Factuur versturen
Is je factuur klaar, klik dan onderaan op . Het paneel Versturen opent met de vraag Hoe wil je de factuur versturen? Je kiest uit drie manieren:
| Kies je | Dan |
|---|---|
| Per e-mail | mailt jortt je klant de factuur als pdf, met jouw tekst en bijlagen. Zie per e-mail. |
| Zelf versturen / afdrukken | maakt jortt de factuur definitief en boekt hem, en zorg jij dat hij bij je klant komt. Zie zelf versturen. |
| Peppol E-factuur | levert jortt de factuur als e-factuur via het Peppol-netwerk af in de boekhouding van je klant. Zie Peppol E-factuur. |
Peppol E-factuur is grijs zolang je administratie niet is aangemeld bij Peppol. Bij een particuliere klant staat deze keuze er niet.
Factuur versturen per e-mail
De snelste manier om een factuur naar je klant te sturen is per e-mail. Jortt vult de velden al voor je in. De e-mail krijgt de datum van vandaag, ook als je factuur een oudere factuurdatum heeft.
E-mailadres ontvanger en cc-e-mailadressen
Jortt vult het e-mailadres en de cc-adressen in die je bij de klant hebt opgegeven, bij Factuurgegevens. Een extra adres voor alleen deze factuur typ je bij CC e-mailadressen (kommagescheiden), met een komma ertussen.
Ontbreekt er iets, bijvoorbeeld het e-mailadres van je klant, dan staat onderaan het paneel Deze factuur kan nog niet verstuurd worden. met wat er mist.
E-mailadres afzender
Bij E-mailadres afzender staat het adres uit je Bedrijfsgegevens onder Instellingen, het veld Afzender e-mailadres waarmee de facturen worden verstuurd. Factureer je onder een handelsnaam, dan is het het adres van die handelsnaam. Hier pas je het niet aan.
Je klant ziet je bedrijfsnaam als afzender. Het e-mailadres erachter is een adres van jortt, dat eindigt op @mail.jortt.nl. Antwoordt je klant op de e-mail, dan komt zijn antwoord bij jouw e-mailadres binnen.
Onderwerp en tekst
Jortt gebruikt de tekst uit je e-mailsjabloon, in de taal van de factuur. De aanhef, bijvoorbeeld Beste Jan,, komt uit het veld Aanhef e-mail bij je klant. Staat daar niets, dan schrijft jortt Geachte heer, mevrouw,.
Wil je de tekst voor al je facturen aanpassen, lees dan persoonlijke e-mail. Wil je de tekst alleen voor deze e-mail aanpassen, typ dan bij Onderwerp of Tekst.
Kopie naar jezelf
Standaard staat Stuur kopie naar mezelf aangevinkt. Je krijgt dan dezelfde e-mail op je afzenderadres, van kopie-factuur@jortt.nl. Je kunt dit per factuur uitvinken.
Bijlagen of bestand toevoegen bij facturen
Je kunt bijlagen of een bestand met de factuur meesturen. Je kunt kiezen voor standaard bijlagen die met elke factuur worden gemaild, zoals je algemene voorwaarden. Daarnaast kun je bijlagen meesturen die alleen voor een specifieke factuur gelden.
Je kunt een pdf, een afbeelding (jpg, png, gif, bmp of tiff) of een Word- of Excel-bestand meesturen, tot 10 MB. Het is handig om tekst als pdf te versturen, omdat de opmaak bij het openen niet verandert en de ontvanger de tekst niet kan aanpassen.
Standaard bijlagen voor alle facturen
- Klik op Instellingen linksonder in het hoofdmenu.
- Kies bij Factuur en offerte aanpassen voor Factuur e-mail.
- Klik onderaan bij Standaardbijlage op . Er opent een venster waarin je de bestanden op je computer kiest.
- Kies het bestand en klik op openen. De bijlage verschijnt boven de knop.
- Klik op .
Door op de bijlage te klikken bekijk je hem. Voeg zo ook de andere bijlagen toe. Met het kruisje erachter haal je een bijlage weer weg; klik daarna op .
Bijlagen voor alleen deze factuur
In het paneel Versturen staan je standaard bijlagen al aangevinkt. Vink er een uit als hij niet mee moet met deze factuur. Een extra bijlage voor alleen deze factuur voeg je zo toe:
- Klik bij Voeg extra bijlage(n) toe op . Er opent een venster waarin je de bestanden op je computer kiest.
- Kies het bestand en klik op openen. De bijlage verschijnt aangevinkt boven de knop.
Definitief maken en versturen per e-mail
Is je factuur goed en heb je alles toegevoegd? Klik op .
Rechtsonder zie je Bezig met versturen van de factuur…. Bij Geschiedenis van de factuur staat daarna naar welk e-mailadres en wanneer de factuur is verstuurd.
