Balans

Met Jortt houd je overzicht op de financiële situatie van je bedrijf. Alle acties, zoals het maken van facturen of het invoeren van een lening, worden direct in alle rapporten verwerkt. De balans is een momentopname en laat zien uit welke balanscategorieën je bezittingen en schulden op dat moment zijn opgebouwd. En daarmee laat de balans zien wat op dat moment het eigen vermogen van je bedrijf is.

Een balans bestaat uit twee gedeelten die met elkaar in evenwicht zijn. Verandert er iets in de ene balanscategorie dan verandert er ook iets in één of meer andere balanscategorieën. Dat kan aan dezelfde kant zijn, maar dat kan ook aan de andere kant van de balans zijn. Aan de linkerkant staan je bezittingen (de activa), aan de rechterkant je schulden en je eigen vermogen (de passiva). Je eigen vermogen = je bezittingen - je schulden. Je voert je bezittingen en schulden in en dat resulteert in je vermogen.

Anders dan in de winst-en-verliesrekening, waar gekeken wordt of je winst of verlies maakt, zie je op de balans je vermogen oftewel: hoe ‘rijk’ je bent. Je kunt winst maken en toch een negatief vermogen hebben als je schulden hoger zijn dan je bezittingen, bijvoorbeeld als je veel geld hebt geleend.

De balans vormt een onderdeel van je jaarrekening. Door de balans te bekijken voor december van het vorige jaar en die van het jaar daarvoor, zie je precies hoe de financiële situatie van je bedrijf in het afgelopen jaar is veranderd. Bovenaan de balans staat tot en met welke maand en jaar de balans getoond wordt. Je kunt maand en jaar aanpassen en zo de balans voor een ander moment bekijken. De balans kun je uitprinten of opslaan als pdf.

De balanscategorieën waarbij een jaartal staat, worden per jaar opgebouwd. Aan het eind van het jaar worden deze categorieën bij de jaarafsluiting automatisch door Jortt weer op 0 gezet en het resultaat wordt toegevoegd aan de Overige reserve.

Wil je de balans voor een bepaald moment bekijken, zorg dan dat je al je banktransacties tot dat moment hebt ingeboekt en dat kruisposten leeg is. Ook een categorie als Nog te verwerken moet je eerst wegwerken. Je vindt de acties die je nog moet uitvoeren bij Nog te doen in het linkermenu van Jortt. Start altijd daar om je boekhouding te gaan doen en ga niet op categorieën in de balans ‘doorklikken’.

Opbouw van de balans

Linkerkant van de balans

Aan de linkerkant van de balans vind je jouw bezittingen: je bedrijfsmiddelen en je bedrijfskapitaal. Dit zijn je ‘activa’. Deze twee zijn weer opgebouwd uit verschillende balanscategorieën zodat je ziet waaruit je bedrijfsmiddelen en je bedrijfskapitaal zijn opgebouwd.

Bedrijfsmiddelen

De bedrijfsmiddelen bestaan uit je fysieke en niet fysieke bedrijfsmiddelen en je financiële bedrijfsmiddelen. Deze drie worden ook je ‘vaste activa’ genoemd. Ze staan op de balans voor de waarde van het moment dat je de balans maakt. De fysieke en niet fysieke bedrijfsmiddelen worden vaak elke maand wat minder waard door de afschrijving. De financiële bedrijfsmiddelen, denk aan deelnemingen en door jou verstrekte leningen, veranderen alleen als er iets verandert door bijvoorbeeld een terugbetaling of verandering in de deelneming.

Bedrijfskapitaal

Onder bedrijfskapitaal vallen je ‘vlottende activa’ en je liquide middelen. Vlottende activa is alles wat je binnen een jaar in geld kunt omzetten zoals je voorraden en het geld dat je nog moet ontvangen.
Bedrijfskapitaal bestaat uit:

• Je voorraden
• Nog te ontvangen geld: de vorderingen van je bedrijf
• Kas en bank: het geld wat op je verschillende rekeningen staat

Voorraden

Je voorraad wordt meestal gewaardeerd tegen de inkoopprijs. Lees over de voorraad in Jortt.

Nog te ontvangen

Hier staan de vorderingen van je bedrijf. De verschillende categorieën zijn op je balans geordend op grootte van het nog te ontvangen saldo:

