Wat is een boekhouding?
Een boekhouding is het bijhouden van alle ontvangsten en uitgaven van een onderneming. Daaruit volgt je bedrijfsresultaat: wat er overblijft als je alle kosten van je omzet aftrekt. Je voert een boekhouding om verantwoording af te kunnen leggen aan de Belastingdienst en om zelf te zien hoe je bedrijf ervoor staat. Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een boekhouding bij te houden die is afgestemd op je bedrijf.
Wat is boekhouden?
Boekhouden is het netjes en overzichtelijk bijhouden van je administratie. Boekhouden is dus wat je doet; de boekhouding is het resultaat daarvan. In het dagelijks gebruik betekenen de twee woorden hetzelfde.
Waarom je een boekhouding bijhoudt
Een boekhouding heeft drie doelen:
- Verantwoording aan de Belastingdienst. Je moet je financiële huishouding kunnen verantwoorden aan de Belastingdienst. Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een goede boekhouding bij te houden die is afgestemd op je bedrijf.
- Inzicht voor jezelf. Je ziet je winsten en verliezen en houdt inzicht in de financiële positie van je bedrijf. Dat helpt je de juiste keuzes te maken voor de continuïteit van je onderneming.
- Inzicht voor anderen. Om je bedrijf of jezelf te financieren vragen geldverstrekkers inzicht in je boekhouding. Behalve de basisinformatie over de balans en de winst-en-verliesrekening vragen zij vaak ook kengetallen zoals solvabiliteit, liquiditeit en rentabiliteit, en jaarverslagen van voorgaande jaren.
Ben je verplicht een boekhouding bij te houden?
Ja. Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een goede boekhouding bij te houden die is afgestemd op je bedrijf. Ben je ingeschreven bij de KvK, dan is het dus tijd voor een boekhoudprogramma (en nee, niet eerst een boekhouder).
De Belastingdienst moet je boekhouding snel en goed kunnen controleren. Per KvK-nummer of btw-nummer heb je dan ook een eigen boekhouding nodig. Is je boekhouding niet volledig, is ze niet binnen een redelijke termijn te controleren of bewaar je haar niet lang genoeg, dan kan dat ingrijpende gevolgen hebben.
Categorieën (vroeger grootboeken) in je boekhouding
De boekhouding krijgt vorm door middel van categorieën. Categorieën zijn onderverdelingen van kosten. Er zijn vele variaties van categorieënschema’s. Maar voor de verantwoording aan de Belastingdienst zijn enkel de volgende categorieën van toepassing:
- Opbrengsten
- Inkoopkosten
- Kosten uitbesteed werk
- Lonen en salarissen
- Sociale lasten
- Pensioenlasten
- Afschrijvingen
- Auto- en transportkosten
- Huisvestingskosten
- Onderhoud van bedrijfsmiddelen
- Verkoopkosten
- Andere kosten
Een uitgebreider categorieënschema is dus niet nodig en kan zelfs alleen maar voor verwarring zorgen. Natuurlijk kan het handig zijn onder deze hoofdposten subcategorieën aan te maken.
Je boekhouding als basis voor je belastingaangiften
Btw-aangifte
De meeste bedrijven moeten btw afdragen. Dat gaat via de btw-aangifte, die de meeste bedrijven per kwartaal doen. Doordat je in je boekhouding bijhoudt wat je inkomsten en uitgaven zijn, wordt de af te dragen btw automatisch door het boekhoudprogramma berekend.
Inkomstenbelasting
Aan het einde van het jaar is je boekhouding ook de basis voor je inkomstenbelasting. Iedere ondernemer moet aangifte inkomstenbelasting doen. Om de inkomstenbelasting te kunnen aangeven heb je een begin- en eindbalans nodig en de winst-en-verliesrekening.
Vennootschapsbelasting
Is je onderneming een rechtspersoon, dus een bv, nv of stichting, dan moet je onderneming vennootschapsbelasting betalen. Dat is belasting over de winst van de onderneming. Om de vennootschapsbelasting te kunnen aangeven heb je een begin- en eindbalans nodig en de winst-en-verliesrekening.
Wat hoort er nog meer bij je administratie?
Je administratie gaat verder dan alleen de boekhouding. Alle gegevens over je onderneming die je vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij je administratie. Voorbeelden hiervan zijn:
- kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
- financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
- tussentijds gemaakte controleberekeningen
- ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
- bankafschriften
- contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- agenda’s en afsprakenboeken
- correspondentie
- software en databestanden
Die gegevens moeten allemaal worden bewaard: iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Twijfel je over een specifiek document, kijk dan bij wat er allemaal bij je administratie hoort.
