Op de juiste categorie boeken

Zo kies je de juiste categorie

Er zijn veel categorieën waar je op kunt boeken. Maar hoe kies je de juiste? Zijn de kosten van je telefoon Kantoorkosten, Telefoonkosten, Verkoopkosten of Andere kosten?

De Boekhoudbot in jortt herkent al honderden soorten kosten- en balansboekingen. Onder andere telefoon, internet, gas, water, licht, verzekeringen, rente, bankkosten, online adverteren, openbaar vervoer, parkeren, boetes, verzendkosten, kvk, afvalverwerking en nog heel veel meer. Ook betalingen aan de Belastingdienst, zoals omzetbelasting (btw), loonbelasting, vennootschapsbelasting worden herkend. Dit wordt allemaal al voor je geboekt waardoor je geen fouten kunt maken en een hoop tijd bespaard.

Eisen van de Belastingdienst

De Belastingdienst verwacht dat je “een deugdelijke administratie voert op een manier die de controlerende belastinginspecteur snel inzicht kan geven”.

Veel administratiekantoren werken met eindeloze lijsten met grootboekrekeningen en kostenplaatsen. Bij voorkeur nog schermend met het Referentie Grootboek Schema (RGS) of het Standard Business Reporting Programma (SBR). Laat je hierdoor niet van de wijs brengen. Dit is niet verplicht en het maakt het doen van je boekhouding eerder ingewikkelder dan overzichtelijker.

De Belastingdienst is steeds meer aan het standaardiseren. Jortt heeft dan ook het categorieën schema overgenomen dat de Belastingdienst gebruikt. Zodat jij aan het eind van het jaar eenvoudig zelf je aangifte inkomstenbelasting of zelf je aangifte vennootschapsbelasting kunt doen.

Boeking maken

Maak een boeking door naar Nog te doen te gaan en de bij- of afschrijving te klikken:

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Selecteer bij Bij- en afschrijvingen de juiste rekening.
3. Klik op een Bij- of afschrijving.
4. Klik op Maak boeking in de geopende banktransactie. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.
5. Jortt opent een bijschrijving standaard als een Opbrengsten boeking en een afschrijving als een Kosten boeking. Pas dit indien nodig aan.
6. Selecteer de categorie.
7. Klik op Opslaan.

Heb je iets niet met je zakelijke bankrekening betaald, maak dan zelf de boeking.

Categorieën bepalen

Standaard gebruikt jortt het categorieën schema van de Belastingdienst. Je kunt aan deze categorieën zelf subcategorieën toevoegen. Boekhoudprogramma jortt adviseert om het zo simpel mogelijk te houden.

Hieronder vind je een lijst om je te helpen je bij- en afschrijvingen in te delen in een Opbrengsten, Kosten of Balans categorie.

Opbrengsten

Opbrengsten is wat je verdient met de verkoop van je producten of het verrichten van je diensten. Ook rente die je krijgt op een spaarrekening valt onder opbrengsten.

Facturen die je in jortt hebt gemaakt, zijn al geboekt als Omzet. Ontvang je geld op je bankrekening, dan koppel je deze ontvangst aan de factuur die je vanuit jortt naar je klant hebt gestuurd. Je maakt er geen Opbrengsten boeking van.

Omzet

De opbrengsten die je uit je primaire bedrijfsactiviteit hebt, is omzet. Voor een bakker is dit dus het bakken en verkopen van brood.

Diverse omzet

Alle omzet waar je geen specifieke omzet categorie voor aangemaakt hebt.

Ontvangen fooi boek je als Diverse omzet zonder btw.

Betalingsverschillen

Wanneer een klant je meer betaalt dan je hebt gefactureerd dan is dit een betalingsverschil. Het gaat hierbij om kleine verschillen waarbij jij en de klant niet de moeite nemen dit te verrekenen.

Financiële opbrengsten

Wanneer je geld verdient met geld dan zijn dit financiële opbrengsten. Meestal is dit ontvangen rente.

