10 signalen dat je zzp-boekhouding niet op orde is

Er komt geen blauwe envelop aan te pas om te voelen dat er iets wringt in je boekhouding. Je ontwijkt je btw-aangifte, je weet niet precies wie jou nog moet betalen en bij het woord “jaarafsluiting” krijg je spontaan hoofdpijn. In deze gids neem ik je mee langs 10 duidelijke signalen dat je zzp-boekhouding niet op orde is – én laat ik zien hoe je met jortt in drie weken weer grip krijgt op je administratie.

Goed om te weten: de regels worden in 2026 niet milder. De zelfstandigenaftrek daalt verder naar € 1.200, terwijl de mkb-winstvrijstelling van 12,7% blijft bestaan. Een slordige boekhouding kost je dus sneller écht geld.

Ik schrijf dit artikel vanuit de praktijk: tientallen interviews met ondernemers, de fiscale regels voor 2026 en de manier waarop Boekhouding zzp in jortt is ingericht. Zie het als een reality check – vriendelijk, maar eerlijk.

Signaal 1 t/m 5: betalingen, bonnetjes en btw-stress

Signaal 1 – Je bank en boekhouding vertellen twee verschillende verhalen

Open je internetbankieren en vergelijk het met je boekhouding. Zie je bedragen die wel op je bank staan maar niet terugkomen in je boekhoudprogramma? Of andersom? Dan weet je dat je niet “bij” bent.

Veel zzp’ers houden nog lijstjes in Excel bij. Handig voor een overzicht, maar niet voor een sluitende administratie. Je mist dan de automatische bankkoppeling, btw-controles en het audittrail die een echt boekhoudprogramma biedt. In jortt is je bank juist het vertrekpunt: je koppelt je zakelijke rekening en de Boekhoudbot verwerkt automatisch je bij- en afschrijvingen. Zo voorkom je dat facturen “verdwijnen” tussen bank en boekhouding.

Wil je zien hoe dat werkt? Kijk dan ook eens naar de startersartikelen in de zzp-blog of de uitlegpagina Van start met boekhoudprogramma jortt.

Signaal 2 – Je weet niet precies wie jou nog moet betalen

Vraag jezelf nu meteen af: “Welk totaalbedrag aan openstaande facturen heb ik op dit moment?” Als je het niet binnen 10 seconden (ongeveer) weet, is dat een duidelijk signaal.

• Je maakt facturen in Word, Excel of een los factuurtooltje.
• Je houdt ergens een lijstje bij van “nog niet betaald”, maar controleert het zelden.
• Je herinnert pas als een klant zelf toegeeft dat hij te laat is.

In jortt factureren worden facturen direct onderdeel van je Boekhouding zzp. Ontvang je een betaling, dan koppelt de Boekhoudbot deze automatisch aan de juiste factuur. In het dashboard zie je in één oogopslag hoeveel er openstaat en welke klanten te laat zijn. Geen aparte lijstjes meer, geen giswerk.

Signaal 3 – Je bonnetjes zitten in je tas, niet in je administratie

Die tankbon van vorige maand. Dat etentje met een klant. Parkeerkosten bij een opdrachtgever. Hoeveel daarvan ligt nu in een la, jaszak of fotomapje op je telefoon?

De Belastingdienst verwacht dat je je facturen en bonnetjes minimaal 7 jaar bewaart (en bij onroerend goed vaak 10 jaar). Een schoenendoos vol papier of een ongestructureerde fotoverzameling voldoet daar in de praktijk niet aan.

Met de jortt-app scan je bonnetjes direct onderweg. De Boekhoudbot koppelt ze aan de juiste bankbetaling en categorie, bijvoorbeeld bedrijfsmiddelen en afschrijven of autokosten. Je bewaart ze veilig digitaal in je boekhouding en kunt ze zo nodig eenvoudig terugvinden, ook jaren later.

Signaal 4 – Elke btw-aangifte voelt als een spoedoperatie

Ben jij in de laatste week van het kwartaal koortsachtig bonnetjes aan het zoeken en Excel-formules aan het checken? Dan weet je dat je boekhouding niet continu wordt bijgewerkt, maar in kwartalen wordt ‘gereanimeerd’.

