Verwerken van je bij- en afschrijvingen

6:08

Zo boek je vanuit je bank

Met jortt doe je je boekhouding aan de hand van je bij- en afschrijvingen. Koppel je bankrekening aan jortt, dan komen de nieuwe bij- en afschrijvingen elke dag in je administratie. De Boekhoudbot verwerkt er al veel van: hij koppelt betalingen aan facturen en boekt transacties waarvoor een regel bestaat. Wat de Boekhoudbot (nog) niet kan, boek je zelf. Die bij- en afschrijvingen staan voor je klaar bij Nog te doen.

Per bij- of afschrijving geef je aan waarom je het geld hebt ontvangen of waaraan je het hebt uitgegeven. Een bijschrijving herken je aan het groene pijltje, een afschrijving aan het rode.

Klik op Boekhoudbot in het hoofdmenu om te zien wat de Boekhoudbot al voor je gedaan heeft. Lees meer over de Boekhoudbot.

Een bij- of afschrijving openen

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Klik in het blok Bij- en afschrijvingen op Boek de bij- en afschrijvingen voor je rekening. Heb je meer rekeningen, dan staat er per rekening een regel. Het paneel Rekeningoverzicht opent, met de bij- en afschrijvingen die je nog moet boeken.
3. Klik op de bij- of afschrijving die je wilt boeken. Het paneel Banktransactie opent.

Onder het bedrag in de lijst staat een balk. Is die nog niet helemaal gevuld, dan is de transactie nog niet (helemaal) geboekt.

In het paneel Banktransactie staan de Rekening, de Datum, de Tegenrekening, de Tegenrekeninghouder, de Omschrijving en het Bedrag. Daaronder staat bij Koppelingen wat er al aan de transactie hangt, en bij Mogelijke koppelingen wat je ermee kunt doen. Onderaan staat Nog in te boeken: het bedrag dat je nog moet boeken.

Kent de Boekhoudbot een standaardregel die op deze transactie lijkt, dan stelt hij in het paneel voor om er een eigen regel van te maken. Dan boekt hij vergelijkbare transacties voortaan zelf. Lees meer over boekhouden zonder handen.

Kies wat je doet bij Mogelijke koppelingen

Bij Mogelijke koppelingen staan knoppen. Welke je ziet, hangt af van wat jortt vindt:

Koppel je een factuur, dan staat die op betaald. Jortt koppelt nooit meer dan er openstaat: betaalde je klant te veel, dan blijft het verschil bij Nog in te boeken staan. Hoe je dat boekt, lees je in klant betaalt te veel of te weinig.

De Boekhoudbot zet een factuur zelf op betaald als je klant precies het openstaande bedrag betaalt en het factuurnummer in de omschrijving zet. Klopt een van de twee niet, dan koppel je de betaling zelf. Lees ook factuur betaald.

Ons advies is om vanuit je bij- en afschrijvingen te boeken: jortt vult de boeking dan voor je in en je boekt niets dubbel. Maak je toch eerst een boeking van een bon of factuur, dan zie je die later bij de afschrijving terug als mogelijke koppeling.

De soort boeking kiezen

Klik je op Maak boeking, dan opent het paneel Maak boeking aan. Jortt vult al een paar dingen voor je in:

• de Omschrijving: de naam van de tegenrekeninghouder en de omschrijving van de bank;
• het bedrag dat nog in te boeken is;
• de datum van de bij- of afschrijving als factuurdatum en leverdatum;
• de Categorie die je de vorige keer voor dezelfde tegenrekening koos. Is er nog geen eerdere boeking, dan is dat Andere kosten bij een afschrijving en Diverse omzet bij een bijschrijving.

Bovenaan kies je bij Soort boeking wat voor boeking het is:

Je kunt een boeking ook maken zonder bij- of afschrijving, bijvoorbeeld voor een contante uitgave. Klik dan rechtsboven op Toevoegen en kies Boeking. Hetzelfde paneel Maak boeking aan opent, maar dan leeg.

Kosten boeking maken

Kosten verlagen je winst. Voorbeelden zijn inkoop, verzekeringen, reiskosten en kantoorkosten. Kies bij Soort boeking voor Kosten.

Je betaalt Jansen Installatietechniek € 60,50 voor het onderhoud van de cv-ketel in je bedrijfsruimte. Op de factuur staat € 50,00 plus € 10,50 btw (21%).

