Administratie voor deels vrijgestelde omzet

Ben je gedeeltelijk vrijgesteld van btw, dan:

• maak je facturen zonder btw of opbrengsten boekingen zonder btw voor de goederen of diensten waarvoor je bent vrijgesteld van btw;
• vraag je geen btw terug van kosten die je alleen maakt voor deze vrijgestelde opbrengsten;
• maak je facturen met btw of opbrengsten boekingen met btw voor je belaste goederen of diensten;
• krijg je de btw terug van kosten die je alleen maakt voor deze belaste opbrengsten.

Koop je goederen of diensten die je voor je vrijgestelde én je belaste omzet gebruikt, dan is de btw maar gedeeltelijk aftrekbaar. Je boekt die kosten met btw en maakt aan het eind van de btw-periode een correctie voor de btw die je niet mag terugvragen. Dat heet ook wel een pro-rata correctie van de voorbelasting. Voor bedrijfsmiddelen doe je dit ook, en daar komt een herzieningsperiode bij.

Instellingen bij Bedrijfsgegevens

Bij Instellingen en Bedrijfsgegevens geef je aan dat jouw bedrijf gedeeltelijk is vrijgesteld van btw:

1. Klik linksonder in het hoofdmenu op Instellingen en kies Bedrijfsgegevens. Het paneel Bedrijfsgegevens aanpassen opent.
2. Scroll naar Administratie instellingen.
3. Kies in het veld Mijn bedrijf is btw-plichtig of (gedeeltelijk) vrijgesteld voor Een deel van mijn goederen of diensten zijn vrijgesteld van btw.
4. Klik op Opslaan.

Is het grootste deel van jouw omzet belast met btw, laat de instelling dan staan op Ik ben btw-plichtig. Een nieuwe factuur krijgt dan automatisch btw, en de Boekhoudbot boekt de standaardregels direct met btw in je boekhouding, zonder conceptboekingen. Alleen als je een factuur zonder btw moet maken, zet je de instelling (tijdelijk) op Een deel van mijn goederen of diensten zijn vrijgesteld van btw. In de stand Ik ben btw-plichtig kun je op een factuurregel namelijk geen Vrij kiezen.

Kies Ik ben vrijgesteld van btw (Ik doe geen btw-aangifte) alleen als al jouw omzet is vrijgesteld en je geen btw-aangifte doet, of als je meedoet aan de kleineondernemersregeling. In die stand kun je nergens in je administratie btw kiezen: niet op je facturen en niet bij je kosten, dus je vraagt ook geen btw terug. Heb je naast vrijgestelde omzet ook omzet met btw, kies dan Een deel van mijn goederen of diensten zijn vrijgesteld van btw. Dan kies je per factuurregel tussen Vrij, 9% en 21%.

Instellingen bij Categorieën

Maak bij Categorieën een aparte omzetcategorie voor vrijgestelde omzet. Zo zie je in de winst-en-verliesrekening precies hoeveel van je opbrengsten belast zijn en hoeveel vrijgesteld.

1. Klik linksonder in het hoofdmenu op Instellingen en kies Categorieën. De pagina Categorieën beheren opent.
2. Kies Opbrengsten.
3. Klik op de categorie Omzet.
4. Klik op Subcategorie.
5. Vul bij Naam categorie Vrijgestelde omzet in.
6. Klik op Opslaan.

Facturen zonder en met btw

Staat je administratie op Een deel van mijn goederen of diensten zijn vrijgesteld van btw, dan kies je per factuurregel voor Vrij, 9% of 21% btw:

1. Ga naar Facturen & offertes links in het hoofdmenu.
2. Klik op Facturen.
3. Klik op Factuur. Het paneel Nieuwe factuur opent.
4. Kies in het blok Factuurregels voor Bedragen exclusief btw of Bedragen inclusief btw.
5. Kies per factuurregel het btw-tarief: Vrij, 9% of 21%.

Op een factuur zonder btw (Vrij) vermeld je dat een btw-vrijstelling van toepassing is.

Factuur of opbrengsten boeking maken

Geef bij elke factuur en elke opbrengsten boeking aan of het om belaste of vrijgestelde omzet gaat. Dan zie je aan het eind van de btw-periode meteen welke correctie je voor de btw moet maken.

