Reiskosten op de Factuur

Als ondernemer reiskosten declareren.

Maak je reiskosten voor een klant? Je boekt deze als kosten in je administratie en zet ze op de factuur aan je klant.

Er zijn twee kanten aan reiskosten, houd die goed uit elkaar:

1. De kosten in je eigen administratie. Reis je met de trein, dan boek je die kosten als Reiskosten met 9% btw. Rijd je met je privé-auto, dan mag je jezelf € 0,25 per kilometer vergoeden; over die kilometervergoeding reken je géén btw.
2. De reiskosten die je doorberekent op je factuur. Zet je reiskosten op de factuur aan je klant, dan zijn ze onderdeel van je belaste omzet en bereken je er wél btw over, tegen hetzelfde tarief als je hoofdproduct of hoofddienst. Verkoop jij je goederen of diensten met 21%, dan bereken je dus ook 21% over de doorberekende reiskosten.

Hoe kan ik reiskosten opnemen in mijn facturen?

Er zijn twee methoden om reiskosten te factureren:

• Inclusief in uurtarief: Hierbij zijn de reiskosten al verrekend in je uurtarief. Deze methode vereist minder administratie en voorkomt discussies over de reiskosten.
• Apart op de factuur: Je kunt de reiskosten apart op de factuur vermelden, vaak als kilometervergoeding of de daadwerkelijke kosten voor bijvoorbeeld openbaar vervoer. Maak hierover duidelijke afspraken met je opdrachtgever.

Reiskosten die je doorberekent aan je klanten zijn onderdeel van je belaste omzet. Dit betekent dat wanneer je reiskosten factureert je hier ook btw over moet berekenen.

Mag ik meer dan € 0,25 per kilometer doorberekenen aan mijn klant?

Ja, hoewel € 0,25 per kilometer de standaard is voor het invoeren van kosten in je administratie, mag je elke vergoeding die je met je klant afspreekt doorfactureren. Deze vergoeding mag dus hoger zijn, wat gezien de huidige brandstofprijzen vaak ook redelijk is.

Hoe ga ik om met btw op doorberekende reiskosten?

Bij het doorberekenen van reiskosten factureer je de kosten exclusief btw en hef je btw over deze kosten tegen hetzelfde tarief als het hoofdproduct of de hoofddienst. Bijvoorbeeld:

Als je hoofddienst belast is met 21% btw, bereken je ook 21% btw over de reiskosten.

Wat als mijn dienst vrijgesteld is van btw?

Als je diensten levert die vrijgesteld zijn van btw, zoals bepaalde educatieve activiteiten voor minderjarigen, dan hoef je geen btw te rekenen over de reiskosten. Lever je zowel vrijgestelde als btw-plichtige diensten, dan moet je over de reiskosten voor de btw-plichtige diensten wel btw rekenen.

De reiskosten die je op de factuur vermeldt, staan los van de onbelaste reiskostenvergoeding die werkgevers aan werknemers kunnen uitkeren: Onbelaste kilometervergoeding