Te late of onjuiste btw-aangiftes kunnen leiden tot naheffingsaanslagen en boetes. Sinds de introductie van de moderne kleineondernemersregeling (KOR) is het bovendien extra belangrijk om te weten of je onder of boven de omzetgrens van € 20.000 zit.

In jortt’s btw-paneel wordt je aangifte continu opgebouwd vanuit je bankmutaties en facturen. De automatische controle van de boekhouding checkt je btw-aangifte op tientallen punten voordat je indient. Daardoor voelt de deadline meer als “even controleren en klikken” dan als een stressvolle sprint.

Meer lezen over btw en 2026? Kijk dan ook naar het artikel Belastingen zzp in 2026 in de zzp-blog.

Signaal 5 – Privé en zakelijk lopen gevaarlijk door elkaar

Betaal je soms zakelijke kosten vanaf je privérekening, of doe je privé-aankopen vanaf je zakelijke rekening “omdat dat even makkelijker was”? Een keer kan, maar structureel is dit een signaal dat je boekhouding gaat wankelen.

Je moet privé-opnames, stortingen en gemengde kosten netjes verwerken om bij aangifte inkomstebelasting niet te veel (of te weinig) belasting te betalen. Je wilt kunnen laten zien wat echt zakelijk is. In jortt boek je via duidelijke categorieën zoals “Privé-opname” of “Storting privé” in plaats van diep in grootboeknummers te duiken. Dat maakt het veel makkelijker om het onderscheid tussen privé en zakelijk bewijsbaar te houden.

Signaal 6 t/m 10: geen inzicht, geen rapportages, verrassingen bij IB

Signaal 6 – Je weet niet hoeveel winst je eigenlijk maakt

Veel zzp’ers kunnen hun omzet wel opdreunen, maar blijven het antwoord schuldig op de vraag: “Wat is je winst tot nu toe dit jaar?” Als je alleen naar je banksaldo kijkt, mis je een groot deel van het verhaal: niet-betaalde facturen, toekomstige belasting, investeringen, afschrijvingen.

In Boekhouding zzp in jortt zie je op je dashboard direct je omzet, kosten en resultaat. Met één klik bekijk je een actuele winst-en-verliesrekening of balans. Je hoeft geen exports naar Excel te maken of oud-modische grootboekkaarten te doorploegen.

Signaal 7 – Je hebt geen idee hoeveel je moet reserveren voor inkomstenbelasting

De spelregels veranderen. In 2026 is de zelfstandigenaftrek verder verlaagd naar € 1.200, terwijl de mkb-winstvrijstelling van 12,7% over je winst na ondernemersaftrek in stand blijft. Dat betekent: minder vaste aftrek, dus relatief meer belasting als je niet goed plant.

Heb je geen idee welk bedrag je maandelijks opzij moet zetten, dan ben je waarschijnlijk je IB-reservering aan het gokken. In jortt zie je via het IB-rapport en de rapportages hoeveel belasting je ongeveer kunt verwachten. Zo kun je structureel reserveren in plaats van achteraf te schrikken.

Meer achtergrond over manieren van boekhouden en reserveren vind je in de gids Welke manier van boekhouden is het beste voor zzp’ers? en in de FAQ Beste boekhoudprogramma.

Signaal 8 – Je hebt geen rapportages, alleen losse lijstjes

Als je administratie bestaat uit losse Excel-bestanden, bankexports en mapjes met pdf’s, is de kans groot dat je geen consistente rapportages hebt. Geen winst-en-verlies per jaar, geen overzicht van openstaande posten, geen helder beeld van je investeringen.

Een goede boekhouding moet minimaal een actuele winst-en-verliesrekening, balans en openstaande posten kunnen laten zien. In jortt krijg je daarbovenop rapporten zoals het KIA-rapport (kleinschaligheidsinvesteringsaftrek) en rapporten voor aangifte inkomstenbelasting. Dat geeft houvast bij grote beslissingen en bij gesprekken met je bank of adviseur.

Signaal 9 – Je weet niet of je het urencriterium haalt en of je aftrek misloopt

De zelfstandigenaftrek en startersaftrek gelden alleen als je voldoet aan het urencriterium van 1.225 uur per jaar. Zonder goede urenregistratie is het vrijwel onmogelijk om dit achteraf aannemelijk te maken als de Belastingdienst daarom vraagt.

