Hoe boek ik cadeaubonnen in mijn boekhouding?

Je moet voor een verkochte cadeaubon later nog iets leveren, en tot dan is het geld een schuld aan je klant. Hoe je hem boekt, hangt af van de btw:

• Staat het btw-tarief bij de verkoop al vast (een bon voor enkelvoudig gebruik), dan boek je de verkoop meteen als opbrengst met btw. Bij het inleveren of verlopen boek je niets meer.
• Kan de klant de bon besteden aan dingen met verschillende tarieven (meervoudig gebruik), dan zet je de bon op een kortlopende lening. Bij het inleveren boek je hem als opbrengst met btw. Verloopt hij, dan boek je hem als opbrengst zonder btw.
• Reken je geen btw (je bent vrijgesteld of gebruikt de KOR), dan zet je de bon ook op een kortlopende lening. Pas bij het inleveren boek je hem als opbrengst, zonder btw.

Verkoop je de bonnen aan de kassa of met de pin, lees dan ook cadeaubonnen en een winkelkassa.

Btw over een cadeaubon: wanneer betaal je hem?

Wanneer je de btw over een cadeaubon betaalt, hangt af van wat de klant ermee kan kopen.

Cadeaubon voor enkelvoudig gebruik: btw bij de verkoop

Staat bij de verkoop al vast welk btw-tarief erbij hoort, dan is het een voucher voor enkelvoudig gebruik. Je betaalt de btw dan meteen bij de verkoop van de bon, en bij het inleveren niet meer. Dat geldt bijvoorbeeld voor een bon voor één soort dienst of product, of een strippenkaart.

Voorbeeld: Koertt verkoopt een cadeaubon van € 50 voor een workshop. Op een workshop zit 21% btw, dus Koertt geeft bij de verkoop € 8,68 btw aan.

Cadeaubon voor meervoudig gebruik: btw bij het inleveren

Kan de klant de bon besteden aan producten of diensten met verschillende btw-tarieven, dan weet je bij de verkoop nog niet hoeveel btw je moet betalen. Dan is het een voucher voor meervoudig gebruik. Je betaalt de btw pas als de klant de bon inlevert, over wat er dan mee gekocht wordt.

Voorbeeld: Koertt verkoopt ook een cadeaubon die je kunt besteden aan een workshop (21%) of aan boeken uit de winkel (9%). Bij de verkoop geeft Koertt geen btw aan. Koopt de klant er later een boek van, dan rekent Koertt op dat moment 9% btw.

Geen btw: vrijgesteld of KOR

Reken je geen btw over wat je verkoopt, omdat je vrijgesteld bent (bijvoorbeeld als zorgverlener) of de kleineondernemersregeling (KOR) gebruikt? Dan zit er ook op je cadeaubon geen btw. Je zet de verkochte bon op een lening in jortt, want tot de klant hem inlevert is het geld een schuld aan je klant, en boekt hem pas als opbrengst als de klant hem inlevert. Zo zie je altijd hoeveel bonnen er nog openstaan.

De regels voor beide soorten staan bij de Belastingdienst op Vouchers, zegels en waardebonnen. Daar lees je ook wat je kunt doen als een klant een bon voor enkelvoudig gebruik niet inlevert: de btw krijg je alleen terug als je de bon terugneemt en het geld terugbetaalt.

Cadeaubon voor enkelvoudig gebruik boeken

Je boekt de verkoop meteen als opbrengst met btw. Levert de klant de bon later in, dan hoef je niets meer te boeken: de opbrengst en de btw staan al in je boekhouding.

1. Klik op Geldzaken in het hoofdmenu en klik op je bankrekening.
2. Klik op de bijschrijving van de verkochte cadeaubon. Het paneel Banktransactie opent.
3. Klik bij Mogelijke koppelingen op Maak boeking.
4. Kies bij Soort boeking voor Opbrengsten en kies de categorie Diverse omzet.
5. Vul een Omschrijving in, bijvoorbeeld het nummer van de cadeaubon.
6. Controleer Totaal incl btw en vul het btw-bedrag in bij het tarief dat bij de bon hoort, hier Btw 21%.
7. Klik op Opslaan.