Dit ontvangt je klant
Je klant krijgt een e-mail met als onderwerp het onderwerp dat je invulde, bijvoorbeeld Factuur 202610-001, en als afzender je bedrijfsnaam. In de e-mail staan bovenaan je bedrijfsnaam en het factuurnummer, dan je tekst, en daaronder een kader met de Factuurdatum, de Vervaldatum en het bedrag bij Totaal te voldoen. De factuur zit erbij als pdf, met als naam het factuurnummer, bijvoorbeeld Factuur 202610-001.pdf, samen met je bijlagen.
Komt de e-mail niet aan, bijvoorbeeld omdat het adres niet bestaat, dan meldt jortt bij de factuur: De e-mail met deze factuur kon niet worden afgeleverd. Controleer het e-mailadres en verstuur deze factuur opnieuw.
Factuur zelf versturen/afdrukken
Kies je Zelf versturen / afdrukken, dan zorg je zelf dat de factuur bij je klant komt, bijvoorbeeld door hem te downloaden en vanuit je eigen mailbox te sturen, of af te drukken en per post te versturen. Jortt mailt niets.
Is je factuur goed, klik dan op . Ook dan kun je de factuur daarna niet meer aanpassen, en boekt jortt hem meteen in je administratie.
Voor het downloaden en afdrukken:
- Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu.
- Klik op Facturen.
- Klik op de factuur die je wil downloaden of afdrukken.
- Klik bovenaan op het icoon voor downloaden of afdrukken. Dezelfde keuzes staan onder als Download en Afdrukken.
Bij Geschiedenis van de factuur staat dat je de factuur zelf hebt afgedrukt.
Peppol E-factuur
Een e-factuur is een factuur als gestructureerd digitaal bestand volgens de Europese norm (EN 16931). De software van je klant leest hem in zonder dat iemand iets overtypt. Een pdf is geen e-factuur, ook niet als hij uit jortt komt. Peppol is het netwerk waarover je zo’n e-factuur rechtstreeks van jouw administratie naar die van je klant stuurt. Kies je Peppol E-factuur, dan verstuurt jortt de factuur als e-factuur via Peppol. Een e-factuur versturen kan in jortt alleen via Peppol; per e-mail stuurt jortt een pdf.
Wat je nodig hebt:
- Je administratie is aangemeld bij Peppol, bij Instellingen, E-facturen via Peppol. Tot die tijd is de keuze grijs.
- Je klant is een bedrijf met een Peppol-ID. Staat dat bij de klant, dan kiest jortt Peppol E-factuur vanzelf en vult het het Peppol-ID in. Anders vul je het in bij Peppol-ID ontvanger.
Bij Bericht aan klant kun je een korte tekst meesturen; niet elke ontvanger kan die lezen. Bij Voeg PDF of XML-bestand toe stuur je een bijlage mee, tot 9 MB. Klik daarna op .
Bij een factuur die via Peppol is verstuurd, zie je op het factuurpaneel geen pdf maar de Peppol status. Hoe je je aanmeldt en het Peppol-ID van je klant vindt, lees je in e-facturen versturen met Peppol.
Een pdf-factuur per e-mail mag in Nederland nu gewoon. Het kabinet wil e-facturatie tussen Nederlandse bedrijven per 1 juli 2030 verplicht maken (brief van 11 september 2026), maar dat is nog geen wet en het netwerk is nog niet gekozen. Tussen bedrijven in verschillende EU-landen ligt 1 juli 2030 wel vast (ViDA). Gebruik je de kleineondernemersregeling, dan hoef je niet elektronisch te factureren, maar moet je e-facturen wel kunnen ontvangen. In België zijn e-facturen tussen Belgische bedrijven sinds 1 januari 2026 verplicht.
Factuur opnieuw versturen
Heeft je klant de factuur niet ontvangen, of wil je hem naar een ander adres sturen? Verstuur hem opnieuw:
- Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu.
- Klik op Facturen en klik op de factuur die je opnieuw wil versturen.
- Klik op en kies Verstuur opnieuw.
- Kies Per e-mail of Peppol E-factuur en controleer de gegevens.
- Klik op of .
De factuur zelf verandert niet: hij houdt zijn nummer en zijn datum. Bij een openstaande factuur staat Zelf versturen / afdrukken er niet bij; download of druk hem dan af via Alle opties.
Stuur je een factuur opnieuw per e-mail, dan gaan de bijlagen van de eerste keer weer mee. Een nieuwe bijlage kun je bij het opnieuw versturen niet meesturen.
Heb je de factuur per e-mail gestuurd en wil je klant hem via Peppol ontvangen? Vul dan eerst het Peppol-ID van de klant in bij de klant, en verstuur de factuur opnieuw met Peppol E-factuur.
