Eigen regels maken (Uitgebreid)

1:10

In boekhoudprogramma jortt kun je eigen regels aanmaken door zelf één keer een boeking te maken en daarna aan te geven dat de Boekhoudbot deze voortaan voor je mag boeken. Soms heb je een regel nodig die meer doet. Een voorbeeld van een uitgebreide regel is een regel die kijkt naar zowel de tegenrekeninghouder en (een deel van) de omschrijving en het bedrag van de bij- of afschrijving.

Tegenrekeninghouder, (een deel van) een omschrijving of bedrag zijn voorbeelden van een conditie. Een conditie geeft aan welke bij- of afschrijvingen gebruikt gaan worden om een actie uit te voeren. In de actie staat hoe de regel de boeking moet gaan maken.

In dit artikel lees je hoe je een uitgebreide eigen regel maakt. Met eigen regels voor alles wat elke maand terugkomt, gaat met jortt Plus tot 99% van je boekhouding automatisch: het boeken plus de controles, tot en met het jaarwerk.

Leer hier hoe je:

• Mollie orders automatisch boekt
• Van één leverancier automatische boekingen maakt op basis van het bedrag
• Pinbetalingen automatisch boekt

Je kunt uitgebreide eigen regels maken door een nieuwe regel aan te maken of door een bestaande regel aan te passen.

Zo is een eigen regel opgebouwd

Elke eigen regel heeft vier onderdelen. In het paneel van de regel staan ze als vier blokken onder elkaar, met een groen vinkje als het onderdeel klaar is:

Regels maken, wijzigen en aan of uit zetten kan alleen de rol Beheerder, Boekhouder of Administratiekantoor, of een eigen rol met Financieel administrateur bij Boekhouding. Welke rol je hebt, lees je bij rollen en rechten.

Nieuwe regel aanmaken

Maak zelf een nieuwe regel aan om deze in te kunnen richten.

1. Klik linksonder in het hoofdmenu op Instellingen.
2. Klik op Boekhoudbot. Het paneel Boekhoudbot instellingen opent.
3. Klik op Eigen regels maken of bewerken. Het paneel Regels beheren opent, met al je eigen regels.
4. Klik op Regel toevoegen. Het paneel Nieuwe regel opent.
5. Vul een Naam in en eventueel een Omschrijving.
6. Klik op Voeg regel toe. Het paneel Regel opent.

De regel is aangemaakt, maar staat nog uit. Je kunt nu de condities en acties toevoegen. Daarna kan de regel worden geactiveerd. Bovenaan het regelpaneel staat hoeveel eigen regels je met je abonnement mag hebben, en hoe vaak de regel de afgelopen 100 dagen is toegepast.

Bestaande regel aanpassen

Je kunt ook bestaande (eenvoudige) regels aanpassen wanneer een regel aan meer condities of acties moet voldoen.

1. Klik linksonder in het hoofdmenu op Instellingen.
2. Klik op Boekhoudbot.
3. Klik op Eigen regels maken of bewerken.
4. Klik op de regel die je wilt aanpassen. Het paneel Regel opent.
5. Klik op het blok dat je wil wijzigen, bijvoorbeeld Wijzig condities, en klik op Wijzig.

Je kunt nu de condities en acties wijzigen van deze regel. Een wijziging geldt voor bij- en afschrijvingen die de regel vanaf nu boekt. Boekingen die de regel al maakte, blijven zoals ze zijn.

Instellen van de uitgebreide regel

Elke regel moet een naam, condities en een actie hebben. Daarna kan de regel pas geactiveerd worden.

Instellen van de naam en omschrijving

Elke regel heeft een naam. Geef de regel een naam die je duidelijk kunt herkennen, bijvoorbeeld Schoonmaak kantoor.

Daarnaast kun je per regel nog een omschrijving opgeven. Hierin kun je meer informatie kwijt over de regel. Je wijzigt beide later bij Wijzig naam.

Instellen van de condities

Van elke bij- en afschrijving controleert jortt of deze voldoet aan de condities van je regel. Is dat zo, dan voert de Boekhoudbot de actie van de regel uit en maakt hij de boeking.

