Op de juiste categorie boeken

Zo kies je de juiste categorie

Er zijn veel categorieën waar je op kunt boeken. Maar hoe kies je de juiste? Zijn de kosten van je telefoon Kantoorkosten, Telefoonkosten, Verkoopkosten of Andere kosten?

Boekhoudbot
De Boekhoudbot in jortt herkent al honderden soorten kosten- en balansboekingen. Onder andere telefoon, internet, gas, water, licht, verzekeringen, rente, bankkosten, online adverteren, openbaar vervoer, parkeren, boetes, verzendkosten, kvk, afvalverwerking en nog heel veel meer. Ook betalingen aan de Belastingdienst, zoals omzetbelasting (btw), loonbelasting, vennootschapsbelasting worden herkend. Dit wordt allemaal al voor je geboekt waardoor je geen fouten kunt maken en een hoop tijd bespaard.

Eisen van de Belastingdienst

De Belastingdienst verwacht dat je “een deugdelijke administratie voert op een manier die de controlerende belastinginspecteur snel inzicht kan geven”.

Veel administratiekantoren werken met eindeloze lijsten met grootboekrekeningen en kostenplaatsen. Bij voorkeur nog schermend met het Referentie Grootboek Schema (RGS) of het Standard Business Reporting Programma (SBR). Laat je hierdoor niet van de wijs brengen. Dit is niet verplicht en het maakt het doen van je boekhouding eerder ingewikkelder dan overzichtelijker.

De Belastingdienst is steeds meer aan het standaardiseren. Jortt heeft dan ook het categorieën schema overgenomen dat de Belastingdienst gebruikt. Zodat jij aan het eind van het jaar eenvoudig zelf je aangifte inkomstenbelasting of zelf je aangifte vennootschapsbelasting kunt doen.

Op de juiste categorie boeken

Boeking maken

Maak een boeking door naar Nog te doen te gaan en de bij- of afschrijving te klikken:

  1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
  2. Selecteer bij Bij- en afschrijvingen de juiste rekening.
  3. Klik op een Bij- of afschrijving.
  4. Klik op Maak boeking in de geopende banktransactie. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.
  5. Jortt opent een bijschrijving standaard als een Opbrengsten boeking en een afschrijving als een Kosten boeking. Pas dit indien nodig aan.
  6. Selecteer de categorie.
  7. Klik op Opslaan.

Heb je iets niet met je zakelijke bankrekening betaald, maak dan zelf de boeking.

Categorieën bepalen

Standaard gebruikt jortt het categorieën schema van de Belastingdienst. Je kunt aan deze categorieën zelf subcategorieën toevoegen. Boekhoudprogramma jortt adviseert om het zo simpel mogelijk te houden.

Hieronder vind je een lijst om je te helpen je bij- en afschrijvingen in te delen in een Opbrengsten, Kosten of Balans categorie.

Opbrengsten

Opbrengsten is wat je verdient met de verkoop van je producten of het verrichten van je diensten. Ook rente die je krijgt op een spaarrekening valt onder opbrengsten.

Let op
Facturen die je in jortt hebt gemaakt, zijn al geboekt als Omzet. Ontvang je geld op je bankrekening, dan koppel je deze ontvangst aan de factuur die je vanuit jortt naar je klant hebt gestuurd. Je maakt er geen Opbrengsten boeking van.

Omzet

De opbrengsten die je uit je primaire bedrijfsactiviteit hebt, is omzet. Voor een bakker is dit dus het bakken en verkopen van brood.

Diverse omzet

Alle omzet waar je geen specifieke omzet categorie voor aangemaakt hebt.

Tip
Ontvangen fooi boek je als Diverse omzet zonder btw.
Betalingsverschillen

Wanneer een klant je meer betaalt dan je hebt gefactureerd dan is dit een betalingsverschil. Het gaat hierbij om kleine verschillen waarbij jij en de klant niet de moeite nemen dit te verrekenen.

Financiële opbrengsten

Wanneer je geld verdient met geld dan zijn dit financiële opbrengsten. Meestal is dit ontvangen rente.

Rente

De rente die je ontvangt op een spaarrekening van de bank of de rente die je ontvangt op een verstrekte lening.

Overige buitengewone baten

Overige buitengewone baten zijn opbrengsten of voordelen die niet uit je gewone bedrijfsvoering voortkomen. Dit zijn vaak eenmalige of incidentele opbrengsten. Deze baten kunnen de winst van een bedrijf in een bepaald jaar flink verhogen. Daarom worden ze apart vermeld van de gewone opbrengsten.

