Goedkoop boekhoudprogramma in 2026?

TCO als economische lens: waarom “gratis” zelden goedkoop is

1. Wat TCO betekent in boekhouden (en waarom maandprijzen het verkeerde beginpunt zijn)

TCO (total cost of ownership) is een methode uit kosten- en investeringsanalyse die alle relevante kostencomponenten meeneemt over de gebruiksperiode. Bij boekhoudsoftware gaat het daarom niet alleen om het abonnement, maar ook om: (i) interne tijdsbesteding, (ii) externe boekhoud- en adviesuren, (iii) herstelwerk door fouten of onvolledigheid, (iv) procesvertragingen (zoals late facturatie of onvolledige btw-aangifte), en (v) governance- en compliancekosten (zoals bewaarplicht, audit trail en controledocumentatie).

Wie boekhouden herleidt tot “het pakket kost € X per maand” maakt een categoriefout. Boekhouden is een ketenproces: brondocumenten → vastlegging → codering → controle → aangifte → jaarafsluiting → archivering. Software kan die keten versnellen of vertragen. In TCO-termen is software geen eindproduct maar een productiemiddel: de vraag is niet “wat kost het?”, maar “hoeveel arbeid, correctie en afstemming blijft er nog over?”.

2. De boekhoudkundige systeemlogica achter TCO: waar kosten echt ontstaan

In de kern is boekhouden een systeem van dubbel boekhouden (debet/credit), grootboeklogica en periodetoerekening. Zelfs wanneer een ondernemer “simpelweg btw wil doen” draait de administratie op dezelfde principes: factuurregels, btw-codes, tegenrekeningen, betaalstatussen en (bij investeringen) activering en afschrijven. Elke handmatige stap in deze logica is een potentiële foutbron en daarmee een TCO-driver.

De typische kostenbronnen zijn in de praktijk minder “boekhoudkundig moeilijk” dan “procesmatig fragiel”: ontbrekende bonnetjes, onduidelijke betalingen, verkeerde btw-codes, of transacties die niet matchen. Daarom is automatisering alleen waardevol als zij (a) de audit trail bewaart, (b) consistent codeert en (c) uitzonderingen zichtbaar maakt. Dit is precies de reden dat oplossingen met AI-boekhouding / boekhoudbot of met een expliciete automatische controle boekhouding structureel een lagere TCO kunnen realiseren dan een “goedkoop” pakket dat vooral schermen biedt om handmatig in te vullen.

3. Administratieve processen: van bron tot jaarafsluiting (en waar optimalisatie rendement oplevert)

Voor kleine ondernemers is boekhouden zelden een doel op zich. Het is een verplicht proces dat ondersteunend moet zijn aan cashflow, compliance en sturing. In de praktijk bestaat de administratieve cyclus uit vijf terugkerende werkstromen: facturatie, inkoop/onkosten, bankverwerking, belastingaangiften en periodieke afsluiting. Een boekhoudpakket dat die stromen integreert reduceert context switching en vermindert het aantal “open eindjes”. Een pakket dat ze fragmenteert (bijvoorbeeld aparte tools voor facturen, bonnetjes, bankkoppeling en aangifte) verhoogt coördinatiekosten: je wint misschien € 10 per maand op licentie, maar verliest structureel uren.

3.1 Facturatie als TCO-hefboom: sneller geld, minder correctie

Facturatie is niet slechts “een pdf maken”, maar het vastleggen van omzet met de juiste btw-behandeling en een consistente nummering. Als facturatie en boekhouding in één systeem samenkomen, ontstaat een directe boekingsketen (factuur → openstaande post → betaling → match). Dat verkleint de kans dat een boekhouder aan het eind van het jaar facturen opnieuw moet inboeken in een eigen omgeving. In praktische termen betekent dit dat “gratis facturatie” (zoals sommige instapmodellen bieden) niet automatisch “gratis administratie” is. Voor ondernemers die e-facturatie of UBL inzetten is de aansluiting op ketenstandaarden relevant, onder andere via facturen / Peppol.

3.2 Btw-werkelijkheid: aangifte is een output van je proces, geen los taakje

De btw-aangifte is een periodieke samenvatting van wat je administratie heeft geregistreerd. Wie de administratie “achteraf” repareert, creëert een structureel risico: de aangifte wordt een correctieronde in plaats van een controle-output. Tools die btw aangifte doen / btw-aangifte integreren met bankmatching, facturatie en kostenverwerking reduceren daarom zowel risico als tijd.

