Met jortt e-facturen ontvangen via Peppol

Met jortt heb je rechtstreeks toegang tot het Peppol netwerk. Hiermee verstuur je eenvoudig e-facturen naar zakelijke klanten en ontvang je e-facturen van je leveranciers in je boekhouding. Dit werkt wanneer zowel jij als je klant en/of leverancier zijn aangemeld bij Peppol. Het versturen en ontvangen van e-facturen via Peppol is gratis voor alle jortt gebruikers.

Peppol is een internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheden veilig, snel en automatisch e-facturen uitwisselen. Via het netwerk verstuur je een digitale factuur naar de administratie van je klant en ontvang je zelf een digitale factuur van je leverancier in je boekhouding. Dit gaat zonder email, PDF of handmatig overtypen. E-facturen worden verstuurd van boekhoudprogramma naar boekhoudprogramma. Gebruik van Peppol is veilig, voorkomt fouten en bespaart tijd.

Een e-inkoopfactuur die via Peppol binnenkomt in je administratie ontvang je als concept. Na het accepteren van de inkoopfactuur wordt deze direct verwerkt in je boekhouding. Je hoeft hier zelf geen boeking meer voor te maken. Betalen kan eenvoudig via de betaalinstructies op de factuur of de QR code die jortt voor je aanmaakt. Zodra de betaling in je boekhouding staat, koppel je de betaling aan de factuur.

Aanmelden bij Peppol

Om facturen te kunnen ontvangen via Peppol meld je je via jortt aan bij het Peppol-netwerk.

Jouw bedrijf via jortt aanmelden bij Peppol:

1. Ga naar Instellingen rechtsboven.
2. Kies bij Factuur en offerte aanpassen voor E-facturen via Peppol.
3. Vink het vakje aan voor Ik wil E-facturen kunnen ontvangen.
4. Jortt gebruikt je KvK nummer of Ondernemersnummer (voor Belgische klanten het btw-nummer zonder BE en zonder puntjes) en btw nummer die bij bedrijfsgegevens zijn opgegeven om je aan te melden voor het Peppol-netwerk.

Pas wanneer je aanvinkt dat je e-facturen wil ontvangen word je opgenomen in de Peppol Directory en zien leveranciers je Peppol-id. Na deze aanmelding kunnen leveranciers die ook gebruik maken van Peppol hun facturen direct naar jou sturen.

Ontvangen van e-facturen met Peppol

Heb je een e-factuur via Peppol ontvangen, dan vind je deze bij Facturen en offertes in je administratie:

1. Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu.
2. Klik bij Peppol E-facturen op Inkoopfacturen.
3. Het overzicht van Inkoopfacturen via Peppol wordt geopend.
4. Klik op een ontvangen inkoopfactuur. Het factuurpaneel voor de inkoopfactuur wordt geopend.

Factuurpaneel van een ontvangen e-inkoopfactuur

Op het factuurpaneel staat alle informatie van de inkoopfactuur:

• de afzender
• de ontvanger
• de factuurdatum
• de vervaldatum
• de leverdatum
• de geschiedenis: wanneer is de factuur ontvangen en wie heeft de factuur geaccepteerd
• de factuurregels met kostencategorie
• de betaalinstructies

Accepteren of afwijzen van een e-factuur met Peppol

De e-factuur komt binnen als concept-inkoopfactuur. Door de inkoopfactuur te accepteren wordt de inkoopfactuur in de boekhouding verwerkt. Wijs je de factuur af dan wordt deze niet in de boekhouding verwerkt.

Accepteren van de inkoopfactuur:

1. Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu.
2. Klik bij Peppol E-facturen op Inkoopfacturen.
4. Het overzicht van Inkoopfacturen via Peppol wordt geopend.
5. Klik op een ontvangen inkoopfactuur.
6. Klik op Accepteer, onderaan het inkoopfactuur paneel om de concept-inkoopfactuur te verwerken in je boekhouding.
7. Je leverancier krijgt via Peppol de veranderde status van de factuur door: Geaccepteerd.

Afwijzen van de inkoopfactuur:

1. Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu.
2. Klik bij Peppol E-facturen op Inkoopfacturen.
4. Het overzicht van Inkoopfacturen via Peppol wordt geopend.
5. Klik op een ontvangen inkoopfactuur.
6. Klik op Afwijzen, onderaan het inkoopfactuur paneel om de concept-inkoopfactuur te verwijderen. De inkoopfactuur wordt nu gearchiveerd en staat niet meer in de lijst van inkoopfacturen.
7. Je leverancier krijgt via Peppol de veranderde status van de factuur door: Afgekeurd.

E-Inkoopfactuur aanpassen

Op het inkoopfactuur paneel staat in de factuurregels wat je leverancier heeft geleverd. De data, de kosten en de btw worden door jortt al automatisch verwerkt. De kostencategorie kun je zelf nog aanpassen per factuurregel:

1. Klik bij Factuurregels op Wijzig.
2. Pas de kostencategorie onder de factuurregel aan.
3. Kies Opslaan.

Betalen van de inkoopfactuur

Klik op Betaalinstructies om de inkoopfactuur te betalen. Jortt maakt een QR-code aan waarmee de factuur snel betaald kan worden wanneer je bij Knab, ING of Bunq bankiert.

De Betaalinstructie bestaat uit:

• de betaalwijze: is het al betaald, moet je het zelf betalen of wordt er met automatische incasso geind
• de tegenrekening
• de rekeninghouder
• de betalingsreferentie
• het factuurbedrag
• wat je reeds betaald hebt
• het nog openstaande bedrag

Inkoopfactuur op betaald zetten

Komt de betaling binnen op je bankrekening dan koppel je deze aan de inkoopfactuur:

1. Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu.
2. Klik bij Peppol E-facturen op Inkoopfacturen.
4. Het overzicht van Inkoopfacturen via Peppol wordt geopend.
5. Klik op een ontvangen inkoopfactuur.
6. Klik onderaan het paneel op Mogelijke koppelingen en kies voor x bij- en afschrijvingen.
7. Klik op de ontvangen betaling.

In de toekomst gaat dit veranderen en zullen deze taken aan Nog te doen toegevoegd worden.

Een afgewezen inkoopfactuur accepteren

Heb je een inkoopfactuur afgewezen, dan kun je deze weer accepteren:

1. Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu.
2. Klik bij Peppol E-facturen op Inkoopfacturen.
4. Het overzicht van Inkoopfacturen via Peppol wordt geopend.
5. Klik rechts boven in het paneel op het archiefdoos-icoon.
6. Klik op een afgewezen E- inkoopfactuur en kies voor Accepteren.
7. De inkoopfactuur wordt nu verwerkt in je boekhouding.