Denk aan winst bij verkoop van een bedrijfsmiddel of een uitkering van de verzekering voor een kras op je auto die je niet laat repareren.

Kosten

Elke onderneming heeft ook kosten. Er zijn maar een paar categorieën waarop je kan boeken: Inkoopkosten, Personeelskosten, Overige kosten en Financiële kosten.

Inkoopkosten

Inkoopkosten zijn alle kosten die je maakt om je product te kunnen maken of je dienst te kunnen leveren. Voor een meubelmaker zijn dit onder andere hout, schroeven/spijkers, verf of de inhuur van een machine. Voor een evenementenbureau zijn dit onder andere de huur van een partytent, de inhuur van een dj of inhuur cateringpersoneel en eten/drinken.

Inkoopkosten hebben dus altijd met je hoofdbedrijfsactiviteit te maken. Wanneer je een wijnhandelaar bent, dan is de aanschaf van wijn Inkoopkosten. Wanneer je geen wijnhandelaar bent, dan is deze aanschaf bijvoorbeeld Representatie kosten.

Inkoopkosten worden onderverdeeld in Inkoop en Uitbesteed werk.

Inkoop

De categorie Inkoop gebruik je voor de aanschaf van materialen / grondstoffen / goederen die je gebruikt om je product te maken of je dienst te kunnen leveren. Maar ook de vervoerskosten en accijns over deze grondstoffen vallen in de categorie Inkoop.

Uitbesteed werk

De categorie Uitbesteed werk gebruik je voor de inhuur van diensten / werk die je gebruikt om je product te maken of je dienst te kunnen leveren. Voor een meubelmaker is dit bijvoorbeeld het laten spuiten van een kast door een ingehuurde spuiter. Voor een evenementenbureau is dit bijvoorbeeld de inhuur van een dj en cateringpersoneel.

Personeelskosten

Personeelskosten zijn kosten die je uitgeeft aan personeel dat in dienst is bij jouw bedrijf of personeel dat je inhuurt dat niet direct aan een product of dienst van je bedrijf gekoppeld is.

Let op
De categorie Personeelskosten is alleen zichtbaar wanneer je bij Instellingen | Bedrijfsgegevens hebt aangegeven dat je bedrijf personeel heeft.
Lonen

Dit zijn de bruto loonkosten voor personeel dat direct bij jouw bedrijf in dienst is.

Let op
Ben je een eenmanszaak (zzp), vof of maatschap en maak je geld over naar je privérekening dan is dit geen loon maar een privéopname. Deze uitgave boek je als Balans | Mijn privé opname / storting.
Sociale lasten / Loonbelasting

De loonbelasting die je hebt betaald over personeel in loondienst.

Pensioenkosten

Betalingen die je doet aan een pensioenfonds voor je personeel.

Let op
Heb je een eenmanszaak en doe je een betaling voor je eigen pensioen, dan boek je dit op Privé opname/storting.
Arbeidsbeloning aan partner

Geld dat is overgemaakt aan je fiscale partner als arbeidsbeloning.

Ontvangen uitkeringen en subsidies

Het kan zijn dat je geld ontvangt van de gemeente voor personeel met een arbeidsbeperking of een achterstand op de arbeidsmarkt. Deze ontvangen bedragen boek je in als negatieve kosten op de categorie Ontvangen uitkeringen en subsidies (minder personeelskosten gehad).

  • Ontvangen ziektegelden
  • Personeelssubsidies / Loonkostensubsidies (zoals WBSO)
  • Wet tegemoetkomingen loondomein (WTL)
Overige personeelskosten
  • Personeel ingehuurd: via payroll of uitzendbureau, ingehuurde zzp-ers
  • Kosten voor voorzieningen voor het personeel: onkostenvergoeding, kinderopvang, bijdragen aan personeelsfondsen en -feesten, bedrijfsuitjes
  • Kosten voor werven personeel
  • Arbodienst
Let op
Ben je een bv en betaal je managementfee aan je holding? Lees dan Hoe boek ik management fee.
Onbelaste vergoeding WKR

Per jaar mag je een vastgesteld percentage van de loonsom belastingvrij verstrekken aan je werknemers. De uitgaven neem je op in de loonadministratie.

Financiële kosten

Financiële kosten zijn kosten die je hebt om aan geld te komen, geld te bewaren of om geld uit te geven.

