Is het verplicht om een bon toe te voegen bij iedere boeking?

Het bij elkaar zoeken van alle bonnen en facturen, zeker die van internet- of telecomdiensten, is een vervelend en repeterend proces. Dus rijst de vraag? Is het verplicht een bon of factuur aan een boeking te koppelen. Het antwoord is: Nee, maar soms is het handig.

De wet over een factuur bij een boeking

Laten we beginnen bij de wet, Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting 1968, Hoofdstuk XII. Administratieve verplichtingen, Artikel 31:

De ondernemer is gehouden regelmatig aantekening te houden van:

a. de aan hem en door hem uitgereikte facturen alsmede, indien het een wederverkoper betreft, de door hem uitgereikte inkoopverklaringen;

Hier zou je uit op kunnen maken dat aan iedere boeking een bon gekoppeld moet zijn. Maar dat is niet zo. De wet stamt uit 1968, ver voordat facturen digitaal worden verzonden en internetbankieren de norm was. Toen kreeg je een factuur eenmalig per post. Was je deze kwijt, dan had je niets meer. Tegenwoordig staan de facturen in je mail en zijn ze online nog jarenlang op te vragen.

Te goeder trouw/ goed koopmanschap

De belangrijkste eis voor een boekhouding is dat deze aannemelijk en verdedigbaar is en dien je goed koopmansgebruik (naar eer en geweten handelen) in acht te nemen.

Daarbij moet de wetgever er vanuit gaan dat je te goeder trouw bent. Doe je een betaling via de bank aan een leverancier, dan is het aannemelijk dat je daar iets gekocht hebt. Stel, je betaalt € 35 per maand aan Jortt en jij boekt dit in je boekhouding als zakelijke kosten met 21% btw, dan is dit aannemelijk. Je kunt niets bestellen bij Jortt waar geen btw op zit en het is verdedigbaar dat je een boekhoudprogramma nodig hebt.

Daar komt bij dat de kosten iedere maand gelijk zijn. Het 12x per jaar toevoegen van een factuur heeft dus geen enkele toegevoegde waarde. Dit soort facturen hoef je dus niet te koppelen aan je boekingen.

Wanneer wel een factuur toevoegen

Bij Jortt adviseren we wel de facturen toe te voegen van je grote aankopen. Bijvoorbeeld de aanschaf van een laptop. Mocht je een controle op je btw-aangifte, dan vraagt de Belastingdienst altijd de facturen op van de 10 grootste uitgaven. Het is handig dat deze al voor je klaarstaan in Jortt.

Posten die als privé gebruik kunnen worden gemarkeerd

Het is gebruikelijk dat een belastinginspecteur een factuur opvraagt over je internetabonnement. De reden dat zij dit doen is dat deze bonnen veel prijsgeven over de instelling van de ondernemer. Heb je geen zakelijk pand, of een eigen bedrijfsruimte, dan mag je de kosten van internet niet aftrekken. Zitten in je internetabonnement ook kosten voor tv, Netflix, Film1 of een ViaPlay abonnement? Dan heb je vaak een lastig verhaal.

Koppel van posten die gemarkeerd kunnen worden als privé, één factuur per jaar in Jortt aan een boeking. De facturen zijn achteraf ook online op te vragen, maar deze verdwijnen vaak na 1 tot 3 jaar. Zo kun je achteraf altijd aantonen over welke kosten het ging.

Wees terughoudend met het indienen van de internet- en telefoonkosten thuis. Het levert je maximaal maar een paar euro voordeel op en het roept gegarandeerd vragen op van de Belastingdienst bij een steekproef/ controle.

Waarom vragen boekhouders wel om alle facturen?

Traditionele boekhouders werken anders dan Jortt. Zij gebruiken het systeem dat gebaseerd is op het boekhouden zoals het in 1494 is bedacht door een Italiaanse monnik. De factuur is daar het beginpunt van de boekhouding. Geen factuur, dan doet een boekhouder niets. Een methode die, gezien dat 85% van alle betalingen plaatsvindt op of voor het moment dat er een factuur is, nu volledig achterhaald is.

Dus? Wel of geen bonnen koppelen in Jortt?

  • Kleine of maandelijkse zakelijke betalingen, die aannemelijk, verdedigbaar en volgens goed koopmansgebruik zijn gedaan, kun je verwerken zonder bon te koppelen.
  • Voor de posten die als privé gemarkeerd kunnen worden, koppel je één bon per jaar.
  • Voor de grote aankopen, zoals een laptop, koppel dan wel de factuur aan de boeking. Behalve voor de Belastingdienst is het ook handig voor jezelf, bijvoorbeeld in het geval dat je de factuur nodig hebt voor de garantie.

De content is door Jortt met de grootst mogelijke zorg samengesteld, doch, aanvaardt Jortt geen aansprakelijkheid ten aanzien van mogelijke onjuistheden van het getoonde. Lees de volledige disclaimer.