Elke regel moet minimaal één conditie hebben. Je kunt ook meerdere condities toevoegen. De actie van de regel wordt pas uitgevoerd wanneer de bij- of afschrijving voldoet aan alle condities. Zet je in één conditie meerdere waarden onder elkaar, dan is het genoeg als één van die waarden klopt.

1. Klik in het regelpaneel bij Voeg condities toe op Toevoegen. Het paneel Condities wijzigen opent.
2. Kies bij Als het doel van de regel. Er verschijnt een eerste conditie.
3. Kies bij Kies veld waar de regel naar kijkt, bijvoorbeeld Tegenrekeninghouder.
4. Kies bij Kies vergelijking hoe hij vergelijkt, bijvoorbeeld begint met.
5. Vul de waarde in. Meerdere waarden zet je onder elkaar, met een Enter ertussen.
6. Klik op Voeg conditie toe voor elke extra conditie. Een conditie die je niet meer wil, haal je weg met het prullenbakje.
7. Klik op Test condities en controleer het aantal (zie testen).
8. Klik op Opslaan.

Bij een regel kunnen de volgende condities worden toegevoegd:

Kies het doel: wat de regel bekijkt

Als eerste kies je bij Als waar de regel naar kijkt. Kies je later een ander doel, dan begin je opnieuw met de condities.

Per doel kun je andere velden kiezen:

Tegenrekening (IBAN)

De tegenrekening is het bankrekeningnummer van degene van wie je geld hebt ontvangen of aan wie je geld hebt betaald. Geef het volledige IBAN-nummer op, bijvoorbeeld NL00 BANK 0123 4567 89. Spaties maken niet uit.

is gelijk aan

Controleert of het opgegeven IBAN-nummer exact gelijk is aan het rekeningnummer van de tegenrekening. Bij een IBAN kun je alleen deze vergelijking kiezen.

Je kunt meerdere tegenrekeningnummers tegelijkertijd in deze conditie zetten. Wanneer het tegenrekeningnummer gelijk is aan één van de opgegeven nummers dan wordt de actie uitgevoerd (wanneer ook wordt voldaan aan eventuele andere condities). Zet de verschillende rekeningnummers onder elkaar (gescheiden door Enters).

Gebruikt een leverancier meerdere rekeningnummers of een betaalprovider, dan mist een IBAN-regel een deel van de betalingen. Een conditie op Tegenrekeninghouder met begint met vangt ze wel.

Tegenrekeninghouder

De tegenrekeninghouder is de naam (bedrijfs- of persoonsnaam) van degene van wie je geld hebt ontvangen of aan wie je geld hebt betaald. Zo zou je bijvoorbeeld alles met de tegenrekeninghouder Gamma kunnen inboeken op Inkoop materialen.

Je kunt meerdere tegenrekeninghouders tegelijkertijd in deze conditie zetten. Wanneer de tegenrekeninghouder gelijk is aan één van de opgegeven omschrijvingen dan wordt de actie uitgevoerd (wanneer ook wordt voldaan aan eventuele andere condities). Zet de verschillende tegenrekeninghouders onder elkaar (gescheiden door Enters).

Omschrijving

De omschrijving is de tekst die in de bij- of afschrijving staat. Je kunt condities maken waarin er wordt gecontroleerd of er één of meerdere woorden voorkomen in de omschrijving van de bij- of afschrijving. Zo zou je een regel kunnen maken die voor bij- en afschrijvingen waarin het woord ‘huur’ voorkomt, een boeking aanmaakt op de categorie Huisvestingskosten.

Je kunt meerdere teksten tegelijkertijd in deze conditie zetten. Wanneer de omschrijving gelijk is aan één van de opgegeven teksten wordt de actie uitgevoerd (wanneer ook wordt voldaan aan eventuele andere condities). Zet de verschillende teksten onder elkaar (gescheiden door Enters).

