Verwerken van je bij- en afschrijvingen

Boek de bij- en afschrijvingen

Nu je je bij- en afschrijvingen hebt ingelezen, is het tijd om deze te verwerken. Dit betekent dat je van elke bij- en afschrijving aangeeft waarom je het geld hebt gekregen of waaraan je het geld hebt uitgegeven. Veel van de bij- en afschrijvingen worden door de Boekhoudbot al voor je gemaakt. Wat de Boekhoudbot (nog) niet kan, ga je zelf inboeken.

Klik op Boekhoudbot in het linkermenu om te zien wat de Boekhoudbot al voor je gedaan heeft. Lees meer over de Boekhoudbot.

Ga naar Nog te doen in het hoofdmenu om te beginnen met het verwerken. Klik op de rekening en klik daarna op een bij- of afschrijving die je wilt inboeken.

Er wordt nu een paneel weergegeven met de details van de bij- of afschrijving (rekeningnummer, rekeninghouder, datum, omschrijving, e.d.). Er worden twee bedragen getoond. Het bovenste bedrag is het bedrag van de bijschrijving (positief bedrag) of afschrijving (negatief bedrag). Het onderste bedrag (bij Nog in te boeken) is het bedrag dat je nog moet verwerken.

Er zijn twee manieren om dit te verwerken. Je kunt voor de bij- of afschrijving een nieuwe boeking aanmaken of je kunt de bij- of afschrijving koppelen aan een bestaande boeking of factuur.

Nieuwe boeking maken voor bij- en afschrijvingen

Het maken van een nieuwe boeking is de meest toegepaste en de snelste manier om je bij- en afschrijvingen te verwerken in boekhoudprogramma Jortt. Met een boeking deel je de bij- of afschrijving in een categorie in en geef je aan hoeveel btw er in rekening is gebracht. Eventueel kun je de bon of factuur aan de boeking koppelen.

Om een boeking te maken:

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Klik op de rekening waarvan je de bij- en afschrijvingen wil inboeken. Er wordt een lijst geopend met bij- en afschrijvingen.
3. Klik op Inboeken bij de bij- of afschrijving. Er wordt een nieuw paneel geopend met de bij- of afschrijving.
4. Klik onder Mogelijke koppelingen op Maak boeking. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.

Er is nu een nieuwe boeking voor je aangemaakt. Deze boeking wordt al ingevuld met gegevens gebaseerd op het zelflerende systeem van Jortt. Hoe langer je Jortt gebruikt hoe nauwkeuriger dit wordt.

Kies bij de nieuwe boeking eerst wat voor soort boeking je wilt maken (kosten, opbrengsten, bedrijfsmiddelen of balans).

Kostenboeking maken

Kosten verlagen je winst maar heb je nodig om je bedrijf te runnen. Voorbeelden van kosten zijn: inkoop, verzekeringen, reiskosten, kantoorkosten, e.d. Om deze kosten te boeken kies je boven in de boeking voor het tabblad Kosten.

Categorie voor de kosten opgeven

Deel de kosten in een categorie in. Het indelen van kosten in een categorie geeft je inzicht in de kosten die je maakt. Bij de winst-en-verliesrekening bij Rapporten zie je hoeveel kosten er, per categorie, zijn gemaakt binnen een periode (standaard het huidige jaar).

Klik op het categorie-dropdownmenu en selecteer een categorie. Dit is puur voor eigen inzicht in de kosten. Je kunt dit dus niet fout doen. Lees verder in het supportartikel Boeken op de juiste kosten categorie om meer te leren over het indelen in categorieën.

Omschrijving voor de kosten opgeven

Een omschrijving helpt je om de kosten die je gemaakt hebt te herkennen. Zorg voor een goede omschrijving zodat je ook over 7 jaar nog weet waar de boeking over gaat. De omschrijving van de afschrijving wordt automatisch overgenomen als omschrijving voor de boeking. Vaak is deze al beschrijvend genoeg en hoeft niet meer aangepast te worden.

Vul een omschrijving in of pas de automatisch ingevulde omschrijving aan.

Een afbeelding zegt meer dan duizend woorden. Wanneer je de inkoopfactuur aan de boeking toevoegt dan zegt dit vaak al genoeg over de kosten die zijn gemaakt.

