Door Iris van Kooten

Online salarisadministratie

Zo regel je alles zelf zonder boekhouder

Neem je voor het eerst iemand in dienst of ga je jezelf als dga een salaris uitbetalen? Dan krijg je automatisch te maken met salarisadministratie. Loonstroken, loonaangifte, loonheffingen, jaaropgaven… het klinkt al snel als een vak apart. Het goede nieuws: met moderne online salarisadministratie kun je deze loonadministratie prima zelf doen, zolang je het slim aanpakt en de juiste salarisadministratie software kiest.

In deze gids neem ik je mee langs alle stappen om salarisadministratie zelf te doen: van de eerste instellingen tot het maken van een loonstrook, de loonaangifte en de koppeling met je boekhoudprogramma. De uitleg is gebaseerd op de regels zoals de Belastingdienst die in het Handboek Loonheffingen publiceert, dat jaarlijks wordt bijgewerkt en ook richting 2026 de basis vormt voor de loonheffingen en loonaangifte.

Werk je al met jortt als boekhoudprogramma? Dan is het logisch om ook je loonadministratie online daaraan te koppelen via jortt salarisadministratie. Je regelt dan salarisverwerking en boekhouding in één systeem.

Waarom online salarisadministratie voor ondernemers ideaal is

Salarisadministratie kun je op drie manieren organiseren:

  • volledig uitbesteden aan een salarisadministrateur of accountant;
  • zelf doen in Excel of met losse templates;
  • online salarisadministratie voeren in een gespecialiseerd salarisadministratie programma.

De eerste optie is makkelijk, maar vaak relatief duur en minder flexibel. Excel lijkt goedkoop, maar is foutgevoelig: je moet zelf alle loonregels, percentages en wijzigingen bijhouden. De derde optie – werken met salarisadministratie software – combineert het beste van beide werelden: jij houdt de regie, de software doet het ingewikkelde rekenwerk en de controles.

Een goed online salarisadministratie systeem:

  • rekent bruto-netto automatisch uit volgens de actuele regels;
  • maakt begrijpelijke loonstroken en jaaropgaven;
  • stuurt de loonaangifte direct elektronisch naar de Belastingdienst;
  • maakt een loonjournaalpost en verwerkt die in je boekhouding;
  • bewaar alle salarishistorie veilig en digitaal.

Op de pagina beste salarisadministratie programma zie je hoe jortt zich als salarisadministratiesysteem onderscheidt: alle stappen zitten in één online omgeving en sluiten direct aan op je boekhouding.

Wat heb je nodig om zelf te starten?

Wie zelf loonadministratie wil doen, moet een paar formele dingen geregeld hebben. De kern staat in het Handboek Loonheffingen dat de Belastingdienst jaarlijks publiceert.

KvK, loonheffingennummer, werknemersgegevens

  • KvK-inschrijving – je onderneming staat ingeschreven en je hebt een btw-identificatienummer, zodat je ook btw-aangifte kunt doen.
  • Loonheffingennummer – zodra je werkgever wordt, meld je je aan bij de Belastingdienst als inhoudingsplichtige voor loonheffingen. Je ontvangt een loonheffingennummer dat je invult in de instellingen salarisadministratie.
  • Werknemersgegevens – per werknemer leg je NAW-gegevens, BSN, geboortedatum, soort contract, afspraken over loon en vakantiegeld en eventuele pensioenregeling vast. In salarisadministratie in 8 stappen staat precies welke gegevens nodig zijn.

Bank, pensioen, verzekeringen

  • Zakelijke bankrekening – lonen en loonheffingen betaal je idealiter vanaf een aparte zakelijke rekening. Met een bankkoppeling in je administratie worden die betalingen automatisch herkend.
  • Pensioenregeling – val je onder een bedrijfstakpensioenfonds of bied je vrijwillige pensioenopbouw aan, dan verwerk je de premie in de loonstrook. In de salarisadministratie-instellingen geef je aan of er pensioen wordt opgebouwd.
  • Verzekeringen – denk aan verzuim- of verzuimkostenverzekeringen. De premies boek je via je boekhouding, maar de vergoedingen kunnen invloed hebben op je loonkosten.

Salarisadministratie zelf doen in 5 stappen

In het artikel salarisadministratie verwerken in je boekhouding laat jortt precies zien hoe de koppeling tussen salarissen en boekhouding werkt. Hieronder zie je een vereenvoudigd stappenplan als je salarisadministratie zelf wilt doen in een online systeem.