Rente

De rente die je ontvangt op een spaarrekening van de bank of de rente die je ontvangt op een verstrekte lening.

Overige buitengewone baten

Overige buitengewone baten zijn opbrengsten of voordelen die niet uit je gewone bedrijfsvoering voortkomen. Dit zijn vaak eenmalige of incidentele opbrengsten. Deze baten kunnen de winst van een bedrijf in een bepaald jaar flink verhogen. Daarom worden ze apart vermeld van de gewone opbrengsten.

Denk aan winst bij verkoop van een bedrijfsmiddel of een uitkering van de verzekering voor een kras op je auto die je niet laat repareren.

Kosten

Elke onderneming heeft ook kosten. Er zijn maar een paar categorieën waarop je kan boeken: Inkoopkosten, Personeelskosten, Overige kosten en Financiële kosten.

Inkoopkosten

Inkoopkosten zijn alle kosten die je maakt om je product te kunnen maken of je dienst te kunnen leveren. Voor een meubelmaker zijn dit onder andere hout, schroeven/spijkers, verf of de inhuur van een machine. Voor een evenementenbureau zijn dit onder andere de huur van een partytent, de inhuur van een dj of inhuur cateringpersoneel en eten/drinken.

Inkoopkosten hebben dus altijd met je hoofdbedrijfsactiviteit te maken. Wanneer je een wijnhandelaar bent, dan is de aanschaf van wijn Inkoopkosten. Wanneer je geen wijnhandelaar bent, dan is deze aanschaf bijvoorbeeld Representatie kosten.

Inkoopkosten worden onderverdeeld in Inkoop en Uitbesteed werk.

Inkoop

De categorie Inkoop gebruik je voor de aanschaf van materialen / grondstoffen / goederen die je gebruikt om je product te maken of je dienst te kunnen leveren. Maar ook de vervoerskosten en accijns over deze grondstoffen vallen in de categorie Inkoop.

Uitbesteed werk

De categorie Uitbesteed werk gebruik je voor de inhuur van diensten / werk die je gebruikt om je product te maken of je dienst te kunnen leveren. Voor een meubelmaker is dit bijvoorbeeld het laten spuiten van een kast door een ingehuurde spuiter. Voor een evenementenbureau is dit bijvoorbeeld de inhuur van een dj en cateringpersoneel.

Personeelskosten

Personeelskosten zijn kosten die je uitgeeft aan personeel dat in dienst is bij jouw bedrijf of personeel dat je inhuurt dat niet direct aan een product of dienst van je bedrijf gekoppeld is.

De categorie Personeelskosten is alleen zichtbaar wanneer je bij Instellingen | Bedrijfsgegevens hebt aangegeven dat je bedrijf personeel heeft.

Lonen

Dit zijn de bruto loonkosten voor personeel dat direct bij jouw bedrijf in dienst is.

Ben je een eenmanszaak (zzp), vof of maatschap en maak je geld over naar je privérekening dan is dit geen loon maar een privéopname. Deze uitgave boek je als Balans | Mijn privé opname / storting.

Sociale lasten / Loonbelasting

De loonbelasting die je hebt betaald over personeel in loondienst.

Pensioenkosten

Betalingen die je doet aan een pensioenfonds voor je personeel.

Heb je een eenmanszaak en doe je een betaling voor je eigen pensioen, dan boek je dit op Privé opname/storting.

Arbeidsbeloning aan partner

Geld dat is overgemaakt aan je fiscale partner als arbeidsbeloning.

Ontvangen uitkeringen en subsidies

Het kan zijn dat je geld ontvangt van de gemeente voor personeel met een arbeidsbeperking of een achterstand op de arbeidsmarkt. Deze ontvangen bedragen boek je in als negatieve kosten op de categorie Ontvangen uitkeringen en subsidies (minder personeelskosten gehad).

