Nog te doen Facturen en offertes
Alleen wanneer je administratie op orde is, heb je een goed beeld van je financiële situatie. Dit artikel gaat over de Nog te doen taken voor facturen en offertes.
Acties voor Facturen
De taken voor je facturen staan onder Facturen, met een groen icoon; de taken voor je offertes onder Offertes, met een turkoois icoon. Aan het eind van de regel staat voor hoeveel facturen of offertes je deze taak moet uitvoeren.
De taken staan in volgorde van belangrijkheid. Begin dus altijd bovenaan en werk van daar naar beneden. Klik je op een taak, dan zie je voor welke facturen of offertes je deze taak moet uitvoeren. Handel ze af of snooze ze.
Alle taken voor facturen
Een taak staat er alleen als er iets te doen is. Dit zijn ze, in de volgorde waarin jortt ze toont:
| Taak bij Nog te doen | Wat je doet |
|---|---|
| Mislukte e-mail voor factuur … | De factuurmail kon niet verstuurd worden. Controleer het e-mailadres van de klant en verstuur de factuur opnieuw. |
| Teruggekomen e-mail voor factuur … | De mail kwam niet aan. Zoek het juiste e-mailadres en verstuur de factuur opnieuw. |
| E-facturen die niet verzonden konden worden via het Peppol-netwerk | Bewerk de e-factuur en verstuur hem opnieuw. Zie foutmeldingen bij Peppol. |
| Controleer het Peppol-ID van de klant die niet gevonden kan worden op het Peppol-netwerk. | Verbeter het Peppol-id van de klant, of stuur de factuur per e-mail als de klant niet op Peppol zit. |
| Er zijn e-facturen die afgekeurd zijn door je klant (of: onder voorwaarden geaccepteerd, of: je klant vraagt om meer informatie) | Kijk in de historie van de factuur wat je klant terugmeldde. |
| Verstuur of bewerk de concept facturen | Zie hieronder. |
| Herinner verlopen facturen … (vier categorieën) | Zie Herinner verlopen facturen. |
| Koppel betalingen aan betaalde facturen | Een factuur staat op betaald, maar er hangt nog geen (volledige) betaling aan. Koppel de bij- of afschrijving aan de factuur. |
| Automatische incasso’s die drie keer zijn mislukt. | Neem contact op met je klant. Zie automatische incasso mislukt. |
| Periodieke facturen die zijn gedeactiveerd. | Pas de periodieke factuur aan, zodat hij weer geactiveerd kan worden. |
| Betaal de nog te betalen creditfacturen of koppel een betaling aan deze creditfacturen | Zie hieronder. |
De taken over Peppol gaan over e-facturen. Een e-factuur is een factuur als gestructureerd digitaal bestand volgens de Europese norm (EN 16931), dat de software van je klant zonder overtypen inleest; een pdf is geen e-factuur. Peppol is het netwerk waarover je zo’n e-factuur rechtstreeks van administratie naar administratie stuurt. Meer daarover lees je bij e-facturen sturen met Peppol.
E-facturen die je van leveranciers ontvangt, staan bij Nog te doen onder een eigen kop, Inkoopfacturen. Zie e-facturen ontvangen met Peppol.
Verstuur of bewerk de concept facturen
Bekijk of je deze conceptfacturen nog naar je klant moet sturen of dat je ze uit jortt verwijdert omdat ze niet meer van toepassing zijn. Je kunt een factuur ook tijdelijk snoozen.
Bewerken en versturen
Je kunt een conceptfactuur op twee manieren versturen.
Manier 1:
- Klik op de factuur. Het paneel Nieuwe factuur opent.
- Breng eventuele wijzigingen aan en bekijk het voorbeeld om te zien of alles goed is ingevuld.
- Klik op .
Manier 2:
- Vink de conceptfactuur aan door een vinkje te zetten in het vierkantje voor het factuurnummer.
- Klik op . De factuur wordt direct per e-mail verzonden.
Direct versturen kan alleen als de factuur helemaal volledig is, met het e-mailadres van de klant. Is dat niet zo, dan blijft de knop grijs en kun je er niet op klikken.
Verwijderen
Een conceptfactuur verwijderen kan op twee manieren.
Manier 1:
- Vink de conceptfactuur aan door een vinkje te zetten in het vierkantje voor het factuurnummer.
- Klik op .
Manier 2:
- Klik op de factuur. Het paneel Nieuwe factuur opent.
- Klik bovenaan op het .
Herinner verlopen facturen
Bij een betaald abonnement moet aan alle facturen een betaling gekoppeld worden. Dit is meestal de bijschrijving op je bank, maar het kan ook een andere manier van betalen zijn, zoals een creditfactuur. Zolang er nog geen volledige betaling aan de factuur gekoppeld is, beschouwt jortt de factuur als niet betaald.
Met een jortt Starter abonnement zet je de factuur zelf op betaald door hem te markeren als betaald.
Is de betalingstermijn van een factuur verstreken en heeft je klant nog niet betaald, dan zet jortt je factuur de dag na de vervaldatum bij Herinner verlopen facturen.
Jortt kent daarvoor 4 categorieën:
- Herinner verlopen facturen die nog niet herinnerd zijn
- Herinner verlopen facturen die al 1 keer eerder herinnerd zijn
- Herinner verlopen facturen die al 2 keer eerder herinnerd zijn
- Herinner verlopen facturen die al 3 keer of vaker herinnerd zijn
Verstuur herinneringen voor deze facturen. In het artikel Maak een factuur herinnering lees je hoe je dit doet.