Mogelijkheden voor tegenrekeninghouder en omschrijving conditie

gelijk is aan

De hele tekst van de tegenrekeninghouder of omschrijving is exact gelijk aan de tekst van de conditie.

begint met

De tekst van de tegenrekeninghouder of omschrijving begint met de tekst van de conditie.

eindigt met

De tekst van de tegenrekeninghouder of omschrijving eindigt met de tekst van de conditie.

bevat

De tekst van de tegenrekeninghouder of omschrijving bevat de tekst van de conditie, ook midden in een woord.

bevat heel woord

De tekst van de tegenrekeninghouder of omschrijving bevat het woord van de conditie. Dus als de conditie huur is. Dan voldoet ‘Betaling huur mei 2026’ wel, maar ‘Aanschaf schuurmachine TY-500’ niet.

De tegenrekeninghouder en omschrijving conditie zijn niet hoofdlettergevoelig.

Bedrag

Het bedrag is het geldbedrag dat je hebt ontvangen of hebt uitgegeven. Een negatief bedrag is geld dat je hebt uitgegeven (afschrijving) en een positief bedrag is geld dat je hebt ontvangen (bijschrijving). Bij een bedrag kies je uit gelijk is aan, groter is dan en kleiner is dan, en je vult één bedrag in.

Zo kan je een conditie maken voor alleen afschrijvingen: Bedrag kleiner is dan 0.
Of een conditie voor bedragen groter dan 100 euro: Bedrag groter is dan 100.
Of waarbij het bedrag precies gelijk is aan 99 euro: Bedrag gelijk is aan 99.
Of afschrijvingen tussen de 20 en 100 euro: Bedrag kleiner is dan -20 en Bedrag groter is dan -100 (twee condities).

Testen van de condities

Wanneer je de condities van een regel hebt aangemaakt dan kun je deze testen. Klik op Test condities. Onder de knoppen staat dan bijvoorbeeld: Regel is van toepassing op 2 van de 148 recente bij- en afschrijvingen. Jortt telt daarbij de bij- en afschrijvingen die in de afgelopen 100 dagen zijn ingelezen en die nog niet door een regel zijn geboekt, ook als je ze zelf al hebt geboekt. Controleer of dit aantal klopt met jouw verwachting.

Wanneer alle bij- en afschrijvingen voldoen aan de condities dan zijn de condities te globaal en moet je deze meer specifiek maken.

Wanneer geen van de bij- en afschrijvingen voldoet aan de condities dan zijn de condities te specifiek en moet je deze meer globaal maken. Wil je zien welke het precies zijn, dan zie je de lijst bij het activeren.

Instellen van de actie

In de actie staat hoe de regel de boeking moet gaan maken. De actie wordt alleen uitgevoerd wanneer er aan de condities van de regel is voldaan.

1. Klik in het regelpaneel bij Voeg actie toe op Toevoegen. Het paneel Actie wijzigen opent.
2. Kies bij Actie het type actie, bijvoorbeeld Maak boeking.
3. Kies bij Zet categorie op de soort boeking (Opbrengsten, Kosten of Balans) en de categorie.
4. Kies bij Voeg parameter toe de volgende instelling, bijvoorbeeld Bereken btw met, en vul de waarde in. Doe dit voor elke instelling die je wil. Een instelling haal je weg met het prullenbakje.
5. Klik op Opslaan.

Welke instellingen je kunt toevoegen, hangt af van de soort boeking:

Type actie

Een regel kan twee type acties uitvoeren: het maken van een boeking of het maken van een concept boeking.

• Maak boeking: er wordt een boeking aangemaakt. Deze wordt direct verwerkt in je boekhouding en je hoeft dus niets meer te doen.
• Maak concept boeking: er wordt een concept boeking aangemaakt en deze wordt nog niet meegenomen in de boekhouding. De conceptboeking komt te staan bij Nog te doen, bij Accordeer of bewerk de concept boekingen. Kies alleen voor deze actie wanneer je boekingen later nog handmatig wil controleren.

Bij een regel voor facturen is er één actie: Zet factuur op betaald (zie regels voor facturen).

