Offerte invullen in jortt

Met een offerte vertel je je klant welke diensten en producten je aanbiedt, en tegen welke prijs. Een offerte is een aanbod: gaat je klant akkoord, dan heb je een afspraak. In jortt maak je de offerte, verstuur je hem, laat je hem digitaal ondertekenen en maak je er daarna een factuur van. Dat kan in elk pakket, ook in het gratis jortt Starter.

Het voorbeeld op deze pagina: Koertt B.V. stuurt De Boer BV een offerte voor 10 uur advieswerk à € 95,00 plus 21% btw.

Zo loopt een offerte in jortt

Een offerte gaat in jortt door deze stappen. Per stap zie je waar de uitleg staat.

Wat elk teken in je offertelijst betekent, zoals Verstuurd, Ondertekend of Gefactureerd, lees je bij status van de offerte.

Alle uitleg over offertes op een rij:

1. Offerte invullen: deze pagina, van nieuwe offerte tot voorbeeld.
2. Uiterlijk van de offerte aanpassen: logo, kleuren en vaste teksten.
3. Offerte versturen: per e-mail of zelf, met bijlagen.
4. Offerte digitaal ondertekenen: wat je klant ziet en hoe hij tekent.
5. Offerte wijzigen: een nieuwe versie sturen.
6. Status van de offerte: wat de tekens betekenen, accepteren en afwijzen.
7. Offerte omzetten in factuur: met Maak factuur een factuur van je offerte maken.

Offerte maken

Maak een nieuwe offerte, of gebruik een oude offerte als basis voor een nieuwe.

Nieuwe offerte maken

1. Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu.
2. Klik op Offertes.
3. Klik op de plusknop Offerte. Jortt maakt meteen een concept, en het paneel Nieuwe offerte opent.

Of

1. Klik rechtsboven op Toevoegen.
2. Kies Offerte. Het paneel Nieuwe offerte opent.

Ben je al bij een klant, dan kies je daar Maak offerte voor deze klant. De klant staat dan al op de offerte.

Het paneel heeft vier secties: Klant, Offerteregels, Referentie en opmerking en Vervaldatum. Klik op een sectie om hem in te vullen. Zolang er iets ontbreekt, staat onderaan Deze offerte kan nog niet verstuurd worden. met wat er mist.

Jortt bewaart alles wat je invult meteen. Je kunt het paneel dus sluiten en de offerte later afmaken. Het concept staat bovenaan de lijst Offertes, en bij Nog te doen staat Verstuur of bewerk de concept offertes. Is dit je eerste offerte, dan wijst jortt je bovenin op Ontwerp je offerte, waar je de opmaak aanpast.

Offertenummer en versienummer

Het offertenummer is het jaar met een volgnummer van drie cijfers, bijvoorbeeld 2026001. Elk jaar begint het volgnummer weer bij 001. Jortt nummert zelf; je kunt het nummer niet aanpassen.

Het cijfer achter de punt is de versie. 2026001.1 is de eerste versie die je verstuurt. Pas je de offerte daarna aan en verstuur je hem opnieuw, dan wordt het 2026001.2, enzovoort. De eerdere versies blijven bewaard; je ziet ze bij de offerte onder Vorige versies.

Het nummer in de titel van een concept, zoals Nieuwe offerte 2026001.1, is het nummer dat de offerte krijgt als je hem nu verstuurt. Pas bij het versturen ligt het vast. Heb je twee concepten openstaan, dan tonen ze dus hetzelfde nummer; de offerte die je als eerste verstuurt, krijgt het.

Oude offerte hergebruiken

1. Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu.
2. Klik op Offertes.
3. Klik op de offerte die je wil gebruiken.
4. Klik op Alle opties en kies Maak kopie. Jortt meldt Kopie van offerte 2026001.1 aangemaakt. en het paneel Nieuwe offerte opent met een nieuw concept.
5. Wil je de offerte voor een andere klant, ga dan met je muis naar de sectie Klant en klik op Ontkoppel (het icoon met de doorgestreepte schakel).
6. Kies of maak de nieuwe klant, zoals bij klant kiezen.

