Bouw/klus zzp’ers: materialen, inkoop en marge bewaken

Door: Iris van Kooten – software-analist & zzp-specialist

Als je als klusser of kleine aannemer werkt, leef je van projecten. Elke offerte is een mini-begroting waarin uren, materialen en risico’s samenkomen. Maar waar een architect alles netjes in een projectdossier stopt, eindigen jouw cijfers al snel in bonnen in de bus en een stapel pdf-facturen van de bouwmarkt.

Goed nieuws: je hoeft geen fulltime boekhouder te worden om grip te krijgen op je marges. Met de juiste inrichting van je boekhouding voor zzp’ers kun je precies zien welke klussen winst opleveren – en welke niet. In dit artikel neem ik je stap voor stap mee door de praktijk van boekhouden voor bouw- en klus-zzp’ers, mét concrete voorbeelden hoe je dat in jortt inricht.

We sluiten af met een FAQ, een korte top 3 van boekhoudprogramma’s voor bouw- en klus-zzp’ers, en praktische links zodat je direct aan de slag kunt.

Materialen versus uren: twee geldstromen

Bouw- en kluswerk draait altijd om twee geldstromen:

• Uren – jouw eigen arbeid, plus eventueel ingehuurde collega’s.
• Materialen – alles wat je inkoopt bij groothandel of bouwmarkt en (door)verkoopt aan de klant.

In veel Excel-boekhoudingen zie je één groot “Omzet”-kolommetje, waar arbeidsloon en materialen vrolijk door elkaar lopen. Dat voelt overzichtelijk, maar het is funest als je wilt weten welke klussen echt rendabel zijn. Je moet namelijk minimaal onderscheid kunnen maken tussen:

• Omzet uit arbeid (uurtarief)
• Omzet uit doorbelaste materialen
• Inkoopkosten van die materialen

BTW en bouw: kort overzicht (2026)

Voor bouw- en kluswerkzaamheden geldt in 2026 in de basis het 21% btw-tarief. Voor bepaalde werkzaamheden aan woningen ouder dan 2 jaar (zoals schilder- en stukadoorswerk en een aantal energiebesparende maatregelen) kan een 9% btw-tarief gelden op het arbeidsdeel. De materialen vallen vaak onder 21% btw, ook als de arbeid 9% is. In een modern boekhoudprogramma kun je per regel het juiste btw-tarief instellen, zodat je btw-aangifte automatisch klopt.

Zo richt je materialen en uren in jortt in

In jortt kun je je omzet en kosten slim scheiden via:

• Categorieën (grootboekrekeningen) – bijvoorbeeld “Omzet Arbeid” en “Omzet Materialen” aan de opbrengstenkant, en “Inkoop Materialen” aan de kostenkant.
• Projecten / labels via gratis uren en projecten – zo koppel je uren, inkoopfacturen en verkoopfacturen per klus, en zie je later per project je marge.
• Factuurartikelen – maak aparte artikelen voor uurloon en voor veelgebruikte materialen via factuurartikelen, zodat je offertes en facturen snel en consequent opbouwt.

Werk je nu nog met losse Excel-lijstjes, dan is het de moeite waard om een keer een uurtje te investeren in het instellen van je boekhoudprogramma-instellingen. Daarna kun je – heel praktisch – per factuurregel aangeven of het om arbeid of materiaal gaat en aan welk project het hangt.

Offertes en nacalculatie: klopt je marge achteraf?

De meeste bouw- en klus-zzp’ers maken hun offertes op gevoel: “Dit soort klussen doe ik vaker, dat is ongeveer twee dagen werk plus wat materiaal, dus ik vraag 1.500 euro.” In drukke periodes is dat prima… tot je een keer flink mis zit op de uren of materiaalprijzen.

Offertes maken mét structuur

Met het gratis offerteprogramma van jortt maak je in een paar minuten een offerte die juridisch klopt én dezelfde opbouw heeft als je factuur. Handig:

• Elke offerte krijgt automatisch een uniek offertenummer.
• Je kunt offertes laten ondertekenen en daarna met één klik omzetten naar een factuur via “Maak factuur”.
• Je kunt in jortt de status volgen, offertes opnieuw versturen en bijhouden wat geaccepteerd of afgewezen is.