Factuur

Kies bij de factuurregel:

• voor belaste omzet de categorie Diverse omzet of een zelf aangemaakte categorie;
• voor vrijgestelde omzet de categorie Vrijgestelde omzet.

Opbrengsten boeking

Kies bij de boeking:

• voor belaste omzet de categorie Diverse omzet of een zelf aangemaakte categorie;
• voor vrijgestelde omzet de categorie Vrijgestelde omzet.

Boekhoudbot

De Boekhoudbot boekt je bij- en afschrijvingen automatisch op basis van de standaardregels en je eigen regels in jortt. Zo boek je betalingen altijd op dezelfde manier, en staat de btw die je terugvraagt meteen in je btw-aangifte.

Standaardregels

Staat je administratie op Een deel van mijn goederen of diensten zijn vrijgesteld van btw, dan weet de Boekhoudbot niet of je de btw die hij via de standaardregels boekt mag terugvragen. Die boekingen maakt hij daarom met btw aan als conceptboeking. Je controleert zelf of je de btw op die boekingen mag terugvragen, en past ze zo nodig aan.

Kloppen de boekingen, dan accordeer je ze:

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Klik op Accordeer of bewerk de concept boekingen. De lijst Concept boekingen opent.
3. Selecteer de boekingen die je wil accorderen.
4. Klik op Accordeer.

Conceptboekingen tellen niet mee in je boekhouding. Je vindt ze dus niet terug in je balans, winst-en-verliesrekening en btw-aangifte.

Eigen regels

Wil je dat de Boekhoudbot bij een eigen regel btw berekent, klik dan bij de regel op Wijzig actie, kies bij Voeg parameter toe voor Bereken btw met en kies het juiste btw-tarief. Doe je dat niet, dan boekt de regel zonder btw. Boekingen op basis van je eigen regels boekt de Boekhoudbot meteen definitief, ook met btw.

Maak ook eigen regels voor betalingen die nu via de standaardregels van jortt gaan. Eigen regels gaan voor de standaardregels, dus zo bepaal je precies welke boekingen met btw geboekt worden en welke zonder.

De controle van de Boekhoudbot

Staat je administratie op deels vrijgesteld, dan zie je bij elke btw-aangifte in de Controle btw-aangifte de melding Er moet mogelijk een correctie worden gemaakt voor de voorbelasting omdat je deels bent vrijgesteld van btw. Je opent de controle bij Btw-aangifte: klik op de periode en daarna bij De Boekhoudbot heeft je boekhouding gecontroleerd op Bekijk.

De melding verdwijnt niet als je de correctie hebt geboekt: jortt rekent de correctie niet zelf uit en kan niet zien of je hem maakte. Hij is een geheugensteun. Hoe je de correctie berekent en boekt, lees je hieronder bij Correctie terug te vragen btw.

Btw op bedrijfsmiddelen

Koop je een bedrijfsmiddel en gebruik je het voor zowel belaste als vrijgestelde omzet? Dan bereken je voor de periode van aanschaf de verhouding tussen je belaste en vrijgestelde omzet, en trek je de btw volgens die verhouding af. Een bedrijfsmiddel staat op je balans en jortt schrijft er elke maand op af. De Belastingdienst noemt bedrijfsmiddelen ook wel investeringsgoederen.

Daarna geldt voor bedrijfsmiddelen de herzieningsperiode. Een bedrijfsmiddel gaat meerdere jaren mee. Daarom bepaal je in de 4 jaar na het jaar waarin je het in gebruik nam, of je de afgetrokken btw moet herzien. Bij een bedrijfspand of andere onroerende zaak is dat 9 jaar.

Per jaar vergelijk je het werkelijke belaste gebruik met het belaste gebruik in het jaar van ingebruikname. Is het verschil meer dan 10%, dan herzie je de aftrek en maak je een correctieboeking. Te weinig afgetrokken btw trek je alsnog af in rubriek 5b, te veel afgetrokken btw betaal je terug via rubriek 1. Hier vind je een rekenvoorbeeld van de Belastingdienst.

Sinds 1 januari 2026 geldt de herzieningsperiode van 5 jaar (het jaar van ingebruikname plus 4 jaar) ook voor investeringsdiensten: grote werkzaamheden aan een onroerende zaak vanaf € 30.000 zonder btw, zoals een verbouwing, isolatie of een dakrenovatie. Lees Herziening btw-aftrek bij investeringsdiensten.