Toch bijhouden hoeveel bonnen er nog openstaan

Ook als de btw al betaald is, kun je bijhouden hoeveel bonnen er nog ingeleverd kunnen worden. Je verplaatst het bedrag van de bon dan van je opbrengst naar de lening Te verzilveren cadeaubonnen.

Doe dit alleen als je dat inzicht echt nodig hebt: het zijn per bon twee boekingen extra. Tot de bon is ingeleverd, is je opbrengst lager.

Lening aanmaken voor bonnen met btw

Deze lening maak je één keer aan.

1. Klik op Geldzaken in het hoofdmenu.
2. Klik in het blok Ontvangen leningen / Voorzieningen op de plusknop .
3. Vul bij Omschrijving in: Te verzilveren cadeaubonnen.
4. Kies bij Soort ontvangen lening / voorziening voor Korte termijn lening.
5. Klik op Opslaan.

Verkochte bon met btw op de lening boeken

Doe dit bij elke verkochte bon, na de opbrengst met btw hierboven.

1. Klik op Boekingen in het hoofdmenu en klik op de plusknop .
2. Kies bij Soort boeking voor Opbrengsten en kies de categorie Diverse omzet.
3. Vul een Omschrijving in en bij Totaal incl btw het bedrag van de bon als negatief bedrag, bijvoorbeeld € -50,00.
4. Laat Btw 21% en Btw 9% op € 0,00 staan.
5. Klik op Opslaan.
6. Klik in de boeking bij Mogelijke koppelingen op Betaald met en kies Te verzilveren cadeaubonnen. Het bedrag op de lening wordt hoger.

Levert de klant de bon in, dan maak je dezelfde boeking met een positief bedrag (€ 50,00), weer zonder btw en weer Betaald met Te verzilveren cadeaubonnen. Het bedrag op de lening wordt dan lager en je opbrengst is weer compleet.

Cadeaubon voor meervoudig gebruik boeken

Tot de klant de bon inlevert, is de verkochte bon een schuld aan je klant. Die schuld houd je bij in een kortlopende lening met de naam Te verzilveren cadeaubonnen: kortlopend, omdat je verwacht dat klanten hun bon binnen een jaar inleveren. Je maakt de lening één keer aan. Daarna boek je elke verkochte bon erop en elke ingeleverde bon eraf. Hoe leningen in jortt verder werken, lees je in hoe boek ik een lening.

Kortlopende lening aanmaken

1. Klik op Geldzaken in het hoofdmenu.
2. Klik in het blok Ontvangen leningen / Voorzieningen op de plusknop .
3. Vul bij Omschrijving in: Te verzilveren cadeaubonnen.
4. Kies bij Soort ontvangen lening / voorziening voor Korte termijn lening.
5. Klik op Opslaan.

Verkochte cadeaubon op de lening boeken

1. Klik op Geldzaken in het hoofdmenu en klik op je bankrekening.
2. Klik op de bijschrijving van de verkochte cadeaubon. Het paneel Banktransactie opent.
3. Klik bij Mogelijke koppelingen op Maak boeking.
4. Kies bij Soort boeking voor Balans en kies de categorie Te verzilveren cadeaubonnen. Je vindt die onder Ontvangen kortlopende lening.
5. Vul een Omschrijving in, bijvoorbeeld het nummer van de cadeaubon, en controleer Totaalbedrag en Boekdatum.
6. Klik op Opslaan.

Bij Geldzaken zie je nu bij Ontvangen leningen / Voorzieningen hoeveel cadeaubonnen er nog openstaan. Elke verkochte bon maakt dat bedrag hoger.

Ingeleverde cadeaubon als opbrengst boeken

Levert de klant de bon in, dan boek je hem als opbrengst en reken je btw over wat er met de bon gekocht wordt. Koopt de klant van Koertt met de bon van € 50 een boek, dan is dat € 50 met 9% btw: € 4,13.

1. Klik op Boekingen in het hoofdmenu en klik op de plusknop .
2. Kies bij Soort boeking voor Opbrengsten en kies de categorie Diverse omzet.
3. Vul een Omschrijving in en het bedrag bij Totaal incl btw.
4. Vul het btw-bedrag in bij het tarief dat bij de aankoop hoort: Btw 21%, Btw 9% of allebei.
5. Voeg eventueel de kassabon toe bij Verkoopfactuur of specificatie.
6. Klik op Opslaan.
7. Klik in de boeking bij Mogelijke koppelingen op Betaald met en kies Te verzilveren cadeaubonnen.