Rente en bankkosten
  • Betaalde rente voor leningen / financial lease of rood staan
  • Hypotheekrente bedrijfspand
  • Kosten die de bank in rekening brengt voor het bankpakket, internetbankieren,
  • Kosten voor betaalkaarten (pinpas, credit card)
  • Transactiekosten, incassokosten, informatiekosten
  • Kosten van opname of storten contant geld

Winstbelasting

De categorie voor het boeken van de betaalde vennootschapsbelasting (VPB) en buitenlandse winstbelasting.

Vennootschapsbelasting

Winstbelasting betaald aan de Nederlandse Belastingdienst (vennootschapsbelasting). Dit kunnen voorlopige of definitieve aanslagen zijn. Ook teruggave van teveel betaalde vennootschapsbelasting wordt hierop geboekt.

Buitenlandse winstbelasting

Winstbelasting betaald aan buitenlandse belastingdiensten.

Overige kosten

Alle kosten die geen Inkoopkosten, Personeelskosten of Financiële kosten zijn worden geboekt onder Overige kosten.

Auto- en transportkosten

Alle kosten die betrekking hebben op de auto (waaronder bestelbus, vrachtwagen, taxi) en andere transportmiddelen zoals fiets, brommer, motor, e.d. Uitzondering: de autoverzekering boek je onder de categorie Verzekeringen (zie verderop).

Let op
De categorie Auto- en transportkosten is alleen zichtbaar wanneer je bij Instellingen | Bedrijfsgegevens hebt aangegeven dat je bedrijf een auto van de zaak heeft.
Let op
Boek hier alleen kosten van een auto van de zaak en dus geen privé-auto.

  • Brandstofkosten
  • Reparatie en onderhoud van auto- en transportmiddelen
  • Motorrijtuigenbelasting
  • Operational leasing van auto- en transportmiddelen
  • Huur van auto- en transportmiddelen (heb je geen auto van de zaak en huur je incidenteel een auto of bus, dan boek je dat op Reiskosten)
  • Parkeerkosten (van de auto van de zaak)
  • BTW op privégebruik auto
Let op
De kilometervergoeding voor zakelijke kilometers met je privé-auto boek je niet hier, maar op de categorie Reiskosten.
Huisvestingskosten

Alle kosten die je maakt voor de huisvesting van je bedrijf zoals huur of onderhoud van je bedrijfspand.

  • Betaalde huur, huisvesting
  • Incidentele huur van een vergaderruimte of zaal
  • Netdiensten en energiekosten: gas, water, licht (elektriciteit) voor je bedrijfspand. Werk je vanuit huis, lees dan zijn kosten voor een werkkamer aftrekbaar
  • Onderhoud van gebouwen en terreinen
  • Schoonmaakkosten
  • Servicekosten
  • Belastingen voor huisvesting: Onroerendezaakbelasting (OZB), Milieuheffing, waterschapsbelasting (geen btw)
  • Erfpacht
Onderhoudskosten bedrijfsmiddelen

Boek op de categorie Onderhoudskosten bedrijfsmiddelen de kosten die je maakt op zaken die je hebt aangemaakt bij Rapporten | Bedrijfsmiddelen.

Let op
Reparatie en onderhoud van auto- en transportmiddelen boek je op Auto- en transportkosten.
Verkoopkosten

Dit zijn de kosten die je maakt om je product of dienst te verkopen.

  • Reclame- en advertentiekosten (marketing): adverteren in kranten, bladen of online (Google Ads, Facebook, Twitter)
  • Reclamemateriaal zoals posters, folders, samples, demo producten
  • Website kosten
  • Sponsoring
  • Verkoopprovisie, commissies, franchisekosten. Bijvoorbeeld kosten die bol.com inhoudt op je verkoop
  • Beurs- of expositiekosten
  • Relatiegeschenken, kerstpakketten klanten (wanneer hier een prestatie tegenover staat)
  • Etalagekosten
  • Vrachtkosten, verzendkosten, verpakkingsmaterialen, pakketkosten
  • Huur pinautomaat
  • Kosten die worden ingehouden bij een Payment Service Provider (PSP) zoals Mollie, Adyen, Sisow, etc.
  • Bedrijfsuitje voor klanten
Andere kosten

Het opvangbakje van je boekhouding. Alles wat je niet kwijt kunt onder een van de andere categorieën mag je hierop boeken. Hieronder nog enkele voorbeelden:

  • Notariskosten
  • Advieskosten: advocaat en juridisch advies, accountant, een ingehuurde boekhouder of administratiekantoor
  • Onderzoek en ontwikkeling
  • Vergunningen
  • Cursussen, studiekosten en opleidingen
  • Toegangstickets voor een congres, seminar, netwerkevent of beurs die je zelf bezoekt (de reis- en hotelkosten horen op Reiskosten; sta je zelf met een stand, dan zijn het Verkoopkosten)
  • Werkkleding en bedrijfskleding
  • Werktas, gereedschapstas en vergelijkbare werkspullen
  • En al het andere dat je niet op een andere categorie kan boeken!
Kantoorkosten

Alle kosten voor inrichting en benodigdheden voor op kantoor.