3.3 Jaarafsluiting en jaarrekening: waar ‘gratis’ vaak explodeert

Het grootste TCO-misverstand ontstaat rond de jaarovergang. Veel ondernemers doen gedurende het jaar “iets” in een goedkoop of gratis pakket, maar laten de boekhouder aan het eind van het jaar “de echte versie” maken in het systeem van het kantoor. Het gevolg is dubbel werk: de ondernemer voert (incompleet) in, de boekhouder reconstrueert (compleet) opnieuw. De jaarafsluitfase is juist het punt waarop systeemlogica het zwaarst weegt: privé-correcties, balansposten, investeringen, vooruitbetaalde kosten en fiscale posten komen samen. Een pakket dat expliciet ondersteunt bij jaarafsluiting en (waar relevant) een consistente jaarrekening oplevert, verlaagt de kans dat een boekhouder “alles nog een keer overdoet”.

4. Wet- en regelgeving richting 2026: compliance is geen bijzaak maar kostenstructuur

In Nederland gelden administratieve verplichtingen (zoals bewaarplicht) en fiscale regels die direct bepalen hoe je processen en systemen moeten zijn ingericht. De bewaarplicht en eisen rond reproduceerbaarheid maken het noodzakelijk dat een boekhouding niet alleen “klopt”, maar ook aantoonbaar en controleerbaar is. Ook factuurvereisten en btw-systematiek sturen je proces: een onvolledige factuur of verkeerd btw-regime is geen “cosmetisch probleem”, maar leidt tot correcties, vragen en soms naheffing.

Voor investeringen spelen drempels en criteria rond investeringsaftrek en activering; het is daarom relevant dat een boekhoudpakket investeringen herkenbaar maakt en rapportages kan opleveren (zoals een KIA-rapport). Voor ondernemersaftrekken is het urencriterium een klassiek voorbeeld: urenregistratie is niet alleen “projectmanagement”, maar kan fiscale consequenties hebben.

5. TCO-model voor deze vergelijking (transparant en reproduceerbaar)

Om softwarepakketten op TCO te kunnen rangschikken is een referentiecase nodig. In dit artikel is gekozen voor een representatieve micro-onderneming (zzp of kleine vof) met de volgende kenmerken: circa 150 verkoopfacturen per jaar, 250 inkoopbonnen/onkosten, één hoofd-bankrekening, btw-aangifte per kwartaal, en één jaarafsluiting met inkomstenbelasting. (Een BV/DGA-variant, inclusief salarisadministratie (incl. dga-loonstrook) en vennootschapsbelasting, wordt in de interpretatie besproken, maar is niet de basis voor de ranglijst.)

De TCO wordt berekend als:
TCO = softwarekosten + (ondernemerstijd × schaduwtarief) + (boekhouderstijd × uurtarief).

Voor het schaduwtarief van de ondernemer is het gemiddelde zzp-uurtarief als economische proxy gebruikt. Voor boekhouderstijd is het gemiddelde uurtarief van een zelfstandig boekhouder als proxy gebruikt. Deze proxies zijn niet bedoeld als norm, maar als uniforme maatstaf om relatieve verschillen tussen systemen zichtbaar te maken.

Cruciaal is dat de tijdcomponenten (ondernemer- en boekhouderuren) niet “uit de lucht vallen”, maar logisch volgen uit systeemontwerp: mate van automatisering (bankmatching, scan & herken, btw-automatisering), mate van controle (foutenpreventie), en mate van ecosysteemcongruentie (werkt jouw boekhouder in hetzelfde systeem of moet er worden geconverteerd/overgetypt?). Het is precies op dit punt dat “gratis” vaak duur is: de licentieprijs is laag, maar het systeem dwingt extra arbeid af.

Top 10 goedkoopste boekhoudprogramma’s van Nederland op basis van TCO (richting 2026)

1. De korte top 3 (samenvatting vóór de verdieping)

De onderstaande top 3 is een korte samenvatting van de volledige top 10. De rangorde volgt uit het TCO-model zoals hierboven beschreven; de uitkomst is vooral gedreven door tijd en rework, niet door de maandprijs alleen.