Factuurdatum, leverdatum en leverperiode opgeven voor de kosten

De factuurdatum, leverdatum en leverperiode bepalen samen hoe de boeking wordt verwerkt in de btw-aangifte, winst-en-verliesrekening en balans. In meer dan 90% is dit allemaal dezelfde datum.

Factuurdatum

De factuurdatum kan je overnemen van de inkoopfactuur of van de bon. In Jortt hoef je alleen maar de maand en het jaar op te geven omdat we niet meer gegevens van je nodig hebben om de kosten te verwerken. Heb je geen factuur gekregen, bijvoorbeeld voor rentekosten van je bank, dan is de factuurdatum de datum van de afschrijving.

De factuurdatum bepaalt in welke btw-periode de btw van deze boeking wordt meegenomen.

Leverdatum

De leverdatum kan afwijken van de factuurdatum (een dienst of product is al geleverd en wordt later gefactureerd of wordt gefactureerd voor levering). Een voorbeeld is een telecomprovider die altijd op de 10de van de maand factureert over de maand ervoor. De leverdatum vind je altijd terug op de inkoopfactuur.

Haal het vinkje weg bij Leverdatum is gelijk aan factuurdatum als de leverdatum afwijkt van de factuurdatum en vul de leverdatum in.

De leverdatum bepaalt in welke maand de kosten van deze boeking worden meegenomen in de winst-en-verliesrekening.

Leverperiode

Wanneer je kosten hebt gemaakt die eigenlijk betrekking hebben op een langere termijn dan 1 maand dan kan je deze kosten over meerdere maanden verdelen. Hierdoor krijg je een reëel beeld van je kosten per maand. Wanneer je bijvoorbeeld per jaar € 1200 voor een verzekering betaalt dan zijn de kosten dus eigenlijk € 100 per maand. Dit verdelen van de kosten doe je door het instellen van een leverperiode.

Zet eerst het vinkje bij Leverdatum is gelijk aan factuurdatum uit. Zet daarna het vinkje bij Leveringsperiode is langer dan 1 maand aan. Vul bij Start leverperiode het begin van de leverperiode in en bij Einde leverperiode het einde. De kosten worden verspreid over het aantal maanden in de leverperiode.

Leverancier uit Nederland / binnen EU / buiten EU / met of zonder btw verlegd

Geef aan of de leverancier waarbij je de kosten hebt gemaakt uit Nederland komt of van binnen of buiten de EU. Geef ook aan of de btw aan jou is verlegd door je leverancier(Dit is meestal het geval wanneer bedrijven uit verschillende landen elkaar factureren).

De keuze die je maakt, bepaalt waar de btw van deze kostenboeking op het btw-formulier wordt gezet (Alleen op 5b of ook op 2a, 4a, 4b).

De ontvanger van de inkoopfactuur is de verantwoordelijke, kloppen de gegevens niet dan moet je dit bij de leverancier aangeven en vragen om een creditfactuur en nieuwe factuur.

Bedrag en btw opgeven voor de kosten

Een belangrijk onderdeel is het Totaal incl btw-bedrag en het Totaal btw-bedrag. Deze bedragen worden gebruikt om de kosten en de terug te vragen btw te berekenen. Het ‘Totaal incl. btw’ minus ‘Totaal btw’ zijn de kosten die in de winst-en-verliesrekening komen te staan.

Totaal incl. btw-bedrag

Dit bedrag is al voor je overgenomen uit de bankafschrijving. Je kunt dit bedrag eventueel kleiner maken dan het bedrag van de bankafschrijving als je meer dan één boeking wil maken voor de bankafschrijving, je splitst dan de bankafschrijving. Je kunt het bedrag van de boeking groter maken dan het bedrag van de bankafschrijving als je meer dan één afschrijving wil koppelen aan de boeking, je splitst dan de boeking voor meerdere betalingsmethoden.

Totaal btw-bedrag

Vul hier het btw-bedrag in dat op de inkoopfactuur of op de bon staat. Wanneer over de hele inkoopfactuur 9% of 21% is geheven dan kun je de knop Bereken gebruiken. Wanneer het btw-bedrag op de inkoopfactuur is samengesteld uit 9% en 21% dan vul je de som van deze twee btw-bedragen in het ‘Totaal btw’-veld in.