  • Kantoorbenodigdheden: printerpapier, postzegels, nietmachine, plakband, prullenbak, koffiekopjes, etc. (alles voor op kantoor dus)
  • Kantoorinrichting: bureaus, stoelen, tafel, planten en bloemen
  • Kleine versnaperingen (koffie en koekjes, frisdrank, VriMiBo)
  • (Mobiele) telefoon-, fax- en internetkosten
  • Automatisering: computers, netwerkapparatuur, printers, reparatie van losse hardware e.d.
  • Software en SaaS-abonnementen: Microsoft 365, Google Workspace, Adobe, antivirus e.d.
  • Drukwerk: briefpapier, visitekaartjes, enveloppen, e.d.
  • Vakliteratuur
  • Contributies en abonnementen
  • Lidmaatschap beroepsvereniging
  • Je eigen boekhoudpakket (zoals jortt) en je eigen administratiekosten, zoals administratiebenodigdheden. Een ingehuurde boekhouder, accountant of administratiekantoor hoort juist op Andere kosten
  • Kerstkaarten
  • Inschrijfkosten KvK bij start van je bedrijf

Investeer je in kantoorinrichting of automatisering en is de aanschafprijs € 450 exclusief btw of hoger? Maak dan een bedrijfsmiddel aan bedrijfsmiddel aanmaken en afschrijven.

Reiskosten

De kosten die je maakt wanneer je zakelijk reist of verblijft op een andere locatie dan je huisadres.

  • Kosten trein-, bus-, tramkaartje of abonnement
  • OV-chipkaart
  • Vliegticket
  • Taxirit
  • Overnachtingen zoals hotelkosten en toeristenbelasting die je betaalt wanneer je in een accomodatie (hotel, pension, Airbnb) verblijft
  • Reis- en hotelkosten voor het bijwonen van een congres, seminar of cursus
  • Incidentele huur van een auto of bus wanneer je geen auto van de zaak hebt
  • Kilometervergoeding voor zakelijke kilometers met je privé-auto
Lunch en diner / representatie kosten
  • Eten, drinken en genotmiddelen
  • Recepties, feestelijke bijeenkomsten en vermaak die jij organiseert en waar geen tegenprestatie tegenover staat: congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen etc., inclusief de reis en het verblijf
Let op
Woon je zelf een congres, seminar of cursus bij? Dan boek je de reis- en hotelkosten gewoon op Reiskosten.
Verzekeringen

Onder de categorie Verzekeringen boek je alle verzekeringen voor je bedrijf.

  • Autoverzekering
  • Verzekering bedrijfspand
  • Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering

Let op
Een arbeidsongeschiktheidsverzekering in een eenmanszaak valt niet onder de zakelijke kosten. Deze boek je op Balans > Privé opname/storting.
Let op
Heb je een zakelijke auto die je ook privé gebruikt, dan is de autoverzekering onderdeel van je werkelijke autokosten. De bijtelling zelf is een percentage van de cataloguswaarde van de auto; je werkelijke autokosten begrenzen de bijtelling alleen als ze samen lager zijn dan dat percentage (de maximering). Zie Bijtelling auto van de zaak.

Niet aftrekbare kosten | Boetes en bekeuringen

Niet aftrekbare kosten zijn kosten die niet aftrekbaar zijn bij de bepaling van het belastbaar bedrag voor de inkomstenbelasting (IB) of vennootschapsbelasting (VPB). Deze worden wel als kosten meegerekend in je winst- en verliesrekening. In jortt valt alleen de categorie Boetes en bekeuringen onder de niet-aftrekbare kosten. Alle andere categorieën vallen hier niet onder.

  • Verkeersboetes
  • Boetes voor te laat betalen belastingen

Balans

Balans boekingen zijn boekingen waarbij je bedrijf niet armer of rijker wordt (in tegenstelling tot kosten of opbrengsten). Een voorbeeld is een overschrijving van je betaalrekening naar je spaarrekening. Je betaalrekening is hierbij lager geworden en je spaarrekening hoger. Maar netto ben je niet armer of rijker geworden.