In de kopie staan dezelfde klant, offerteregels, kortingen, referentie, opmerkingen en taal. De vervaldatum begint opnieuw: standaard 30 dagen na vandaag. De kopie krijgt bij het versturen een eigen offertenummer.

Klant kiezen of nieuwe klant toevoegen

Geef op voor wie de offerte is. Kies een bestaande klant of maak een nieuwe klant aan.

Klant kiezen

1. Typ bij Klant in het veld Zoek een bestaande klant drie letters van de naam. Jortt toont de klanten die erbij passen.
2. Klik op de klant. De naam en het adres komen in de sectie Klant.

Klopt er iets niet aan de gegevens van de klant? Klik op de sectie Klant. De klantkaart opent, en daar pas je de gegevens aan. Dat geldt dan ook voor je volgende offertes en facturen aan deze klant.

Nieuwe klant toevoegen

1. Klik bij Klant op Nieuwe klant. Het paneel Klant | Factuurgegevens opent.
2. Kies Bedrijf of Particulier. Bedrijf staat standaard aan.
3. Typ bij Naam klant de naam of het KvK-nummer. Jortt zoekt in het KvK-register; kies je een bedrijf uit de lijst, dan vult jortt het adres in.
4. Vul de verplichte velden aan: Straat en huisnummer, Postcode, Plaats en Land.
5. Vul bij Factuur e-mail het E-mailadres in als je de offerte per e-mail wil versturen. Met de Aanhef e-mail begint de e-mail, standaard Geachte heer, mevrouw,.
6. Klik op Opslaan. De klant staat nu op de offerte.

Meer over de gegevens en instellingen van een klant lees je bij klanten aanmaken en beheren.

Offerteregels toevoegen of wijzigen

1. Klik in het paneel Nieuwe offerte op Offerteregels. Het paneel Bewerk offerteregels opent.
2. Kies bovenaan Bedragen exclusief btw of Bedragen inclusief btw. Exclusief btw staat standaard aan. Zit je klant in het buitenland, kijk dan of je btw moet rekenen.
3. Vul de Omschrijving, het Aantal en het bedrag per stuk in en kies het btw-tarief.
4. Jortt zet er steeds een lege regel onder. Vul die in voor de volgende regel, of laat hem leeg.
5. Klik op Opslaan als al je regels erop staan.

Een regel invullen gaat op drie manieren:

1. Typ de regel helemaal zelf.
2. Typ drie letters bij Omschrijving en kies een van je artikelen onder Suggesties op basis van je artikelen. Jortt vult de regel in.
3. Typ drie letters bij Omschrijving en kies een regel die je eerder gebruikte, onder Suggesties op basis van je historie.

Met de sleepgreep voor een regel zet je de regels in een andere volgorde. Met de prullenbak achter een regel haal je hem weg.

Een omschrijving mag maximaal 550 tekens lang zijn. Heb je een uitgebreide beschrijving nodig, zet op de offerte dan alleen de hoofdonderdelen. Stuur de uitgebreide beschrijving mee als bijlage bij het versturen.

Heb je bij je bedrijfsgegevens aangegeven dat een deel van je goederen of diensten is vrijgesteld van btw, dan staat het btw-tarief van een nieuwe regel standaard op Vrij. Kies per regel het tarief dat erbij hoort.

Werk je met minuten, reken die dan om naar een deel van een uur: deel de minuten door 60. Voor 1 uur en 15 minuten vul je bij Aantal 1,25 in (15 / 60 = 0,25).

Gebruik je het EU-éénloketsysteem en heb je dat bij Instellingen aangegeven, dan kies je op de offerte de btw-tarieven van het land van je klant.