1. Correctie nog in te boeken banktransacties (bij): deze melding staat op je balans wanneer nog niet alle banktransacties zijn ingeboekt. De transacties die nog niet zijn ingeboekt vind je bij Nog te doen. Boek eerst deze transacties in voor je de balans gaat gebruiken.
2. Onbetaalde facturen klanten: het geld dat jij op het moment van de balans nog tegoed hebt van je klanten. Het bedrag is opgebouwd uit alle facturen en opbrengstenboekingen die op dat moment nog niet betaald zijn. Kijk je terug in de tijd naar een balans, dan zie je daar dus facturen en opbrengstenboekingen die waarschijnlijk inmiddels al wel betaald zijn, maar die op dat moment nog niet betaald waren.
3. Btw: btw die je nog tegoed hebt van de Belastingdienst. Jortt berekent dit door te kijken wat je betaalt of ontvangen hebt aan btw (geboekt als Balans, betaalde of ontvangen btw) te vergelijken met wat je moet betalen of terugkrijgt volgens je btw-paneel. Krijg je btw terug dan staat dat hier op je balans. Boekhouders noemen dit de Omslagcode.
4. Nog te ontvangen diensten of goederen van leverancier: heb je een kostenboeking transitorisch geboekt dan zie je hier het gedeelte dat nog niet geleverd is.
5. Conceptboekingen: heb je bij opbrengstboekingen aangegeven dat het een conceptboeking betreft, dan staan deze boekingen hier op de balans. Pas wanneer je ze accordeert worden ze meegenomen in je boekhouding.
6. Verstrekte korte termijn lening: heb je geld aan iemand geleend dat binnen een boek jaar weer wordt terugbetaald dan staat hier op de balans wat er nog uitstaat van de lening.
7. Overige nog te ontvangen, deze categorie ontstaat wanneer je opbrengstenboekingen voor rente hebt gemaakt waar nog geen betaling aan gekoppeld is. Ga naar Nog te doen en verwerk de boeking bij Zorg dat je het geld ontvangt en koppel een betaling aan deze boeking.
8. Voor een bv kan hier ook nog het saldo van de Rekening-courant staan wanneer je geld aan je bedrijf schuldig bent. Kortom, als er bij Geldzaken een positief bedrag staat bij Rekening-courant.
9. Nog te factureren aan klant: deze categorie ontstaat wanneer je een factuur hebt gestuurd waarin een leverdatum staat die eerder valt dan de factuurdatum van de factuur. Voorbeeld: je hebt een behandeling gegeven in december en verstuurt de factuur in januari. Kijk je nu terug in de tijd op de balans van december dan weet Jortt dat je omzet hebt gemaakt in december, de omzet valt namelijk op de leverdatum van je factuur, maar dat er in december nog geen factuur voor is verstuurd. De omzet zit al in je winst-en-verliesrekening en daarom komt deze categorie bij Nog te ontvangen op je balans.

Kas en bank

Hier staat het saldo dat op je diverse bank- en tussenrekeningen staat die je in Jortt hebt gezet en je kasgeld als je dat in je bedrijf hebt.

Staat er ook de categorie ‘Nog te verwerken’ dan heb je één of meerdere facturen handmatig op betaald gezet en is de betaling nog niet gekoppeld aan de factuur.

Rechterkant van de balans

Aan de rechterkant van de balans zie je rechtsonder je schulden en daarboven je Eigen vermogen. Samen zijn dit je ‘passiva’. We kijken eerst naar de schulden en gaan daarna in op het eigen vermogen.

Schulden

De schulden zijn opgebouwd uit:

• Voorzieningen
• Langlopende schulden
• Achtergestelde leningen
• Nog te betalen

Voorzieningen

Hier staan de voorzieningen die je in je bedrijf hebt aangemaakt. Het geld is gereserveerd voor de specifieke kostencategorie waarvoor de voorziening is aangemaakt en wordt daarmee al als kosten in je boekhouding opgenomen. Het geld zit echter nog wel in je bedrijf en komt daarom als voorziening op de balans.

Langlopende schulden

Hieronder vallen alle normale leningen die je voor langer dan een jaar met je bedrijf bent aangegaan.

Achtergestelde leningen

Alle leningen die als achtergestelde lening zijn aangemaakt vind je hier op je balans.

Nog te betalen

Hier staat alles wat je nog moet betalen:

1. Correctie nog in te boeken banktransacties (af): deze melding staat op je balans wanneer nog niet alle banktransacties zijn ingeboekt. De transacties die nog niet zijn ingeboekt vind je bij Nog te doen. Boek eerst deze transacties in voor je de balans gaat gebruiken.
2. Onbetaalde facturen leveranciers: het geld dat jij op het moment van de balans nog moet betalen aan je leveranciers. Deze categorie zie je wanneer je kosten geboekt hebt in de hoofdcategorie Overige kosten of Inkoopkosten waar nog geen betaling aan gekoppeld is. Kijk je terug in de tijd naar een balans, dan zie je daar dus boekingen die waarschijnlijk inmiddels al wel betaald zijn.
3. Conceptboekingen: heb je bij kostenboekingen aangegeven dat het een conceptboeking betreft, dan staan deze boekingen hier op de balans. Pas wanneer je ze accordeert worden ze meegenomen in je boekhouding.
4. Btw: btw die je nog moet betalen aan de Belastingdienst. Jortt berekent dit door te kijken wat je betaalt of ontvangen hebt aan btw (geboekt als Balans, Betaalde of ontvangen btw) te vergelijken met wat je moet betalen of terugkrijgt volgens je btw-paneel. Moet je nog btw betalen dan staat dat hier op je balans. Ben je helemaal bij met je administratie dan staat hier wanneer je de balans bekijkt aan het eind van je btw-periode, precies wat je nog aan btw moet betalen over deze periode.
5. Overige nog te betalen: heb je een kostenboeking gemaakt op Personeelskosten waar nog geen betaling aan gekoppeld is, dan komt deze boeking hier te staan. Ga naar Nog te doen en verwerk de boeking bij Zorg dat je het geld ontvangt en koppel een betaling aan deze boeking.
6. Voor een bv kan hier ook nog het saldo van de Rekening-courant staan wanneer het bedrijf geld aan jou schuldig is. Kortom, als er bij Geldzaken een negatief bedrag staat bij Rekening-courant.
7. Nog te factureren door leverancier: deze categorie zie je wanneer je een kostenboeking hebt gemaakt waarin de leverdatum eerder valt dan de factuurdatum. Jortt weet dan dat je al kosten hebt gemaakt, maar de factuur op het moment van de balans nog niet gekregen hebt.