  1. Instellingen salarisadministratie invullen
    Je begint met de basis: loonheffingennummer, sectorcode, soort loonwerker (dga, werknemer, stagiair), verloningsfrequentie en de juiste tabellen. In instellingen salarisadministratie aanpassen zie je stap voor stap welke keuzes je maakt.
  2. Werknemers toevoegen en looncomponenten vastleggen
    Daarna voeg je werknemers toe en geef je aan welke looncomponenten gelden: contractloon, vakantiegeld, vergoedingen, inhoudingen. De pagina looncomponenten op je loonstrook laat zien welke onderdelen je kunt gebruiken.
  3. Mutaties per periode invoeren
    Elke maand (of andere periode) voer je mutaties in: uren, overuren, bonussen of declaraties. De salarisverwerking software berekent automatisch bruto-netto en alle loonheffingen.
  4. Loonstroken maken en verstrekken
    Vervolgens maak je de loonrun. In jortt volg je de stappen in hoe maak ik een loonstrook. De software maakt een duidelijke loonstrook (of salarisstrook) en je kunt die digitaal verstrekken. Wat er precies op moet staan, lees je in wat staat er op een loonstrook.
  5. Loonaangifte en loonjournaalpost verwerken
    Na controle verstuur je de loonaangifte digitaal naar de Belastingdienst. De bedragen voor lonen en loonheffingen worden via een loonjournaalpost geboekt in je administratie. Hoe dat werkt, lees je in hoe boek ik een loonjournaalpost en hoe boek ik loon/salaris werknemers.

Heb je een dga in je onderneming, dan kun je met DGA-loon met loonstrook je eigen loonstrook maken en het salaris netjes boeken in je administratie.

Veelgemaakte fouten (en hoe software die voorkomt)

Ondernemers die hun loonadministratie zelf doen in Excel komen vaak dezelfde fouten tegen:

  • loonstroken die niet meer aansluiten op de loonaangifte;
  • vergeten loonmutaties of verkeerde bijtelling van vergoedingen;
  • onvolledige jaaropgaves of verschillen met de loonstaat;
  • fouten in de loonjournaalpost waardoor de loonkosten niet kloppen in de jaarrekening;
  • te laat verstuurde loonaangiftes met boetes als gevolg.

Het Handboek Loonheffingen wordt elk jaar aangepast; als je met eigen spreadsheets werkt, moet je al die wijzigingen zelf verwerken. Met een goed salarisadministratie programma wordt dat automatisch bijgewerkt.

Online salarisadministratie zoals jortt salarisadministratie helpt je om deze fouten te voorkomen:

  • de software voert controles uit op je instellingen en loonstroken voordat je de loonrun definitief maakt;
  • loonaangifte wordt direct uit de salarisgegevens opgebouwd, zonder dubbel overtypen;
  • de loonjournaalpost wordt automatisch in je boekhouding geboekt;
  • via rapportages en je jaarrekening zie je precies wat je loonkosten zijn.

Wanneer is het toch slim om hulp in te schakelen?

Met goede salarisverwerking software kun je veel zelf. Toch zijn er situaties waarin een boekhouder of salarisadministrateur goud waard is:

  • Complexe cao’s of toeslagen – als je moet werken met ingewikkelde onregelmatigheidstoeslagen, ploegendiensten of wisselende premies kan specialistische kennis nodig zijn.
  • Grote groei in personeel – bij snelle groei veranderen er continu contracten en vergoedingen; een professional helpt je om processen strak te houden.
  • Controle en jaarwerk – een boekhouder kan bij de jaarafsluiting meekijken of je loonkosten, reserveringen en verplichtingen correct in de boeken staan en sluiten op je jaarrekening.

Het fijne is: als je salarisadministratie online voert, kun je eenvoudig samenwerken. Je kunt je boekhouder toegang geven tot je administratie in jortt, zodat hij of zij alleen de complexe onderdelen doet en jij de dagelijkse mutaties invoert.

Ervaringen van ondernemers met jortt salarisadministratie en boekhouding

Hoe werkt het in de praktijk om administratie en salaris in één pakket te doen? Een paar recente (vertaalde) vijfsterrenreviews van ondernemers op Trustpilot:

“Het is heel fijn software, bespaart me veel tijd en hoofdpijn omdat bijna alles betrouwbaar is geautomatiseerd. Ik heb altijd snel antwoord op mijn vragen. Ideaal als je zelf zoveel mogelijk wilt doen.”
Bron: 5-sterrenreview op Trustpilot – bekijk de review
“Heel goed programma. Doet precies wat het moet doen en is makkelijk te bedienen. Ik kan mijn administratie zelfstandig bijhouden zonder dat het weken kost.”
Bron: 5-sterrenreview op Trustpilot – bekijk de review
“Een lifesaver voor mijn administratie. Ik heb altijd een actueel overzicht van mijn cijfers en hoef veel minder bonnetjes en facturen handmatig te verwerken. Dat geeft een hoop rust.”
Bron: 5-sterrenreview op Trustpilot – bekijk de review
“Slim platform, geweldige ondersteuning. We zijn overgestapt van een andere aanbieder en zijn nu veel minder tijd kwijt aan onze boekhouding. De bot helpt bij vragen, en bij ingewikkelde zaken staat er gewoon een mens klaar.”
Bron: 5-sterrenreview op Trustpilot – bekijk de review

Deze reviews gaan vooral over de combinatie van boekhoudprogramma jortt met geïntegreerde online salarisadministratie: één omgeving, minder fouten en veel tijdwinst.