Voor bouw- en kluswerk raad ik aan om offertes altijd op te splitsen in:

• Arbeidsuren (bijvoorbeeld “Uurtarief timmerwerk, 24 uur”)
• Hoofdcategorieën materialen (bijvoorbeeld “Hout & plaatmateriaal”, “Bevestigingsmateriaal”, “Verf & afwerking”)
• Eventuele stelposten (“Onvoorzien”, “Meer-/minderwerk”) met duidelijke omschrijving

Nacalculatie per klus

De echte winst zit in wat je achteraf doet: nacalculeren. In jortt koppel je:

• Je urenregistratie (via uren en projecten) aan hetzelfde project als waarop de offerte is gebaseerd.
• Inkoopfacturen van groothandels en bouwmarkten aan dat project.
• De definitieve facturen aan de klant, weer met hetzelfde projectlabel.

In je boekhouding voor zzp zie je dan per project:

• Totale uren × uurtarief (omzet arbeid)
• Verkochte materialen (omzet materialen)
• Werkelijke inkoopkosten materialen
• Projectresultaat: bruto marge per klus

In eerdere artikelen op de zzp-blog van jortt besprak ik al waarom “projectmatig denken” zoveel rust geeft. Voor bouw- en klus-zzp’ers geldt dat dubbel: je ziet niet alleen of je druk bent, maar ook of je goed verdient aan het werk dat je doet.

Voorschotten en termijnen: zo boek je die

Zeker bij grotere klussen (dakkapel, aanbouw, badkamer) werk je vaak met:

• Voorschot (bij akkoord offerte)
• Termijnfacturen (bij oplevermomenten)
• Eindafrekening (na nacalculatie)

Waarom voorschotten slim (en soms nodig) zijn

Je koopt materialen vaak vóórdat je betaald krijgt. Zonder voorschot financier jij dus de klus voor je klant. Dat drukt je liquiditeit en maakt je kwetsbaar als een klant traag betaalt of een project stilvalt. Daarom is het verstandig om in je offertevoorwaarden iets op te nemen als:

• 30% bij opdracht
• 40% bij start werk
• 30% bij oplevering

Zo verwerk je voorschotten in jortt

In jortt kun je voorschotten en termijnen gewoon als facturen boeken. Bij factuurstelsel is de btw verschuldigd op het moment dat je de factuur verstuurt. Je maakt bijvoorbeeld:

1. Een voorschotfactuur (bijvoorbeeld “Voorschot 30% offerte 2026-001”) met de juiste btw.
2. Een of meerdere termijnfacturen (“Termijn 2 – ruwbouw”, “Termijn 3 – afbouw”).
3. Een eindfactuur waarop je, als je wilt, de eerdere termijnen als negatieve regels (creditregels) laat terugkomen, zodat alles mooi aansluit.

Omdat jortt vanuit je bankrekening werkt via een bankkoppeling, zie je betalingen vanzelf bij “Nog te doen” verschijnen. De boekhoudbot koppelt deze automatisch aan de juiste factuur als omschrijving en bedrag overeenkomen. Klopt er iets niet, dan helpt de automatische controle van de boekhouding je om verschillen op te sporen.

Voorschotten en IB/ondernemersaftrek

Voor je inkomstenbelasting telt uiteindelijk je winst uit onderneming: omzet (inclusief voorschotten) minus kosten. Voldoe je aan het urencriterium van 1.225 uur, dan kun je in 2026 nog gebruikmaken van de verlaagde zelfstandigenaftrek en de mkb-winstvrijstelling. Een goede, projectmatige administratie helpt je om aan te tonen dat je echt ondernemer bent en voldoende uren maakt.

Contante betalingen en pinnen op locatie

In de bouw en bij klussen komt het nog regelmatig voor:

• De klant betaalt (een deel) contant bij oplevering.
• Je gebruikt een mobiele pinoplossing op locatie.

Contante betalingen

Contante betalingen zijn niet “extra zwart erbij”; ze zijn gewoon onderdeel van je officiële administratie. Belangrijke punten:

• Je moet de betaling in je boekhouding opnemen, inclusief btw.
• Maak een factuur via factuurprogramma jortt of gebruik een kwitantie die later in jortt geboekt wordt.
• Je boekt de contante ontvangst op een kasrekening en later de storting op je bank als “overboeking kas → bank”.