Met de module Gratis uren en projecten in jortt houd je eenvoudig je uren bij per klant of project. In het urencriterium rapport zie je of je op koers ligt voor het urencriterium. Je koppelt je uren direct aan facturen en omzet, zodat je nooit meer hoeft te puzzelen welke tijd waar is gebleven.

Signaal 10 – Je boekhouder blijft dezelfde vragen stellen

Werk je met een externe boekhouder en krijg je elk kwartaal dezelfde vragen (“Wat is deze betaling?”, “Heb je de factuur nog?”, “Is dit privé of zakelijk?”)? Dan is dat vaak een signaal dat je onderliggende administratie niet logisch is ingericht.

Een moderne workflow ziet er anders uit: jij houdt je bank en documenten bij in een geautomatiseerd boekhoudprogramma zzp, de software doet de controles en pas dán kijkt een boekhoudcoach mee. Dat is precies hoe jortt is opgezet: software eerst, mens als specialistische back-up. Wil je weten of dat bij jou past, kijk dan ook naar Voor wie is jortt en Voor welke boekhouders is jortt geschikt.

Wat er mis kan gaan als je niets doet

Een beetje achterstand lijkt misschien onschuldig. Maar als je niets verandert, kan het voor zzp’ers in 2026 flink in de papieren lopen.

1. Fiscale risico’s: boetes, naheffingen en gemiste aftrek

• Te late btw-aangifte of betaling. De Belastingdienst kan verzuimboetes en naheffingsaanslagen opleggen als je je btw-aangifte te laat indient of betaalt.
• Verkeerde toepassing van de KOR. Als je onder de KOR valt maar de omzetgrens van € 20.000 overschrijdt en dat niet tijdig signaleert, moet je vanaf die factuur btw gaan rekenen en alsnog aangifte doen.
• Gemiste zelfstandigenaftrek en mkb-winstvrijstelling. Als je uren, kosten en investeringen niet goed bijhoudt, loop je het risico dat je minder ondernemersaftrek en winstvrijstelling krijgt dan waarop je recht hebt.
• Onvolledige jaarrekening. Zonder complete administratie kun je geen nette jaarrekening opstellen. Dat is niet alleen onhandig voor jezelf, maar ook voor banken en andere partijen.

2. Zakelijke risico’s: geen stuurinformatie

Zonder betrouwbare cijfers kun je geen goede beslissingen nemen over tarieven, investeringen of het aannemen van werk. Je weet niet welke klanten of projecten echt winstgevend zijn en welke je beter kunt loslaten. In andere artikelen, zoals Boekhouden voor creatieve zzp’ers en Boekhouden voor bouw- en klus-zzp’ers, laten we zien hoe je per project of klus inzicht krijgt in je marge – iets wat zonder goede administratie vrijwel onmogelijk is.

3. Emotionele belasting: stress en uitstelgedrag

Misschien wel het grootste effect: de mentale belasting. Elke keer als je denkt “ik moet nog iets met mijn boekhouding”, maar niet precies weet wat, zakt je energie. Je schuift het vooruit, waardoor de berg groter wordt en de drempel nog hoger. Met een geautomatiseerd systeem als jortt draai je dat om: je doet elke maand een kleine, overzichtelijke check in plaats van eens per jaar een bergwerk.

Plan van aanpak: in 3 weken weer grip

Goed nieuws: je hoeft niet alles in één weekend recht te trekken. Met een slim stappenplan kun je in drie weken tijd je hele Boekhouding zzp structureren en voortaan in kleine stukjes bijhouden. Zie dit als jouw “opschoon-sprint”, precies zoals we in het artikel over de 10-minuten-per-maand-boekhouding ook doen.

Week 1 – Bank koppelen en basis neerzetten

1. Maak een jortt-account aan en kies het pakket dat bij je past. De vergelijking in Top 10 beste boekhoudprogramma’s voor zzp’ers (2026) laat zien waarom jortt voor veel zzp’ers op 1 staat.
2. Koppel je bankrekening(en). Vanaf dat moment komen bij- en afschrijvingen automatisch in je administratie. In de uitleg over terugwerkende kracht lees je hoe ver je terug kunt gaan en hoe je oude mutaties importeert.
3. Importeer je bestaande gegevens. Kom je van Excel of een ander pakket? Dan helpt het artikel ZZP boekhouding overstappen en de overstap-hub Overstappen naar jortt.
4. Scan de grootste risico’s. Gebruik de automatische controle van de boekhouding om snel te zien waar nog gaten of fouten zitten.