1. Kies bij Soort boeking voor Kosten.
2. Kies de Categorie, hier Huisvestingskosten.
3. Controleer de Omschrijving.
4. Controleer bij Totaal incl btw het bedrag.
5. Kies bij Btw-soort waar je leverancier vandaan komt.
6. Vul bij Totaal btw de btw van de factuur in, of klik op Bereken en kies 21%.
7. Voeg de factuur of bon toe, zie bon toevoegen.
8. Klik op Opslaan. In het paneel Banktransactie staat Nog in te boeken nu op € 0,00.

Categorie

De Belastingdienst wil je kosten per soort zien. Daarom kies je een categorie. Bij Rapporten zie je in de winst-en-verliesrekening per categorie hoeveel kosten je in een periode maakte. Welke categorie bij welke uitgave past, lees je in boeken op de juiste categorie.

Wil je meer inzicht in je cijfers? Je kunt ook zelf categorieën toevoegen. Doe dit alleen als je echt iets met die informatie doet. Voor de Belastingdienst is het niet nodig.

Omschrijving

Met de omschrijving herken je de boeking later terug. Jortt neemt de naam van de tegenrekeninghouder en de omschrijving van de bank over. Meestal is dat genoeg; pas hem aan als dat niet zo is. Voeg je de factuur toe aan de boeking, dan zie je daar ook wat je kocht.

Btw-soort

Bij Btw-soort geef je aan waar je leverancier vandaan komt en of hij de btw naar jou heeft verlegd:

• Leverancier uit Nederland (standaard)
• Leverancier uit Nederland met btw verlegd
• Leverancier binnen de EU
• Leverancier binnen de EU met btw verlegd
• Leverancier buiten de EU
• Leverancier buiten de EU met btw verlegd

Je keuze bepaalt waar de btw van deze boeking in je btw-aangifte komt: alleen bij 5b, of ook bij 2a, 4a of 4b. Bij een soort met btw verlegd heet het bedragveld Totaal in plaats van Totaal incl btw: op de factuur staat dan geen btw.

Ben je vrijgesteld van btw, dan boekt jortt je kosten zonder btw: je draagt geen btw af en kunt dus ook geen btw terugvragen. Krijg je toch een factuur met btw verlegd, vraag je leverancier dan om een nieuwe factuur of doe apart aangifte voor deze factuur.

Kloppen de gegevens op de inkoopfactuur niet, dan ben jij als ontvanger verantwoordelijk. Vraag je leverancier dan om een creditfactuur en een nieuwe factuur.

Bedrag en btw

Totaal incl btw min Totaal btw is wat er als kosten in je winst-en-verliesrekening komt. De btw vraag je terug in je btw-aangifte.

Het bedrag bij Totaal incl btw komt uit de bij- of afschrijving. Je kunt het aanpassen:

• lager, als bij één afschrijving meer boekingen horen. Je maakt dan voor de rest nog een boeking. Lees een banktransactie splitsen.
• hoger, als je één boeking met meer betalingen betaalde, bijvoorbeeld deels per bank en deels contant. Lees ook een banktransactie splitsen.

Bij Totaal btw vul je het btw-bedrag van de inkoopfactuur of bon in. Zit er alleen 21% of alleen 9% btw op, klik dan op Bereken en kies het tarief; jortt rekent de btw uit. Kies Vrijgesteld als er geen btw op zit. Staat er zowel 21% als 9% op de factuur, tel dan de twee btw-bedragen op en vul de som zelf in.

Factuurdatum, leverdatum en leverperiode

Het blok Factuur- en leverdatum bepaalt waar de boeking meetelt. Meestal is dat voor alles dezelfde maand. Jortt neemt de datum van de bij- of afschrijving over. Klik op het blok om de datums te wijzigen. Je kiest alleen een maand en een jaar.

Factuurdatum

Zet de Factuurdatum op de maand van de inkoopfactuur of bon. Heb je geen factuur gekregen, bijvoorbeeld voor rente van je bank, dan is de factuurdatum de maand van de afschrijving.

Leverdatum

De leverdatum is de maand waarin je de dienst of de goederen kreeg. Die kan afwijken van de factuurdatum: soms krijg je de factuur later, soms betaal je vooruit.

