Btw-controle van de Belastingdienst
Krijg je na je btw-aangifte een brief van de Belastingdienst over een controle? Schrik er niet van. Meestal wil de Belastingdienst zien over welke facturen je btw hebt teruggevraagd. Dat overzicht heb je in jortt met een paar klikken.
Help, ik heb een btw-controle!
Na je btw-aangifte kan de Belastingdienst je aangifte van een periode controleren. Dat kan verschillende redenen hebben. Je bent geselecteerd in een steekproef; dat kan iedereen overkomen. Of je vraagt veel btw terug, bijvoorbeeld omdat je net begint en veel aanloopkosten hebt, of omdat je een bedrijfspand of bedrijfsauto hebt gekocht. Reken bij zo’n grote teruggave op vragen over die periode. Daarnaast gebruikt de Belastingdienst eigen selectiecriteria die niet openbaar zijn.
Doe je je aangifte of betaling niet op tijd, dan kan de Belastingdienst je verplichten om per maand aangifte te doen. Dan krijg je ook vaker vragen.
Bij een controle stuurt de Belastingdienst je een brief. Daarin vragen ze vaak om een ‘uitdraai van de grootboekrekening’ over de periode van je btw-aangifte:
Hieronder staat welke informatie de Belastingdienst van je vraagt:
Rubriek 5b Voorbelasting
1 Een specificatie van de voorbelasting (rubriek 5-b) waarop de btw van elke factuur afzonderlijk staat. Dat kunt u bijvoorbeeld doen door een uitdraai van de grootboekrekening(en) van de voorbelasting zonder verdichtingen. Sluit het bedrag van de voorbelasting van de aangifte niet aan bij de specificatie? Geef dan een verklaring voor het verschil met daarbij de berekening.
2 Kopieën van de 10 facturen met de hoogste bedragen aan voorbelasting. Heeft de voorbelasting (ook) betrekking op de aanschaf van onroerende zaken? Stuur dan ook:
a) De factuur van de verkoper aan de koper.
b) De notariële afrekening (Deze kan niet als factuur dienen).
c) De definitieve door de notaris gewaarmerkte notariële eigendomsakte.
d) Waarvoor de zaak gebruikt of gaat gebruiken?
e) De (verwachte) datum van de (sleutel)overdracht.
Dat klinkt spannend, vooral omdat je in jortt geen grootboeken ziet. Een grootboekrekening heet in jortt een categorie. De Belastingdienst wil inzicht in de boekingen waarover je btw hebt teruggevraagd. In jortt zijn dat alle boekingen die bij 5b Voorbelasting op je btw-aangifte staan.
Btw-rapport aanleveren aan de Belastingdienst
Wat je aan de Belastingdienst stuurt, staat bij elkaar onder rubriek 5b van je btw-aangifte.
- Klik in het hoofdmenu op Btw-aangifte en klik op de periode van de controle. Het btw-paneel opent.
- Klik op 5b Voorbelasting. Je ziet alle btw die je in deze periode hebt teruggevraagd, met het totaal onderaan.
- Klik op het printericoon en kies Afdrukken of Opslaan als pdf. Heeft de lijst meer pagina’s, doe dit dan per pagina.
- Stuur de afdruk of de pdf naar de Belastingdienst.
Bovenaan de afdruk staat Specificatie voorbelasting (rubriek 5b), met een korte uitleg aan de Belastingdienst. Daaronder staat per boeking het nummer, de omschrijving, het bedrag en de btw. Het totaal is naar boven afgerond op hele euro’s en is gelijk aan 5b op je aangifte. Wijkt het totaal toch af van wat je hebt aangegeven, bijvoorbeeld omdat je de aangifte zelf hebt ingevuld, leg dat verschil dan uit in je antwoord.
De tien facturen met de hoogste voorbelasting
Vraagt de Belastingdienst om de tien facturen met de hoogste voorbelasting, dan gebruik je dezelfde lijst.
- Klik bij 5b Voorbelasting op en kies btw.
- Zet de volgorde van hoog naar laag met het icoontje naast . De boekingen met de meeste btw staan nu bovenaan.
