Is het verplicht om een bon toe te voegen bij iedere boeking?

Het bij elkaar zoeken van alle bonnen en facturen, zeker die van de vaste kosten die elke maand terugkomen, kost tijd. Via de jortt Inbox koppel je bonnen en inkoopfacturen aan een boeking; een bon fotografeer je ook met de jortt app en dan komt hij in je Inbox. Met AI Scan en Herken (jortt Plus) leest jortt alle pagina’s van een pdf uit en koppelt jortt een bon automatisch aan de boeking als het bedrag klopt en het factuurnummer of de factuurdatum overeenkomt.

Maar: is het nodig om aan elke boeking een bon of inkoopfactuur te koppelen?

De wet over een factuur bij een boeking

Je moet je administratie 7 jaar bewaren, en gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Dat staat in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Voor de btw bewaar je een ontvangen factuur in de vorm waarin je hem kreeg.

Basisgegevens zoals je grootboek bewaar je 7 jaar, gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Lees hoelang moet u gegevens bewaren? op de site van de Belastingdienst.

Die regels stammen uit een tijd waarin je een factuur één keer per post kreeg. Was je hem kwijt, dan had je niets meer. Tegenwoordig staan facturen in je mail, zijn ze online nog jaren op te vragen en laat je bankrekening zien dat je ze hebt betaald.

Je moet de factuur kunnen tonen in de vorm waarin je hem kreeg. Dat kan de online versie bij de leverancier zijn. De wet zegt niet dat je de factuur in je boekhoudprogramma moet opslaan. Stelt een controleur een vraag, dan log je in en download of toon je de factuur. Wel moet er een vaste koppeling zijn tussen de boeking (in jortt de afschrijving) en de factuur: het factuurnummer.

Je mag een factuur altijd digitaal opslaan en aan je boekhouding toevoegen.

Te goeder trouw / goed koopmansgebruik

De belangrijkste eis voor een boekhouding is dat die aannemelijk en verdedigbaar is, en dat je je administratie voert volgens goed koopmansgebruik: naar eer en geweten.

Houd zakelijk en privé gescheiden. Doe alleen zakelijke uitgaven van je zakelijke rekening.

De Belastingdienst gaat ervan uit dat je te goeder trouw bent. Betaal je via je zakelijke bankrekening een leverancier, dan is het aannemelijk dat je daar iets voor je bedrijf hebt gekocht.

Wanneer een factuur toevoegen?

1. Je hoeft geen factuur toe te voegen in jortt:

Heb je via je zakelijke bankrekening betaald bij een algemeen bekend bedrijf, zoals Google, Meta, Vodafone of jortt, en is het bedrag automatisch afgeschreven? Dan is het aannemelijk dat het kosten voor je bedrijf zijn, en kun je de factuur online of in je mailbox terugvinden.

2. Eén factuur per jaar toevoegen:

Voeg één factuur toe aan de eerste boeking van het jaar bij betalingen die aannemelijk zijn, maar die als privé gezien kunnen worden. Denk aan je internetverbinding.

Een belastinginspecteur vraagt vaak de factuur van je internetabonnement op, omdat die veel zegt over het zakelijke gebruik. Je trekt alleen het zakelijke deel af. Zitten er ook tv, Netflix, Film1 of ViaPlay in je abonnement, dan zijn die kosten privé en neem je ze niet mee als zakelijke kosten.

3. Bon of inkoopfactuur altijd toevoegen:

Grote aankopen

Bijvoorbeeld een laptop. Bij een controle van je btw-aangifte vraagt de Belastingdienst vaak de facturen van je grootste uitgaven op. Dan is het handig dat ze al in jortt staan. Voor de garantie heb je de factuur ook nodig.

Gemengde aankopen

Koop je in met zowel 21% als 9% btw, voeg dan altijd een bon of factuur toe. Zo zie je direct hoeveel btw je terugvraagt.

Aankopen bij onbekende leveranciers

Voeg altijd een bon toe als je inkoopt bij een onbekende leverancier: een leverancier zonder landelijke bekendheid.

Brancheverplichtingen

Werk je met de margeregeling of reisbureauregeling, dan moet je je inkoopfacturen aan je boekingen toevoegen.

Aankopen voor je bedrijf die je privé of niet via de zakelijke bankrekening hebt betaald

Betaal je privé iets voor je bedrijf, of koop je niet via de bankrekening van je bedrijf, voeg dan altijd een bon toe. Alleen zo toon je aan dat het kosten voor je bedrijf zijn. Hoe je dat boekt, lees je bij zakelijke kosten privé betaald.

Geen bon? Zo vraagt jortt er niet meer om

Heb je voor een boeking geen bon en hoeft dat ook niet, dan laat je jortt ophouden met vragen:

1. Ga naar Nog te doen en klik op boekingen zonder bon.
2. Open de boeking en klik bij de bon op Geen bon. Bewaar je de factuur ergens anders, zet dan het boekingsnummer erop, zoals jortt naast de knop voorstelt.

Of selecteer de boekingen, klik op Snooze en kies Voor altijd.