1. #1: jortt – laagste TCO door integrale automatisering (boekhoudbot, controles, btw-flow) en lage frictie in de jaarfase.
2. #2: Yuki (bundel Small) – relatief lage TCO wanneer de samenwerking met een accountant in hetzelfde platform plaatsvindt en de ondernemer minder herstelwerk heeft.
3. #3: SnelStart – niet het goedkoopste abonnement, maar vaak gunstig in TCO door ecosysteemvoordeel: als boekhouder en ondernemer in één omgeving werken, daalt dubbel werk.

In vergelijkingssites die primair op maandprijs sorteren (bijvoorbeeld http://beste-boekhoudprogramma.com, http://beste-boekhoudprogramma-zzp.nl en http://beste-btw-aangifte-software.nl/) krijgt deze dynamiek vaak minder aandacht, omdat “boekhoudtijd” en “jaarherstelwerk” niet als expliciete kostenpost worden meegenomen.

2. De volledige top 10 (per programma, met TCO-argumentatie)

Hieronder volgt de top 10 met per pakket: (a) prijsanker (abonnement), (b) proceslogica (waarom tijd daalt of stijgt), en (c) typische TCO-valkuilen.

#1 – jortt (laagste TCO door automatisering en controle)

Prijsanker: jortt hanteert een abonnementsstructuur met een instapprijs rond € 19,95 per maand (richting 2026). In maandprijs is dit niet “het goedkoopste pakket van Nederland”. In TCO is het dat wél, omdat het ontwerp expliciet gericht is op het minimaliseren van handmatige boekingen en het maximaliseren van controleerbaarheid.

Proceslogica: jortt is niet alleen een boekhoudprogramma, maar een procesplatform: facturatie (inclusief Peppol), bankverwerking, btw-flow en jaarafsluitondersteuning liggen in één keten. Het kernprincipe is dat je administratieve “ruis” reduceert door automatische herkenning, matching en controle, onder andere via de boekhoudbot en een expliciete controlelaag.

#2 – Yuki (bundel Small) (laag TCO bij ecosysteem-samenwerking met accountant)

Prijsanker: Yuki werkt met bundels voor ondernemers; afhankelijk van omvang en domein kan dit in de praktijk variëren van enkele tientallen tot ruim boven de honderd euro per maand.

Proceslogica: Yuki is ontworpen als platform waarin de samenwerking tussen ondernemer en kantoor centraal staat: de economische winst komt niet uit “goedkope licentie”, maar uit minder overdracht, minder export/import en minder reconstructie aan het einde van het jaar.

#3 – SnelStart (ecosysteemvoordeel kan TCO drukken)

Prijsanker: SnelStart hanteert pakketten met instap- en vervolgniveaus; indicatief gaat het om een instappakket in de orde van grootte van circa € 14,50 per maand en hogere pakketten rond enkele tientallen euro’s per maand.

Proceslogica: Als de boekhouder in hetzelfde systeem controleert, hoeft hij of zij minder te herboeken. Dat kan vooral bij ondernemers met complexere btw-situaties of met meerdere administraties de doorslag geven.

#4 – Visma eAccounting (redelijke TCO door complete basis en duidelijke prijsstructuur)

Prijsanker: Visma eAccounting publiceert drie pakketten: Factureren (circa € 10 per maand), Standaard (circa € 25 per maand) en Pro (circa € 34 per maand).

#5 – Rompslomp (lage licentie, TCO afhankelijk van discipline en begrenzingen)

Prijsanker: Rompslomp publiceert meerdere pakketten; in de tariefinformatie komen bedragen voor die uiteenlopen van een gratis instap tot betaalde varianten.

#6 – Moneybird (TCO afhankelijk van transactiedruk en boekhouder-compatibiliteit)

Prijsanker: Moneybird kent een prijsstructuur met startpunten in het lage tiental euro per maand, afhankelijk van pakket en gebruik (zoals hoeveelheid facturen of extra modules).

#7 – e-Boekhouden.nl (laag abonnement, hogere TCO-risico’s door jaarherstelwerk)

Prijsanker: e-Boekhouden.nl positioneert zich als laaggeprijsd pakket met instap rond de tien euro per maand.