Categorie-actie

De actie Zet categorie op is een verplicht onderdeel van elke regel. Deze bepaalt welk type boeking er wordt aangemaakt (opbrengsten, kosten of balans) en op welke categorie er geboekt wordt (bijvoorbeeld Kantoorkosten). Een categorie voor bedrijfsmiddelen kun je in een regel niet kiezen; een bedrijfsmiddel boek je zelf. Wil je een eigen categorie gebruiken, maak die dan eerst aan.

Btw-actie

De actie Bereken btw met bepaalt met welk btw-tarief de boeking wordt aangemaakt (21%, 9% of 0%). Jortt rekent de btw uit het bedrag van de bij- of afschrijving. Er kan alleen een btw-actie worden aangemaakt voor opbrengsten- of kostenboekingen.

Geef je geen btw-actie op, dan maakt de regel een boeking zonder btw. Zit er btw in wat je betaalt of ontvangt, voeg dan Bereken btw met toe, ook als het 21% is. Ben je vrijgesteld van btw, dan boekt jortt altijd zonder btw.

Leverancier-actie

De actie Zet leverancierstype op bepaalt waar de btw op het btw-formulier geplaatst wordt. Kies uit Leverancier uit Nederland, Leverancier uit Nederland met btw verlegd, Leverancier binnen de EU, Leverancier binnen de EU met btw verlegd, Leverancier buiten de EU of Leverancier buiten de EU met btw verlegd. Gebruik je de margeregeling of de reisbureauregeling, dan staan die er ook bij. Er kan alleen een leverancier-actie worden aangemaakt voor kostenboekingen.

De leverancier wordt standaard op Leverancier uit Nederland gezet wanneer je geen leverancier-actie opgeeft. Bij btw verlegd rekent jortt de btw over het bedrag, in plaats van eruit.

Omschrijving-actie

De actie Zet omschrijving op geeft je de mogelijkheid om de omschrijving van de boeking die aangemaakt wordt te bepalen. Dus wanneer je bij de omschrijving Huur winkelpand opgeeft dan krijgen alle boekingen die met deze regel worden aangemaakt deze omschrijving.

Je kan in de omschrijving ook de variabele @omschrijving gebruiken. Daar zet jortt de omschrijving die de Boekhoudbot zelf zou geven: de tegenrekeninghouder, het rekeningnummer en de omschrijving van de bij- of afschrijving. Geef je bijvoorbeeld Schoonmaak @omschrijving op, dan krijgt de boeking de omschrijving Schoonmaak De Boer BV NL00 BANK 0123 4567 89: Schoonmaak september.

Wanneer je geen omschrijving-actie opgeeft dan krijgt de boeking die standaardomschrijving: tegenrekeninghouder, rekeningnummer en omschrijving van de bij- of afschrijving.

Factuurdatum-actie

De actie Zet factuurdatum op bepaalt de factuurdatum van de boeking die aangemaakt wordt door de regel. Je kiest uit één maand voor betaaldatum, de betaaldatum of één maand na betaaldatum. De betaaldatum is de datum van de bij- of afschrijving. Er kan alleen een factuurdatum-actie worden aangemaakt voor opbrengsten- en kostenboekingen.

Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken wanneer je je leverancier altijd één maand later betaalt dan de factuurdatum: kies dan één maand voor betaaldatum.

Wanneer je geen factuurdatum-actie opgeeft dan krijgt de boeking als factuurdatum de betaaldatum.

Leverdatum-actie

De actie Zet leverdatum op bepaalt de leverdatum van de boeking die aangemaakt wordt door de regel. Je kiest uit één maand voor betaaldatum, de betaaldatum of één maand na betaaldatum. Er kan alleen een leverdatum-actie worden aangemaakt voor opbrengsten- en kostenboekingen.

Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken wanneer je vooruitbetaalt: betaal je de huur van oktober eind september, kies dan één maand na betaaldatum.

Wanneer je geen leverdatum-actie opgeeft dan krijgt de boeking als leverdatum de betaaldatum.

Negeer bon-actie

De actie Negeer bon bepaalt of er wel of niet gevraagd wordt om een bon of factuur toe te voegen aan de boeking die door de regel wordt gemaakt. Wanneer je kiest voor Ja dan zet jortt de boeking voorgoed op snooze en staat hij niet bij Nog te doen, bij Koppel een bon aan boekingen zonder bon of snooze deze wanneer je hier geen bon voor hebt.