• Ontvangen ziektegelden
• Personeelssubsidies / Loonkostensubsidies (zoals WBSO)
• Wet tegemoetkomingen loondomein (WTL)

Overige personeelskosten

• Personeel ingehuurd: via payroll of uitzendbureau, ingehuurde zzp-ers
• Kosten voor voorzieningen voor het personeel: onkostenvergoeding, kinderopvang, bijdragen aan personeelsfondsen en -feesten, bedrijfsuitjes
• Kosten voor werven personeel
• Arbodienst

Ben je een bv en betaal je managementfee aan je holding? Lees dan Hoe boek ik management fee.

Onbelaste vergoeding WKR

Per jaar mag je een vastgesteld percentage van de loonsom belastingvrij verstrekken aan je werknemers. De uitgaven neem je op in de loonadministratie.

Financiële kosten

Financiële kosten zijn kosten die je hebt om aan geld te komen, geld te bewaren of om geld uit te geven.

Rente en bankkosten

• Betaalde rente voor leningen / financial lease of rood staan
• Hypotheekrente bedrijfspand
• Kosten die de bank in rekening brengt voor het bankpakket, internetbankieren,
• Kosten voor betaalkaarten (pinpas, credit card)
• Transactiekosten, incassokosten, informatiekosten
• Kosten van opname of storten contant geld

Winstbelasting

De categorie voor het boeken van de betaalde vennootschapsbelasting (VPB) en buitenlandse winstbelasting.

Vennootschapsbelasting

Winstbelasting betaald aan de Nederlandse Belastingdienst (vennootschapsbelasting). Dit kunnen voorlopige of definitieve aanslagen zijn. Ook teruggave van teveel betaalde vennootschapsbelasting wordt hierop geboekt.

Buitenlandse winstbelasting

Winstbelasting betaald aan buitenlandse belastingdiensten.

Overige kosten

Alle kosten die geen Inkoopkosten, Personeelskosten of Financiële kosten zijn worden geboekt onder Overige kosten.

Auto- en transportkosten

Alle kosten die betrekking hebben op de auto (waaronder bestelbus, vrachtwagen, taxi) en andere transportmiddelen zoals fiets, brommer, motor, e.d. Uitzondering: de autoverzekering boek je onder de categorie Verzekeringen (zie verderop).

De categorie Auto- en transportkosten is alleen zichtbaar wanneer je bij Instellingen | Bedrijfsgegevens hebt aangegeven dat je bedrijf een auto van de zaak heeft.

Boek hier alleen kosten van een auto van de zaak en dus geen privé-auto.

• Brandstofkosten
• Reparatie en onderhoud van auto- en transportmiddelen
• Motorrijtuigenbelasting
• Operational leasing van auto- en transportmiddelen
• Huur van auto- en transportmiddelen (heb je geen auto van de zaak en huur je incidenteel een auto of bus, dan boek je dat op Reiskosten)
• Parkeerkosten (van de auto van de zaak)
• BTW op privégebruik auto

De kilometervergoeding voor zakelijke kilometers met je privé-auto boek je niet hier, maar op de categorie Reiskosten.

Huisvestingskosten

Alle kosten die je maakt voor de huisvesting van je bedrijf zoals huur of onderhoud van je bedrijfspand.

• Betaalde huur, huisvesting
• Incidentele huur van een vergaderruimte of zaal
• Netdiensten: gas, water, licht
• Onderhoud van gebouwen en terreinen
• Schoonmaakkosten
• Servicekosten
• Belastingen voor huisvesting: Onroerendezaakbelasting (OZB), Milieuheffing, waterschapsbelasting (geen btw)
• Erfpacht

Onderhoudskosten bedrijfsmiddelen

Boek op de categorie Onderhoudskosten bedrijfsmiddelen de kosten die je maakt op zaken die je hebt aangemaakt bij Rapporten | Bedrijfsmiddelen.