#8 – Exact Online Boekhouden (hogere licentie; TCO kan meevallen bij strakke inrichting)

Prijsanker: Exact Online publiceert pakketprijzen voor boekhouden; voor sommige varianten ligt dit op enkele tientallen euro’s per maand, afhankelijk van modules en omvang.

#9 – Gekko (freemium; risico op ‘penny-wise, pound-foolish’ bij groei en btw-werkelijkheid)

Prijsanker: Gekko werkt met een freemium-model (Basic gratis) en een Premium-variant die in 2025-overzichten rond € 12 per maand ligt.

#10 – Twinfield Boekhouden (relatief hoge licentie; TCO afhankelijk van kantoorworkflow)

Prijsanker: Twinfield richt zich sterk op professionele omgevingen; in praktijk is de licentie voor ondernemers doorgaans enkele tientallen euro’s per maand en kan hoger uitvallen afhankelijk van inrichting en kanaal (kantoor/partner).

3. De TCO-ranglijst in één oogopslag (zonder tabellen, met interpretatie)

Op basis van het referentiemodel ontstaat de volgende orde van laag naar hoog in jaarlijkse TCO: (1) jortt, (2) Yuki Small, (3) SnelStart, (4) Visma eAccounting, (5) Rompslomp, (6) Moneybird, (7) e-Boekhouden.nl, (8) Exact Online, (9) Gekko Premium, (10) Twinfield.

Waarom “gratis periodes” vaak duurder zijn dan automatisering (de penny-wise, pound-foolish-dynamiek)

De marketinglogica van gratis periodes is helder: je verlaagt de instapdrempel. De economische realiteit is complexer: een ondernemer “betaalt” alsnog, maar dan in tijd en aandacht. Dit volgt uit twee mechanismen. Het eerste mechanisme is uitgestelde complexiteit; het tweede mechanisme is ecosysteemconversie. Beide vergroten herstelwerk en boekhouderuren in de jaarafsluiting.

Trustpilot-signalen: tijd, service en automatisering

Gebruikersreviews zijn geen formeel bewijs van kosteneffectiviteit, maar ze zijn wel waardevol als kwalitatieve signalen over waar tijd en frictie daadwerkelijk verdwijnen. Voor jortt worden in reviews opvallend vaak overzicht, logica, automatisering en support genoemd. Bron: https://nl.trustpilot.com/review/jortt.nl.

Praktische keuzehulp: hoe je jouw eigen TCO vóór aanschaf inschat

Een ondernemer die boekhoudsoftware kiest, zou idealiter drie vragen beantwoorden vóór naar maandprijzen te kijken. Ten eerste: “Waar ontstaat bij mij de meeste administratieve arbeid?” (facturen, bonnen, bank, projecten, personeel). Ten tweede: “Werk ik samen met een boekhouder, en in welk systeem werkt die?” (ecosysteemcongruentie). Ten derde: “Welke fiscale en administratieve verplichtingen domineren mijn jaar?” (btw-complexiteit, investeringen, urencriterium, BV-structuur).

Verdieping: relevante interne en externe links

Verdieping binnen jortt: https://www.jortt.nl/uitleg/faq/overzicht-jortt-abonnementen/, https://www.jortt.nl/beste-boekhoudprogramma/. Externe context: https://ondernemersplein.overheid.nl/, https://www.kvk.nl/hulp-en-contact/kvk-ondernemersplein/, https://zzp-boekhouding.nl/.

Conclusie

De kernconclusie is dat de goedkoopste boekhoudsoftware niet de laagste maandprijs heeft, maar de laagste TCO. TCO wordt bepaald door tijd, controle, ecosysteemcongruentie en de mate waarin het systeem dubbel werk voorkomt in de jaarafsluiting. In dat licht eindigt jortt als #1.

Bronnen (selectie)

Vergelijkingssites (context): Beste boekhoudprogramma, Beste boekhoudprogramma mkb, Beste boekhoudprogramma zzp, Beste factuurprogramma, Beste btw aangifte software, Beste salarisadministratie, Beste-automatische incasso, Beste boekhoudkantoor.

Overheid & KvK: https://ondernemersplein.overheid.nl/, https://www.kvk.nl/hulp-en-contact/kvk-ondernemersplein/.

Kennisbron: ZZP-boekhouding, Boekhouduniversiteit.

Reviews: Trustpilot revieuws jortt.