Week 2 – Opschonen: facturen, bonnetjes en btw

1. Check al je openstaande facturen. Loop in jortt door de lijst met open posten en zet er een reminder achter: nabellen, heraanbieden of eventueel afboeken.
2. Werk je bonnetjes weg. Gebruik de app om alle losse bonnen te scannen en koppel ze aan de juiste betalingen. Denk ook aan investeringen die in het KIA-rapport moeten komen.
3. Laat de Boekhoudbot z’n werk doen. Boekt de Boekhoudbot een type transactie goed, maak er dan een regel van. Hoe meer regels, hoe minder handwerk je in de toekomst hebt. Daarover lees je meer in de artikelen over automatisering in Beste boekhoudprogramma en Zelf eenvoudig online boekhouden.
4. Maak je btw tot nu toe kloppend. In het btw-paneel zie je precies welke boekingen in welke aangifte vallen. Klopt alles, dan dien je direct in – mét ingebouwde controles.

Week 3 – Rapportages en nieuwe routine

1. Check je jaarwerk. Bekijk je jaarrekening en IB-rapport in jortt. Zo zie je direct of je winst, aftrekposten en reserveringen logisch zijn.
2. Stel je 10-minuten-per-maand-ritueel in. Plan in je agenda elke maand 10 minuten voor:
   • bankcontrole (nieuwe mutaties boeken);
   • facturen versturen en herinneringen checken;
   • bonnetjes scannen;
   • een snelle blik op btw- en IB-reservering.
   Dit is precies het ritueel zoals beschreven in 10-minuten-per-maand-boekhouding.
3. Gebruik rapporten om te sturen. Kijk maandelijks naar je winst-en-verlies en, als je investeert, naar je afschrijvingen en KIA-rapport. Zo wordt je boekhouding niet alleen “op orde”, maar ook een stuurinstrument.
4. Schakel waar nodig een jortt-boekhoudcoach in. In de overstapservice Jortt overstapservice lees je hoe een coach je kan helpen met beginbalans, ingewikkelde situaties of extra controles.

Wat andere zzp’ers zeggen over hun boekhouding met jortt

De signalen hierboven zijn misschien confronterend, maar je bent niet de enige. Op Trustpilot delen zzp’ers hun ervaringen met overstappen naar geautomatiseerd boekhouden met jortt. Enkele voorbeelden (samengevat):

• Simone van der Worp (★★★★★) vertelt dat ze al jaren met jortt werkt en dat haar boekhouding nu niet alleen makkelijker maar vooral veel sneller gaat. Ze noemt de rapportages en het overzicht “erg fijn”.
• Mevrouw MMG (★★★★★) schrijft dat ze al jaren een buitengewoon tevreden gebruiker is. Dankzij de bankkoppeling ziet ze nooit meer iets over het hoofd en kost haar boekhouding veel minder tijd.
• Sebastiaan Maliepaard (★★★★★) vergelijkt jortt met andere “simpele” pakketten en concludeert dat je daar toch veel kennis nodig hebt, terwijl jortt het echt eenvoudig maakt om zelf te doen.
• Suzanne (★★★★★) geeft aan dat ze met weinig werk haar btw-aangifte en zelfs loonbelastingaangifte kan doen. Bonnetjes scant ze in en koppelt ze eenvoudig in de app.
• Dick Dral (★★★★★) rekent voor dat hij als zzp’er eerder zo’n € 200 per maand aan een boekhouder betaalde en nu – met een jortt-abonnement – zelf fluitend zijn administratie bijhoudt.

Meer ervaringen lees je op de pagina Beste boekhoudprogramma volgens ondernemers, waar Trustpilot-reviews ook zijn meegenomen in de vergelijking.

