut.
Zo voorkom je overschrijding van de vrije ruimte
De WKR is prachtig, tot je aan het eind van het jaar ontdekt dat je de vrije ruimte hebt overschreden. Dan volgt een stevige eindheffing van 80% over de overschrijding. Dat wil je liever voorkomen.
1. Werk met categorieën en labels
In je (loon)administratie online is het belangrijk dat kosten die mogelijk onder de WKR vallen duidelijk zijn gelabeld. Denk aan categorieën als “Personeelsvoorzieningen”, “Vergoedingen en verstrekkingen” of “Kerstpakketten”.
2. Houd WKR-kosten gescheiden van normale bedrijfskosten
Zorg dat je in je boekhoudprogramma ziet welke kosten aan personeel gerelateerd zijn en welke niet. In jortt zie je in de rapporten snel de kosten rondom personeel en vergoedingen, en in het aparte vrije-ruimte-rapport WKR hoeveel fiscale ruimte je nog hebt.
3. Check minstens per kwartaal
Maak er een gewoonte van om aan het einde van ieder kwartaal:
- je WKR-rapport te openen,
- te controleren of alle vergoedingen goed zijn aangewezen,
- en te beoordelen of geplande bonussen of een groot personeelsfeest nog in de vrije ruimte passen.
Doe je salarisadministratie en btw-aangifte al in jortt, dan heb je meteen alle cijfers bij elkaar. De automatische controle van de boekhouding en de jaarafsluiting sluiten daar naadloos op aan.
WKR inzichtelijk houden met software
Handmatig in Excel bijhouden wat er allemaal in de WKR valt, is bijna niet meer te doen. Kosten worden verspreid geboekt, er zijn verschillende vrijstellingen, en bedragen tellen soms inclusief en soms exclusief btw mee. Daarom kiezen steeds meer werkgevers voor geïntegreerde salarisadministratie software als jortt.
Realtime WKR-overzicht in jortt
Doe je de salarisadministratie met jortt, dan krijg je automatisch toegang tot het rapport “Vrije ruimte en eindheffing WKR”. Dat rapport laat in één oogopslag zien:
- hoe groot je vrije ruimte is op basis van je fiscale loonsom,
- hoeveel je al hebt benut aan aangewezen vergoedingen en verstrekkingen,
- en of je richting een overschrijding en eindheffing gaat.
In combinatie met de andere rapporten (zoals de jaarrekening, KIA-rapport en rapporten rond bedrijfsmiddelen en afschrijven) hou je ook je overige fiscale posten scherp in beeld. Zo sluit je WKR-beleid naadloos aan op je aangifte inkomstenbelasting of aangifte vennootschapsbelasting.
Automatisering in de praktijk
Met een geïntegreerd systeem voor boekhouding en salarisverwerking hoeft je team niet meer te puzzelen met losse lijstjes. Voorbeelden van hoe jortt helpt:
- Bonussen en vergoedingen worden via de salarisverwerking software direct op de juiste manier geboekt.
- Je ziet per maand en per jaar welke WKR-kosten zijn aangewezen.
- Je kunt eenvoudig rapportages delen met je boekhouder of adviseur.
- In combinatie met automatische incasso en facturatie heb je een volledig beeld van al je geldstromen.
Praktijkervaringen: wat zeggen andere ondernemers?
Ondernemers die hun administratie en salarisverwerking met jortt doen, noemen vaak dezelfde pluspunten: overzicht, automatisering en minder gedoe met fiscale regels zoals de WKR. Een paar voorbeelden van 5-sterrenreviews op Trustpilot:
“Al jaren een zeer tevreden gebruiker. De koppeling tussen bank, boekhouding en salarisadministratie maakt dat ik nooit iets over het hoofd zie.”
“Supermakkelijk, bijna alles wordt automatisch geboekt en gecontroleerd. Btw-aangifte en loonstroken gaan in één moeite door.”
“Sinds 2017 gebruik ik jortt voor meerdere bv’s. De focus op automatisering en duidelijke rapportages geeft precies het inzicht dat ik nodig heb.”
Meer ervaringen lees je op de pagina met alle jortt-reviews op Trustpilot.