Voor boekingen die geen btw hebben zal nooit gevraagd worden om een bon toe te voegen.

Wanneer je geen Negeer bon-actie toevoegt dan zullen boekingen die btw hebben standaard worden getoond bij Nog te doen, bij Koppel een bon aan boekingen zonder bon.

Label-actie

Met de actie Zet label op kun je een label aan de boeking toevoegen. Zo worden de boekingen die op basis van deze regel gemaakt worden allemaal automatisch gelabeld. Je kunt alleen labels aan opbrengsten- en kostenboekingen toevoegen.

Om labels te kunnen gebruiken heb je een jortt Plus abonnement nodig.

Regels voor facturen (jortt Plus)

Met jortt Plus kan een eigen regel ook naar facturen kijken in plaats van naar bij- en afschrijvingen. Dat is handig als een koppeling, bijvoorbeeld met je webshop of bol, facturen in jortt maakt die al zijn betaald. De regel zet zo’n factuur dan op betaald, met een betaling op een tussenrekening. Hoe je dat inricht, lees je bij administratie voor een webshop met een koppeling.

1. Kies bij Als het doel Factuur.
2. Kies als conditie Verstuurd via Jortt API-koppeling en de koppeling, of Referentie met een tekst die in de referentie van de factuur staat.
3. Kies bij de actie Zet factuur op betaald.
4. Kies bij Koppel met de rekening waarop de betaling binnenkomt, bijvoorbeeld je tussenrekening.

De regel kijkt naar een factuur op het moment dat hij verstuurd is. Stap je over naar een kleiner abonnement dan jortt Plus, dan zet jortt deze regels uit.

Een regel activeren, deactiveren en verwijderen

Je kunt een regel activeren nadat je de naam van de regel hebt opgegeven, de condities hebt aangegeven en de actie hebt bepaald. Mist er iets, dan staat er bij Activeer regel Je kunt de regel nog niet activeren omdat: met wat er ontbreekt. Dat geldt ook als de categorie in de actie niet meer actief is. Wanneer je wilt dat een regel niet meer wordt uitgevoerd dan kun je deze deactiveren of zelfs verwijderen.

Een regel activeren

1. Klik in het regelpaneel bij Activeer regel op Ga naar activeren. Het paneel Regel activeren opent, met de bij- en afschrijvingen die de regel meteen gaat boeken.
2. Controleer de lijst.
3. Klik op Activeer en boek in. Zijn er geen bij- en afschrijvingen om te boeken, dan heet de knop Activeer.

In de lijst staan alleen bij- en afschrijvingen die aan de condities voldoen, die nog niet zijn geboekt en die in de afgelopen 100 dagen zijn ingelezen. Zijn het er meer dan 100, dan zie je de eerste 100 en boekt jortt ze allemaal. Bij- en afschrijvingen die al wel zijn geboekt blijven ongewijzigd, en oudere die nog openstaan boek je zelf bij Nog te doen.

Alle toekomstige bij- en afschrijvingen die in jortt worden ingelezen en voldoen aan de condities van deze regel, worden vanaf nu automatisch voor je geboekt door de Boekhoudbot. In Regels beheren krijgt de regel een gekleurd bolletje; een grijs bolletje betekent dat hij uit staat.

Alles wat door de Boekhoudbot is geboekt op basis van eigen regels vind je terug als je in het hoofdmenu op Boekhoudbot klikt, bij Afgelopen 30 dagen gedaan door de Boekhoudbot: Ik heb … boekingen voor bij- en afschrijvingen aangemaakt op basis van eigen regels.

Een regel deactiveren

Wanneer je wil dat een regel (tijdelijk) niet meer uitgevoerd wordt, dan kun je deze deactiveren (uitzetten). Eventueel kun je de regel later weer activeren.

1. Klik linksonder in het hoofdmenu op Instellingen.
2. Klik op Boekhoudbot.
3. Klik op Eigen regels maken of bewerken.
4. Klik op de regel die je wil uitzetten.
5. Klik onderaan de regel op Zet regel uit.
6. Klik ter bevestiging nogmaals op Zet regel uit.