Heb je iets aangeschaft om zelf langer dan een jaar te gebruiken en niet om door te verkopen (computer, machine, auto, e.d.) en zijn de kosten (exclusief btw) meer dan € 450? Dan moet je hier ook op afschrijven. Hoe je dit doet lees je in het supportartikel Bedrijfsmiddelen en afschrijven.

Opbrengstenboeking maken

Opbrengsten verhogen je winst. Voorbeelden van opbrengsten zijn: verkoop van diensten of goederen, renteopbrengsten, verkoop van bedrijfsmiddelen, e.d. Om deze opbrengsten te boeken kies je boven in de boeking voor het tabblad Opbrengsten.

Gebruik opbrengstenboekingen om verkoopfacturen die je niet met Jortt hebt gemaakt toe te voegen aan je administratie. Zet het factuurnummer in de omschrijving. Vul ook de andere gegevens in zoals factuurdatum en bedragen. Voeg de factuur als bijlage aan de boeking toe.

Verkoopfacturen die met Jortt zijn gemaakt worden al als opbrengsten geboekt. Hiervoor moet dus geen opbrengstenboeking aangemaakt worden anders wordt de omzet en btw dubbel geboekt.

Categorie voor de opbrengsten opgeven

Deel de opbrengsten in een categorie in. Het indelen van opbrengsten in een categorie geeft je inzicht in de opbrengsten die je hebt.

Klik op het categorie-dropdownmenu en selecteer een categorie. Lees verder in het supportartikel Boeken op de juiste opbrengsten categorie om meer te leren over het indelen in categorieën.

Omschrijving voor de opbrengsten opgeven

Een omschrijving helpt je om de opbrengsten die je gemaakt hebt te herkennen. De omschrijving van de bijschrijving wordt automatisch overgenomen als omschrijving voor de boeking.

Vul een omschrijving in of pas de automatisch ingevulde omschrijving aan.

Factuurdatum, leverdatum en leverperiode opgeven voor opbrengsten

De factuurdatum, leverdatum en leverperiode bepalen samen hoe de boeking wordt verwerkt in de btw-aangifte, winst-en-verliesrekening en balans. In meer dan 90% van de gevallen is dit allemaal dezelfde datum. Lees voor meer uitleg verder bij Factuurdatum, leverdatum en leverperiode voor kosten.

Bedrag en btw opgeven voor de opbrengsten

Een belangrijk onderdeel is het Totaal incl btw-bedrag en het btw 21% en btw 9% bedrag. Deze bedragen worden gebruikt om de opbrengsten en de te betalen btw te berekenen. Het ‘Totaal incl. btw’ minus ‘btw 21%’ minus ‘btw 9%’ zijn de opbrengsten.

Totaal incl. btw

Dit bedrag is al voor je overgenomen uit de bijschrijving. Je kan dit bedrag eventueel kleiner maken dan het bedrag van de bijschrijving als je meer dan één boeking wil maken voor de bijschrijving (één bijschrijving betaalt meerdere opbrengsten). Je kunt het bedrag van de boeking groter maken dan het bedrag van de bijschrijving als je meer dan één bijschrijving wil koppelen aan de boeking (meerdere bijschrijvingen betalen één opbrengstenboeking).

Bedragen voor 21% btw, 9% btw en Overige btw-tarieven

Vul hier de btw-bedragen in die je je klant in rekening hebt gebracht. Dit kan volledig 21% of volledig 9% zijn. Bij een combinatie van deze percentages vul je beide velden in. Wanneer over de hele verkoopfactuur 21% of 9% is geheven dan kan je de knop Bereken gebruiken. Het veld ‘Overige btw-tarieven’ wordt gebruikt voor sport- en bedrijfskantines.

Balansboeking maken

Een balansboeking is geen kosten en geen opbrengsten. Een balansboeking verandert dus ook niets in je winst-en-verliesrekening. Het is een verschuiving van geld tussen rekeningen en zorgt ervoor dat het balansrapport verandert. Voorbeelden van balansboekingen zijn het aflossen op een lening (je bankrekening wordt minder, je lening neemt af) en het storten van je Kas op de bank (je kas wordt minder, je bank wordt hoger). Om deze balansboeking te maken kies je boven in de boeking voor het tabblad Balans.

Een balansboeking tussen twee categorieën (grootboeken) wordt in het traditionele boekhouden een memoriaalboeking genoemd.

