Wat is boekhouden?

Ben je ingeschreven bij de KvK? Dan is het tijd voor een boekhoudprogramma (en nee, niet eerst een boekhouder.

Boekhouden is het netjes en overzichtelijk bijhouden van je administratie. Boekhouden heeft twee doelen:

1. Verantwoording aan de Belastingdienst. Je moet je financiële huishouding kunnen verantwoorden aan de Belastingdienst. Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een goede boekhouding bij te houden die is afgestemd op je bedrijf.
2. Inzicht voor jezelf. Daarnaast geeft een gestructureerde boekhouding inzicht in je bedrijf. Dit helpt je de juiste keuzes te maken voor de continuïteit van je onderneming.
3. Inzicht voor anderen. Om je bedrijf of jezelf te kunnen financieren vragen geldverstrekkers inzicht in je boekhouding. Behalve de basisinformatie over de balans en de winst-en-verliesrekening, worden ook vaak kengetallen (zoals de solvabiliteit, liquiditeit en rendabiliteit) en jaarverslagen van voorgaande jaren gevraagd.

Onder je boekhouding vallen alle gegevens over je onderneming die je op papier (ook kladaantekeningen) of digitaal vastlegt. Deze moeten allemaal worden bewaard.

De Belastingdienst

De Belastingdienst moet je boekhouding snel en goed kunnen controleren. Per KvK/ btw-nummer heb je dan ook een eigen boekhouding nodig. Als je boekhouding niet volledig is en/of niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als je jouw boekhouding niet lang genoeg bewaart, kan dat ingrijpende gevolgen hebben. Een boekhoudprogramma zoals Jortt helpt je je boekhouding te voeren volgens de wetgeving, geeft je inzicht in je administratie en zorgt voor het voldoen aan de bewaarplicht.

Btw-aangifte

De meeste bedrijven moeten btw afdragen. Dat gaat via de btw-aangifte. Deze doen de meeste bedrijven per kwartaal. Door in je boekhouding bij te houden wat je inkomsten en uitgaven zijn, wordt de af te dragen btw automatisch door het boekhoudprogramma berekend.

Inkomstenbelasting

Aan het einde van het jaar is je boekhouding ook de basis voor je inkomstenbelasting. Iedere ondernemer moet aangifte inkomstenbelasting doen. Om de inkomstenbelasting te kunnen aangeven, heb je een begin- en eindbalans nodig en de winst-en-verliesrekening.

Vennootschapsbelasting

Is je onderneming een rechtspersoon, dus een bv, nv of stichting, dan moet je onderneming vennootschapsbelasting betalen. Dit is belasting over de winst van de onderneming, Om de vennootschapsbelasting te kunnen aangeven, heb je een begin- en eindbalans nodig en de winst-en-verliesrekening.

De administratie

Je administratie gaat overigens verder dan alleen de boekhouding. Alle gegevens over je onderneming die je vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij je administratie.

Voorbeelden hiervan zijn:

• kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
• financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
• tussentijds gemaakte controleberekeningen
• ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• bankafschriften
• contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• agenda’s en afspraken boeken
• correspondentie
• software en databestanden

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).

Let erop dat veel gegevens van de administratie alleen maar digitaal worden verstrekt en dat dit na verloop van tijd automatisch wordt gewist. Bankbestanden zijn bijvoorbeeld maar 18 maanden beschikbaar. Bankbestanden die je inleest in Jortt worden automatisch bewaard en dienen zo als bewijs voor de Belastingdienst.

Jaarrekening

Het resultaat van je boekhouding wordt vaak samengevat in een jaarrekening. Een jaarrekening is formeel alleen de begin- en eindbalans nodig en de winst-en-verliesrekening. Doe je de boekhouding als zzp'er, dan is dit voldoende. Maak je een uitgebreider rapport, bijvoorbeeld met een onderbouwing, uitleg en de berekening van de belangrijkste kengetallen, dan heet dit rapport een jaarverslag.

KvK-jaarrekening

Alleen rechtspersonen, dus een bv, nv of stichting, moeten ook een jaarrekening deponeren bij de KvK. Daarvoor heeft de KvK een standaard format opgesteld waaraan deze jaarrekening moet voldoen. De KvK jaarrekening is niets meer een beknopte weergave van de begin- en eindbalans. Gebuik je Jortt als boekhoudprogramma voor je bv? Dan wordt de KvK jaarrekening automatisch voor je gemaakt.

Maar met de informatie van de KvK jaarrekening is ook de winst van een bedrijf te berekenen. Daarvoor neem je het eigen vermogen nieuw - het eigen vermogen oud = winst (gecorrigeerd door de kapitaalwijzigingen).