Korte top 3 boekhoudprogramma’s (2026) voor zzp’ers die weer grip willen

Op basis van de vergelijking in Top 10 beste boekhoudprogramma’s voor zzp’ers (2026) en de focus op automatisering, jaarwerk en btw-controles, ziet een korte top 3 er – specifiek voor “boekhouding op orde krijgen én houden” – zo uit:

1. jortt – Automation-first met de Boekhoudbot, automatische jaarafsluiting, IB-rapport, KvK-jaarrekening, btw-aangifte in pakket en uitgebreide controles.
2. SnelStart – Bekend pakket met solide functies voor facturatie en boekhouding, geschikt als je graag meer zelf inricht en minder nadruk legt op volledig geautomatiseerd jaarwerk.
3. Exact Online – Krachtig en uitgebreid, vooral interessant als je zzp-activiteit later doorgroeit richting een groter bedrijf met meer modules en koppelingen.

In de uitgebreide gids Beste boekhoudprogramma lees je hoe deze pakketten zijn vergeleken en waarom jortt voor de meeste zzp’ers die minder willen boekhouden en meer willen ondernemen op nummer 1 staat.

FAQ: veelgestelde vragen over een ‘niet-op-orde’ zzp-boekhouding

1. Hoe weet ik of mijn zzp-boekhouding echt niet op orde is?

Herken je meerdere signalen uit dit artikel – bijvoorbeeld dat je btw-aangifte altijd stress oplevert, je niet weet wie er nog moet betalen en je geen actuele winst-en-verliesrekening hebt – dan is dat een duidelijk teken. In jortt kun je dit direct testen door je bank te koppelen en de automatische controle van de boekhouding te draaien: hoe meer meldingen, hoe meer werk er nog ligt.

2. Hoe vaak moet ik als zzp’er mijn boekhouding bijwerken?

Met een geautomatiseerd systeem zoals jortt is “10 minuten per maand” een realistische richtlijn, mits je bank gekoppeld is en je bonnetjes snel scant. In de praktijk doen veel ondernemers elke week een paar minuutjes (bonnen scannen, facturen versturen) en draaien ze aan het eind van de maand een korte check, zoals beschreven in 10-minuten-per-maand-ritueel.

3. Kan ik met terugwerkende kracht overstappen als alles nu in Excel staat?

Ja. Je kunt met terugwerkende kracht je bankmutaties inlezen en je oude boekjaren in jortt verwerken. De handleiding Met terugwerkende kracht je boekhouding in jortt zetten legt stap voor stap uit hoe je dat doet. In het artikel Overstappen met je zzp-boekhouding lees je bovendien hoe lang het in de praktijk duurt en welke keuzes je maakt over oude jaren.

4. Heb ik met jortt nog een boekhouder nodig?

Nee, dat is niet verplicht. jortt is juist gemaakt zodat je zelf je btw-aangifte, aangifte inkomstenbelasting-rapport en jaarrekening kunt voorbereiden. Wil je extra zekerheid, dan kun je een jortt-boekhoudcoach laten meekijken. Op Voor wie is jortt en Voor welke boekhouders is jortt geschikt lees je hoe die samenwerking in de praktijk werkt.

5. Wat als ik te laat ben met mijn btw-aangifte?

Ben je te laat, dien dan zo snel mogelijk alsnog aangifte in, ook als je niet direct kunt betalen. Doe je niks, dan loop je risico op boetes en een schatting van je omzet door de Belastingdienst. Met jortt kun je volgende perioden voorkomen dat je nog eens te laat bent, omdat je btw-paneel altijd up-to-date is en je niet eerst alles handmatig hoeft uit te rekenen.

6. Hoe voorkom ik dat ik fiscale voordelen misloop door een rommelige administratie?

Zorg dat je uren, kosten en investeringen goed vastlegt. Gebruik urenregistratie voor het urencriterium, scan bonnen direct met de app, houd investeringen bij voor het KIA-rapport en controleer je IB-rapport in jortt. Omdat de zelfstandigenaftrek in 2026 verder is verlaagd naar € 1.200, maar de mkb-winstvrijstelling van 12,7% blijft gelden, loont het juist nu om je cijfers strak op orde te hebben.

Wil je na dit artikel direct doorpakken? Start dan vandaag nog met een proefabonnement op jortt, volg de tips uit Overstappen naar jortt en ZZP-boekhouding voor starters, en maak van je boekhouding weer een hulpmiddel – geen hoofdpijndossier.