Administratie voor een bv

Boekhouding voor een bv

Met boekhoudprogramma jortt doe je voor je bv zelf je administratie en je belastingaangiftes. De btw-aangifte verstuur je vanuit jortt rechtstreeks naar de Belastingdienst. Voor je aangifte vennootschapsbelasting gebruik je het rapport Aangifte vennootschapsbelasting (VPB).

De Boekhoudbot helpt je daarbij: hij boekt veel bij- en afschrijvingen voor je, controleert je boekhouding en stelt de rapporten op. Kom je er niet uit, stel je vraag dan aan Femke of mail support@jortt.nl.

Wat hoort er bij de administratie van een bv?

Een bv is een rechtspersoon. Het bestuur, meestal jij als dga, moet volgens de wet een administratie voeren waaruit altijd blijkt wat de bv bezit en schuldig is. Binnen zes maanden na het boekjaar maakt het bestuur een balans en een staat van baten en lasten, en alles bewaar je 7 jaar (Burgerlijk Wetboek 2, artikel 10). In de praktijk bestaat de administratie van je bv uit:

• je boekhouding: facturen, bonnen, bankafschriften, bezittingen en schulden
• je btw-aangifte, meestal per kwartaal
• je loonadministratie: de bv betaalt jou als dga loon en doet daar elke maand loonaangifte voor
• je rekening-courant met de bv: wat jij en de bv elkaar schuldig zijn
• je aangifte vennootschapsbelasting, één keer per jaar
• je jaarrekening, die de aandeelhouders vaststellen en die je bij de KvK deponeert

Hoe je elk onderdeel in jortt doet, lees je hieronder.

Welk jortt-pakket heb je nodig voor een bv?

Voor een bv kies je minimaal jortt MKB, voor € 29,95 per maand, exclusief btw. jortt ZZP is alleen voor een eenmanszaak. In jortt MKB zitten de bankkoppeling voor al je rekeningen, de btw-aangifte, het rapport voor de vennootschapsbelasting, de jaarrekening en de KvK-jaarrekening. Loonstroken maak je in jortt MKB voor € 9,50 per loonstrook.

Wil je per project of vestiging rapporteren met labels, of facturen automatisch incasseren, dan kies je jortt Plus (€ 39,95 per maand). Heb je ook een holding, dan heeft elke bv een eigen administratie met een eigen abonnement; lees administratie voor een holding en werkmaatschappij.

Stel bij Instellingen , Bedrijfsgegevens je Rechtsvorm in op Besloten vennootschap (bv). Dan zie je de categorieën voor een bv, zoals Gestort kapitaal, Rekening-courant en Dividend, en zet jortt het vpb-rapport voor je klaar.

Zo maak je je boekhoudleven eenvoudig

Hieronder staan de onderwerpen die bij een bv horen, met een link naar het artikel waarin je leest hoe je ze boekt.

Gebruik een aparte zakelijke rekening

Een bv heeft een eigen zakelijke bankrekening. Gebruik die alleen voor zakelijke uitgaven van de bv. Koppel hem bij Geldzaken met de bankkoppeling, dan komen je bij- en afschrijvingen elke dag binnen.

Het vraagt discipline om zakelijk en privé te scheiden, maar hiermee haal je de allergrootste tijdswinst voor je boekhouding.

Aandelenkapitaal

Een bv richt je op bij de notaris. In de oprichtingsakte staan de statuten: de naam, de vestigingsplaats, wie de aandeelhouders zijn, hoeveel aandelen er zijn en wat het aandelenkapitaal is. Het aandelenkapitaal stort je als kapitaalstorting in de bv, op de categorie Mijn gestort kapitaal.

Rekening-courant

Maak je naast je salaris ook andere bedragen over tussen jezelf en de bv, dan boek je die op je rekening-courant. Daarop zie je of de bv geld van jou tegoed heeft, of jij van de bv. Een rekening-courant is bedoeld voor kleine bedragen over en weer.

Blijft het saldo het hele jaar onder de € 17.500, dan hoef je geen rente te berekenen. Komt het saldo daarboven, dan bereken je rente over het hele bedrag (Belastingdienst). Bij Geldzaken zie je in het blok Rekening-courant steeds het saldo.

Heb je je privépas gebruikt voor zakelijke kosten, bijvoorbeeld de inschrijving bij de KvK, of heb je met je zakelijke rekening privékosten betaald? Lees hoe je dat boekt: Hoe boek ik een privé opname in een bv.

In Hoe boek ik betalingen tussen een holding en werkmaatschappij lees je hoe je boekingen tussen twee bv’s maakt.