Reparatie en onderhoud van auto- en transportmiddelen boek je op Auto- en transportkosten.

Verkoopkosten

Dit zijn de kosten die je maakt om je product of dienst te verkopen.

• Reclame- en advertentiekosten (marketing): adverteren in kranten, bladen of online (Google Ads, Facebook, Twitter)
• Reclamemateriaal zoals posters, folders, samples, demo producten
• Website kosten
• Sponsoring
• Verkoopprovisie, commissies, franchisekosten. Bijvoorbeeld kosten die bol.com inhoudt op je verkoop
• Beurs- of expositiekosten
• Relatiegeschenken, kerstpakketten klanten (wanneer hier een prestatie tegenover staat)
• Etalagekosten
• Vrachtkosten, verzendkosten, verpakkingsmaterialen, pakketkosten
• Huur pinautomaat
• Kosten die worden ingehouden bij een Payment Service Provider (PSP) zoals Mollie, Adyen, Sisow, etc.
• Bedrijfsuitje voor klanten

Andere kosten

Het opvangbakje van je boekhouding. Alles wat je niet kwijt kunt onder een van de andere categorieën mag je hierop boeken. Hieronder nog enkele voorbeelden:

• Notariskosten
• Advieskosten: advocaat en juridisch advies, accountant
• Onderzoek en ontwikkeling
• Vergunningen
• Cursussen, studiekosten en opleidingen
• Werkkleding en bedrijfskleding
• Werktas, gereedschapstas en vergelijkbare werkspullen
• En al het andere dat je niet op een andere categorie kan boeken!

Kantoorkosten

Alle kosten voor inrichting en benodigdheden voor op kantoor.

• Kantoorbenodigdheden: printerpapier, postzegels, nietmachine, plakband, prullenbak, koffiekopjes, etc. (alles voor op kantoor dus)
• Kantoorinrichting: bureaus, stoelen, tafel, planten en bloemen
• Kleine versnaperingen (koffie en koekjes, frisdrank, VriMiBo)
• (Mobiele) telefoon-, fax- en internetkosten
• Automatisering: computers, netwerkapparatuur, printers, reparatie van losse hardware e.d.
• Software en SaaS-abonnementen: Microsoft 365, Google Workspace, Adobe, antivirus e.d.
• Drukwerk: briefpapier, visitekaartjes, enveloppen, e.d.
• Vakliteratuur
• Contributies en abonnementen
• Lidmaatschap beroepsvereniging
• Boekhouding, administratiekosten, jortt
• Kerstkaarten
• Inschrijfkosten KvK bij start van je bedrijf

Investeer je in kantoorinrichting of automatisering en is de aanschafprijs € 450 exclusief btw of hoger? Maak dan een bedrijfsmiddel aan bedrijfsmiddel aanmaken en afschrijven.

Reiskosten

De kosten die je maakt wanneer je zakelijk reist of verblijft op een andere locatie dan je huisadres.

• Kosten trein-, bus-, tramkaartje of abonnement
• OV-chipkaart
• Vliegticket
• Taxirit
• Overnachtingen zoals hotelkosten en toeristenbelasting die je betaalt wanneer je in een accomodatie (hotel, pension, Airbnb) verblijft
• Reis- en hotelkosten voor het bijwonen van een congres, seminar of cursus
• Incidentele huur van een auto of bus wanneer je geen auto van de zaak hebt
• Kilometervergoeding voor zakelijke kilometers met je privé-auto

Lunch en diner / representatie kosten

• Eten, drinken en genotmiddelen
• Recepties, feestelijke bijeenkomsten en vermaak die jij organiseert en waar geen tegenprestatie tegenover staat: congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen etc., inclusief de reis en het verblijf

Woon je zelf een congres, seminar of cursus bij? Dan boek je de reis- en hotelkosten gewoon op Reiskosten.

Verzekeringen

Onder de categorie Verzekeringen boek je alle verzekeringen voor je bedrijf.