De boeking is nu betaald met de lening, dus het bedrag bij Te verzilveren cadeaubonnen wordt weer lager.

Cadeaubon zonder btw boeken (vrijgesteld of KOR)

Reken je geen btw, dan houd je verkochte bonnen bij op een lening, net als bij een bon voor meervoudig gebruik. Bij het inleveren boek je de bon als opbrengst zonder btw.

Lening voor cadeaubonnen aanmaken

1. Klik op Geldzaken in het hoofdmenu.
2. Klik in het blok Ontvangen leningen / Voorzieningen op de plusknop .
3. Vul bij Omschrijving in: Te verzilveren cadeaubonnen.
4. Kies bij Soort ontvangen lening / voorziening voor Korte termijn lening.
5. Klik op Opslaan.

Verkochte bon op de lening boeken

1. Klik op Geldzaken in het hoofdmenu en klik op je bankrekening.
2. Klik op de bijschrijving van de verkochte cadeaubon. Het paneel Banktransactie opent.
3. Klik bij Mogelijke koppelingen op Maak boeking.
4. Kies bij Soort boeking voor Balans en kies de categorie Te verzilveren cadeaubonnen. Je vindt die onder Ontvangen kortlopende lening.
5. Vul een Omschrijving in, bijvoorbeeld het nummer van de cadeaubon, en controleer Totaalbedrag en Boekdatum.
6. Klik op Opslaan.

Ingeleverde bon zonder btw boeken

1. Klik op Boekingen in het hoofdmenu en klik op de plusknop .
2. Kies bij Soort boeking voor Opbrengsten en kies de categorie Diverse omzet.
3. Vul een Omschrijving in en het bedrag bij Totaal incl btw.
4. Laat Btw 21% en Btw 9% op € 0,00 staan.
5. Klik op Opslaan.
6. Klik in de boeking bij Mogelijke koppelingen op Betaald met en kies Te verzilveren cadeaubonnen.

Cadeaubonnen en een winkelkassa

Verkoop je met een winkelkassa of kassasysteem, dan komt een verkochte bon niet als losse bijschrijving op je bank binnen. Je boekt de opbrengst van je kassa dan per dag of per periode, met de uitdraai van je kassa erbij. Je klant betaalt contant of met de pin, en dat geld boek je op Kas en op je Pin tussenrekening. Hoe je die tussenrekening aanmaakt en je kassa-omzet in het algemeen boekt, lees je in administratie met een winkelkassa.

Verkoop je bonnen in een webshop, bijvoorbeeld met Shopify, dan werkt het net zo. Het verkoopoverzicht van je webshop is dan je kassa-uitdraai: daarop staan ook de verkochte cadeaubonnen. Bij Betaald met kies je de tussenrekening van je webshop in plaats van Kas en Pin tussenrekening. Hoe die werkt, lees je in Shopify- en Stripe-opbrengsten boeken.

Bonnen voor enkelvoudig gebruik aan de kassa

Een verkochte bon tel je mee in de opbrengst met btw van die dag. Een ingeleverde bon tel je niet mee, want die opbrengst en die btw heb je bij de verkoop al geboekt.

Voorbeeld: je kassa geeft € 1.500 omzet aan, waarvan € 300 met cadeaubonnen is betaald. Dan boek je € 1.200 als opbrengst met btw.

1. Klik op Boekingen in het hoofdmenu en klik op de plusknop .
2. Kies bij Soort boeking voor Opbrengsten en kies de categorie Diverse omzet, of je eigen omzetcategorie.
3. Vul een Omschrijving in, bijvoorbeeld “Kassa 7 oktober”, en bij Totaal incl btw de omzet zonder de ingeleverde bonnen: € 1.200.
4. Vul de btw in bij Btw 21% en Btw 9%, zoals op de uitdraai van je kassa.
5. Voeg de uitdraai van je kassa toe bij Verkoopfactuur of specificatie.
6. Klik op Opslaan.
7. Klik in de boeking bij Mogelijke koppelingen op Betaald met en kies Kas voor het contante deel en je Pin tussenrekening voor het pindeel.