Privé storting/ startkapitaal

Stort je privégeld op de rekening van de bv als startkapitaal? Haal je het binnen een jaar weer terug, dan maak je een Balans-boeking op de categorie Mijn rekening-courant. Laat je het langer dan een jaar staan, maak dan bij Geldzaken een ontvangen lening aan. Leg in een leningsovereenkomst vast hoe de bv aflost en hoeveel rente ze betaalt.

Aanloopkosten

Kosten die je maakt om je bedrijf te beginnen, heten aanloopkosten. Denk aan een adviesrapport of een laptop, maar ook aan hosting en een domeinnaam die je al hebt voordat de bv bestaat. Alle kosten die je maakt met het oog op je bedrijf zijn aftrekbaar, dus ook de aanloopkosten.

Aanloopkosten verwerk je zo: Aanloopkosten boeken.

Zakelijke kosten

Kosten die je voor je bedrijf maakt, trek je af van de winst. In één zin:

Zakelijke kosten zijn alle kosten die je niet zou hebben als je geen bedrijf zou hebben.

Schrijf je je in bij de KvK, dan krijg je aanbiedingen van internet- en energieleveranciers voor een ‘zakelijk abonnement’. Dat zo’n abonnement zakelijk heet, maakt de kosten nog niet aftrekbaar.

Wees terughoudend met internet-, energie- en telefoonkosten thuis. Netto levert het je hooguit een paar euro op, en de Belastingdienst stelt er vaak vragen over.

Lees alles over zakelijke kosten: Wat zijn zakelijke kosten?.

Facturen maken

Met jortt maak je een factuur met alle gegevens die de Belastingdienst verplicht stelt. Jortt houdt bij of je klant heeft betaald, en is je klant te laat, dan stuur je een herinnering. Stuur je regelmatig dezelfde factuur, bijvoorbeeld voor een abonnement? Maak dan één keer een periodieke factuur; jortt verstuurt hem daarna zelf per e-mail.

Zet een iDEAL | Wero-betaallink op je factuur. Je klant betaalt dan met een paar tikken.

Meer over facturen maken lees je in Facturen maken

Urenregistratie en projecten

Houd je uren bij in jortt, per project. Je maakt van je uren met één klik een factuur, en je ziet per project wat je erin hebt gestoken. Voor de bv zelf hoef je geen uren bij te houden: het urencriterium hoort bij de inkomstenbelasting en geldt niet voor een bv.

Lees alles over urenregistratie en projecten: Urenregistratie en projecten.

Declaraties

Soms maak je kosten voor een klant die je terugkrijgt, zoals reiskosten of spullen die je voor die klant koopt. Voor de Belastingdienst zijn dat gewone kosten van je bedrijf. Je boekt ze als kosten en zet ze op je factuur aan de klant. Je koopt iets in en verkoopt het weer, dus je rekent er btw over en je bent vrij in het bedrag.

Lees verder over Declaraties.

Salaris en loonstrook

Als dga sta je bij je bv op de loonlijst: je bent in dienst van de bv. De bv betaalt jou loon en draagt daarover loonbelasting af. Zet bij Instellingen, Bedrijfsgegevens het veld Mijn bedrijf heeft personeel op Ja.

In jortt MKB en Plus maak je je loonstrook zelf en verstuur je de loonaangifte rechtstreeks naar de Belastingdienst. Zodra je de loonaangifte verstuurt, zet jortt de loonkosten in je winst-en-verliesrekening. Op je balans zie je wat de bv nog aan jou en aan de Belastingdienst moet betalen.

Salarisadministratie instellingen

Heb je minstens 5% van de aandelen van de bv, dan geldt voor jou de gebruikelijkloonregeling. Je loon is dan in 2026 minstens € 58.000, of hoger als dat bij je werk past. Onder voorwaarden mag het lager. Meer over gebruikelijk loon bij de Belastingdienst, en wat het voor jouw loonstrook betekent in dga-beloning 2026.

Maakt een salarisverwerker je loonstrook? Neem dan elke maand zijn loonjournaalpost over: dga-loon boeken met de loonstrook van je salarisverwerker en Hoe boek ik een loonboeking?.

Pensioen

Betaal je als werkgever pensioen voor je werknemers aan een extern pensioenfonds? Dan is de premie een kost van je bedrijf. Je boekt hem op de categorie Pensioenkosten.

Had je vroeger pensioen in eigen beheer (PEB) en heb je dat omgezet in een oudedagsverplichting (ODV)? Dan staat het opgebouwde bedrag als voorziening op de balans van de bv. Je kunt er niets meer bij storten.

Laat je goed informeren over de pensioenproducten die er zijn. Heb je een ODV, vraag dan ook naar de mogelijkheden om de voorziening over te dragen aan een bank of verzekeraar, of om hem uit de bv te laten uitkeren.

