Administratie voor deels vrijgestelde omzet

Als jouw bedrijf omzet heeft die gedeeltelijk is vrijgesteld van btw, dan heeft dit gevolgen voor je boekhouding. In dit artikel leggen we uit wat de juiste instellingen zijn voor je bedrijf en hoe je je boekhouding doet.

Instellingen

Bij de Instellingen voor je bedrijf geef je aan dat jouw bedrijf gedeeltelijk is vrijgesteld van btw. Dit doe je als volgt:

1. Klik rechtsboven op Instellingen en dan op Bedrijfsgegevens.
2. Scroll naar Administratie instellingen.
3. Selecteer bij Mijn bedrijf is btw-plichtig of (gedeeltelijk) vrijgesteld nu Een deel van mijn goederen of diensten zijn vrijgesteld van btw.
4. Klik op Opslaan.

Is het grootste deel van jouw omzet belast met btw, laat de instelling dan staan op Ik ben btw-plichtig. Alleen wanneer je een factuur moet maken zonder btw, pas je de instelling (tijdelijk) aan naar Een deel van mijn goederen of diensten zijn vrijgesteld van btw. Een nieuwe factuur wordt dan automatisch aangemaakt met btw en de Boekhoudbot verwerkt de standaardregels dan direct in je boekhouding.

Facturen zonder en met btw

Heb je bij Instellingen | Bedrijfsgegevens aangegeven dat een deel van jouw goederen of diensten zijn vrijgesteld van btw, dan worden de facturen die je aanmaakt voor jouw klanten standaard zonder btw aangemaakt. Wil je een factuur met btw maken, dan doe je dit als volgt:

1. Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu.
2. Klik op Factuur.
3. Het Nieuwe factuur paneel opent zich.
4. In het blok Factuurregels zie je nu geen kolom voor Bedrag excl. btw en Btw.
5. Klik rechtsboven op Toon meer en dan op Factuur met btw.
6. In het blok Factuurregels zijn de kolommen voor Bedrag excl. btw en Btw nu toegevoegd.

Boekhoudbot

Op basis van de standaardregels en eigen regels in Jortt boekt de Boekhoudbot je boekingen automatisch. Zo worden betalingen altijd op dezelfde manier geboekt en wordt de btw die je terug kunt vragen van de Belastingdienst direct in je btw-aangifte gezet.

Standaardregels

Heb jij aangegeven dat een deel van jouw goederen of diensten zijn vrijgesteld van btw, dan weet de Boekhoudbot niet of de btw die via de standaardregels wordt geboekt door jou mag worden teruggevraagd. De boekingen op basis van de standaardregels worden daarom met btw geboekt en als conceptboeking aangemaakt. Je moet zelf controleren of de btw op deze boekingen mag worden teruggevraagd en past eventueel de boekingen aan.

Zijn de boekingen goed dan ga je ze accorderen:

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Klik bij Boekingen de Accordeer of bewerk de concept boekingen.
3. Selecteer de boekingen die je wil accorderen.
4. Klik op Accordeer.

Conceptboekingen worden niet meegenomen in je boekhouding. Je vindt deze boekingen dus niet in je balans, winst-en-verliesrekening en btw-aangifte terug.

Eigen regels

Maak je eigen regels aan en wil je dat de btw voor deze betalingen wordt teruggevraagd, voeg dan bij Wijzig actie - Voeg parameter toe de optie Bereken btw met toe en kies het juiste btw-tarief. Geef je dit niet op, dan wordt de regel automatisch zonder btw geboekt.

Maak ook eigen regels voor de standaardregels van Jortt. De eigen regels gaan voor de standaardregels en zo kun je precies aangeven welke boekingen met btw geboekt moeten worden en welke zonder.

Btw op kosten

De btw die Nederlandse leveranciers aan jou in rekening brengen, mag niet altijd volledig worden teruggevraagd wanneer sprake is van deels vrijgestelde en deels belaste omzet. De Belastingdienst geeft de volgende situaties aan:

1. Goederen en diensten die u alleen gebruikt (inkoopt) voor belaste omzet. De btw die u hierover betaalt, is geheel aftrekbaar.
2. Goederen en diensten die u alleen gebruikt (inkoopt) voor vrijgestelde omzet. De btw die u hierover betaalt, is niet aftrekbaar.
3. Goederen en diensten die u gebruikt (inkoopt) voor belaste én vrijgestelde omzet. De btw die u hierover betaalt, is gedeeltelijk aftrekbaar. Bij de aanschaf maakt u een inschatting welk deel van de goederen of diensten u gaat gebruiken voor belaste omzet. De btw over dat deel is aftrekbaar.

In de praktijk blijkt dat dit administratief een uitdaging is om het op de juiste manier in je boekhouding te verwerken, omdat meestal een combinatie van genoemde situaties van toepassing is.

Zijn alleen situatie 1 en 2 op jouw bedrijf van toepassing? Je geeft dan per betaling aan of de btw wel of niet aftrekbaar is. De btw die in je btw-aangifte bij categorie 5b staat, mag volledig worden teruggevraagd.

Is alleen situatie 3 voor jou van toepassing? Boek dan alle kosten met btw en maak daarna een correctie voor het terug te vorderen bedrag

Voor de meeste bedrijven is een combinatie van genoemde situaties van toepassing. Als het aantal uitgaven beperkt is, dan kun je eventueel handmatig bijhouden welke btw volledig en welke btw deels teruggevraagd kan worden. Heb je veel transacties, dan wordt vaak gekozen om een correctie te maken voor het bedrag van alle boekingen met btw.

Correctie terug te vragen btw

Omdat jouw opbrengsten gedeeltelijk zijn vrijgesteld van btw, mag je niet alle btw terugvragen van de kosten die je hebt gemaakt.

Voor de correctie maak je twee boekingen die je daarna aan elkaar koppelt. Je geeft in boeking 1 aan dat je minder btw mag aftrekken. Door de verschuiving in btw worden je kosten echter hoger en daarvoor maken we boeking 2.

Boeking van de btw die minder afgetrokken mag worden

Gebruik hiervoor een negatieve kostenboeking:

1. Ga naar Boekingen links in het hoofdmenu.
2. Klik op Boeking. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.
3. Kies als boeking soort Kosten en als categorie Andere kosten.
4. Voer als Omschrijving in Correctie btw voor gedeeltelijk vrijgesteld.
5. Voer Datum in.
6. Zet bij Totaalbedrag het bedrag dat je aan btw wil corrigeren en zet er een min voor (maak het bedrag negatief) en zet bij btw hetzelfde bedrag.
7. Klik op Opslaan.

Boeking voor de verandering in kosten:

1. Ga naar Boekingen links in het hoofdmenu.
2. Klik op Boeking. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.
3. Kies als boeking soort Kosten en als categorie Andere kosten.
4. Voer als Omschrijving in Correctie kosten voor gedeeltelijk vrijgesteld.
5. Voer Datum in.
6. Zet bij Totaalbedrag het bedrag dat je aan btw wil corrigeren (nu positief) en zet bij btw 0.
7. Klik op Opslaan.

Koppel de twee boekingen nu aan elkaar:

1. Klik in de boeking bij Mogelijke koppelingen op Geef aan dat de boeking is betaald met:.
2. Klik op x boekingen gevonden die gekoppeld kunnen worden.
3. Kies de bij Stap 1 aangemaakte boeking.