Na het sturen van de herinnering verdwijnt de factuur uit deze takenlijst. Is de factuur 7 dagen na de herinnering nog niet betaald, dan komt hij terug bij Nog te doen, in de volgende categorie, en kun je opnieuw een herinnering sturen.
Betaal de nog te betalen creditfacturen of koppel een betaling aan deze creditfacturen
Heb je een creditfactuur gemaakt en is die nergens aan gekoppeld, dan laat jortt hem zien bij Nog te doen. Meestal koppelt jortt een creditfactuur zelf aan de factuur waarvoor je hem maakte, zodra je hem verstuurt. Staat hij hier toch, bijvoorbeeld omdat je hem hebt losgekoppeld, dan koppel je de factuur waarvan de creditfactuur de betaling vormt aan de creditfactuur, of je koppelt je terugbetaling via de bank aan de creditfactuur.
Koppelen via Mogelijke koppelingen kan in jortt ZZP, MKB en Plus. Gebruik je jortt Starter, dan markeer je de creditfactuur als betaald.
Factuur aan creditfactuur koppelen
- Klik op de creditfactuur. Het factuurpaneel opent.
- Klik bij Mogelijke koppelingen op de knop met het aantal facturen, bijvoorbeeld .
- Ga met je muis over de factuur waarvoor de creditfactuur gemaakt is en klik op .
Betaling aan creditfactuur koppelen
- Klik op de creditfactuur. Het factuurpaneel opent.
- Klik bij Mogelijke koppelingen op de knop met het aantal bij- of afschrijvingen, bijvoorbeeld .
- Ga met je muis over de afschrijving aan de klant en klik op .
Acties voor Offertes
Verstuur of bewerk de concept offertes
Bekijk of je deze conceptoffertes nog naar je klant wilt sturen of dat je ze uit jortt verwijdert omdat ze niet meer van toepassing zijn. Je kunt ze ook tijdelijk snoozen.
Bewerken en versturen
- Klik op de offerte. Het paneel Nieuwe offerte opent.
- Breng eventuele wijzigingen aan en bekijk het voorbeeld om te zien of alles goed is ingevuld.
- Klik op .
Verwijderen
- Klik op de offerte. Het paneel Nieuwe offerte opent.
- Klik bovenaan op het .
Zet de verlopen offertes op Geaccepteerd of Afgewezen
Geef aan of je klant een offerte heeft geaccepteerd of afgewezen. Zo weet je met welke klanten je nog contact moet opnemen en heb je een overzicht van wat er nog aan opbrengsten aankomt.
- Klik op de offerte. Het paneel Offerte opent.
- Klik rechtsboven op .
- Klik op of .
Veelgestelde vragen over Nog te doen voor facturen en offertes
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Wat laat het Nog te doen scherm voor facturen en offertes zien?
Jortt houdt voor je bij wat je nog moet doen in je boekhouding. Bij Nog te doen staan de taken voor facturen onder Facturen, met een groen icoon, en die voor offertes onder Offertes, met een turkoois icoon. Achter elke taak staat voor hoeveel facturen of offertes je hem moet uitvoeren. Ben je helemaal bij, dan zie je hier niets staan.
In welke volgorde moet ik de Nog te doen taken uitvoeren?
De taken staan in volgorde van belangrijkheid, dus begin bovenaan en werk naar beneden. Werk wel eerst je bij- en afschrijvingen bij, zodat duidelijk is welke facturen je klanten al hebben betaald en je geen overbodige herinneringen stuurt.
Hoe verstuur of verwijder ik een conceptfactuur vanuit Nog te doen?
Klik op de factuur en daarna op Naar versturen, of vink de factuur aan en klik op Verstuur; direct versturen kan alleen als de factuur volledig is, inclusief het e-mailadres van de klant. Verwijderen doe je door de factuur aan te vinken en op Verwijder te klikken, of door in het factuurpaneel bovenaan op het prullenbakje te klikken.
Wanneer zet jortt een factuur bij Herinner verlopen facturen?
De dag na de vervaldatum, als je klant nog niet (helemaal) betaald heeft. Jortt kent vier categorieën, naar hoe vaak de factuur al herinnerd is. Na een herinnering verdwijnt de factuur uit de lijst; is hij 7 dagen later nog niet betaald, dan staat hij in de volgende categorie. Bij een betaald abonnement moet aan elke factuur een betaling gekoppeld zijn; met jortt Starter markeer je de factuur zelf als betaald.
Hoe koppel ik een creditfactuur bij Nog te doen?
Een creditfactuur die nergens aan gekoppeld is, staat bij Betaal de nog te betalen creditfacturen of koppel een betaling aan deze creditfacturen. Klik op de creditfactuur, klik bij Mogelijke koppelingen op het aantal facturen en kies de factuur waarvoor je de creditfactuur maakte, of klik op het aantal bij- of afschrijvingen en kies de terugbetaling aan de klant. Mogelijke koppelingen zie je in jortt ZZP, MKB en Plus; in jortt Starter markeer je de creditfactuur als betaald.
Welke acties zijn er voor offertes bij Nog te doen?
Conceptoffertes verstuur of bewerk je via Naar versturen, en je verwijdert ze met het prullenbakje. Verlopen offertes zet je op geaccepteerd of afgewezen: klik op de offerte, op Alle opties en daarna op Markeer als geaccepteerd of Markeer als afgewezen.