Eigen vermogen

Het eigen vermogen wordt opgebouwd uit je reserves, je winst en je stortingen in en onttrekkingen uit je bedrijf.

Stortingen en onttrekkingen

Alle stortingen in en onttrekkingen uit je bedrijf worden door Jortt bijgehouden. Stortingen en onttrekkingen zijn afhankelijk van de rechtsvorm van je bedrijf, sommige categorieën kom je alleen in een bv tegen en andere categorieën kent een bv juist weer niet.
De volgende posten kun je tegenkomen:

1. Privé-opnames en stortingen: het totaal van alle boekingen die geboekt worden op Privé-opname / storting. Per jaar wordt bijgehouden wat je in je bedrijf gestort hebt (positief getal) of juist onttrokken hebt (negatief getal). Voor een bv wordt dit niet gebruikt.
2. Gestort kapitaal: wanneer je als eigenaar van een bv geld in je bedrijf stort, komt dat op de balans onder deze post te staan. Dit wordt per jaar bijgehouden.
3. Dividenduitkering: ontvang je een dividenduitkering van een ander bedrijf dan staat hier een positief getal, doe je een dividenduitkering dan is dit een onttrekking van geld aan je bedrijf en staat hier een negatief getal.
4. Dividendbelasting: doe je een dividenduitkering en betaal je daarover dividendbelasting dan is dit een onttrekking van geld aan je bedrijf en komt dat onder deze post op de balans te staan.

Winst

De opbrengsten en de kosten worden overgenomen van je winst-en-verliesrekening. De winst-en-verliesrekening staat elk jaar in januari weer op 0 en gaat dan weer opnieuw per maand de opbrengsten en de kosten laten zien. Op 31 december wordt het resultaat van je vorige jaar door Jortt geboekt op je overige reserves.

Reserves

De reserves kunnen bestaan uit de overige reserves, de potentiële reserves en de agioreserve.

De potentiële reserves worden op de balans gezet wanneer je voor het eerst een bankrekening aan Jortt toevoegt waarop al een saldo staat. Deze potentiële reserves blijven altijd gelijk, behalve als je nog een andere bankrekening toevoegt waarop al geld staat of als je banktransacties mist bij het uploaden van een MT940 bestand.

Lees hier meer over potentiële reserves .

Elk jaar wordt op 31 december het resultaat van het vorige jaar door Jortt op de overige reserves geboekt. De overige reserves blijven verder het gehele jaar gelijk. Alleen beginbalans boekingen worden soms geboekt op overige reserves, verder mag er niet op deze categorie worden geboekt.

Is er bij een bv meer kapitaal gestort dan in de oprichtingsakte staat, dan wordt dit gestort als een agioreserve. Deze agioreserve verandert alleen als er weer kapitaal gestort wordt.

Periode kiezen voor de balans

Bovenaan de balans kun je op de maand en of het jaar klikken en zo een andere maand of jaar instellen. Zo zie je hoe de bezittingen en schulden op dat moment waren. Kijk je terug in de tijd naar een balans, dan zie je daar bijvoorbeeld een categorie voor nog openstaande facturen staan. Je ziet welke facturen er op dat moment nog open stonden. Inmiddels zijn die waarschijnlijk allemaal al betaald. Klik nooit op zo’n post door, maar ga naar Nog te doen. Daar houdt Jortt precies voor je bij welke acties je nu nog moet uitvoeren! Bijvoorbeeld welke facturen nu nog open staan.

Onder een balans post staan alle facturen/boekingen van die maand evenals de betalingen, hierdoor is niet direct zichtbaar wat open staat.

Afdrukken of als pdf opslaan balans

De balans van een bepaald moment kun je afdrukken door op het printersymbool te klikken. In het pop-up menu selecteer je jouw printer en je kiest afdrukken.

Wil je het bestand bewaren, dan kun je bij printer ook kiezen voor ‘pdf-printer’ of ‘opslaan als pdf’ afhankelijk van je gebruikte software. De balans wordt nu niet afgedrukt maar als pdf opgeslagen op je computer.