Betaalde of ontvangen btw

Wanneer je btw (omzetbelasting) hebt betaald of ontvangen van de Belastingdienst (omzetbelasting) dan boek je dit op de categorie Betaalde of ontvangen btw.

Tip
In de meeste gevallen wordt Betaalde of ontvangen btw al automatisch voor je geboekt door de Boekhoudbot.

Kas

De categorie Kas is voor alles wat te maken heeft met contant geld. Gebruik Kas alleen wanneer klanten contant aan jou betalen, bijvoorbeeld in je fysieke winkel.

Kruisposten

Wanneer je geld overmaakt tussen twee rekeningen van je eigen bedrijf dan boek je de afschrijving van de ene bankrekening op Kruisposten en ook de bijschrijving op de andere rekening op Kruisposten. Hiermee staat de Kruisposten categorie weer op 0 en is de overschrijving boekhoudkundig verwerkt. Overschrijving tussen twee eigen zakelijke rekeningen.

Tip
In de meeste gevallen wordt een overschrijving tussen twee eigen zakelijke rekeningen al automatisch voor je geboekt door de Boekhoudbot.

Voorraad

Inkopen voor je bedrijf boek je op Inkoop. Eens per jaar (of welke gewenste periode je kiest) verreken je de resterende voorraad in de boekhouding.

Balans categorieën voor eenmanszaak (zzp), maatschap en vof

De categorie Privé opnames en stortingen is alleen zichtbaar wanneer je bij Instellingen | Bedrijfsgegevens hebt aangegeven dat je bedrijf een eenmanszaak (zzp), vof of maatschap is.

Privé opnames en stortingen

De categorie Privé opnames en stortingen wordt het meest gebruikt voor het overmaken van de zakelijke bankrekening naar een privé bankrekening.

Tip
Wanneer je meerdere vennoten of maten in je bedrijf hebt dan is het zinvol om voor een ieder bij Geldzaken een eigen Privé opname / storting categorie aan te maken. Dit doe je ook voor het Eigen vermogen.

Balans categorieën voor bv, nv, vereniging en stichting

De categorieën hieronder zijn alleen zichtbaar wanneer je bij Instellingen | Bedrijfsgegevens hebt aangegeven dat je bedrijf een bv, nv, vereniging of stichting is.

Gestort kapitaal

Bij een bv of nv wordt er bij de oprichting geld ingebracht door de aandeelhouders. Deze bijschrijvingen worden geboekt als Gestort kapitaal.

Stort je op een later moment meer geld in het bedrijf, dan maak je een Agioreserve onder Eigen vermogen aan.

Rekening-courant

De categorie Rekening-courant is een kortlopende lening tussen je bedrijf en de directeur / aandeelhouder / eigenaar of een lening tussen dochter- en moedermaatschappij.

  • Geld overgemaakt aan directeur, aandeelhouder, eigenaar, dochter- of moedermaatschappij
  • Geld ontvangen van directeur, aandeelhouder, eigenaar, dochter- of moedermaatschappij
  • Kosten betaald door of voor een directeur, aandeelhouder, eigenaar, dochter- of moedermaatschappij

Let op
Geld dat wordt uitbetaald als loon of dividend is geen Rekening-courant.
Tip
Wanneer je meerdere directeuren/eigenaren in je bedrijf hebt dan is het zinvol om voor een ieder bij Geldzaken een eigen Rekening-courant categorie aan te maken.

Dividendbelasting / dividenduitkering

Balans categorie bij personeel

De categorie Nettoloon is zichtbaar wanneer je bij Instellingen | Bedrijfsgegevens hebt aangegeven dat je personeel in dienst hebt (ook wanneer je als DGA jezelf loon uitbetaalt).

Nettoloon

Op Nettoloon staat het nog uit te betalen of al betaalde nettoloon van je werknemers of van jezelf als DGA. Bij het maken van een loonstrook of loonboeking ontstaat op deze categorie een schuld; zodra je het loon uitbetaalt, boek je de betaling ook op Nettoloon en komt het saldo weer op nul.

Balans boekingen op zelf aangemaakte balans categorieën

Naast de al bestaande systeem categorieën kan je ook zelf balans categorieën toevoegen bij Geldzaken. Wanneer je bijvoorbeeld een rekening of lening hebt toegevoegd dan kun je deze ook selecteren in een boeking. Hieronder een lijst met categorieën die je kunt toevoegen:

Balans categorieën toevoegen.