• Autoverzekering
• Verzekering bedrijfspand
• Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering

Een arbeidsongeschiktheidsverzekering in een eenmanszaak valt niet onder de zakelijke kosten. Deze boek je op Balans > Privé opname/storting.

Heb je een zakelijke auto die je ook privé gebruikt, dan telt de autoverzekering mee voor het bepalen van de bijtelling op je inkomen Bijtelling auto van de zaak.

Niet aftrekbare kosten | Boetes en bekeuringen

Niet aftrekbare kosten zijn kosten die niet aftrekbaar zijn bij de bepaling van het belastbaar bedrag voor de inkomstenbelasting (IB) of vennootschapsbelasting (VPB). Deze worden wel als kosten meegerekend in je winst- en verliesrekening. In jortt valt alleen de categorie Boetes en bekeuringen onder de niet-aftrekbare kosten. Alle andere categorieën vallen hier niet onder.

• Verkeersboetes
• Boetes voor te laat betalen belastingen

Balans

Balans boekingen zijn boekingen waarbij je bedrijf niet armer of rijker wordt (in tegenstelling tot kosten of opbrengsten). Een voorbeeld is een overschrijving van je betaalrekening naar je spaarrekening. Je betaalrekening is hierbij lager geworden en je spaarrekening hoger. Maar netto ben je niet armer of rijker geworden.

Betaalde of ontvangen btw

Wanneer je btw (omzetbelasting) hebt betaald of ontvangen van de Belastingdienst (omzetbelasting) dan boek je dit op de categorie Betaalde of ontvangen btw.

In de meeste gevallen wordt Betaalde of ontvangen btw al automatisch voor je geboekt door de Boekhoudbot.

Kas

De categorie Kas is voor alles wat te maken heeft met contant geld. Gebruik Kas alleen wanneer klanten contant aan jou betalen, bijvoorbeeld in je fysieke winkel.

• Opname van contant geld (pinopname)
• Storten van contant geld bij de bank
• Kosten betaald met contant geld
• Opbrengsten ontvangen in contant geld

Kruisposten

Wanneer je geld overmaakt tussen twee rekeningen van je eigen bedrijf dan boek je de afschrijving van de ene bankrekening op Kruisposten en ook de bijschrijving op de andere rekening op Kruisposten. Hiermee staat de Kruisposten categorie weer op 0 en is de overschrijving boekhoudkundig verwerkt. Overschrijving tussen twee eigen zakelijke rekeningen.

In de meeste gevallen wordt een overschrijving tussen twee eigen zakelijke rekeningen al automatisch voor je geboekt door de Boekhoudbot.

Voorraad

Inkopen voor je bedrijf boek je op Inkoop. Eens per jaar (of welke gewenste periode je kiest) verreken je de resterende voorraad in de boekhouding.

Balans categorieën voor eenmanszaak (zzp), maatschap en vof

De categorie Privé opnames en stortingen is alleen zichtbaar wanneer je bij Instellingen | Bedrijfsgegevens hebt aangegeven dat je bedrijf een eenmanszaak (zzp), vof of maatschap is.

Privé opnames en stortingen

De categorie Privé opnames en stortingen wordt het meest gebruikt voor het overmaken van de zakelijke bankrekening naar een privé bankrekening.

• Geld dat je overschrijft naar je privérekening (bijvoorbeeld loon of salaris eenmanszaak)
• Geld dat je stort van je privérekening naar de zakelijke rekening
• Zakelijke kosten die je hebt betaald met je privérekening
• Privé aankopen die je hebt betaald met je zakelijke rekening

Wanneer je meerdere vennoten of maten in je bedrijf hebt dan is het zinvol om voor een ieder bij Geldzaken een eigen Privé opname / storting categorie aan te maken. Dit doe je ook voor het Eigen vermogen.