Top 3 salarisadministratieprogramma’s voor mkb-ondernemers
Er zijn veel pakketten voor online salarisverwerking. Op basis van functionaliteit, integratie en gebruiksgemak kun je grofweg deze top 3 salarisadministratieprogramma’s onderscheiden:
- jortt Salarisadministratie – geïntegreerd met je boekhoudprogramma, realtime WKR-rapportage, automatische verwerking van loonstroken, loonaangifte en koppeling met de rest van je administratie.
- Nmbrs – gespecialiseerd in salaris en HR, veel gebruikt door salarisadministratiekantoren en grotere organisaties.
- Loket.nl – een veelgebruikte oplossing voor loonstroken en HR-processen, vaak in combinatie met een extern administratiekantoor.
Wil je zelf vergelijken? Kijk dan ook naar de uitgebreide uitleg op beste salarisadministratie en naar de algemene vergelijking op beste boekhoudprogramma.
FAQ over WKR, bonus en vergoedingen
1. Wat is de vrije ruimte binnen de WKR?
De vrije ruimte is het deel van je fiscale loonsom dat je mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor medewerkers, zonder daar loonbelasting over te betalen. Boven die grens betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.
2. Kan ik een gewone bonus altijd in de WKR stoppen?
Nee. Een bonus is in principe belast loon. Alleen als het echt gaat om een extraatje en je de bonus op tijd als eindheffingsloon aanwijst, kun je deze (geheel of deels) onderbrengen in de WKR. Je moet daarbij wel binnen de vrije ruimte blijven of de eindheffing accepteren.
3. Hoe weet ik welke kosten onder gerichte vrijstellingen vallen?
De Belastingdienst geeft voorbeelden van gerichte vrijstellingen, zoals een thuiswerkvergoeding tot het toegestane normbedrag, bepaalde reiskosten en noodzakelijke hulpmiddelen. In de salarisadministratie-uitleg van jortt vind je deze praktisch vertaald, inclusief boekingsvoorbeelden.
4. Wat gebeurt er als ik de vrije ruimte overschrijd?
Als je totale aangewezen vergoedingen en verstrekkingen hoger zijn dan je vrije ruimte, betaal je als werkgever 80% eindheffing over het overschreden bedrag. In het WKR-rapport van jortt kun je dit tijdig zien en bijsturen.
5. Hoe vaak moet ik mijn WKR-positie controleren?
Minstens per kwartaal, en bij voorkeur vaker in jaren waarin je veel extra’s aan personeel geeft (bijvoorbeeld grote bonussen of een duur personeelsfeest). Omdat jortt de WKR-ruimte realtime bijwerkt, kun je eenvoudig tussendoor controleren.
6. Moet mijn boekhouder ook iets doen met de WKR?
Ja. De WKR raakt zowel je salarisadministratie als je financiële boekhouding. Met jortt kun je je boekhouder uitgebreide rapportage geven, zodat hij of zij de WKR-toepassing kan controleren en meenemen in de jaarrekening en fiscale aangiften.
Conclusie: altijd zicht op je WKR-ruimte
De Werkkostenregeling is geen trucje voor het einde van het jaar, maar een doorlopende fiscale regeling die je het hele jaar door bewust wilt inzetten. Door:
- bonussen en vergoedingen op tijd goed te etiketteren,
- de vrije ruimte regelmatig te controleren,
- en te werken met geïntegreerde salarisadministratie software,
haal je het maximale uit je arbeidsvoorwaarden zonder nare verrassingen bij de loonbelasting.
Altijd zicht op je WKR-ruimte met jortt
Wil je nooit meer gissen of je nog ruimte hebt voor een bonus, kerstpakket of andere vergoedingen? Met het real-time rapport Vrije ruimte en eindheffing WKR in jortt salarisadministratie zie je direct waar je staat.
Combineer je salarismodules met de rest van je boekhouding in jortt – inclusief btw-aangifte, facturatie, automatisch incasseren en uitgebreide rapportages – dan heb je één compleet systeem voor al je financiële en fiscale processen.
Bekijk hoe jortt je WKR-ruimte inzichtelijk maakt & probeer salarisadministratie gratis