1. Klik op het blok Factuur- en leverdatum.
2. Haal het vinkje weg bij Leverdatum is gelijk aan factuurdatum. Het veld Leverdatum verschijnt.
3. Kies de maand en het jaar.
4. Klik op Opslaan.

Leverperiode

Gaan de kosten over meer dan één maand, dan verdeel je ze over een leveringsperiode. Betaal je in januari € 1.200 voor een jaarverzekering, dan telt jortt elke maand € 100 als kosten.

1. Klik op het blok Factuur- en leverdatum.
2. Haal het vinkje weg bij Leverdatum is gelijk aan factuurdatum.
3. Vink Leveringsperiode is langer dan 1 maand aan.
4. Kies bij Start leveringsperiode de eerste maand en bij Einde leveringsperiode de laatste.
5. Klik op Opslaan.

Opbrengsten boeking maken

Opbrengsten verhogen je winst. Denk aan dagomzet uit je kassa, rente van je bank of de verkoop van iets zonder factuur uit jortt. Kies bij Soort boeking voor Opbrengsten.

Verkoopfacturen die je met jortt hebt gemaakt staan al als opbrengsten in je boekhouding. Koppel de bijschrijving aan de factuur en maak er geen opbrengstenboeking voor, anders staan de omzet en de btw er dubbel in.

Een opbrengstenboeking maak je voor omzet zonder factuur uit jortt, of voor een verkoopfactuur die je buiten jortt maakte. Zet dan het factuurnummer in de omschrijving en voeg de factuur toe aan de boeking.

1. Kies bij Soort boeking voor Opbrengsten.
2. Kies de Categorie. Standaard is dat Diverse omzet.
3. Controleer de Omschrijving en het bedrag bij Totaal incl btw.
4. Vul bij Btw 21% en Btw 9% de btw in die je je klant rekende. Valt alle omzet onder één tarief, klik dan bij dat tarief op Bereken. Bij een bijschrijving vult jortt al 21% btw in; zit er geen of minder btw op, pas het dan aan.
5. Controleer het blok Factuur- en leverdatum. Het werkt net als bij kosten: de leverdatum bepaalt in welke maand de omzet telt.
6. Klik op Opslaan.

Bij opbrengsten kies je geen btw-soort. Rekende je zowel 21% als 9%, vul dan beide velden in. Ben je een vereniging met btw, dan zie je ook het veld Overige btw-tarieven, bijvoorbeeld voor een sportkantine.

Verkoop je met btw verlegd, maak dan een factuur met btw verlegd in jortt. Alleen dan komt de omzet op de juiste plek in je btw-aangifte.

Bedrijfsmiddel boeken

Koop je iets dat je meer dan een jaar gebruikt, zoals een laptop of een bestelbus, dan kies je bij Soort boeking voor Bedrijfsmiddel. Je kiest een categorie zoals Computer, telefoon, elektronica, vult het bedrag, de Btw-soort en de btw in zoals bij kosten, en geeft in het blok Automatisch afschrijven aan in hoeveel jaar jortt het bedrijfsmiddel afschrijft. Een bedrijfsmiddel kun je niet als conceptboeking opslaan. Lees alles over afschrijven.

Balans boeking maken

Een balansboeking gebruik je als het geen kosten en geen opbrengsten zijn. Het geld gaat van de ene rekening naar de andere: je balans verandert, je winst-en-verliesrekening en btw-aangifte niet. Voorbeelden:

• je lost af op een lening: je bank wordt minder en je lening ook;
• je stort geld uit je kas op de bank: je kas wordt minder en je bank meer;
• je betaalt je btw-aangifte: categorie Betaalde of ontvangen btw;
• je betaalt de maandafrekening van je creditcard: categorie is je creditcard.

1. Kies bij Soort boeking voor Balans.
2. Kies als Categorie de rekening waar het geld naartoe ging of vandaan kwam. Los je af op een lening, dan kies je die lening.
3. Controleer de Omschrijving en het Totaalbedrag. Bij een balansboeking is er geen btw.
4. Klik op Opslaan.

Maak je de balansboeking vanuit een bij- of afschrijving, dan neemt jortt de datum over als Boekdatum. Die kun je dan niet aanpassen, want het geld is op die dag verschoven. Wil je maar een deel van de afschrijving op de balans boeken, verlaag dan het Totaalbedrag en maak voor de rest een tweede boeking.