Balans categorieën voor bv, nv, vereniging en stichting

De categorieën hieronder zijn alleen zichtbaar wanneer je bij Instellingen | Bedrijfsgegevens hebt aangegeven dat je bedrijf een bv, nv, vereniging of stichting is.

Gestort kapitaal

Bij een bv of nv wordt er bij de oprichting geld ingebracht door de aandeelhouders. Deze bijschrijvingen worden geboekt als Gestort kapitaal.

Stort je op een later moment meer geld in het bedrijf, dan maak je een Agioreserve onder Eigen vermogen aan.

Rekening-courant

De categorie Rekening-courant is een kortlopende lening tussen je bedrijf en de directeur / aandeelhouder / eigenaar of een lening tussen dochter- en moedermaatschappij.

• Geld overgemaakt aan directeur, aandeelhouder, eigenaar, dochter- of moedermaatschappij
• Geld ontvangen van directeur, aandeelhouder, eigenaar, dochter- of moedermaatschappij
• Kosten betaald door of voor een directeur, aandeelhouder, eigenaar, dochter- of moedermaatschappij

Geld dat wordt uitbetaald als loon of dividend is geen Rekening-courant.

Wanneer je meerdere directeuren/eigenaren in je bedrijf hebt dan is het zinvol om voor een ieder bij Geldzaken een eigen Rekening-courant categorie aan te maken.

Dividendbelasting / dividenduitkering

• Betaalde dividenduitkering
• Betaalde dividendbelasting

Balans categorie bij personeel

De categorie Nettoloon is zichtbaar wanneer je bij Instellingen | Bedrijfsgegevens hebt aangegeven dat je personeel in dienst hebt (ook wanneer je als DGA jezelf loon uitbetaalt).

Nettoloon

Op Nettoloon staat het nog uit te betalen of al betaalde nettoloon van je werknemers of van jezelf als DGA. Bij het maken van een loonstrook of loonboeking ontstaat op deze categorie een schuld; zodra je het loon uitbetaalt, boek je de betaling ook op Nettoloon en komt het saldo weer op nul.

• Nettoloon aan werknemers of DGA uitbetalen
• Een voorschot op het loon boeken
• Nettoloon verrekenen met de rekening-courant

Balans boekingen op zelf aangemaakte balans categorieën

Naast de al bestaande systeem categorieën kan je ook zelf balans categorieën toevoegen bij Geldzaken. Wanneer je bijvoorbeeld een rekening of lening hebt toegevoegd dan kun je deze ook selecteren in een boeking. Hieronder een lijst met categorieën die je kunt toevoegen:

• Creditcard
• iDEAL en PayPal rekening
• Aandelenrekening
• Overige rekening
• Lange en korte termijn leningen
• Reserves (reserveringen)
• Deelnemingen
• Andere rekening-courant categorieën (meerdere eigenaren / directeuren, rekening-courant met moeder- of dochtermaatschappij)
• Andere Privé opname / storting categorieën (meerdere vennoten / maten)

Balans categorieën toevoegen.

Geen zakelijke kosten

Soms zijn er bij- of afschrijvingen op de zakelijke rekening die niet zakelijk zijn (probeer dit zoveel mogelijk te voorkomen). Deze bij- en afschrijvingen boek je bij een eenmanszaak (zzp), vof en maatschap als Balans | Privé opname / storting. Bij een bv, nv, vereniging en stichting als Balans | Rekening-courant. Voorbeelden van bij- en afschrijvingen die geen zakelijke kosten zijn:

• Inkomstenbelasting (IB)
• Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
• Zorgverzekering / zorgkosten / (tand-)arts
• Sportschool / fitness
• Loterijen / kansspelen
• Netflix en ander persoonlijk amusement

Categorieën toevoegen

Wil je voor je eigen inzicht meer categorieën toevoegen dan standaard in jortt aanwezig zijn, dan is dat geen probleem. Je kunt zelf meer categorieën toevoegen. Categorieën toevoegen of wijzigen.