Hoe boek je een zakelijke lunch of diner / representatiekosten?

2:59

Of je een lunch of diner als kosten mag boeken, hangt af van de situatie:

Alle andere kosten voor eten en drinken zijn geen zakelijke kosten. Betaal je ze toch met je zakelijke rekening, boek ze dan op Mijn privéopname / storting (eenmanszaak, vof, maatschap) of Mijn rekening-courant (bv).

Voorbeeld boeken lunchbon eenmanszaak

Je hebt tijdens werktijd geluncht met een klant. De rekening is € 92,50 en je geeft € 7,50 fooi. Je pint dus € 100.

Je boekt:

1. Ga naar Nog te doen in het hoofdmenu.
2. Klik bij Bij- en afschrijvingen op de juiste rekening.
3. Klik op de afschrijving van de betaling aan het restaurant. Het paneel Banktransactie opent.
4. Klik bij Mogelijke koppelingen op Maak boeking. Het paneel Maak boeking aan opent.
5. Kies bij Soort boeking voor Kosten en als Categorie Lunch en diner / representatiekosten. Er verschijnt een melding: Van deze boeking wordt 20% geboekt als Niet aftrekbare kosten.
6. Klik op Opslaan.

Jortt verwerkt automatisch voor je:

Jortt boekt 80% van de kosten op Lunch en diner / representatiekosten en 20% op Niet aftrekbare kosten. Heb je een bv of een andere rechtspersoon, dan is dat 73,5% en 26,5%. De btw trekt jortt niet af: bij deze categorie is er geen btw-veld. Het blok Privé-uitgave staat er ook niet bij, want jortt splitst zelf.

In je winst-en-verliesrekening staat de lunch van € 100 dan zo:

Lunch en diner aftrekbaar

Beperkte aftrek lunch of diner

Kosten voor lunch, diner en representatie zijn maar deels aftrekbaar. Er zit altijd een persoonlijk element in: een zakelijk etentje is ook een beetje relatiebeheer of eigen voordeel.

Het aftrekbare deel hangt af van de rechtsvorm van je bedrijf:

Jortt rekent altijd met het percentage. Kies je in je aangifte voor de drempel, dan vul je die bedragen daar zelf in. De btw van lunches en diners is niet aftrekbaar. Bron: welke kosten mag u aftrekken van de winst.

Regels declareren van lunch / diner

De hoofdregel voor aftrek van kosten is kort:

Alle kosten die nodig zijn voor de uitoefening van je bedrijf en op zakelijke overwegingen berusten, zijn aftrekbaar.

Consumpties, lunches en diners buiten kantoor hebben altijd een persoonlijk element. Had je die dag niet gewerkt, dan had je waarschijnlijk ook gegeten, en die kosten privé gemaakt. Daarom is de aftrek beperkt.

Eten en drinken aftrekbaar

Eten en drinken met relaties buiten het bedrijf

Eten en drinken met klanten en leveranciers heeft een zakelijk karakter. Dat moet je wel kunnen laten zien. Schrijf daarom de naam van je gesprekspartner en de bedrijfsnaam op de bon van het restaurant en koppel de bon aan de boeking in jortt.

De hoogte van de rekening speelt nauwelijks een rol. Maar staan de kosten niet in verhouding tot het nut voor je bedrijf, dan kan de Belastingdienst ze afkeuren.

Fooi boeken van een lunch of diner

In veel landen is een fooi gewoon. De fooi hoort bij de zakelijke kosten. Je boekt bij een lunch of diner dus altijd het bedrag dat op de pinbon staat, inclusief de fooi.

Consumpties onderweg van een dienstreis

Hierover is veel verwarring. Je moet zelf beoordelen, en kunnen uitleggen, of consumpties onderweg (kopje koffie, broodje, snack) zakelijk zijn. Een kader:

Wel zakelijk: Bezoek je als ondernemer eenmalig een klant of leverancier ver van je werkadres en ben je in totaal meer dan 4 uur weg van je werkplek, dan kun je kleine consumpties onderweg als zakelijk beschouwen.

Niet zakelijk: Ga je dagelijks naar dezelfde klant voor een opdracht, dan zijn die reizen te vergelijken met woon-werkverkeer van werknemers. Consumpties onderweg, zoals een kop koffie, zijn dan privé.

De Rechtbank Breda en daarna op 22-3-2022 het Hof Den Haag hebben geoordeeld dat de eigen consumpties van de ondernemer onderweg geen ondernemingskosten zijn. Ook dat consumpties onderweg duurder zijn dan thuis, maakt ze volgens de rechter niet aftrekbaar.

Of: zou je de consumpties onderweg redelijkerwijs ook betalen als een werknemer ze had genuttigd? Zo ja, dan is het zakelijk. Zo nee, dan is het privé.

Eten en drinken bij overwerk

Kun je tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis eten, bijvoorbeeld omdat een offerte of opdracht echt die dag af moet, dan is er sprake van ’een maaltijd met meer dan bijkomstig zakelijk belang’. Die kosten zijn zakelijk, maar beperkt aftrekbaar. De btw is niet aftrekbaar.

Richtlijnen bedragen voor consumpties (stand oktober 2026)

De Reisregeling binnenland noemt bedragen die redelijk zijn voor consumpties. Die norm is gemaakt voor ambtenaren. Blijf je eronder, dan zijn de bedragen in elk geval niet te hoog:

Deze regeling kun je toepassen voor werknemers, niet voor ondernemers.

Koffie / thee / snacks op kantoor boeken

Consumpties die tijdens werktijd op kantoor worden genuttigd, horen niet bij het loon of de representatiekosten. Denk aan koffie, thee, gebak, een stuk fruit en andere tussendoortjes van weinig waarde uit de supermarkt. Die kosten boek je als Kantoorkosten en hiervan mag je de btw wel terugvragen.

Representatiekosten aftrekbaar

Wat zijn de regels rond representatiekosten?

Representatiekosten zijn kosten die je maakt om je bedrijf goed te presenteren, zonder directe tegenprestatie. De Belastingdienst zegt niet precies wat daaronder valt. Dit valt er in elk geval onder:

Al deze kosten boek je op Lunch en diner / representatiekosten.

Een zakelijke hotelovernachting boek je op Reiskosten. Die kosten zijn volledig aftrekbaar en de btw mag je terugvragen.

De btw van lunches en diners is niet aftrekbaar, behalve als het eten onderdeel is van wat je verkoopt. Bijvoorbeeld bij een B&B, hotel, restaurant of cateringbedrijf. Dan zijn het Inkoopkosten.