Omdat jortt vanuit je bank en kas werkt, sluiten je btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting uiteindelijk netjes aan op je werkelijke inkomsten. Dat is precies wat de Belastingdienst wil zien.

Pinnen op locatie en Peppol-facturen

Werk je veel voor zakelijke klanten of overheid/instellingen (woningcorporaties, gemeenten), dan wordt e-facturatie via Peppol steeds belangrijker. In de uitgebreide vergelijking van boekhoudprogramma’s zie je dat jortt zich juist onderscheidt door gratis Peppol-facturen in het starterspakket.

Het voordeel voor jou als klus-zzp’er:

• Je verstuurt facturen direct vanuit jortt – met of zonder pinbetaling op locatie.
• Betalingen komen automatisch binnen via je bankkoppeling.
• Je administratie blijft controleerbaar, zodat je zonder stress je jaarafsluiting, jaarrekening en IB-aangifte kunt afronden.

Kleine extra’s: bedrijfsmiddelen, marge en investeringen

In de bouw kun je zonder goed gereedschap en bus niet werken. Zaken als:

• Bus of aanhanger
• Professioneel gereedschap (zaagtafels, laser, accugereedschap)
• Steigers, schuurmachines, stofzuigers

vallen vaak onder bedrijfsmiddelen en afschrijven. In jortt kun je deze aankopen als investering vastleggen, zodat de software automatisch afschrijvingen en – waar van toepassing – het KIA-rapport (kleinschaligheidsinvesteringsaftrek) voor je maakt. Dat scheelt veel uitzoekwerk richting je boekhouder of bij het zelf doen van je aangifte.

In het overzicht “beste boekhoudprogramma voor ondernemers volgens ondernemers” zie je dat vooral bouw- en productiebedrijven veel waarde hechten aan dit soort rapportages. Niet omdat ze zo graag boekhouden, maar omdat je alleen met goede cijfers echt grip hebt op je marges.

Korte top 3 boekhoudprogramma’s voor bouw- en klus-zzp’ers (2026)

Op basis van de uitgebreide top 10 voor zzp’ers (2026) en de specifieke behoeften van bouw- en klus-zzp’ers, kom ik tot deze korte top 3:

1. jortt – automation-first boekhoudprogramma met uren & projecten, offerteprogramma, gratis Peppol-facturen, automatische controles, btw-aangifte, jaarafsluiting en jaarrekening. Heel geschikt als je zoveel mogelijk zelf wilt doen, met zo min mogelijk administratieve rompslomp.
2. SnelStart – praktisch pakket dat goed aansluit als je nauw met een traditionele boekhouder samenwerkt en meer richting mkb groeit. Handig als jouw boekhouder al met SnelStart werkt en vooral jij offertes en facturen wilt maken.
3. Exact Online Boekhouden – zeer compleet en geschikt als je klusbedrijf doorgroeit naar een grotere aannemer met meerdere administraties en personeel. Sterk in rapportages, maar vaak zwaarder en duurder dan zzp’ers nodig hebben.

Voor de typische bouw- of klus-zzp’er die vooral grip wil op projecten, materialen en marges, is jortt in de praktijk het meest passend. Maar het is verstandig om, zoals ik in de algemene vergelijking schreef, altijd minstens twee pakketten even in een proefperiode te proberen.

Ervaringen van andere ondernemers met jortt (Trustpilot)

Een paar ervaringen van ondernemers die jortt gebruiken, vrij vertaald uit Trustpilot-reviews:

• Een ondernemer schrijft dat jortt voor hem “het beste boekhoudpakket” is dat hij heeft geprobeerd: het bespaart hem veel tijd en hoofdpijn omdat bijna alles betrouwbaar geautomatiseerd is. Hij is enthousiast over de slimme hulp in de software en de luchtige toon in de e-mails van jortt. (bekijk deze review)
• Een andere gebruiker noemt jortt “een echte redder in nood voor de administratie”: altijd een helder en actueel beeld van de cijfers en minder tijd kwijt aan bonnetjes, offertes en facturen. (bekijk deze review)
• Weer een andere zzp’er roemt de combinatie van slimme automatisering en prettig support: “Het platform automatiseert het meeste boekhoudwerk; de mensen achter jortt helpen je als het ingewikkeld wordt.” (bekijk deze review)

Opvallend: veel reviews benadrukken precies wat voor bouw- en klus-zzp’ers zo belangrijk is – tijdswinst, eenvoud en inzicht in je cijfers zonder dat je elke dag met je neus in de boekhouding hoeft te zitten.