Arbeidsongeschiktheidsverzekering

Een arbeidsongeschiktheidsverzekering sluit je privé af of via de bv. Beide hebben voor- en nadelen; laat je daar goed over informeren.

Bij het afsluiten kies je of de bv de begunstigde is bij een uitkering, of jij als werknemer. Die keuze bepaalt onder meer of een uitkering belast is in de vennootschapsbelasting of in je inkomstenbelasting.

Sluit je de verzekering privé af, dan trek je de premie meestal af in je aangifte inkomstenbelasting. Krijg je een uitkering, dan geef je die op in die aangifte en betaal je er belasting over.

Heb je de verzekering privé afgesloten en betaal je de premie van de zakelijke rekening? Dan boek je dat als privéopname in een bv.

Heb je de verzekering zakelijk afgesloten en betaalt de bv de premie? Dan maak je een kostenboeking. De premie is dan een kost van de bv en telt mee in de aangifte vennootschapsbelasting.

Vennootschapsbelasting

Een bv doet elk jaar aangifte vennootschapsbelasting over de winst. In jortt zie je het hele jaar wat de winst is, dus je kunt al inschatten hoeveel vpb de bv gaat betalen. In 2026 is het tarief 19% over de eerste € 200.000 en 25,8% daarboven (Belastingdienst). Om de aangifte in te dienen heb je eHerkenning nodig.

Ga naar Rapporten en kies Aangifte vennootschapsbelasting (VPB). De Boekhoudbot controleert eerst je boekhouding. Daarna neem je de bedragen over in de aangifte bij de Belastingdienst; het indienen doe je zelf. Hoe het rapport werkt, lees je bij het rapport aangifte vennootschapsbelasting. De handleiding aangifte vennootschapsbelasting loopt elk scherm van de aangifte met je door.

Hoe boek je de betaalde vennootschapsbelasting?

Betaalde vennootschapsbelasting boek je als Kosten op de categorie Vennootschapsbelasting. Op de winst-en-verliesrekening staat die onder Winstbelasting, onder het resultaat: het is geen aftrekbare bedrijfskost, want de vpb wordt over de winst berekend. De bv betaalt hem van de zakelijke rekening. Meer in Hoe boek ik vennootschapsbelasting.

Jaarrekening maken

Elk jaar maak je een jaarrekening voor je bv: een balans, een winst-en-verliesrekening en een toelichting. Die is de basis voor je aangifte vennootschapsbelasting en voor wat je bij de KvK deponeert. In jortt klik je in het hoofdmenu op Boekhoudbot en kies je Maak voor mij een jaarrekening. Jortt stelt hem op uit je eigen boekhouding.

Jaarrekening

Jaarrekening vaststellen

Na het maken moeten de aandeelhouders de jaarrekening vaststellen. Daarmee keuren ze het beleid van het bestuur goed en besluiten ze wat er met de winst gebeurt. Dat gebeurt in de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AvA), en wat daar besproken is, leg je vast in de notulen.

Voor het vaststellen gebruik je de template van jortt:

Voorbeeld notulen AvA.

KvK jaarrekening maken en deponeren

Heb je de jaarrekening vastgesteld, dan deponeer je hem bij de Kamer van Koophandel. Elke bv moet dat doen, ook zonder omzet. Klik in jortt in het hoofdmenu op Boekhoudbot, kies KvK-jaarrekening en klik op het jaar. Daarna log je in bij de KvK en neem je de cijfers over in het deponeerportaal.

Je deponeert binnen 8 dagen na het vaststellen. Bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar is dat zonder uitstel uiterlijk 8 augustus, of 8 november als alle aandeelhouders ook bestuurder zijn (KvK).

KvK jaarrekening deponeren.

Boekjaar sluiten

Heb je je aangifte vennootschapsbelasting ingediend en je jaarrekening vastgesteld en gedeponeerd? Sluit dan je boekjaar af in jortt. Daarna kun je in dat jaar niets meer boeken. Zo voorkom je dat je boekhouding later afwijkt van wat je hebt ingediend.

1. Ga naar Rapporten en kies Aangifte vennootschapsbelasting (VPB).
2. Klik op het jaar dat je wilt afsluiten. Dat kan vanaf 1 januari van het jaar erna.
3. Klik op Controleer nu en los de meldingen van de Boekhoudbot op.
4. Klik bij Sluit het boekjaar op Boekjaar sluiten.

De Boekhoudbot boekt dan ook het resultaat uit deelnemingen, je dividend en de dividendbelasting naar het eigen vermogen. Moet er daarna toch iets veranderen, dan klik je op Boekjaar heropenen. Lees meer bij de jaarafsluiting van je boekhouding.