Geen zakelijke kosten

Soms zijn er bij- of afschrijvingen op de zakelijke rekening die niet zakelijk zijn (probeer dit zoveel mogelijk te voorkomen). Deze bij- en afschrijvingen boek je bij een eenmanszaak (zzp), vof en maatschap als Balans | Privé opname / storting. Bij een bv, nv, vereniging en stichting als Balans | Rekening-courant. Voorbeelden van bij- en afschrijvingen die geen zakelijke kosten zijn:

  • Inkomstenbelasting (IB)
  • Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
  • Zorgverzekering / zorgkosten / (tand-)arts
  • Sportschool / fitness
  • Loterijen / kansspelen
  • Netflix en ander persoonlijk amusement

Categorieën toevoegen

Wil je voor je eigen inzicht meer categorieën toevoegen dan standaard in jortt aanwezig zijn, dan is dat geen probleem. Je kunt zelf meer categorieën toevoegen. Categorieën toevoegen of wijzigen.

Veelgestelde vragen over op de juiste categorie boeken

Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!

Ga in jortt naar Nog te doen links in het hoofdmenu, selecteer bij Bij- en afschrijvingen de juiste rekening en klik op een bij- of afschrijving. Klik in de banktransactie op Maak boeking, controleer of het een Opbrengsten- of Kostenboeking is, selecteer de categorie en klik op Opslaan.

Je bij- en afschrijvingen deel je in onder Opbrengsten, Kosten of Balans. Opbrengsten is wat je verdient, Kosten zijn je uitgaven (zoals Inkoopkosten, Personeelskosten, Overige kosten en Financiële kosten) en Balans zijn boekingen waarbij je bedrijf niet armer of rijker wordt, zoals een overschrijving tussen rekeningen.

Nee. Facturen die je in jortt hebt gemaakt zijn al geboekt als Omzet. Ontvang je het geld op je bankrekening, dan koppel je die ontvangst aan de factuur die je vanuit jortt naar je klant hebt gestuurd. Je maakt er dus geen Opbrengsten boeking van.

Een ontvangen fooi boek je als Diverse omzet zonder btw. Diverse omzet gebruik je voor alle omzet waar je geen specifieke omzetcategorie voor hebt aangemaakt.

Jortt heeft het categorieënschema van de Belastingdienst overgenomen zodat je administratie aansluit en je aan het eind van het jaar eenvoudig zelf je aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting kunt doen. Het advies is om het zo simpel mogelijk te houden; je kunt eventueel zelf subcategorieën toevoegen.

Maak je geld over tussen twee rekeningen van je eigen bedrijf, dan boek je de afschrijving van de ene rekening op Kruisposten en de bijschrijving op de andere rekening ook op Kruisposten. Daarmee staat Kruisposten weer op 0 en is de overschrijving boekhoudkundig verwerkt. In de meeste gevallen wordt dit al automatisch door de Boekhoudbot geboekt.

Niet aftrekbare kosten worden wel meegerekend in je winst- en verliesrekening, maar zijn niet aftrekbaar bij het bepalen van het belastbaar bedrag voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. In jortt valt alleen de categorie Boetes en bekeuringen hieronder, zoals verkeersboetes en boetes voor te laat betalen van belastingen.

Bij- en afschrijvingen op je zakelijke rekening die niet zakelijk zijn boek je bij een eenmanszaak (zzp), vof of maatschap als Balans, Privé opname / storting. Bij een bv, nv, vereniging of stichting boek je deze als Balans, Rekening-courant. Denk aan inkomstenbelasting, een arbeidsongeschiktheidsverzekering, zorgkosten of persoonlijk amusement.

Advieskosten, zoals een advocaat, juridisch advies, een accountant of een ingehuurde boekhouder of administratiekantoor, en ook notariskosten, boek je onder Andere kosten. Let op het verschil: alleen je eigen boekhoudpakket (zoals jortt) en administratiekosten horen onder Kantoorkosten.

Inkoop(kosten) zijn kosten die direct nodig zijn om je product te maken of je dienst te leveren, zoals materialen en grondstoffen. Verkoopkosten maak je om je product of dienst te verkopen, zoals advertenties, verzendkosten en provisies. Kantoorkosten zijn de kosten voor je kantoor en administratie, zoals kantoorbenodigdheden, telefoon- en internetkosten en automatisering.