Tonen van boekingen die door een regel zijn aangemaakt

Je kunt altijd controleren welke boekingen een regel aangemaakt heeft. Dit geeft je zekerheid dat de Boekhoudbot doet wat jij verwacht.

1. Klik linksonder in het hoofdmenu op Instellingen.
2. Klik op Boekhoudbot.
3. Klik op Eigen regels maken of bewerken.
4. Klik op de regel die je wil bekijken.
5. Klik in de regel op Toon aangemaakte boekingen. Het paneel Aangemaakte boekingen opent.

Je ziet de laatste 100 boekingen die op basis van deze regel zijn aangemaakt, met datum en omschrijving. De knop is grijs zolang de regel nog niet compleet is.

Verwijderen van een regel

Je kunt een regel verwijderen wanneer je deze niet meer wilt gebruiken. Dit doet niets met de boekingen die al door deze regel zijn aangemaakt.

1. Ga naar Instellingen linksonder in het hoofdmenu.
2. Klik op Boekhoudbot.
3. Klik op Eigen regels maken of bewerken.
4. Klik op de regel die je wil verwijderen.
5. Klik in de regel op Verwijder regel. Het paneel Verwijder regel opent, met de vraag Weet je zeker dat je deze regel wilt verwijderen?
6. Klik op Verwijder.

Een verwijderde regel krijg je niet terug. Wil je hem misschien later weer gebruiken, zet hem dan uit in plaats van hem te verwijderen.

Volgorde van uitvoeren regels

Je kunt de volgorde van regels aanpassen. Dit bepaalt welke regel als eerste wordt uitgevoerd.

In welke volgorde worden regels uitgevoerd?

Jortt voert de regels uit in de volgende volgorde:

1. Is de bij- of afschrijving een betaling voor een in jortt gemaakte (credit) factuur of voor een inkoopfactuur die je via Peppol ontving, dan koppelt jortt de betaling aan die factuur.
2. Voldoet de bij- of afschrijving aan een van je eigen regels, van boven naar beneden.
3. Voldoet de bij- of afschrijving aan een van de standaardregels.

Van boven naar beneden worden de regels gecontroleerd of wordt voldaan aan de condities. Wanneer er een regel is die voldoet aan de condities dan worden de acties van deze regel uitgevoerd. Er wordt dan niet meer gekeken naar de andere regels. Dus wanneer er een bij- of afschrijving is die aan de condities van twee verschillende regels voldoet, dan wordt alleen de regel die als eerste staat uitgevoerd.

Wijzigen van de volgorde

Je kunt de volgorde van eigen regels wijzigen. Passen de condities van twee regels op dezelfde bij- of afschrijving, zet dan de regel die het nauwst afbakent bovenaan. Een regel voor alleen het vaste maandbedrag van een leverancier zet je dus boven de regel voor alle betalingen aan die leverancier.

1. Ga naar Instellingen linksonder in het hoofdmenu.
2. Klik op Boekhoudbot.
3. Klik op Eigen regels maken of bewerken.
4. Klik op Wijzig volgorde. De knop werkt zodra je twee of meer eigen regels hebt.
5. Sleep de regel aan het sleepicoon naar de gewenste positie.
6. Wanneer alle regels in de gewenste positie staan klik je op Sla nieuwe volgorde op.

Hoeveel eigen regels kun je maken?

Het aantal eigen regels hangt af van je abonnement. Het staat ook bovenaan elk regelpaneel.

Tijdens je proefperiode kun je er 250 maken. Alleen de regels die binnen het maximum bovenaan je lijst staan, kun je activeren. Ga je naar een kleiner abonnement, dan zet jortt de regels uit die daarbuiten vallen, te tellen vanaf de bovenkant. Zet je belangrijkste regels dus bovenaan. Regels voor facturen gaan uit zodra je jortt Plus verlaat.

Kom je regels tekort, voeg dan leveranciers die je op dezelfde manier boekt samen in één regel: zet hun namen onder elkaar in één conditie. Zie regels samenvoegen.