Grootboekkaarten voor btw-controle

Help, ik heb een btw-controle!

Wanneer je de btw-aangifte hebt gedaan, kun je een controle krijgen van de Belastingdienst. Schrik hier niet van. Deze btw-controle kun je krijgen om de volgende redenen:

• De Belastingdienst heeft je geselecteerd in een steekproef. Jij bent deze keer één van de gelukkigen. Dat kan iedereen gebeuren.
• Je bent net begonnen en vraagt veel btw terug. Dat kan zo zijn, vooral wanneer je veel aanloopkosten hebt, maar verhoogt de kans op een controle aanzienlijk.
• Je vraagt heel veel btw terug. Bijvoorbeeld bij de aanschaf van een bedrijfspand of bedrijfswagen. Ga er dan van uit dat je over deze periode een controle krijgt.
• Je maakt gebruik van de kleine ondernemersregeling en hebt meer btw teruggevraagd dan je hebt betaald.
• Je zit op het 'strafbankje', de Belastingdienst heeft eerder fouten geconstateerd en heeft je toezicht verscherpt. Meestal moet je in dat geval de btw-aangifte per maand gaan aangeven.
• ??? De blackbox van de Belastingdienst heeft vast nog meer geautomatiseerde controles.

Hoe dan ook, wanneer de Belastingdienst een controle op je btw-aangifte doet, sturen ze je een brief waarin ze verzoeken een 'uitdraai van de grootboekrekening' op te sturen over de periode van je btw-aangifte:

Hieronder staat welke informatie de Belastingdienst van je vraagt:

Rubriek 5b Voorbelasting
1 Een specificatie van de voorbelasting (rubriek 5-b) waarop de btw van elke factuur afzonderlijk staat. Dat kunt u bijvoorbeeld doen door een uitdraai van de grootboekrekening(en) van de voorbelasting zonder verdichtingen. Sluit het bedrag van de voorbelasting van de aangifte niet aan bij de specificatie? Geef dan een verklaring voor het verschil met daarbij de berekening.

2 Kopieën van de 10 facturen met de hoogste bedragen aan voorbelasting. Heeft de voorbelasting (ook) betrekking op de aanschaf van onroerende zaken? Stuur dan ook:
a) De factuur van de verkoper aan de koper.
b) De notariële afrekening (Deze kan niet als factuur dienen).
c) De definitieve door de notaris gewaarmerkte notariële eigendonsakte.
d) Waarvoor de zaak gebruikt of gaat gebruiken?
e) De (verwachte) datum van de (sleutel)overdracht.

Dat klinkt best spannend, vooral omdat Jortt niet werkt met grootboeken. Dus wat vraagt de Belastingdienst nu eigenlijk aan je? De Belastingdienst wil inzicht in de boekingen waarover je btw hebt teruggevraagd. Vertaald naar Jortt zijn dat alle boekingen van Kosten met btw die bij 5b Voorbelasting in je btw-aangifteformulier staan.

Btw-rapport aanleveren aan de Belastingdienst

Wat je aan de Belastingdienst moet aanleveren, staat allemaal bij elkaar in je btw-aangifteformulier. Klik bij 5b op Voorbelasting. Je krijgt nu een overzicht van alle btw die je in deze periode hebt teruggevraagd. Selecteer deze regels met je muis, kopieer deze en plak dit in een (e-mail)bestand dat je naar de Belastingdienst kan sturen.

Daarnaast kan de Belastingdienst nog vragen om een kopie van de 10 hoogste facturen uit deze periode. De combinatie van het overzicht uit 5b en een kopie van de 10 hoogste facturen is meestal voldoende om aan te leveren voor een standaard controle.

De 10 hoogste facturen selecteer je als volgt:

1. Ga naar Facturen en offertes in het menu aan de linkerkant.
2. Selecteer het jaartal en klik op het jaartal om de periode te selecteren.
3. Klik nu op Sorteer en kies Totaal bedrag en klik op het icoontje achter sorteer om indien nodig de volgorde te veranderen.
4. Selecteer de lijst met facturen met je muis en kopieer ze.
5. Plak dit bestand in een leeg document.

Je hebt een fout gemaakt in je btw-aangifte

Wanneer jij (of de Belastingdienst) erachter komt dat er fouten in je btw-aangifte zitten, raak dan niet in paniek. Iedereen die de boekhouding doet, maakt fouten. Of je nu zelf de boekhouding doet of deze laat doen door de duurste boekhouder of accountant. In iedere boekhouding zitten fouten. Boekhouden is nu eenmaal geen exacte wetenschap. En hoewel Jortt heel veel voor je automatiseert, kan zelfs Jortt (nog) niet alle fouten voorkomen. Het belangrijkste is dat je naar eer en geweten je boekhouding voert.

Fouten in een afgesloten btw-periode kun je aanpassen in Jortt. De te veel of te weinig berekende btw wordt dan automatisch in je volgende btw-aangifte verwerkt. Tot een verschil van € 1000,- per btw-aangifte hoef je niet te melden bij de Belastingdienst (suppletie) en mag je zelf opgeven in de volgende btw-aangifte. Lees Suppletie btw-aangifte indienen wanneer je wel een suppletie wil indienen.

Voorkom fouten in de btw-aangifte

Voorkomen is beter dan genezen. Controleer je btw-aangifte voordat je het verstuurt en definitief maakt. Boekhoudprogramma Jortt controleert op de volgende veel gemaakte fouten in de btw-aangifte.