Jortt rekent de btw per offerteregel uit en telt die op tot de btw van de offerte. Omdat jortt per regel afrondt, kan de btw een cent afwijken van wat je op het totaalbedrag zou verwachten. Werk je met bedragen inclusief btw, dan heb je daar geen last van.

Jortt werkt alleen met euro’s. Wil je klant een offerte in dollars, zet dan in de omschrijving het bedrag in dollars en wat dat in euro’s is, bijvoorbeeld Research 20 hours à $100 = $2000 which approximately equals €1860. Vul bij Aantal 1 in en bij het bedrag 1860.

Optionele offerteregel

Jortt heeft geen aparte optionele offerteregel. Een regel met aantal 0 kun je niet opslaan. Wil je een optie aanbieden die niet in het totaal telt, zet hem dan op een regel met aantal 1 en bedrag 0, en noem de prijs in de omschrijving, bijvoorbeeld Optioneel: extra onderhoudsbeurt, € 150,00 excl. btw. Je kunt opties ook bij de opmerkingen onder de offerteregels zetten.

Kiest je klant de optie, pas de offerte dan aan en verstuur hem opnieuw. Of zet de optie op de factuur als je met Maak factuur een factuur van de offerte maakt.

Offerteregels wijzigen

In een concept klik je gewoon weer op Offerteregels. Is de offerte al verstuurd en wil je klant toch iets anders, dan pas je hem aan en verstuur je hem opnieuw. Hoe dat gaat lees je bij offerte wijzigen. De offerte krijgt dan een nieuw versienummer.

Een offerte die geaccepteerd, ondertekend of gefactureerd is, kun je niet meer wijzigen.

Korting geven

Je geeft korting als percentage over de hele offerte:

1. Klik in het paneel Nieuwe offerte op Offerteregels. Het paneel Bewerk offerteregels opent.
2. Kies onder de regels Kortingen toevoegen.
3. Vul een Omschrijving in, bijvoorbeeld Korting vaste klant, en een Percentage.
4. Klik op Opslaan.

Bij 10% korting op € 950,00 staat er € 855,00 op de offerte, en rekent jortt de btw over dat bedrag: € 179,55. Je kunt meer dan één korting toevoegen; de percentages tellen dan bij elkaar op. Heb je bij de klant een Standaard korting ingesteld, dan zet jortt die er vanzelf op zodra je de klant kiest.

Suggesties voor offerteregel op basis van geschiedenis uitzetten

Wil je de suggesties uit je geschiedenis niet zien, zet ze dan uit:

1. Klik op Instellingen (het tandwiel) linksonder in het hoofdmenu.
2. Kies bij Factuur en offerte aanpassen voor Taal en overige voorkeuren.
3. Vink Stel factuurregels voor op basis van mijn geschiedenis uit.
4. Klik op Opslaan.

Referentie en opmerking toevoegen

Met een referentie ziet je klant sneller waar de offerte bij hoort, bijvoorbeeld een project, een ordernummer of een inkoopnummer. Een opmerking is ruimte voor extra uitleg, een persoonlijke boodschap of de afspraak over een voorschot bij akkoord.

Referentie aan de offerte toevoegen

1. Klik in het paneel Nieuwe offerte op Referentie en opmerking. Het paneel Opmerking en referentie opent.
2. Vul bij Referentie je referentie in, maximaal 200 tekens.
3. Klik op Opslaan.

Opmerking aan de offerte toevoegen

1. Klik in het paneel Nieuwe offerte op Referentie en opmerking.
2. Typ je tekst bij Opmerkingen boven factuurregels of bij Opmerkingen onder factuurregels. Op de offerte komt hij boven of onder de offerteregels te staan.
3. Klik op Opslaan.

Vervaldatum wijzigen

Op de offerte staan twee datums: Verstuurd en Vervaldatum. Op de pdf heet de vervaldatum Geldig tot.