Van boekhouding naar jaarrekening
De categorieën worden op hun beurt gebruikt om de jaarstukken te maken: de jaarrekening. Een jaarrekening bestaat formeel uit de begin- en eindbalans en de winst-en-verliesrekening. Doe je de boekhouding als zzp’er, dan is dat voldoende. Maak je een uitgebreider rapport, bijvoorbeeld met een onderbouwing, uitleg en de berekening van de belangrijkste kengetallen, dan heet dat rapport een jaarverslag.
KvK-jaarrekening
Alleen rechtspersonen, dus een bv, nv of stichting, moeten hun jaarrekening ook deponeren bij de KvK. Daarvoor heeft de KvK een standaardformat opgesteld waaraan die jaarrekening moet voldoen. De KvK-jaarrekening is niets meer dan een beknopte weergave van de begin- en eindbalans. Gebruik je jortt als boekhoudprogramma voor je bv? Dan wordt de KvK-jaarrekening automatisch voor je gemaakt.
Hoe voer je je boekhouding?
Je boekhouding moet digitaal worden gevoerd, bij voorkeur in een online boekhoudprogramma. Daarin boek je je inkoop- en verkoopfacturen, verwerk je je bankafschriften (MT940-bestanden) en doe je alle andere boekingen, van de salarisverwerking tot het afschrijven van bedrijfsmiddelen. Naast de gewone categorieënadministratie maakt boekhoudprogramma jortt volledig automatisch een balans, resultatenrekening en jaarrekening voor je.
Wil je zien hoe dat in de praktijk werkt? Lees dan verder over automatisch boekhouden of over boekhouden in jortt, stap voor stap.
Veelgestelde vragen over boekhouding en boekhouden
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Wat is een boekhouding?
Een boekhouding is het bijhouden van alle ontvangsten en uitgaven van een onderneming. Daaruit volgt het bedrijfsresultaat. Je voert een boekhouding om verantwoording te kunnen afleggen aan de Belastingdienst en om zelf te zien hoe je bedrijf ervoor staat.
Wat is boekhouden?
Boekhouden is het netjes en overzichtelijk bijhouden van je administratie. Het heeft als doel verantwoording af te kunnen leggen aan de Belastingdienst en inzicht te geven in je bedrijf, voor jezelf en voor anderen zoals geldverstrekkers.
Wat is het verschil tussen een boekhouding en een administratie?
Je administratie gaat verder dan je boekhouding. Onder je administratie vallen alle gegevens die je over je onderneming vastlegt op papier of digitaal: contracten, correspondentie, agenda's, kassabonnen en bankafschriften. Je boekhouding is het financiële deel daarvan: de ontvangsten en uitgaven die je boekt.
Wat zijn de doelen van een boekhouding?
De doelen zijn onder andere inzicht krijgen in de winsten en verliezen, inzicht houden in de financiële positie van het bedrijf, en verantwoording kunnen afleggen over het gevoerde financiële beleid.
Ben je als ondernemer verplicht een boekhouding bij te houden?
Ja, als ondernemer ben je wettelijk verplicht een goede boekhouding bij te houden die is afgestemd op je bedrijf. Je moet je financiële huishouding kunnen verantwoorden aan de Belastingdienst.
Welke categorieën gebruik je in een boekhouding?
Voor de verantwoording aan de Belastingdienst zijn enkel bepaalde categorieën van toepassing, zoals opbrengsten, inkoopkosten, lonen en salarissen, afschrijvingen en huisvestingskosten. Een uitgebreider categorieënschema is niet nodig en kan voor verwarring zorgen.
Hoe lang moet je je administratie bewaren?
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren; dit heet de fiscale bewaarplicht. Let op dat sommige gegevens, zoals bankbestanden, vaak maar 18 maanden beschikbaar zijn en daarna automatisch worden gewist.
Waarvoor gebruik je je boekhouding bij de belastingaangifte?
Je boekhouding is de basis voor je btw-aangifte, je inkomstenbelasting en eventueel je vennootschapsbelasting. Om de inkomsten- of vennootschapsbelasting te kunnen aangeven heb je een begin- en eindbalans nodig en de winst-en-verliesrekening.
Hoe moet je je boekhouding voeren?
De boekhouding moet digitaal worden gevoerd, bij voorkeur in een online boekhoudprogramma. Hierin boek je inkoop- en verkoopfacturen, verwerk je bankafschriften en doe je allerlei andere boekingen.