Categorie voor de balansboeking opgeven

Kies voor de balansboeking een categorie. Dit is de categorie waar de bij- of afschrijving mee wordt verrekend. Dus als je een afschrijving hebt voor het aflossen van een lening dan kies je als categorie de lening waarop je aflost.

Je kunt zelf balanscategorieën toevoegen door te klikken op Toevoegen in het Geldzaken scherm.

Klik op het categorie-dropdownmenu en selecteer een categorie. Lees verder in het supportartikel Boeken op de juiste balans categorie om meer te leren over het indelen in categorieën.

Omschrijving voor de balansboeking opgeven

Een omschrijving helpt je om de balansboeking die je gemaakt hebt te herkennen. De omschrijving van de bij- of afschrijving wordt automatisch overgenomen als omschrijving voor de boeking.

Vul een omschrijving in of pas de automatisch ingevulde omschrijving aan.

Boekdatum van de balansboeking

De datum waarop de verschuiving van geld heeft plaatsgevonden. Deze wordt overgenomen van de bij- of afschrijving en kan niet worden aangepast.

Totaalbedrag van de balansboeking

Dit bedrag is al voor je overgenomen uit de bij- of afschrijving. Je kunt dit bedrag eventueel kleiner maken dan het bedrag van de bankafschrijving als je meer dan één boeking wil maken voor de bij- of afschrijving. Bijvoorbeeld als je een deel van de bij- of afschrijving wil boeken als balansboeking en een ander deel als kosten- of opbrengstenboeking.

Bon, bijlage of factuur toevoegen aan boeking

Om altijd precies te weten wat en waarom je iets geboekt hebt (ook over een paar jaar) is het handig om de bon, bijlage of factuur toe te voegen aan de boeking. Dit doe je door te klikken op Bestand kiezen uit je Inbox. Klik in de lijst uit de Jortt Inbox op Kies bij het item dat je wilt toevoegen. Je kunt hier ook een bon, bijlage of factuur toevoegen, die nog niet in je Jortt Inbox staat, door te klikken op + Bestand toevoegen.

Je voldoet aan de bewaarplicht van de Belastingdienst als je een bon, bijlage of factuur digitaal hebt toegevoegd aan de boeking. Je hoeft het origineel dus niet te bewaren.

Zet het boekingsnummer van Jortt op je bon of factuur als je (voor een deel) bonnen en facturen in papieren vorm in een map bewaart. Zo kunt je makkelijk terugvinden welke bon of factuur bij welke boeking hoort.

Conceptboeking maken

Een conceptboeking is een boeking waarmee je nog iets wil doen of die je nog wil laten controleren. Een conceptboeking wordt nog niet verwerkt in je winst-en-verliesrekening en in je balans. Maak van een boeking een conceptboeking door het vinkje bij Conceptboeking aan te zetten.

Conceptboekingen komen te staan bij Nog te doen in de lijst Accordeer of bewerk de conceptboekingen. Vanuit deze lijst kun je de conceptboekingen nog bewerken, controleren en/of accorderen. Met accorderen maak je van een conceptboeking een gewone boeking die wel wordt verwerkt in je winst-en-verliesrekening en je balans.

Boeking aanpassen of verwijderen

Alle opgeslagen boekingen komen te staan bij Boekingen. Je kunt een boeking altijd nog aanpassen of verwijderen.

Wijzig een boeking:

1. Ga naar Boekingen in het hoofdmenu.
2. Klik op de boeking die je wil wijzigen. De boeking wordt geopend in een nieuw paneel.
3. Klik boven in de boeking op Wijzig boeking.
4. Wijzig de boeking.
5. Klik op Opslaan.

Verwijder een boeking:

1. Ga naar Boekingen in het hoofdmenu.
2. Klik op de boeking die je wil verwijderen. De boeking wordt geopend in een nieuw paneel.
3. Klik boven in de boeking op Verwijder boeking.
4. Er wordt gevraagd of je dit echt wil verwijderen. Klik op de rode knop Verwijder.
5. De boeking is verwijderd.

Boekingen die in een btw-periode zitten die je hebt afgesloten (te herkennen aan een slotje bij de boeking) kun je ook nog veranderen. Veranderingen die invloed hebben op de te betalen of ontvangen btw worden als correctie meegenomen in de eerste nog niet afgesloten btw-periode.