Staat de rekening die je zoekt er niet bij, zoals een lening of een tussenrekening? Maak hem dan eerst aan bij Geldzaken. Welke balanscategorie je kiest, lees je in boeken op de juiste categorie.

Een balansboeking tussen twee categorieën heet bij je boekhouder een memoriaalboeking.

Bon of factuur toevoegen aan de boeking

Voeg de bon of factuur toe aan de boeking, dan weet je ook over een paar jaar nog wat je boekte en waarom. Onderaan het paneel Maak boeking aan staat het blok Inkoopfactuur of bon (bij opbrengsten Verkoopfactuur of specificatie):

• Staan er bonnen in je jortt Inbox die erbij kunnen horen, dan zie je een knop met het aantal, bijvoorbeeld 3 bonnen. Klik erop en klik bij de juiste bon op Kies.
• Staat de bon nog niet in jortt, klik dan op Selecteer en kies het bestand, of sleep het bestand naar het blok.
• Heb je geen bon, of bewaar je hem ergens anders? Klik dan op Geen bon. Die knop zie je zodra de boeking een nummer heeft. Dan vraagt jortt er niet meer om bij Nog te doen.

Heb je veel bonnen in je Inbox, koppel ze dan later vanuit de Inbox. Lees meer over de Inbox.

Je hoeft niet aan elke boeking een bon te koppelen. Lees bonnen bewaren voor je boekhouding. Bewaar je bonnen op papier, zet dan het boekingsnummer van jortt op de bon. Zo vind je terug welke bon bij welke boeking hoort.

Conceptboeking maken

Een conceptboeking is een boeking die je nog wilt controleren of laten controleren. Hij telt nog niet mee in je winst-en-verliesrekening, je balans en je btw-aangifte. Zet onderaan het paneel het vinkje bij Conceptboeking aan voordat je op Opslaan klikt.

Conceptboekingen staan bij Nog te doen, in het blok Boekingen, bij Accordeer of bewerk de concept boekingen.

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Klik op Accordeer of bewerk de concept boekingen. Je ziet de lijst met conceptboekingen.
3. Vink de boekingen aan die kloppen.
4. Klik op Accordeer.

Een geaccordeerde boeking telt wel mee. Wil je een conceptboeking eerst aanpassen, klik er dan op, klik op Wijzig, haal het vinkje bij Conceptboeking weg en klik op Opslaan.

Boeking aanpassen of verwijderen

Al je opgeslagen boekingen staan bij Boekingen in het hoofdmenu. Je kunt een boeking nog aanpassen of verwijderen.

Een boeking wijzigen:

1. Ga naar Boekingen links in het hoofdmenu.
2. Klik op de boeking. Het paneel Boeking met het nummer opent.
3. Klik bovenaan op Wijzig (het potlood).
4. Pas de boeking aan.
5. Klik op Opslaan.

Een boeking verwijderen:

1. Ga naar Boekingen links in het hoofdmenu.
2. Klik op de boeking.
3. Klik bovenaan op Verwijder (de prullenbak). Jortt laat zien wat er nog meer gebeurt: de bij- of afschrijving wordt losgekoppeld en de bijlage gaat terug naar je Inbox.
4. Klik op Verwijder.

De bij- of afschrijving staat daarna weer bij Nog te doen, zodat je hem opnieuw kunt boeken.

Zit de boeking in een btw-periode die je hebt afgesloten (je ziet een slotje), dan kun je hem nog veranderen. Verandert daardoor de btw, dan neemt jortt het verschil mee als correctie in de eerste btw-periode die nog open is. Zit de boeking in een afgesloten boekjaar, dan kun je hem niet meer wijzigen of verwijderen.

Alle bij- en afschrijvingen terugzien

Bij Nog te doen zie je alleen wat je nog moet boeken. Wil je alle ingelezen bij- en afschrijvingen van een rekening zien, ook die al geboekt zijn? Klik dan op Geldzaken en klik op de rekening. Het paneel Rekeningoverzicht laat alle transacties per jaar zien. Zoek je één bedrag, typ het dan in de zoekbalk Vind in je boekhouding bovenaan.

Hoeveel omzet en kosten je per categorie maakte, zie je in de winst-en-verliesrekening bij Rapporten.