Een verstuurde factuur aanpassen of verwijderen
De Belastingdienst eist dat al je facturen opeenvolgend genummerd zijn en dat er geen facturen missen. Jortt nummert je facturen daarom zelf door, zodat er geen gat in de reeks kan vallen.
Een concept toont het eerstvolgende vrije nummer. Het definitieve nummer krijgt de factuur pas als je hem verstuurt. Maak je twee concepten tegelijk, dan tonen ze dus hetzelfde nummer; de factuur die je als eerste verstuurt, krijgt het.
Een verstuurde factuur kun je daarom niet meer wijzigen of verwijderen. Wijzigingen maak je met een creditfactuur.
Wil je een factuur pas later laten versturen? Maak dan een periodieke factuur met Aantal keer herhalen op 1, of bewaar hem als concept en verstuur hem op de dag zelf.
Geschiedenis verstuurde factuur
In de lijst bij Facturen zie je van elke factuur de status, bijvoorbeeld Openstaand met een klokje. Jortt houdt bij wanneer en hoe je de factuur hebt verstuurd of gecrediteerd en naar welk e-mailadres. De cc-e-mailadressen zie je daar niet. Je bekijkt de geschiedenis zo:
- Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu.
- Klik op Facturen.
- Klik op de factuur waarvan je de geschiedenis wil zien.
- Klik op .
- Klik op Geschiedenis.
Veelgestelde vragen over een factuur versturen
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Op welke manieren kan ik een factuur versturen in jortt?
In het paneel Versturen kies je Per e-mail, Zelf versturen / afdrukken of Peppol E-factuur. Per e-mail mailt jortt je klant de factuur als pdf. Bij Zelf versturen / afdrukken maakt jortt de factuur definitief en zorg jij dat hij bij je klant komt. Met Peppol E-factuur gaat de factuur als e-factuur via het Peppol-netwerk naar de boekhouding van je klant.
Waarom kan ik mijn factuur niet versturen per e-mail?
Je kunt pas facturen versturen als je je account hebt bevestigd. Klik op de link in de e-mail die jortt je stuurde toen je je account aanmaakte. Geen e-mail gehad? Bij Nog te doen staat de taak met de link Verstuur de bevestigingse-mail opnieuw. Ontbreekt er iets anders, zoals het e-mailadres van je klant, dan meldt jortt onderaan het paneel Versturen wat er mist.
Kan ik een bijlage meesturen met mijn factuur?
Ja. Standaard bijlagen, zoals je algemene voorwaarden, stel je één keer in bij Instellingen, Factuur e-mail. Ze gaan dan met elke factuur mee, en in het paneel Versturen kun je ze per factuur uitvinken. Een bijlage voor alleen deze factuur voeg je toe met Upload bijlage(n). Je kunt pdf's, afbeeldingen en Word- of Excel-bestanden meesturen, tot 10 MB. Bij een Peppol E-factuur stuur je een pdf of xml mee.
Kan ik een verstuurde factuur nog aanpassen of verwijderen?
Nee. Een verstuurde factuur kun je niet meer wijzigen of verwijderen, omdat al je facturen een doorlopende nummering moeten hebben zonder gaten. Een fout herstel je met een creditfactuur.
Hoe zie ik wanneer en hoe een factuur is verstuurd?
Ga naar Facturen en offertes, klik op Facturen en open de factuur. Klik op Alle opties en daarna op Geschiedenis. Daar zie je wanneer en hoe de factuur is verstuurd en naar welk e-mailadres. In de facturenlijst zie je de status van elke factuur, bijvoorbeeld Openstaand.
Wat is een Peppol E-factuur?
Een e-factuur is een factuur als gestructureerd digitaal bestand volgens de Europese norm, dat de software van je klant zonder overtypen kan inlezen. Een pdf is geen e-factuur. Peppol is het netwerk waarover jortt zo'n e-factuur rechtstreeks in de boekhouding van je klant aflevert. Daarvoor meld je je eerst aan bij Instellingen, E-facturen via Peppol, en heb je het Peppol-ID van je klant nodig.
Krijg ik zelf een kopie van de verzonden factuur-e-mail?
Ja, standaard staat Stuur kopie naar mezelf aan. De kopie komt van kopie-factuur@jortt.nl. Je zet dit per factuur uit in het paneel Versturen, of voor altijd bij Instellingen, Taal en overige voorkeuren, met het vinkje Stuur kopie van elke factuur en offerte e-mail naar mezelf.
Ik wil mijn factuur buiten jortt om versturen maar wel in mijn administratie hebben. Moet ik hem apart toevoegen?
Nee. Maak de factuur in jortt en kies bij het versturen Zelf versturen / afdrukken. Jortt maakt de factuur definitief en boekt hem in je administratie, maar mailt hem niet. Daarna download je de factuur of druk je hem af, en stuur je hem zelf naar je klant.