Correctie terug te vragen btw

Omdat een deel van je omzet is vrijgesteld van btw, mag je niet alle btw terugvragen van de kosten die je maakt. Je berekent per btw-periode hoeveel procent van je omzet belast is en hoeveel procent vrijgesteld, met de omzet van die periode. Daarmee bereken je de correctie.

1. Ga naar Rapporten links in het hoofdmenu.
2. Klik op Winst-en-verliesrekening.
3. Kies de periode, bijvoorbeeld het 1e kwartaal.
4. Lees je omzet af. In ons voorbeeld is de totale omzet in het 1e kwartaal € 10.000: € 7.000 bij Diverse omzet (belast met btw) en € 3.000 bij Vrijgestelde omzet.
5. Bereken welk percentage van je omzet vrijgesteld is: € 3.000 / € 10.000 = 0,3, dus 30%. De andere 70% van je omzet is belast.
6. Klik in het hoofdmenu op Btw-aangifte en klik op de aangifte over het 1e kwartaal. Bij rubriek 5b Voorbelasting zie je hoeveel btw je terugvraagt. Klik op 5b voor de lijst met boekingen.
7. Haal uit die lijst de btw op kosten die je alleen voor je vrijgestelde omzet maakte: die mag je helemaal niet terugvragen. De btw op kosten die je alleen voor belaste omzet maakte, vraag je helemaal terug.
8. Van de btw op kosten die je voor allebei maakt, mag je maar 70% terugvragen. Is dat in ons voorbeeld € 500, dan corrigeer je 30% van € 500 = € 150.

Voor de correctie maak je twee boekingen die je daarna aan elkaar koppelt. In boeking 1 geef je aan dat je minder btw aftrekt. Daardoor worden je kosten hoger; dat boek je in boeking 2.

Aan het eind van het jaar reken je de verhouding na met de omzet van het hele jaar. Wijkt die af van wat je per periode hebt gecorrigeerd, dan verwerk je het verschil in de laatste btw-aangifte van het jaar, met dezelfde twee boekingen. Lees Herziening van btw-aftrek bij niet-investeringsgoederen en -diensten. Is het werkelijke gebruik een betere verdeelsleutel dan je omzet, neem dan contact op met je belastingkantoor.

Boeking van de btw die je minder aftrekt

Dit is een negatieve kostenboeking.

1. Ga naar Boekingen links in het hoofdmenu.
2. Klik op Boeking. Het formulier Maak boeking aan opent.
3. Kies als soort boeking Kosten en als categorie Andere kosten.
4. Vul bij Omschrijving Correctie btw voor gedeeltelijk vrijgesteld in.
5. Vul bij Totaal incl btw het bedrag van de correctie in met een min ervoor, in dit voorbeeld € -150,00.
6. Laat Btw-soort op Leverancier uit Nederland staan en vul bij Totaal btw hetzelfde negatieve bedrag in, dus weer € -150,00.
7. Zet in het blok Factuur- en leverdatum de Factuurdatum in de laatste maand van de btw-periode waarover je de correctie maakt.
8. Klik op Opslaan.

Boeking voor de extra kosten

1. Ga naar Boekingen links in het hoofdmenu.
2. Klik op Boeking.
3. Kies als soort boeking Kosten en als categorie Andere kosten.
4. Vul bij Omschrijving Correctie kosten voor gedeeltelijk vrijgesteld in.
5. Vul bij Totaal incl btw hetzelfde bedrag in, nu positief: € 150,00.
6. Vul bij Totaal btw € 0,00 in.
7. Zet de Factuurdatum in dezelfde maand als bij boeking 1.
8. Klik op Opslaan. Het paneel van de boeking opent.

Koppel de twee boekingen aan elkaar

1. Klik in de boeking die je net hebt gemaakt bij Mogelijke koppelingen op Eén boeking.
2. Klik op Koppel bij de boeking uit stap 1.

De twee boekingen zijn nu met elkaar betaald, dus er staat niets meer open. In je btw-aangifte staat rubriek 5b nu € 150 lager, en in je winst-en-verliesrekening zijn je kosten € 150 hoger.