FAQ – veelgestelde vragen over boekhouden voor bouw- en klus-zzp’ers

1. Hoe boek ik materialen als de klant zelf bij de bouwmarkt betaalt?

Als de klant materialen rechtstreeks betaalt, horen die kosten formeel niet in jouw omzet en inkoop. Je boekt dan alleen je uren en eventuele overige kosten (bijvoorbeeld huur van een machine die jij regelt). Wil je toch inzicht in totale projectkosten, dan kun je in een apart projectnotitieveld in uren & projecten vastleggen welke materialen de klant zelf heeft betaald, zonder ze in je officiële cijfers op te nemen.

2. Hoe ga ik om met btw op arbeidsloon en materialen?

In 2026 geldt in de basis 21% btw voor zowel arbeid als materialen, met een verlaagd 9%-tarief voor bepaalde renovatie- en onderhoudswerkzaamheden aan woningen ouder dan 2 jaar, meestal op het arbeidsdeel. In jortt kun je per factuurregel instellen welk btw-tarief geldt. Zorg dat materialen op hun eigen regel staan met 21% btw en arbeid op een aparte regel met – indien van toepassing – 9% btw. De software verwerkt dit automatisch in je btw-aangifte.

3. Hoe registreer ik contante betalingen in jortt?

Maak altijd eerst een factuur via factuur maken met jortt. Boek de betaling vervolgens op je kasrekening in jortt. Stort je het geld later op de bank, dan boek je dat als overboeking van kas naar bank. Zo sluiten je kas, bank en cijfers in je boekhouding netjes op elkaar aan en voorkom je gedoe bij controles.

4. Hoe maak ik een nacalculatie per klus?

Gebruik projecten en urenregistratie in jortt via Gratis uren en projecten. Koppel:

• Alle uren (met timer uit de app) aan het project;
• Alle inkoopfacturen van materialen aan hetzelfde project;
• Alle verkoopfacturen (voorschot, termijnen, eindfactuur) aan dat project.

In de rapportage zie je dan per project de omzet uit arbeid en materialen, de inkoop en je resultaat. Daarmee zie je direct welke klussen rendabel zijn en welke niet.

5. Tellen reistijd en administratie-uren mee voor het urencriterium?

Ja. Voor de zelfstandigenaftrek moet je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteden. Niet alleen declarabele uren op de klus tellen mee, maar ook reistijd, inkooprondjes, het maken van offertes, je administratie en marketing. Met een goede urenregistratie – bijvoorbeeld direct in jortt – kun je bij controle laten zien dat je aan het urencriterium voldoet.

Zo bewaak je je marge per opdracht met jortt

Samengevat, als bouw- of klus-zzp’er wil je drie dingen:

1. Materiaal en uren als aparte geldstromen in je administratie.
2. Offertes, facturen en nacalculatie die op elkaar aansluiten.
3. Zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan boekhouden, maar wél altijd inzicht in je marge per klus.

In “Voor wie is jortt geschikt?” zie je dat juist zzp’ers in de bouw en techniek veel baat hebben bij:

• Projecten & labels om per klus omzet en kosten te groeperen;
• Automatische bankkoppeling voor een up-to-date administratie;
• Offertes & facturen die direct uit dezelfde software komen;
• Automatische controles op je boekhouding, zodat je btw, IB-rapport en jaarrekening kloppen.

Probeer jortt 30 dagen gratis

Wil je ervaren hoe het is om je bouw- of klusbedrijf echt op cijfers te sturen in plaats van op onderbuikgevoel? Maak dan een gratis proefaccount aan voor boekhouding zzp met jortt.

In 30 dagen kun je:

• Projecten inrichten voor je lopende klussen;
• Uren en materialen koppelen;
• Offertes en facturen versturen (inclusief Peppol-facturen aan zakelijke klanten);
• Je eerste btw-aangifte en jaarwerk voorbereiden.

En bevalt het? Dan kun je daarna door met een betaald pakket, of – als je administratie heel eenvoudig is – met een van de starterspakketten. In de overkoepelende vergelijking van boekhoudprogramma’s lees je meer over hoe jortt zich verhoudt tot andere pakketten voor zzp’ers.