- Klik op een van de bovenste tien boekingen. De factuur staat in het blok Inkoopfactuur of bon.
- Sla de factuur op en doe hetzelfde voor de andere negen.
Bewaar je je facturen niet in jortt, zoek ze dan op met het boekingsnummer. De combinatie van de specificatie uit 5b en de tien hoogste facturen is meestal genoeg voor een standaardcontrole. Gaat het onderzoek verder, lees dan boekenonderzoek van de Belastingdienst.
Je hebt een fout gemaakt in je btw-aangifte
Ontdek jij of de Belastingdienst een fout in je btw-aangifte, raak dan niet in paniek. In iedere boekhouding zitten fouten, of je hem nu zelf doet of laat doen door een boekhouder of accountant. Jortt automatiseert veel, maar kan niet elke fout voorkomen. Het belangrijkste is dat je je boekhouding naar eer en geweten voert.
Een fout in een afgesloten btw-periode pas je gewoon aan in jortt. De te veel of te weinig berekende btw neemt jortt mee naar de eerste btw-periode die nog open is. Gaat het om maximaal € 1.000 btw, dan mag je het verschil in je volgende aangifte verwerken. Is het meer dan € 1.000, dan dien je een suppletie in, zo snel mogelijk en uiterlijk 8 weken nadat je de fout ontdekte.
Voorkom fouten in de btw-aangifte
Voorkomen is beter dan genezen. Controleer je btw-aangifte voordat je hem verstuurt. Dat doet de Boekhoudbot voor je bij stap 2 onder het btw-paneel: klik op en je ziet de Controle btw-aangifte. Een groen vinkje is in orde. Een oranje vraagteken kan fout zijn: kijk ernaar voordat je de periode afsluit.
Wat elk punt betekent, lees je bij controle boekhouding. Meer over de fouten die het vaakst voorkomen, staat in de top 10 fouten in je btw-aangifte.
Veelgestelde vragen over de btw-controle
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Waarom kun je een btw-controle van de Belastingdienst krijgen?
Je kunt geselecteerd zijn in een steekproef. Een controle komt ook vaker voor als je veel btw terugvraagt, bijvoorbeeld als starter met veel aanloopkosten of na de aankoop van een bedrijfspand of bedrijfsauto. En de Belastingdienst gebruikt eigen selectiecriteria die niet openbaar zijn.
Wat vraagt de Belastingdienst bij een btw-controle precies aan je?
Meestal een specificatie van de voorbelasting (rubriek 5b) waarop de btw van elke factuur apart staat, bijvoorbeeld een uitdraai van de grootboekrekening voorbelasting, en kopieën van de tien facturen met de hoogste voorbelasting. In jortt heet een grootboekrekening een categorie; wat de Belastingdienst wil zien, staat bij 5b Voorbelasting op je btw-aangifte.
Hoe lever je de specificatie van de voorbelasting (5b) aan vanuit jortt?
Klik in het hoofdmenu op Btw-aangifte en klik op de periode. Klik op 5b Voorbelasting en klik op het printericoon. Kies Afdrukken of Opslaan als pdf. Bovenaan de afdruk staat Specificatie voorbelasting (rubriek 5b) met een korte uitleg voor de Belastingdienst. Heeft de lijst meer pagina's, druk dan elke pagina af.
Hoe vind je in jortt de tien facturen met de hoogste voorbelasting?
Open bij Btw-aangifte de periode en klik op 5b Voorbelasting. Klik op Sorteer, kies btw en zet de volgorde van hoog naar laag. De bovenste tien boekingen zijn die met de hoogste voorbelasting. Open een boeking en je vindt de factuur bij Inkoopfactuur of bon.
Wat stuur je mee als de voorbelasting over een bedrijfspand gaat?
Dan vraagt de Belastingdienst ook de factuur van de verkoper aan de koper, de notariële afrekening, de definitieve eigendomsakte die de notaris heeft gewaarmerkt, waarvoor je het pand gebruikt of gaat gebruiken, en de (verwachte) datum van de sleuteloverdracht.