Verstuurdatum

De dag waarop je de offerte verstuurt. Die zet jortt zelf; je kunt hem niet aanpassen.

Vervaldatum

De dag tot en met wanneer de offerte geldig is. Standaard is dat 30 dagen na vandaag. Wil je dat anders voor deze offerte:

1. Klik in het paneel Nieuwe offerte op Vervaldatum. Het paneel Vervaldatum opent.
2. Kies de nieuwe datum.
3. Klik op Opslaan.

De standaard voor al je offertes stel je in bij Instellingen: kies bij Factuur en offerte aanpassen voor Taal en overige voorkeuren en vul Geldigheidstermijn offertes (in dagen) in.

Na de vervaldatum is de offerte verlopen. Je klant kan hem dan niet meer online ondertekenen, en bij Nog te doen vraagt jortt je de verlopen offertes op geaccepteerd of afgewezen te zetten. Herinneringen voor offertes stuurt jortt niet. Wil je een verlopen offerte opnieuw versturen, geef hem dan eerst een nieuwe vervaldatum.

Taal van de offerte instellen

De taal van de offerte volgt de klant. Bij Klanten stel je in de Factuurinstellingen van de klant de Taal van de factuur en offerte in: Nederlands, Engels, Duits, Frans of Spaans. Is dat niet Nederlands, dan zie je de taal op de offerte bij Taal offerte.

De vaste teksten op de offerte, zoals je bedrijfsgegevens, de instructies en de voettekst, pas je per taal aan. Ga naar Instellingen en kies bij Factuur en offerte aanpassen voor Offerte aanpassen. Zie ook uiterlijk van de offerte aanpassen.

Voorbeeld van de offerte bekijken

Bekijk je offerte voordat je hem verstuurt:

1. Klik onderaan het paneel Nieuwe offerte op Voorbeeld. Het paneel Voorbeeld opent met de offerte zoals je klant hem als pdf krijgt.
2. Moet er nog iets anders, sluit het voorbeeld en pas het aan in het paneel Nieuwe offerte.

Uiterlijk offerte aanpassen

Je logo, de kleuren en de vaste teksten van je offerte stel je één keer in. Hoe dat gaat lees je bij uiterlijk van de offerte aanpassen.

Offerte definitief maken en versturen

Is de offerte af, klik dan onderaan het paneel Nieuwe offerte op Naar versturen. Het paneel Definitief maken en versturen opent. Je kiest Per e-mail of Zelf versturen / afdrukken. Alles daarover lees je bij offerte versturen.

Verstuur je hem nog niet, dan blijft de offerte een concept. Pas bij het versturen krijgt hij zijn definitieve offertenummer.

Concept offerte versturen

1. Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu.
2. Klik op Offertes.
3. Klik op de concept offerte die je wil versturen. Het paneel Nieuwe offerte opent.
4. Klik onderaan op Naar versturen. Het paneel Definitief maken en versturen opent.

Concept offerte verwijderen

Een concept dat je nog nooit hebt verstuurd, kun je verwijderen:

1. Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu.
2. Klik op Offertes.
3. Klik op de concept offerte die je wil verwijderen.
4. Klik bovenaan op het prullenbakje, of op Alle opties en Verwijder.

Verwijderen kun je niet ongedaan maken. Een offerte die al eens verstuurd is, kun je niet verwijderen, ook niet als je hem daarna weer hebt aangepast. Die archiveer je.

Concept offerte aanpassen

1. Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu.
2. Klik op Offertes.
3. Klik op de concept offerte die je wil aanpassen. Het paneel Nieuwe offerte opent meteen.
4. Klik op de sectie die je wil aanpassen, bijvoorbeeld Offerteregels, en klik op Opslaan.
5. Klik op Naar versturen als de offerte klaar is.

Een concept heeft nog geen versie die je klant kent; aanpassen verandert het versienummer dus niet. Een al verstuurde offerte aanpassen werkt anders: zie offerte wijzigen.