Dat hangt af van het doel. Kleine versnaperingen voor op kantoor (koffie, koekjes, frisdrank) boek je op Kantoorkosten. Ben je horeca-ondernemer of cateraar en koop je in om te verwerken of door te verkopen, dan is het Inkoop. Zijn het privé-boodschappen die je per ongeluk met je zakelijke pas hebt betaald, dan boek je ze als Privé opname/storting (of Rekening-courant bij een bv).

De kosten van je (mobiele) telefoon en internet boek je op Kantoorkosten. Wees terughoudend met het opvoeren van het internet- en telefoonabonnement van je huisadres; dat is meestal (grotendeels) privé.

Reis- en hotelkosten voor het bijwonen van een congres, seminar of cursus boek je op Reiskosten. Alleen wanneer jij zelf een congres, receptie of studiereis organiseert waar geen tegenprestatie tegenover staat, vallen de kosten inclusief reis en verblijf onder Lunch en diner / representatie kosten.

Heb je een auto van de zaak, dan boek je de huur van een auto of bus op Auto- en transportkosten. Heb je geen auto van de zaak en huur je incidenteel een auto of bus voor zakelijk gebruik, dan boek je dit op Reiskosten.

Cursussen, studiekosten en opleidingen die je voor je bedrijf volgt boek je op Andere kosten.

De kosten van een merkregistratie, bijvoorbeeld bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP), boek je op Andere kosten, net als vergunningen. Is de deponering € 450 exclusief btw of hoger, bijvoorbeeld bij een EU-merk via het EUIPO, dan maak je er een bedrijfsmiddel van onder Octrooien, patenten, merknamen en schrijf je erop af.

Software en online abonnementen zoals Microsoft 365, Google Workspace, Adobe of je antivirus boek je op Kantoorkosten. Dat geldt zowel voor een eenmalige aankoop als voor een maandelijks of jaarlijks abonnement. Alleen bij een grote softwareaankoop van € 450 exclusief btw of meer maak je er een bedrijfsmiddel van en schrijf je erop af.

Het incidenteel huren van een vergaderruimte of zaal boek je op Huisvestingskosten, net als de overige kosten voor de huisvesting van je bedrijf.

Waterschapsbelasting (de watersysteem- en zuiveringsheffing voor je bedrijf) boek je op Huisvestingskosten. Er zit geen btw op, dus het btw-bedrag laat je op € 0 staan.

Producten die je koopt voor gebruik in je eigen bedrijf, en dus niet om door te verkopen of te verwerken in je product, boek je niet op Inkoop maar op de passende kostencategorie, bijvoorbeeld Kantoorkosten. Kost het € 450 exclusief btw of meer, dan maak je er een bedrijfsmiddel van en schrijf je erop af.

Op de categorie Verzekeringen; daar horen alle verzekeringen voor je bedrijf, ook de autoverzekering. De premie is onderdeel van je werkelijke autokosten. De bijtelling zelf is een percentage van de cataloguswaarde van de auto; je werkelijke autokosten begrenzen de bijtelling alleen als ze samen lager zijn dan dat percentage (de maximering).

Transactie- of platformkosten die een platform zoals Upwork of Fiverr op je uitbetaling inhoudt, boek je als Kosten op de categorie Verkoopkosten.

Gebruik je de spaarrekening zakelijk (voor je bedrijf), dan is de rente een zakelijke opbrengst en boek je die als Opbrengsten op de categorie Rente. Staat het spaargeld privé en gebruik je de rekening niet voor je bedrijf, dan valt de rente bij een eenmanszaak in privé (box 3) en boek je die niet in jortt.

Gereedschap zoals een boormachine, zaag of handgereedschap boek je op Andere kosten. Een werktas of gereedschapstas hoort daar ook op. Kost het gereedschap € 450 exclusief btw of meer en gebruik je het langer dan een jaar, dan maak je er een bedrijfsmiddel van en schrijf je erop af. Lees hoe dat werkt bij bedrijfsmiddelen en afschrijven.

Nee. Ontvangen uitkeringen en subsidies is in jortt een subcategorie onder Personeelskosten en dus een kostencategorie, geen opbrengstencategorie. Je boekt de ontvangst als Kosten op die categorie en laat de btw op 0 staan. Omdat je een positief bedrag op een kostencategorie boekt, maakt jortt er automatisch een negatieve kostenboeking van en worden je personeelskosten lager. Denk aan ontvangen ziektegelden, loonkostensubsidies en de Wet tegemoetkomingen loondomein (WTL). Alleen bij een subsidie voor een project boek je wel als Opbrengsten, op een omzetcategorie die je zelf aanmaakt: zie hoe boek ik subsidies.