Houd je deze bonnen bij op de lening (zie toch bijhouden hoeveel bonnen er nog openstaan), dan boek je een ingeleverde bon daarnaast als opbrengst zonder btw, Betaald met Te verzilveren cadeaubonnen.

Bonnen voor meervoudig gebruik of zonder btw aan de kassa

Een verkochte bon is hier nog geen opbrengst. Je haalt het bedrag van de bonnen uit de kassa-omzet en zet het op de lening Te verzilveren cadeaubonnen.

Voorbeeld: je kassa geeft € 1.500 aan, waarvan € 100 voor verkochte cadeaubonnen. Dan boek je € 1.400 als opbrengst en € 100 op de lening.

Opbrengst van de kassa boeken zonder de verkochte bonnen

1. Klik op Boekingen in het hoofdmenu en klik op de plusknop .
2. Kies bij Soort boeking voor Opbrengsten en kies de categorie Diverse omzet, of je eigen omzetcategorie.
3. Vul een Omschrijving in, bijvoorbeeld “Kassa 7 oktober”, en bij Totaal incl btw de omzet zonder de verkochte bonnen: € 1.400.
4. Vul de btw in bij Btw 21% en Btw 9%, zoals op de uitdraai van je kassa. Reken je geen btw, laat ze dan op € 0,00 staan.
5. Voeg de uitdraai van je kassa toe bij Verkoopfactuur of specificatie.
6. Klik op Opslaan.
7. Klik in de boeking bij Mogelijke koppelingen op Betaald met en kies Kas voor het contante deel en je Pin tussenrekening voor het pindeel.

Verkochte bonnen uit de kassa op de lening boeken

1. Klik op Boekingen in het hoofdmenu en klik op de plusknop .
2. Kies bij Soort boeking voor Balans en kies de categorie Te verzilveren cadeaubonnen.
3. Vul een Omschrijving in en bij Totaalbedrag het bedrag van de verkochte bonnen: € 100.
4. Klik op Opslaan.
5. Klik in de boeking bij Mogelijke koppelingen op Betaald met en kies de rekening waarop het geld binnenkwam: Kas of je Pin tussenrekening. Het bedrag op de lening wordt hoger.

Levert een klant een bon in, dan boek je dat bedrag als aparte opbrengst, met btw als je btw rekent en zonder btw als je vrijgesteld bent of de KOR gebruikt. Koppel die boeking via Betaald met aan Te verzilveren cadeaubonnen. Het bedrag op de lening wordt dan lager. Voeg ook hier de uitdraai van je kassa toe.

Verlopen cadeaubonnen boeken

Heeft je cadeaubon een geldigheidsduur, dan kan een klant hem laten verlopen. Bij een bon voor meervoudig gebruik, of als je geen btw rekent, staat het bedrag dan nog als schuld op de lening Te verzilveren cadeaubonnen. Die schuld boek je af: het geld is nu van jou en telt als opbrengst. Je boekt die opbrengst zonder btw, want er is niets geleverd en dus is er geen moment waarop btw ontstaat.

1. Klik op Boekingen in het hoofdmenu en klik op de plusknop .
2. Kies bij Soort boeking voor Opbrengsten en kies de categorie Diverse omzet.
3. Vul een Omschrijving in, bijvoorbeeld “Verlopen cadeaubon KB-0413”, en het bedrag bij Totaal incl btw.
4. Laat Btw 21% en Btw 9% op € 0,00 staan. Zo boek je de opbrengst zonder btw, net als bij opbrengsten zonder btw.
5. Klik op Opslaan.
6. Klik in de boeking bij Mogelijke koppelingen op Betaald met en kies Te verzilveren cadeaubonnen.

Het bedrag bij Te verzilveren cadeaubonnen wordt daarmee lager, net als bij een ingeleverde bon.

Verloopt een cadeaubon voor enkelvoudig gebruik, dan hoef je niets te boeken. Je hebt de bon bij de verkoop al als opbrengst met btw geboekt, en die btw blijft betaald.

Obligo: zo heet het bij je boekhouder

Spreek je een boekhouder, dan hoor je voor een verkochte cadeaubon misschien het woord obligo-boeking. Dat is dezelfde schuld aan je klant die je in jortt bijhoudt op de lening Te verzilveren cadeaubonnen.