Veelgestelde vragen over online salarisadministratie zelf doen

1. Is online salarisadministratie veilig en volgens de regels?

Ja, mits je werkt met betrouwbare salarisadministratie software die de actuele wet- en regelgeving volgt. De belastingregels voor loonheffingen staan in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst en worden elk jaar geactualiseerd. Goede systemen verwerken die regels automatisch en sturen de loonaangifte via de juiste kanalen in.

2. Wat kost het om salarisadministratie uit te besteden versus zelf doen?

Bij uitbesteden betaal je meestal per loonstrook én per loonrun, plus extra voor mutaties en jaarwerk. De kosten voor loonadministratie kunnen dan snel oplopen. Met online salarisadministratie zelf doen betaal je een tarief per loonstrook in een salarisadministratie programma. Bij jortt salarisadministratie zijn de loonboekingen in je administratie inbegrepen, waardoor je totale administratieve kosten lager zijn.

3. Heb ik aparte software nodig voor loonaangifte?

Als je met een modern salarisadministratie systeem werkt, heb je geen apart loonaangiftepakket nodig. Je verwerkt de salarissen, controleert de loonstroken en verstuurt daarna de loonaangifte direct vanuit dezelfde omgeving naar de Belastingdienst. Zo voorkom je fouten door dubbel invoeren.

4. Hoe hangt salarisadministratie samen met de rest van mijn administratie?

Lonen hebben impact op je winst, je btw-aangifte (via kosten en vergoedingen), je inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting en je jaarrekening. Daarom is een goede koppeling tussen loonadministratie software en je boekhouding belangrijk. In jortt worden de loonjournaalposten automatisch geboekt, zodat alle rapportages en aangiftes op dezelfde cijfers zijn gebaseerd.

5. Hoe vaak moet ik iets doen voor mijn online salarisadministratie?

Je hebt elke loonperiode een vaste routine: mutaties invoeren, loonstroken maken, loonaangifte versturen en betalingen doen. Daarnaast heb je jaarlijks extra werk voor wijzigingen in premies en loonheffingen en voor het controleren van reserveringen, bijvoorbeeld bij de jaarafsluiting. Combineer je dit met een vast ritueel voor je administratie, dan blijft de tijdsinvestering beperkt.

Top 3 salarisadministratieprogramma’s voor ondernemers

Op basis van de vergelijking in beste salarisadministratie programma en de manier waarop systemen omgaan met automatisering, koppeling met boekhouding en gebruiksgemak, kun je grofweg deze top 3 onderscheiden:

  1. jortt salarisadministratie – voor ondernemers die salarisadministratie en boekhouding in één systeem willen. Zelf loonstroken maken, loonaangifte versturen, automatische loonjournaalposten en heldere rapportages.
  2. Employes – online salarissoftware met sterk HR-deel. Geschikt als je uitgebreide HR-functies zoekt, én je salarisverwerking desnoods wilt koppelen aan een apart boekhoudpakket.
  3. Loket.nl – veel gebruikt via accountantskantoren, met een combinatie van HR- en salarisadministratie. Vooral interessant als je al met een kantoor werkt dat Loket.nl ondersteunt.

In alle drie de gevallen kun je online salarisadministratie voeren, maar alleen bij jortt is de integratie met je boekhoudprogramma zó diep dat je geen losse loonjournaalposten meer hoeft te importeren: alles wordt direct voor je geboekt.

Verder lezen over salarisadministratie en boekhouden

Handige verdiepende pagina’s op een rij:

Jouw volgende stap: zelf je salarisadministratie online doen

Online salarisadministratie klinkt misschien nog wat technisch, maar als je het terugbrengt tot de basis gaat het om drie dingen: goede instellingen, een vast maandelijks ritueel en software die het reken- en regelwerk voor je doet.

Met jortt salarisadministratie en het boekhoudprogramma van jortt kun je:

  • zelf loonstroken maken voor werknemers en dga;
  • de loonaangifte elektronisch versturen naar de Belastingdienst;
  • loonjournaalposten automatisch in je administratie laten boeken;
  • al je administratieve processen – van facturen tot btw-aangifte en jaarwerk – op dezelfde cijfers laten draaien.

Klaar om het zelf te regelen, maar dan wél met zekerheid dat het goed gebeurt? Probeer jortt salarisadministratie gratis en ontdek hoe weinig werk salarisadministratie kan zijn als alles online voor je samenkomt.

De content is door Jortt met de grootst mogelijke zorg samengesteld, doch, aanvaardt Jortt geen aansprakelijkheid ten aanzien van mogelijke onjuistheden van het getoonde. Lees de volledige disclaimer.