Een werktas, gereedschapstas of vergelijkbare werkspullen boek je op Andere kosten, ook als je ze aan een werknemer geeft. Op Overige personeelskosten horen de voorzieningen voor je personeel, zoals een onkostenvergoeding, kinderopvang, bijdragen aan personeelsfondsen en -feesten en bedrijfsuitjes. Geef je iets als cadeau in plaats van als werkmiddel, kijk dan bij een cadeau voor je werknemer.

Ja, alleen heet het anders. De categorieën in jortt zijn grootboekrekeningen nieuwe stijl, gebaseerd op de posten die de Belastingdienst vraagt op het aangiftebiljet. Wil je zien welke boekingen op een categorie staan, ga dan naar Rapporten, open de Balans en klik door op een post. Je ziet dan alle boekingen op die categorie, vergelijkbaar met een grootboekkaart, en je past een boeking direct aan door erop te klikken. Je kunt ook bij Boekingen op een categorie filteren. Wil je de btw controleren, gebruik dan het btw aangifte-paneel en klik op de blauwe bedragen om te zien uit welke facturen en boekingen een post is opgebouwd.

Verpakkingsmateriaal dat je nodig hebt om je bestellingen te versturen, zoals dozen, verzendzakken en opvulmateriaal, boek je samen met je vracht-, verzend- en pakketkosten op Verkoopkosten. Dat zijn de kosten die je maakt om je product te verkopen en bij je klant te krijgen. Let op: enveloppen, plakband en ander materiaal dat je voor je kantoor gebruikt, horen bij de kantoorbenodigdheden en boek je op Kantoorkosten.

Btw (omzetbelasting) die je aan de Belastingdienst betaalt of van de Belastingdienst terugkrijgt, boek je als boeking soort Balans op de categorie Betaalde of ontvangen btw. In de meeste gevallen wordt dit al automatisch voor je geboekt door de Boekhoudbot. Staat de bij- of afschrijving toch bij Nog te doen, klik er dan op, kies Maak boeking, selecteer als boeking soort Balans en als categorie Betaalde of ontvangen btw en klik op Opslaan.

Werkkleding en bedrijfskleding boek je op Andere kosten, net als de stomerij- en reinigingskosten van die kleding. Dat geldt ook voor beschermende kleding zoals veiligheidsschoenen of een helm. Let op: alleen kleding die (vrijwel) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen is aftrekbaar, zoals een koksbuis of een uniform. Een pak of een wit overhemd is dat niet, tenzij je het voor je personeel koopt of laat bedrukken met een logo of beeldmerk van je bedrijf van minimaal 70 cm2. Op Auto- en transportkosten boek je de kosten van een auto of ander transportmiddel van de zaak, zoals brandstof, onderhoud, motorrijtuigenbelasting, lease, huur en parkeren.

De inschrijfkosten bij de Kamer van Koophandel bij de start van je bedrijf boek je als Kosten op de categorie Kantoorkosten. De Boekhoudbot herkent kosten van de KvK meestal al en boekt ze automatisch voor je. Staat er geen btw op de bon of factuur, laat het btw-bedrag dan op € 0 staan.

Motorrijtuigenbelasting, ook wel wegenbelasting genoemd, boek je op Auto- en transportkosten. Die categorie gebruik je alleen voor een auto of ander transportmiddel van de zaak en is pas zichtbaar als je bij Instellingen en Bedrijfsgegevens hebt aangegeven dat je bedrijf een auto van de zaak heeft. Op wegenbelasting zit geen btw, dus laat het btw-bedrag op € 0 staan.

Vakliteratuur boek je op Kantoorkosten, net als contributies en abonnementen en het lidmaatschap van een beroepsvereniging. Vakliteratuur is volledig aftrekbaar, bijvoorbeeld ook het Financieel Dagblad. Kosten voor algemene literatuur, kranten en tijdschriften zijn geen aftrekbare kosten.

Op Opbrengsten met de categorie Overige buitengewone baten. Dat is de categorie voor opbrengsten die niet uit je gewone bedrijfsvoering voortkomen en vaak eenmalig zijn, zoals gewonnen prijzengeld, een award of een cashback of welkomstbonus van je bank. Let op: in de winst-en-verliesrekening heet de rubriek Buitengewone baten en lasten, maar de categorie die je in de boeking kiest heet Overige buitengewone baten.